As armadilhas mais comuns de gerenciamento de projetos para evitar
Todo gerente de projeto sabe que as coisas nem sempre vão de acordo com como você quer, no entanto, há certosPitfalls de gerenciamento de projetosque alguém poderia ficar ciente.
Saber o que algumas armadilhas comuns de gerenciamento de projetos são ajudá-lo a antecipar e também cuidar deles em seu próximo projeto.
Como, identificar quando surgir quando as armadilhas de gerenciamento de projetos, permite que vocêDesenvolva seu planoe abordar o seu plano para garantir que todo o projeto não desvie e não resulta em umProjeto falhado .
Gerenciamento de projetos lida com projetos complexos, com elementos variados. Incluindo aqueles de tempo, recursos e pessoas. Gerenciar um projeto de sucesso requer incorporar e gerenciar esses elementos de forma eficaz.
Devido à complexidade da natureza da gestão de projetos, as armadilhas de gerenciamento de projetos podem surgir em qualquer área ou processo de desenvolvimento do projeto. Portanto, estabelecemos as armadilhas comuns que ocorrem e maneiras que você pode evitar evitá-las.
Quais são as armadilhas comuns de gerenciamento de projetos para ser cautelosa?
Aqui estão as armadilhas mais comuns e as soluções fáceis para se candidatarem a ser capazes de resolvê-las, garantindo que não tenham um efeito negativo duradouro no seu projeto:
Sem metas claramente definidas, levando uma equipe de gerenciamento de projetos de sucesso, será praticamente impossível.
Além disso, sem metas definidas, ou mais especificamente, detalhe definido do escopo do projeto, os projetos são obrigados a levar à falha.
Oportunistaé muito real. Refere-se quando os requisitos de um projeto aumentam sobre o ciclo de vida de um projeto. Isso poderia ser através de um aumento do requisito do número de recursos ou alteração nas necessidades do cliente.
É o seu trabalho como gerente de projeto definir eGerenciar o escopo. E não fazer isso é uma grande armadilha do seu projeto e pode levar ao fracasso.
Esta armadilha poderia resultar emAtrasos do projeto, a necessidade de aumentoorçamentosou falha geral do projeto.
Como gerente de projeto, você precisa garantir que você defina claramente as metas. Sem metas definidas, será difícil produzir entregas.
Comunicação adequada com seus stakeholders e clientes garantirá queObjetivos são acordadose claramente definido. E esses objetivos precisam ser decididos e assinados.
Isso também se estende ao escopo do projeto. Certifique-se de falar com seu cliente em detalhes antes de iniciar um projeto e estabelecer o que é e o que não está dentro do escopo.
Também irá beneficiá-lo para ter discussões sobre o que o procedimento será, se houver um aumento no escopo e o que é permitido. Além disso, certifique-se de que os clientes estejam cientes de que, se esteacontece prazose os orçamentos precisarão ser revisados.
Além disso, é o seu trabalho como gerente de projeto para garantir que todos estejam na mesma página. Faça isso fazendo um plano detalhado que todos estão cientes. Assim, não pode haver discrepâncias em metas ou escopo.
Seguindo sobre o escopo de projeto definido deselegante, outra armadilha comum no gerenciamento de projetos é ruimCriado plano de projeto .
Um plano de projeto é um esboço do projeto. Define as metas do projeto,Objetivose tarefas. Mas também deve incluir como esses objetivos serão atendidos, os recursos eorçamento necessárioe também um período de tempo.
O plano do projeto deve layout cada detalhe do projeto e também definir as responsabilidades dos envolvidos.
Antes de iniciar qualquer projeto, faça questão de criar um detalhadoplano de projeto.
O plano deve ser feito com antecedência e detalhar respostas sobre questões de como, por que, o que, quem, e quando.
Além disso, consulte os membros da sua equipe e os patrocinadores do projeto quandoformulando o plano, permitindo que seja uma descrição clara e realista do que precisa ser feito e como será feito.
Uma vez formulada, certifique-se de que o plano seja discutido com os membros da sua equipe, mas também clientes e partes interessadas, para garantir que todos estejam na mesma página. Isso também ajudará a evitar o escopo fluência conforme discutido acima.
O gerenciamento de projetos não é um empreendimento solo. A colaboração da equipe é necessária para qualquer projeto ser bem sucedido ecomunicação efetivaestá no centro disso.
A má comunicação é um fator importante que pode afetar muito o sucesso de um projeto, colocando o sucesso do projeto em risco.
A falta de comunicação eficaz pode levar a confusão, atrasos e afetar a qualidade do trabalho e tarefas envolvidas no projeto.
Cabe a você como um gerente de projeto para escolher o meio de comunicação certo para sua equipe.
Como gerente de projeto, você deve oferecer direção a cada passo no desenvolvimento do projeto.
Não só a comunicação eficaz ajuda a conclusão bem-sucedida, mas também aumenta a moral da equipe. O fato de que os membros da equipe sabem que eles têm uma diga, mas também que eles têm avenidas para buscar ajuda e orientação irá melhorar drasticamente sua motivação e envolvimento.
Como gerente de projeto, você define a frequência e o tom para a comunicação entre sua equipe, bem como comunicação com clientes e partes interessadas.
Tente e conceber uma programação para feedback e check-ins. Vai beneficiar o projeto a ser constantemente atualizado de ondeprojeto está indoe se quaisquer problemas são surgidos.
Além disso, garantir que o meio de comunicação faça sentido para sua equipe e seu projeto.
Realizar reuniõesMas também outras avenidas para os membros da equipe se comunicarem com você ou entre si, permitindo que elas sejam abertas sobre o progresso e procurem ajuda quando precisarem.
UtilizandoFerramentas de gerenciamento de projetospermitirá que seus membros da equipe atualizem seu progresso em tempo real, postar consultas e observações, isso permitirá que você reduza a quantidade de reunião e a frequência que você terá que mantê-las.
Além disso, coloque no tempo e analise qual médio funcionará melhor, em relação ao projeto em questão. Você pode ter que mudar seus métodos de comunicação, dependendo do projeto que você está manipulando no momento.
Por exemplo, emboraE-mails são fáceis de escrevere receber, eles podem não ser o melhor ajuste. Usando e-mails para discutir problemas que surgem em tempo real trarão um atraso na comunicação e as consultas podem se perder na confusão de outros e-mails.
Como mencionado, o gerenciamento de projetosleva trabalho em equipe. E é você e sua equipe responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto.
Tanto a transparência quanto a comunicação no projeto entre você e sua equipe permitem a responsabilidade.
Tendo progresso visível e feedback e relatórios do status do projeto, um requisito dá aos membros da equipe mais incentivo para acompanhar as responsabilidades.
Como gerente de projeto, você precisa garantir que sua equipe compreenda claramente seus papéis e responsabilidades no projeto.
Certifique-se de ter reuniões regulares com sua equipe de projeto. Use uma comunicação eficaz para revisar o status do projeto e resolver quaisquer problemas que surjam.
ConstanteFeedback e relatóriosajudará em projetos futuros e também permitirá um senso de prestação de contas que garantirá que o projeto seja executado sem problemas e na pista.
Após a responsabilidade, os membros da equipe precisam entender claramente seus papéis e responsabilidades para poder seguir com eles.
Para permitir que as equipes sejam mais organizadas eautogerido, Como gerente de projeto, você precisa ter certeza de que as responsabilidades são esclarecidas e definidas desde o início.
Este ponto remonta a ter um plano adequado. Um plano de projeto insuficiente não permitirá que os membros da equipe entendam completamente onde o projeto está indo ou o que é esperado deles. Essa confusão geralmente leva a atrasos, falhas de conclusão ou trabalho inadequado.
Ao iniciar um projeto e fazer um plano de projeto, certifique-se de que todos os membros da equipe e membros diretamente envolvidos no projeto sejam cegos.
Cada membro do projeto que tem alguma parte a jogar deve ser informado do que se espera deles. Seus papéis e responsabilidades devem ser claramente descritos desde o início.
Além disso, se houver certas maneiras de que uma tarefa seja concluída ou um procedimento específico que precise ser seguido, isso também deve ser retransmitido para os membros da equipe.
Permitir que os membros da equipe tenham acesso ao plano de projeto ou ao projeto de projeto durante todo o projeto para que possam se referir a ele sempre que precisar ser.
UMAdeclaração do escopo do projetodescreve a totalidade do projeto. Entregas, recursos e partes interessadas são mencionadas neste documento. Como são os principais objetivos e objetivos do projeto que precisam ser atendidos para o projeto ser considerado um sucesso.
Uma grande armadilha que o gerenciamento de projetos sofre é quando alvos irrealistas ou prazos irreais são definidos.
Um projeto é obrigado a ser atrasado ou atender a falha se você configurá-lo para tal. Iniciando um projeto no final de um quarto não é razoável, existem vários outros prazos de relatórios eentregas muitas vezes devidasque seu projeto sendo iniciado então simplesmente não faz sentido.
Não só são os prazos irrealistas prejudiciais ao sucesso do seu projeto, mas também matam a moral eConfiança dos membros da sua equipe. Isso, por sua vez,Produtividade de impacto .
Certifique-se de considerar o tempo que você está iniciando um projeto, mas também o que você está esperando de sua equipe. Não configurá-los por falha, fazendo prazos de modo que eles serão impossíveis para que eles possam se encontrar.
Certifique-se na fase de planejamento do projeto, você compara seus cronogramas detalhados em seu plano de projeto, com os prazos que você está propondo. Se eles não corresponderem, isso está configurado para que os problemas ocorra em seu projeto desde o início. Remediar isso imediatamente.
Ajuste seus recursos, prazos ou corte de escopo para permitir que você atenda ao seu prazo atual ou altere seu prazo para se adequar ao seu plano de projeto. Além disso, defina corretamente as expectativas das suas partes interessadas desde o início.
Confira:
Top 12 ferramentas de gerenciamento de projetos para agências e criativos
Os riscos são parte e parcela de qualquer coisa que você assuma. EOs riscos são sempre prevalentes no gerenciamento de projetose são grandes armadilhas de gerenciamento de projetos para ser cauteloso.
Estar despreparado ou cego por riscos é a ameaça real ao seu projeto, no entanto. A falta de um plano de contingência pode levar seu projeto ao fracasso.
Certifique-se de que você trabalhe contingências em seu projeto desde o início para evitar mantém em seu projeto porque você tem que avaliar as potenciais soluções.
Identificar os riscos mais prováveisIsso ocorrerá e criar opções alternativas para evitá-las, se surgirem.
Prepare os membros da sua equipe e as chame deCálculos de riscovocê fez. Isso não só permite que eles estejam preparados para que possam ocorrer tais situações, mas também lhes dá oportunidades de trazer possíveis riscos que você não considerou.
Muitas vezes você pode achar que é solicitado a preencher um projeto insuficientemente financiado. E este é um fator importante que pode fazer com que seu projeto falhe esteja entre as armadilhas comuns de gerenciamento de projetos.
Você precisa garantir que você tenha recursos suficientes disponíveis à mão para concluir o projeto e tornar o projeto um sucesso.
Certifique-se de definir claramente o que seu projeto precisa eobter aprovação do orçamentodesde o início do projeto.
Leia este blog:
51 Melhores ferramentas para pequenas empresas em 2022 (livre e barata)
As partes interessadas são tão importantes no sucesso de um projeto quanto você, comogestor de projetoou sua equipe é.
Certifique-se de que as partes interessadas estejam envolvidas no projeto. Incentive a comunicação e feedback de todas as partes interessadas envolvidas.
Como reiteremos várias vezes,O gerenciamento de projetos é um esforço de equipe . Uma grande armadilha que muitos projetos enfrentam são gerentes de projetonão delegar adequadamentetarefas para suas equipes, ou falta de confiança em suas equipes.
Para que um projeto seja bem sucedido, você precisa delegar, mas delegar de forma eficaz. Você também precisa ter certeza de que confia em sua equipe para poder cumprir as responsabilidades que você lhes dá.
A falta de delegação retrata aos membros da sua equipe uma falta de confiança. Isso, por sua vez, resulta em menor produtividade e engajamento deles como funcionários.
Conheça bem a sua equipe. Tem recursos suficientes para obter as tarefas do seu projeto efetivamente e eficientemente.
Conhecer os membros da sua equipe permite delegar tarefas para eles que eles vão se destacar, isso não só beneficiará a qualidade geral do seu projeto, mas também permitirá que eles sejam motivados e impulsionem sua confiança.
Além disso, certifique-se de que, na delegação, você não está ditando. Ser A.bom líderE ouça os membros da sua equipe, considere suas opiniões também. Isso vai beneficiar você e o projeto.
Conclusão
Qualquer projeto que você realize terá problemas, e esses problemas não são o que determina o sucesso do seu projeto.
A maneira como você se aproxima das questões e lida com essas armadilhas é o que impactará diretamente o sucesso de um projeto.
Mantenha essas armadilhas comuns em mente ao conduzir seu próximo projeto e asseguramos que a ajuda das dicas mencionadas você será capaz de chegar à frente e entregar seu projeto com sucesso.
