أكثر الأخطاء إدارة المشاريع الأكثر شيوعا لتجنب
يعرف كل مدير مشروع أن الأمور لن تذهب دائما وفقا لما تريده، ومع ذلك، فهناك مؤكد مبقت إدارة المشاريع يمكن أن يبقى المرء على دراية به.
معرفة ما هي بعض المزالق إدارة المشاريع الشائعة سوف تساعدك على توقعها وأيضا احترسها في مشروعك المقبل.
كما، حدد عندما تنشأ مبقت إدارة المشاريع،تطوير خطتكومعالجة خطتك لضمان عدم إخراج المشروع بأكمله ولا ينتج عنهفشل المشروعوبعد
إدارة المشاريع تتعامل مع مشاريع معقدة، مع عناصر مختلفة. بما في ذلك تلك الزمن والموارد والناس. يتطلب إدارة مشروع ناجح دمج وإدارة هذه العناصر بفعالية وإدارتها بشكل فعال.
نظرا لتعقيد طبيعة إدارة المشاريع، يمكن أن تتوصل المزالق لإدارة المشاريع في أي مجال أو عملية تطوير المشروع. لذلك، فقد وضعنا المزالق المشتركة التي تحدث وطرق يمكنك الذهاب حول تجنبها.
ما هي مطبوعات إدارة المشاريع المشتركة لتكون حذرة؟
فيما يلي المزالق الأكثر شيوعا والحلول السهلة لتطبيقها لتكون قادرة على معالجةها، مما يضمن عدم وجود تأثير سلبي دائم على مشروعك:
دون أهداف محددة بوضوح، سيكون قيادة فريق إدارة المشروع الناجح من المستحيل عمليا.
علاوة على ذلك، دون أهداف محددة، أو أكثر تحديدا، التفاصيل المحددة لنطاق المشروع، لا بد أن تؤدي المشاريع إلى الفشل.
النطاق زحفحقيقي جدا. يشير إلى متى تزداد متطلبات المشروع على دورة حياة المشروع. قد يكون هذا إما من خلال متطلبات متزايدة لعدد الميزات أو التغيير في احتياجات العميل.
إنها عملك كمدير للمشروع لتحديد وإدارة النطاقوبعد وعدم القيام بذلك هو مأزق كبير في مشروعك ويمكن أن يؤدي إلى الفشل.
هذه الفتاة يمكن أن تؤدي إلىتأخير المشروعالحاجة إلى زيادةالميزانياتأو فشل المشروع العام.
كدير للمشروع، تحتاج إلى ضمان تحديد الأهداف بوضوح. بدون تحديد الأهداف، سيكون من الصعب إنتاج النواتج.
التواصل الكافي مع أصحاب المصلحة وعملائك سوف يضمنون ذلكيتم الاتفاق على الأهدافوالتحديد بوضوح. وهذه الأهداف تحتاج إلى تقرر وتوقيعها.
هذا يمتد أيضا إلى نطاق المشروع. تأكد من التحدث إلى عميلك بالتفصيل قبل بدء مشروع ووضع ما هو وما لا يدخل في النطاق.
سوف يفيدك أيضا في إجراء مناقشات حول ما سيكون عليه الإجراء إذا كان هناك زيادة في النطاق، وما يسمح له بذلك. أيضا، تأكد من أن العملاء يدركون أنه إذا كان هذايحدث المواعيد النهائيةوستحتاج الميزانيات إلى مراجعة.
علاوة على ذلك، فإن وظيفتك كمدير للمشروع لضمان أن الجميع في نفس الصفحة. قم بذلك عن طريق إجراء خطة مفصلة التي يدركها الجميع. وبالتالي، لا يمكن أن يكون هناك اختلافات في الأهداف أو النطاق.
متابعة من نطاق المشروع المحدد غير واضح، فزلة شائعة أخرى في إدارة المشاريع هي سيئةخلق خطة المشروعوبعد
خطة المشروع هي مخطط تفصيلي للمشروع. يحدد أهداف المشروع،الأهدافوالمهام. ولكن ينبغي أن تشمل أيضا كيف سيتم تلبية هذه الأهداف والموارد والميزانية اللازمةوأيضا الإطار الزمني.
يجب أن تخطط خطة المشروع كل تفاصيل المشروع، وتحدد أيضا مسؤوليات المشاركين.
قبل أن تبدأ أي مشروع، اجعله نقطة لإنشاء مفصلخطة المشروع.
يجب أن تكون الخطة مقدما وإجابات تفصيلية بشأن أسئلة حول كيفية، لماذا، ما، وعندما.
علاوة على ذلك، استشر أعضاء فريقك ورعاة المشاريع عندما صياغة الخطة ، السماح لها بأن تكون تصوير واضح وواقعي لما يجب القيام به، وكيف سيتم ذلك.
بمجرد الصياغة، تأكد من مناقشة الخطة مع أعضاء فريقك ولكن أيضا العملاء وأصحاب المصلحة، لضمان أن الجميع في نفس الصفحة. سيساعد ذلك أيضا في تجنب النطاق الزحف كما تمت مناقشته أعلاه.
إدارة المشاريع ليست مشروعا منفردا. مطلوب تعاون الفريق لأي مشروع ناجحه والتواصل الفعالهو في مركز هذا.
سوء التواصل هو عامل رئيسي يمكن أن يؤثر بشكل كبير على نجاح المشروع، مما يضع نجاح المشروع في خطر.
يمكن أن يؤدي نقص التواصل الفعال إلى الارتباك والتأخير، وتؤثر على جودة العمل والمهام المتضمنة في المشروع.
الأمر متروك لك كمدير للمشروع لاختيار الوسيلة اليمنى للاتصال لفريقك.
كدير للمشروع، يجب عليك تقديم توجيه في كل خطوة في تطوير المشروع.
لا يساعد التواصل الفعال فقط في الانتهاء بنجاح، لكنه يزيد أيضا من معنويات الفريق. حقيقة أن أعضاء الفريق يعرفون أنهم يقولون، ولكن أيضا أن لديهم سبل السعي للحصول على المساعدة والتوجيه ستحسن بشكل جذري دوافعهم وتشرعهم.
كمدير للمشروع، قمت بتعيين التردد والنغمة للاتصال بين فريقك، وكذلك التواصل مع العملاء وأصحاب المصلحة.
حاول ووضع جدول زمني لردود الفعل والتحقق منها. سوف يفيد المشروع أن يكون باستمرار حتى الآن المشروع متجه وما إذا كانت أي مشاكل تنشأ.
علاوة على ذلك، تأكد من أن وسيلة الاتصالات منطقية لفريقك ومشروعك.
عقد اجتماعاتولكن أيضا الحصول على طرق أخرى لأعضاء الفريق للتواصل معك أو مع بعضهم البعض، مما يتيح لهم أن يكونوا منفتحين بشأن التقدم المحرز وطلب المساعدة عندما يحتاجون إليها.
الاستفادة أدوات إدارة المشاريع سيسمح لأعضاء فريقك بتحديث تقدمهم في الوقت الفعلي، والاستفسارات والملاحظات، وهذا سيسمح لك بتقليل مقدار الاجتماع والتردد الذي سيتعين عليك حمله.
علاوة على ذلك، وضعت في الوقت المحدد وتحليل ما هي الطريقة التي ستعمل بشكل أفضل، فيما يتعلق بالمشروع في متناول اليد. قد تضطر إلى تحويل طرق الاتصال الخاصة بك اعتمادا على المشروع الذي تتعامل معه في ذلك الوقت.
على سبيل المثال، على الرغم منرسائل البريد الإلكتروني سهلة الكتابةوتلقي، قد لا يكونوا أفضل نوبة. إن استخدام رسائل البريد الإلكتروني لمناقشة القضايا الناشئة في الوقت الفعلي، سيجلب التأخر في الاتصالات والاستعلامات قد تضيع في خليز رسائل البريد الإلكتروني الأخرى.
كما ذكر، إدارة المشاريعيأخذ العمل الجماعيوبعد وهو أنت وفريقك المسؤول عن نجاح المشروع أو فشله.
كل من الشفافية والاتصالات في المشروع بينك وبين فريقك يسمح للمساءلة.
بعد التقدم المرئي، وردود الفعل والإبلاغ عن وضع المشروع، يمنح شرط أعضاء الفريق أكثر حافزا للمتابعة مع المسؤوليات.
كمدير للمشروع، تحتاج إلى التأكد من أن فريقك يفهم بوضوح أدواره ومسؤولياته في المشروع.
تأكد من أن لديك اجتماعات منتظمة مع فريق المشروع الخاص بك. استخدم الاتصالات الفعالة لمراجعة حالة المشروع ومعالجة أي مشاكل تنشأ.
مستمرردود الفعل والإبلاغستساعد في المشاريع المستقبلية، وسوف تسمح أيضا بالشعور بالمساءلة التي ستضمن أن المشروع يعمل بسلاسة وعلى المسار الصحيح.
فيما يلي من المساءلة، يحتاج أعضاء الفريق إلى فهم أدوارهم ومسؤولياتهم بوضوح لتتمكن من متابعةهم.
للسماح للفرق بالحصول على المزيد من المنظمةتمكنت ذاتيا، كمدير للمشروع، تحتاج إلى التأكد من توضيح المسؤوليات وحددها من البداية.
تعود هذه النقطة إلى وجود خطة مناسبة. لن تسمح خطة مشروع غير كافية لأعضاء الفريق بفهم كامل المكان الذي يذهب المشروع أو ما هو متوقع منهم. غالبا ما يؤدي هذا الارتباك إلى تأخير أو إخفاقات الإنجاز أو العمل غير الكافي.
عند بدء مشروع وإجراء خطة مشروع، تأكد من بدء جميع أعضاء الفريق والأعضاء المشاركين بشكل مباشر في المشروع.
يجب إخبار كل عضو في المشروع الذي يمتلك جزءا للعب مع ما هو متوقع منهم. يجب تحديد أدوارها ومسؤولياتها بوضوح من البداية.
علاوة على ذلك، إذا كانت هناك طرق معينة ستتم إكمال المهمة أو إجراء إجراء محدد يجب أن يتبع ذلك أيضا إلى أعضاء الفريق.
السماح لأعضاء الفريق بالوصول إلى خطة المشروع أو بيان المشروع في جميع أنحاء المشروع حتى يتمكنوا من الرجوع إليها كلما احتجت.
أ بيان نطاق المشروعيحدد مجمل المشروع. يتم ذكر جميع الوثائق الناتج والميزات وأصحاب الميزات في هذا المستند. وكذلك الأهداف الرئيسية وأهداف المشروع التي تحتاج إلى الوفاء بها للمشروع نجاحا.
فزلة رئيسية تعاني إدارة المشروع هي عندما يتم تحديد أهداف غير واقعية أو مواعيد نهائية غير واقعية.
لا بد أن يتأخر المشروع أو تلبية الفشل إذا قمت بإعداده لهذه. بدء مشروع في نهاية الربع غير معقول، هناك مواعيد نهائية متعددة التقارير متعددةالنواتج في كثير من الأحيان المستحقة، أن مشروعك قد بدأ بعد ذلك فقط لا معنى له.
ليس فقط مواعيد نهائية غير واقعية ضارة في نجاح مشروعك، لكنها تقتل الروح المعنوية ثقة أعضاء فريقك وبعد هذا بدوره سوفتأثير الإنتاجيةوبعد
تأكد من مراعاة الوقت الذي تبدأ فيه مشروعا ولكن أيضا ما تتوقعه من فريقك. لا تقم بتعيينها لفشلها من خلال اتخاذ مواعيد نهائية بحيث يكون من المستحيل بالنسبة لهم أن تكونوا قادرين على الاجتماع.
تأكد في مرحلة التخطيط للمشروع، وقمت بمقارنة الجدول الزمنية المفصلة في خطة المشروع الخاصة بك، مع المواعيد النهائية التي تقترحها. إذا لم تتطابق مع هذا هو إعدادك للمشكلات التي تحدث في مشروعك من البداية. علاج هذا على الفور.
اضبط مواردك أو المواعيد النهائية أو النطاق المطلوب للسماح لك بإلقاء الوفاء بالموعد النهائي الحالي أو تغيير الموعد النهائي لتناسب خطة مشروعك. علاوة على ذلك، حدد توقعات أصحاب المصلحة بشكل صحيح من البداية.
تحقق من ذلك:
أفضل 12 أدوات إدارة المشاريع للوكالات والبددات
المخاطر هي جزء لا يتجزأ من أي شيء تأخذه. والمخاطر سائدة من أي وقت مضى في إدارة المشاريعوهي مطبوعة رئيسية لإدارة المشاريع لتكون حذرا من.
ومع ذلك، فإن كونها غير مستعدة أو أعمى عن المخاطر هي التهديد الحقيقي لمشروعك. عدم وجود خطة للطوارئ يمكن أن يقود مشروعك إلى الفشل.
تأكد من أنك تعمل بحالات الطوارئ في مشروعك من البداية لتجنب الإعجاب في مشروعك لأنك تضطر إلى تقييم الحلول المحتملة.
تحديد المخاطر الأكثر احتمالاالتي تحدث وإنشاء خيارات بديلة لتجنبها، إذا كانت تنشأ.
قم بإعداد أعضاء فريقك ودليلهم فيحسابات المخاطرلقد صنعت. هذا لا يسمح له فقط بأنه مستعد إذا حدثت مثل هذه الحالات، ولكنها تمنحها أيضا فرصا لإظهار المخاطر المحتملة التي لم تفكر فيها.
في كثير من الأحيان قد تجد أنك طلب منك إكمال مشروع ممول بما فيه الكفاية. وهذا عامل رئيسي يمكن أن يتسبب في فشل مشروعك هو الفشل من بين المزالق المشتركة لإدارة المشاريع.
تحتاج إلى ضمان وجود موارد كافية متوفرة في متناول اليد لإكمال المشروع وجعل المشروع نجاحا.
تأكد من أنك تحدد بوضوح ما يحتاجه مشروعك والحصول على موافقة الميزانيةمن بداية المشروع.
قراءة هذا بلوق:
51 أفضل أدوات للشركات الصغيرة في 2022 (مجانا وغير مكلفة)
أصحاب المصلحة مهمون تماما في نجاح المشروع كما أنت، مدير المشروع ، أو فريقك هو.
تأكد من أن أصحاب المصلحة يشاركون في المشروع. تشجيع التواصل وردود الفعل من جميع أصحاب المصلحة المعنيين.
كما كررنا عدة مرات، إدارة المشاريع هي جهد فريق وبعد فطائر كبيرة العديد من مشاريع وجه المشاريع هي مديري المشاريعلا تفويض كافالمهام مع فرقهم، أو تفتقر إلى الثقة في فرقهم.
بالنسبة للمشروع أن يكون ناجحا، تحتاج إلى تفويض بل مندوب بفعالية. تحتاج أيضا إلى التأكد من أنك تثق في أن تكون قادرا على تحقيق المسؤوليات التي تقدمها لهم.
يصور عدم الوفد لأعضاء فريقك الافتقار إلى الثقة. هذا بدوره يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية والمشاركة منها كموظفين.
تعرف فريقك جيدا. لديك ما يكفي من الموارد للحصول على مهام مشروعك للقيام بفعالية وكفاءة.
إن معرفة أعضاء فريقك يتيح لك تفويض المهام لهم بأنهم سوف يتفوقون عليه، ولا يستفيد هذا فقط الجودة الشاملة لمشروعك، بل سيسمح لهم أيضا بالتحفيز وتعزز ثقتهم.
علاوة على ذلك، تأكد من أن تفويضك لا تملي. أجرقائد جيدواستمع إلى أعضاء فريقك، النظر في آرائهم أيضا. القيام بذلك سوف تستفيد لك على حد سواء والمشروع.
خاتمة
أي مشروع تقوم به سيكون له مشاكل، وهذه القضايا ليست ما يحدد نجاح مشروعك.
الطريقة التي تحصل عليها قبل القضايا والتعامل مع هذه المزالق هي ما تؤثر بشكل مباشر على نجاح المشروع.
احتفظ بهذه المزالق الشائعة في الاعتبار عند إجراء مشروعك التالي ونؤكد لكم بمساعدة النصائح المذكورة، ستتمكن من التوصل إلى الأمام وتسليم مشروعك بالنجاح.
