15 أسرار لإجراء قائمة مهام تعمل في الواقع
ملخص
الجميع يحب التحقق من الأشياء خارج قائمة المهام - ولكن إذا لم يتم ذلك بشكل صحيح، فإن قائمة المهام الخاصة بك يمكن أن تسبب ضررا أكثر من الخير. في هذه المقالة، نقدم نصائح ملموسة لمساعدتك في تعيين ما يصل إلى النجاح، بما في ذلك كيفية التقاط المهام وتنظيمها وتحديد أولوياتها بشكل فعال. اقرأها لاتخاذ قائمة خاصة بك إلى المستوى التالي، حتى تتمكن من التوقف عن القلق بشأن الملاحظات في غير محله وبدء فحص الأشياء.
قائمة المهام هي مجرد قائمة بالأشياء التي يجب عليك القيام بها. هذا يعني أن كل شيء في الأساس وكل شيء يمكن أن يكون على قائمة المهام الخاصة بك - ولكن فقط لأنك كتبت إلى DOS الخاص بك لا يعني أن قائمة المهام الخاصة بك مفيدة بالفعل. تتبع فعليا عندما يكون عملك مستحقا يمكن أن يساعدك في إعطاء الأولوية والحصول على عمل رائع. ولكن في كثير من الأحيان، يتم تنظيم قائمة العمل إلى DOS وغير متصل عن العمل الفعلي الذي تقوم به - مما يؤدي إلى أقل وضوح وأكثر عمل حول العمل.
الأخبار الجيدة هي، كتابة قائمة مهام لا يجب أن تكون تمرينا في العقيق. السيطرة على DOS الخاص بك مع هذه الأسرار الخمسة عشر لإجراء قائمة مهام تعمل في الواقع.
أول شيء أولا: قل وداعا إلى القائمة المكتوبة المهمة
إذا لم تكن قد فعلت بالفعل، فإن الخطوة الأولى لإنشاء قائمة مهام تعمل فعلا تعمل في الواقع في بناء ذلك في تطبيق قائمة المهام. توفر قوائم مكتوبة للقيام بالشعور المرضي الرائع في عبور شيء ما، لكنها أيضا أسوأ طريقة لتتبع To-Dos الخاص بك. حقيقة الأمر هي، وهي قائمة مكتوبة مكتوبة غير منظمة، عرضة للخطأ، وسهلة الخسارة، وغير فعالة.
بدلا من ذلك، ابدأTo-Do List Appوبعد على عكس القائمة المكتوبة المهمة، تشمل فوائد تطبيق قائمة To-Do:
الفرز وتحديد أولويات العمل.إذا كنت ترغب في تغيير ترتيب قائمة مكتوبتك المهمة، فعليك إعادة كتابة كل شيء. ولكن مع تطبيق قائمة To-do، يمكنك بسهولة سحب وإسقاط العناصر. ليس فقط أن تطبيقات قائمة المهام التي لا تفعلها أكثر طريقة لتتبع الأولوية مع علامات مخصصة.
من المستحيل أن تخسر.على عكس قائمة المهام بخط اليد، لا يمكنك "فقد" قائمة مهام عبر الإنترنت. سيكون لديك دائما إمكانية الوصول إلى القائمة، حتى تتمكن من التغلب على DOS أينما كنت.
إضافة سياق إضافي إلى DOS الخاص بك.تقدم معظم تطبيقات القائمة المهمة طريقة لك لإضافة معلومات إضافية في الوصف. في قائمة مكتوبة للقيام، كل ما لديك من الكلمات لوصف ما تحتاجه للعمل عليه. ولكن مع تطبيق قائمة To-To Do-do - لديه وصف قابل للتوسيع، حيث يمكنك إضافة أي تفاصيل مهمة ذات صلة، مستندات العمل، أو معلومات مهمة.
إنشاء قوائم منفصلة في نفس المكان.قبل اختيار تطبيق قائمة To-Do، تأكد من أنه يمكنك إنشاء أكثر من قائمة "واحدة" في التطبيق. قد ترغب في إنشاء قائمة مهام للعمل الشخصي، وآخر لعمل فريقك، والثالث لتطويرك المهني، على سبيل المثال. يتيح لك تطبيق قائمة To-Do المزود بخيارات قائمة متعددة تخزين جميع هذه إلى DOS في مكان واحد.
ضبط تواريخ الاستحقاق والتذكيرات والإشعارات.لا تعني To-dos الكثير إذا لم يتم ذلك في الوقت المناسب. مع تطبيق قائمة To-Do، يمكنك تتبع متى يكون العمل مستحقا، وإعداد تذكيرات أو إعلامات للتأكد من أنك تحصل على Dos الخاص بك في الوقت المناسب.
تعاون.عندما يتم تنظيم قائمتك المهمة الفردية وأولوياتك واضحة، يمكنك المساهمة بشكل أفضل في مشاريع الفريق والمبادرات. بمعنى آخر، كلما قمت بتنظيمك، أسهل في ذلكيتعاونمع فريقك.
إذا كنت تبحث عن تطبيق قائمة To-Do، فحاول UDN مدير المهام وبعد UDN مدير المهام هو أداة إدارة العمل مصمم لمساعدتك في تنظيم عملك حتى تعرف بالضبط ما يجب القيام به، لماذا يهم، وكيفية القيام بذلك. يستخدم UDN مدير المهام لتتبع عملك وتوصيله إلى مشاريع أكبر، حلقة في زملائه في الفريق، وتأكد من أن لا شيء يسقط عبر الشقوق.
15 أسرار لقائمة أفضل للقيام
إذا كنت مستعدا لأخذ قائمة المهام الخاصة بك إلى المستوى التالي، فجرب هذه النصائح الخمسة عشرة لتعظيم وضوحك وتقليل عدم الكفاءة. لاحظ أن معظم هذه النصائح تفترض أنك تستخدم تطبيق قائمة To-Do لتنظيم عملك و زيادة الإنتاجيةوبعد
1. التقاط كل شيء
من الأفضل أن تكتب شيئا ما وتمييزه في وقت لاحق من نسيان ما تريد القيام به في المقام الأول. في كثير من الأحيان، بعض من أفضل ما لديناالعصف الذهنيتعال عندما نحن لسنا مستعدين لكتابةها، لكن الإلهام لا تنتظر الإضراب. إذا كان لديك تفكير يمر في شيء يمكنك القيام به لتحسين مشروع أو فكرة رائعة أن ندرك إلى رئيسك، فما عليك سوى إضافته إلى قائمة المهام الخاصة بك.
هذا أيضا لماذا من المهم اختيار تطبيق قائمة مهام معتجربة المحمول الرائعةوبعد بهذه الطريقة، إذا كنت أثناء التنقل، فيمكنك توجيه ملاحظة دون الحاجة إلى تذكرها حتى تعود إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
2. القوائم والقوائم والمزيد من القوائم
تتمثل إحدى أسباب القوائم المهمة للغاية هي أنها تميل إلى احتواء عشاق عشوائي من كل شيء. قد تعمل على مشاريع متعددة في العمل، ومحاولة تخزين تذكير لمراجعة موجز حملتك المقبلة بجانب ملاحظة حول بائعي المصادر لحدث الحدث يمكن أن تحصل على مربكة - سريعة. لا عجب أنك تشعر بالسعادة.
للسيطرة على قائمة المهام الخاصة بك والحصول على أفضل عمل لديك، فكر في إجراء أكثر من قائمة واحدة. على سبيل المثال، تأكد من أن كل مشروع أو مبادرة كبيرة له قائمة خاصة به. بالإضافة إلى ذلك، فكر في إنشاء قائمة واحدة للعمل التي لا يمكن تنفيذها على الفور، وأيضا لأفكار المشروع المستقبلية، وثالث لتذكيرات شخصية. بهذه الطريقة، يمكنك فتح قائمة المهام ذات الصلة بالعمل الذي تقوم به الآن، من أجل التركيز بشكل أفضل على ما تحتاج إلى القيام به.
3. تنظيم قائمة المهام الخاصة بك عن طريق سير العمل أو الأولوية أو تاريخ الاستحقاق
إعادة تنظيم قائمة المهام الخاصة بك كل يوم هي مضيعة للوقت - حتى لو كانت ممتعة في بعض الأحيان. مقاومة إغراء من خلال إنشاء بنية رائعة حقا لقائمة المهام الخاصة بك. إذا كان تطبيقك يدعمه، ففكر في بناء أقسام لأنواع مختلفة من العمل. بهذه الطريقة، يمكنك فرز العمل حسب المشروع أو الأولوية، اعتمادا على تفضيلاتك.
4. اجعلها قابلة للتنفيذ
قائمة المهام الخاصة بك ليست هي المكان المناسب لتخزين الأفكار أو الأهداف. هذه التفاصيل مهمة للالتقاط، ولكن إذا احتفظت بكل شيء في قائمة واحدة في قائمة عملك المهمة قد تضيع أو مدفونة. بدلا من ذلك، تهدف إلى التقاط هذه العناصر في أداة إدارة المشاريع أونظام إدارة الأهدافوبعد بهذه الطريقة، لا يزال لديك إمكانية الوصول إلى جميع الأفكار الواحدة والأهداف المهمة، دون تشوش قائمة المهام الخاصة بك.
على الرغم من أنه من المهم تخزين الأفكار والأهداف بشكل منفصل عن قائمة ما بينك الرئيسي، يمكن أن يتحول إلى أدوات التبديل بين أدوات Muliple سريعة، سريعة. بدلا من ذلك، ابحث عن طريقة لالتقاط جميع هذه المعلومات في نفس الأداة، مثل UDN مدير المهام وبعد
5. الأفعال أولا، التفاصيل في وقت لاحق
بالإضافة إلى التأكد من أن كل ما يجب القيام به هو قابل للتنفيذ، نوصي ببدء تشغيل معظم الألقاب مع الفعل. في حين أن هذه ليست قاعدة عمل أو استراحة، فإن البدء في DOS مع فعل سيساعدك على معرفة بالضبط ما هو عليه كل ما يفعله.
على سبيل المثال، يجب القيام بهثلاثة صور في الفيسبوك، لا يخبرك كثيرا. إذا قمت بإضافة "تصميم" إلى الجزء الأمامي من العنوان المهتمين، فجأة بالنسبة للفعل هو أمر قابل للتنفيذ وواضح:تصميم ثلاث صور إعلانات الفيسبوك.لقوائم المهام مع ألقاب الفعل تعطيك نظرة ثاقبة على ما هو على طبقك.
6. إعطاء الأولوية ل DOS الخاص بك
من أجل التأكد من حصولك على العمل المناسب في الوقت المحدد، من المهم أن تعرف أي من أعمالك التي تعد أهم dos. ما إذا كنت تضع أهم DOS في أعلى أو استخدام علامات مخصصة إلى الأولوية العلم، تأكد من أن لديك رؤية في عملك النقدي، لذلك لا تفوت أي شيء.
لا يعني ذلك أن عليك أن تفعل عملك الأكثر أهمية أولا. في بعض الأحيان، بدأت يوم إجازة مهمة سهلة هي أفضل طريقة للحصول على المتداول الكرة. أو ربما تعيش بحكم 80/20، والذي يقول إنك تستطيع إكمال 80٪ من عملك في 20٪ من الوقت، وأنت تحب الحصول على تلك خارج الطريق. حتى لو كنت لا تقوم بعملك الأولوية العالية أولا، فتأكد من معرفة ما تحتاج إلى القيام به قبل انتهاء اليوم.
7. دائما تشمل الموعد النهائي
عندما يتعلق الأمر بالضيق إلى DOS، فأنت لا تحتاج فقط إلى معرفة ما يجب القيام به - تحتاج أيضا إلى معرفة متى تفعل ذلك. الانتهاء من كل مهامك المهمة لا تعني الكثير إذا كانت قد انتهت في اليوم الخطأ. بمعنى آخر، تحتاج دائما إلى معرفة من يفعل ما عندما عندما. حتى إذا لم يكن لديك موعد نهائي بجد، فمن الأفضل أن يؤدي إلى تاريخ وتحريكها من تفويت الموعد النهائي معا.
8. كسر العمل الكبير في مهام أصغر
واحدة من أكبر النضال التي تضرب بدقة تصل إلى دوسك هي رؤية شيء مستحق غدا ولكنه ندرك ذلك، "Woah، هذا هو في الواقع قيمتها أسبوع."
إذا كنت في كثير من الأحيان تواجه هذه المشكلة، ففكر في كسر العمل في مهام أصغر. ربما لا يكون عملك مستحقا حتى يوم الجمعة، لكنه مهمة كبيرة ستستغرق عدة أيام لإكمالها. إن وجود هذا العمل الذي تم كسره إلى DOS يمكنك إكماله في الأسبوع سيكون أمرا بالغ الأهمية لنجاح مشروعك.
9. دفعة مهام مماثلة
عندما تعمل في دفعات، لا تضرب فقط من DOS - أنت أيضا زيادة إنتاجيتك. في كل مرة تقوم فيها بتبديل المهام أو بدء تشغيل مشروع جديد، يحتاج عقلك إلى بعض الوقت لضبط وإعادة معايرة. الحقيقة هي، البشر ليسوا في الواقعجيد في تعدد المهام، وبالتالي فإن المزيد to-dos يمكنك تجميعها معا، والذي سيكون أسهل في عقلك.
على وجه الخصوص، ابحث عن العمل اليومي الذي يمكنك دفعه وتبسيطه. إذا كانت هناك أشياء تقوم بها كل يوم، فربما لا تفكر حتى كم من الوقت تقضيها عليها - لكن هذا الوقت يمكن أن يضيفه بالفعل. إذا كانت لديك مهام يومية، فألحذ كم من الوقت يأخذك بالفعل. ثم، معرفة ما إذا كنت تستطيع أن تكون أكثر كفاءة معهم. هل يمكنك دفعها أو أتمتةها؟ إن إزالة هذا العمل لا ينظف فقط قائمة المهام الخاصة بك، ولكن يجعلك أكثر إنتاجية.
10. احتفال تقدمك
في كل مرة تقوم فيها بالتحقق من شيء خارج قائمة المهام، فقد أنجزت شيئا ما. هذه صفقة كبيرة! يجب أن تحتفل، حتى لو كان ذلك فقط قليلا على الظهر.
في UDN مدير المهام ، واحدة من قيم الشركة الأساسية لدينا هيعطل- شكلت كلمة، بالتأكيد، ولكن واحد بالقرب من قلوبنا. العطلة يعني تناول بعض الوقت للمتعة وإنشاء تجارب ذات مغزى خلال يوم عملك. إذا كنت تستخدم على الإطلاق UDN مدير المهام ، قد ترى حيدات وأجواء تطير عبر الشاشة الخاصة بك عند وضع علامة على كاملة كاملة. لماذا ا؟ السؤال الحقيقي هو - لماذا لا؟
11. Triage قائمتك في نهاية اليوم
بدلا من إنفاق نصف الصباح في قائمتك من خلال قائمة المهام الخاصة بك، قم بتنظيم مهامك في الليلة السابقة لذلك، عند تسجيل الدخول، تعرف بالفعل ما هو على Docket. من خلال قضاء خمس إلى 10 دقائق في الليلة السابقة، يمكنك التأكد من أنك مستعد لاتخاذ اليوم على الفور في صباح اليوم التالي.
12. إيقاف الإخطارات
الإخطارات هي فائدة هائلة لإنجاز العمل الجيد، وسوف يكون لأي تطبيق جيد للمؤشرات إعلامات لتجنيب. ما هو مهم بنفس القدر، رغم ذلك، هو "قيلولة بعد الظهر" أو عدم إزعاج ميزة. في نهاية المطاف، أنت تنظم عملك حتى تتمكن من الإنتاجية - وأحيانا يعني ذلك أنك بحاجة إلى التركيز، بدلا من الانتباه عنها بينغ عشوائي.
13. تتبع ما لا تحتاج إلى القيام به
أنت لا تريد أن تغرق الوقت في العمل غير مهم. لذلك بينما تريد دائما التقاط التفاصيل في قائمة المهام الخاصة بك، من المهم أيضا إعدامها عند الضرورة.
إذا كنت تعقب الأولوية لتحمل الأولوية، فستكون بالفعل نظرة ثاقبة في ما هو الأكثر أهمية والأقل أهمية. ثم، إذا لزم الأمر، لا تخافوا من تخفيف العمل. تتبع To-Dos الخاص بك ليس حول القيام بكل شيء صغير كل يوم واحد - يتعلق بالتحكم في مهامك حتى تتمكن من الحصول على عملك الأكثر أهمية.
14. ساعة نشطاء
لدينا جميعا هذه المهام التي كانت مستحقة الأسبوع الماضي بأننا ما زلنا لم نتعامل معها حتى الآن. ولكن إذا لاحظت هذه المهام، اسأل نفسك لماذا لم يتم ذلك. ما الذي تبقيك منهم؟ هل تحتاج إلى إعادة ربطها، أو تفويضهم لشخص آخر؟ هل هناك شيء حيال المهمة التي لا تفهمها أن تعيقك؟ مع العلم لماذا تأخر أن تساعدك أن تكون أكثر كفاءة ويريس تلك النماذج في برعم.
15. التعاون على منصة واحدة
من الناحية المثالية، لا تريد تتبعك إلى DOS في فراغ. يتم تنظيمها وتحديد الأولوية مفيدة للغاية إذا لم يكن لديك رؤية في عمل فريقك - والعكس بالعكس. الفرق الأكثر فعالية هي تلك التي تشترك بمصدر مركزي للحقيقة حيث يحدث العمل. بهذه الطريقة، يعرف الجميع بالضبط من المسؤول عن المهام، ويمكنك التركيز على الحصول على أفضل عمل لك كفريق واحد.
بطبيعة الحال، نعتقد UDN مدير المهام هي طريقة جيدة جدا للقيام بذلك. مع UDN مدير المهام ، يمكن لفريقك تنظيم ما يجب القيام به، لماذا يهم، وكيفية القيام بذلك. بهذه الطريقة، أنت لست الوحيد الوحيد المستفيد من زيادة الوضوح وخفض أوجه القصور.
تحقق من "تعلم كيفية إجراء قائمة" خارج القائمة "
جعل قائمة المهام المهمة تدور حول الحصول على وضوح نظامي وتكتسب في عملك - ومع هذه النصائح 15، ستفعل ذلك. ولكن إذا كنت تبحث عن إنشاء قائمة مهام لتتبع العمل، فأنت بحاجة أيضا إلى وسيلة لإعطاء واكتساب رؤية أعضاء الفريق الخاص بك. ابحث عن قائمة مهام توفر ميزات قوية إضافية مثل ادارة المهام و ادارة مشروع وبعد
مهتم في تعلم المزيد؟ اقرأ عن فوائد إدارة المشاريع مع UDN مدير المهام وبعد
