15 rahasia untuk membuat daftar yang harus dilakukan yang benar-benar berfungsi

Ringkasan

Semua orang suka memeriksa hal-hal dari daftar yang harus dilakukan - tetapi jika itu tidak dilakukan dengan benar, daftar yang harus dilakukan dapat menyebabkan lebih banyak bahaya daripada kebaikan. Pada artikel ini kami menawarkan tips beton untuk membantu Anda mengatur untuk sukses, termasuk bagaimana secara efektif menangkap, mengatur, dan memprioritaskan tugas. Baca terus untuk mengambil daftar Anda sendiri ke tingkat berikutnya, sehingga Anda dapat berhenti khawatir tentang catatan yang salah tempat dan mulai memeriksa semuanya.

Daftar yang harus dilakukan hanyalah daftar hal-hal yang harus Anda lakukan. Itu berarti pada dasarnya apa saja dan semuanya bisa ada di daftar tugas Anda - tetapi hanya karena Anda telah menulis ke-dos Anda tidak berarti daftar yang harus dilakukan sebenarnya berguna. Pelacakan secara efektif ketika pekerjaan Anda jatuh tempo dapat membantu Anda memprioritaskan dan menyelesaikan pekerjaan yang hebat. Namun terlalu sering, daftar pekerjaan yang harus dilakukan dan terputus dari pekerjaan aktual yang Anda lakukan - yang mengarah pada lebih sedikit kejelasan dan lebih banyak pekerjaan tentang pekerjaan.

Berita baiknya adalah, menulis daftar yang harus dilakukan tidak harus berolahraga dengan sia-sia. Kendalikan ke-dos Anda dengan 15 rahasia ini untuk membuat daftar yang harus dilakukan yang benar-benar berfungsi.

Hal pertama yang pertama: Ucapkan selamat tinggal pada daftar tugas tertulis

Jika Anda belum melakukannya, langkah pertama untuk membuat daftar yang harus dilakukan yang benar-benar berfungsi adalah membangunnya dalam aplikasi daftar tugas. Daftar yang ditulis untuk-do memberikan perasaan yang sangat memuaskan untuk melintasi sesuatu, tetapi mereka juga cara terburuk untuk melacak ke-dos Anda. Kebenaran dari masalah ini adalah, daftar tertulis yang ditulis tidak teratur, rentan terhadap kesalahan, mudah hilang, dan tidak efektif.

Sebaliknya, mulailah denganaplikasi daftar yang harus dilakukan. Tidak seperti daftar tugas tertulis, manfaat dari aplikasi daftar yang harus dilakukan meliputi:

Menyortir dan memprioritaskan pekerjaan.Jika Anda ingin mengubah urutan daftar tugas tertulis Anda, Anda harus menulis ulang semuanya. Tetapi dengan aplikasi daftar yang harus dilakukan, Anda dapat dengan mudah menyeret dan melepas item. Bukan hanya aplikasi daftar paling banyak yang harus dilakukan dengan cara melacak prioritas dengan tag khusus.

Mustahil untuk kalah.Tidak seperti daftar tugas yang harus dilakukan, Anda tidak dapat "kehilangan" daftar tugas online. Anda akan selalu memiliki akses ke daftar, sehingga Anda dapat mencatat ke-dos di mana pun Anda berada.

Tambahkan konteks tambahan ke dos Anda.Sebagian besar aplikasi daftar yang harus dilakukan menawarkan cara bagi Anda untuk menambahkan informasi tambahan dalam deskripsi. Dalam daftar tugas tertulis, yang Anda miliki adalah beberapa kata untuk menggambarkan apa yang perlu Anda kerjakan. Tetapi dengan aplikasi daftar yang harus dilakukan masing-masing memiliki deskripsi yang dapat diperluas, di mana Anda dapat menambahkan detail tugas yang relevan, dokumen yang berfungsi, atau informasi penting.

Buat daftar terpisah di tempat yang sama.Sebelum Anda memilih aplikasi daftar yang harus dilakukan, pastikan Anda dapat membuat lebih dari satu "daftar" di aplikasi. Anda mungkin ingin membuat daftar yang harus dilakukan untuk pekerjaan pribadi, yang lain untuk pekerjaan tim Anda, dan sepertiga untuk pengembangan profesional Anda, misalnya. Aplikasi daftar yang harus dilakukan dengan beberapa opsi daftar memungkinkan Anda untuk menyimpan semua ini ke-dos di satu tempat.

Tetapkan tanggal, pengingat, dan notifikasi.Ke-dos Anda tidak banyak berarti jika mereka tidak dilakukan tepat waktu. Dengan aplikasi daftar to-do, Anda dapat melacak ketika bekerja karena, dan mengatur pengingat atau pemberitahuan untuk memastikan Anda menyelesaikannya pada waktunya.

Kolaborasi.Ketika daftar individu Anda terorganisir dan prioritas Anda jelas, Anda dapat berkontribusi lebih baik untuk proyek dan inisiatif tim. Dengan kata lain, semakin terorganisir Anda, semakin mudah untuk ituberkolaborasidengan tim Anda.

Jika Anda mencari aplikasi daftar yang harus dilakukan, coba UDN Task Manager. . UDN Task Manager.adalahAlat Manajemen KerjaDirancang untuk membantu Anda mengatur pekerjaan Anda sehingga Anda tahu persis apa yang harus dilakukan, mengapa itu penting, dan bagaimana menyelesaikannya. MenggunakanUDN Task Manager.Untuk melacak pekerjaan Anda dan menghubungkannya kembali ke proyek yang lebih besar, loop di rekan setim, dan pastikan tidak ada yang jatuh melalui celah.

15 Rahasia untuk daftar tugas yang lebih baik

Jika Anda siap untuk mengikuti daftar tugas Anda ke tingkat berikutnya, coba 15 tips ini untuk memaksimalkan kejelasan Anda dan mengurangi ketidakefisienan. Perhatikan bahwa sebagian besar tips ini menganggap Anda menggunakan aplikasi daftar to-do untuk mengatur pekerjaan Anda danmeningkatkan produktivitas .

1. Tangkap segalanya

Lebih baik menulis sesuatu dan menandai itu selesaikan lebih lambat daripada melupakan apa yang ingin Anda lakukan di tempat pertama. Seringkali, beberapa yang terbaikBrainstorming.Datang ketika kita tidak siap untuk menuliskannya - tetapi inspirasi tidak menunggu untuk menyerang. Jika Anda memiliki pemikiran yang lewat tentang sesuatu yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan proyek atau ide bagus untuk melempar bos Anda, cukup tambahkan ke daftar tugas Anda.

Ini juga mengapa penting untuk memilih aplikasi daftar yang harus dilakukan dengan aPengalaman seluler yang hebat. Dengan begitu, jika Anda sedang bepergian, Anda dapat menuliskan catatan tanpa harus mengingatnya sampai Anda kembali ke komputer Anda.

2. Daftar, daftar, dan daftar lebih banyak

Salah satu alasan untuk-dook daftar menjadi sangat luar biasa adalah mereka cenderung mengandung mishmash acak dari segalanya. Anda mungkin sedang mengerjakan banyak proyek di tempat kerja, dan mencoba menyimpan pengingat untuk meninjau kampanye Anda yang akan datang di sebelah catatan tentang vendor sumber untuk suatu peristiwa yang cepat dapat membingungkan. Tidak heran Anda merasa kewalahan.

Untuk mengambil kendali atas daftar tugas Anda dan menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda, pertimbangkan untuk membuat lebih dari satu daftar. Misalnya, pastikan setiap proyek atau inisiatif besar memiliki daftar sendiri. Selain itu, pertimbangkan untuk membuat satu daftar untuk pekerjaan yang segera dapat ditindaklanjuti, yang lain untuk ide proyek di masa depan, dan yang ketiga untuk pengingat pribadi. Dengan begitu, Anda dapat membuka daftar yang harus dilakukan yang relevan dengan pekerjaan yang Anda lakukan sekarang, agar lebih fokus pada apa yang perlu Anda lakukan.

3. Atur daftar tugas Anda dengan alur kerja, prioritas, atau tanggal jatuh tempo

Menyelenggarakan kembali daftar tugas Anda setiap hari adalah buang-buang waktu - bahkan jika kadang-kadang menyenangkan. Tahan godaan dengan membuat struktur yang sangat hebat untuk daftar tugas Anda. Jika aplikasi Anda mendukungnya, pertimbangkan untuk membangun bagian untuk berbagai jenis pekerjaan. Dengan begitu, Anda dapat mengurutkan pekerjaan dengan proyek atau prioritas, tergantung pada preferensi Anda.

4. Buat itu dapat ditindaklanjuti

Daftar Anda yang harus dilakukan bukanlah tempat untuk menyimpan pikiran atau tujuan. Detail-detail itu penting untuk ditangkap, tetapi jika Anda menyimpan semuanya dalam satu-untuk melakukan daftar pekerjaan penting Anda mungkin tersesat atau dikuburkan. Sebaliknya, bertujuan untuk menangkap barang-barang itu dalam alat manajemen proyek atauSistem Manajemen Tujuan.. Dengan begitu, Anda masih memiliki akses ke semua pemikiran satu kali dan tujuan penting Anda, tanpa mengacaukan daftar tugas Anda.

Meskipun penting untuk menyimpan pemikiran dan tujuan secara terpisah dari daftar tugas yang harus dilakukan, harus beralih di antara alat-alat Muliiple bisa menjadi luar biasa, cepat. Sebaliknya, cari cara untuk menangkap semua informasi ini di alat yang sama, seperti UDN Task Manager. .

5. Kata kerja pertama, detail nanti

Selain memastikan setiap orang dapat ditindaklanjuti, kami sarankan mulai dari judul yang paling banyak dilakukan dengan kata kerja. Meskipun ini bukan aturan make-or-break, mulai ke-dos dengan kata kerja akan membantu Anda tahu persis apa yang harus dilakukan adalah.

Misalnya, yang harus dilakukanTiga gambar iklan Facebook, tidak memberitahumu banyak. Jika Anda menambahkan "desain" ke bagian depan judul yang harus dilakukan, tiba-tiba yang harus dilakukan dapat ditindaklanjuti dan jelas:Desain tiga gambar iklan Facebook.Daftar yang harus dilakukan dengan judul kata kerja memberi Anda wawasan secara sekilas tentang apa yang ada di piring Anda.

6. Memprioritaskan ke-dos Anda

Untuk memastikan Anda mendapatkan pekerjaan yang tepat pada saat itu, penting untuk mengetahui mana dari Anda yang paling penting. Apakah Anda menempatkan untuk-DOS yang paling penting di bagian atas atau gunakan tag khusus untuk menandai prioritas, pastikan Anda memiliki visibilitas ke dalam pekerjaan kritis Anda, sehingga Anda tidak melewatkan apa pun.

Itu tidak berarti Anda harus melakukan pekerjaan terpenting Anda terlebih dahulu. Terkadang, memulai hari libur dengan tugas yang mudah adalah cara terbaik untuk menggulirkan bola. Atau mungkin Anda hidup dengan aturan 80/20, yang mengatakan Anda dapat menyelesaikan 80% dari pekerjaan Anda dalam 20% dari waktu, dan Anda suka mendapatkannya dari jalan. Bahkan jika Anda tidak melakukan pekerjaan prioritas tinggi Anda terlebih dahulu, pastikan Anda tahu apa yang perlu Anda lakukan sebelum hari itu keluar.

7. Selalu sertakan tenggat waktu

Ketika datang untuk memukul-dos Anda, Anda tidak hanya perlu tahu apa yang harus dilakukan - Anda juga perlu tahu kapan melakukannya. Menyelesaikan semua tugas penting Anda tidak berarti banyak jika mereka selesai pada hari yang salah. Dengan kata lain, Anda selalu perlu tahu siapa yang melakukan kapan. Bahkan jika Anda tidak memiliki batas waktu yang sulit, lebih baik mencatat kencan dan memindahkannya daripada melewatkan batas waktu bersama-sama.

8. Break Big Works menjadi Tugas Kecil

Salah satu perjuangan terbesar dengan menabrak dos Anda secara akurat melihat sesuatu yang jatuh tempo besok tetapi kemudian menyadari, "Woah, ini sebenarnya adalah pekerjaan yang layak."

Jika Anda sering mengalami masalah ini, pertimbangkan untuk melanggar pekerjaan menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Mungkin pekerjaan Anda tidak jatuh tempo sampai hari Jumat, tetapi itu tugas besar yang akan mengambil beberapa hari untuk diselesaikan. Memiliki pekerjaan itu dipecah menjadi ke-dos yang dapat Anda selesaikan sebelumnya pada minggu ini akan sangat penting untuk kesuksesan proyek Anda.

9. Batch tugas serupa

Ketika Anda bekerja dalam batch, Anda tidak hanya memukul-dos - Anda juga meningkatkan produktivitas Anda. Setiap kali Anda mengganti tugas atau memulai proyek baru, otak Anda perlu waktu untuk menyesuaikan dan mengkalibrasi ulang. Yang benar adalah, manusia sebenarnya tidakBagus di Multitasking., jadi semakin ke-dos Anda dapat mengelompokkan bersama, semakin mudah di otak Anda.

Secara khusus, perhatikan pekerjaan sehari-hari yang bisa Anda batch dan sederhanakan. Jika ada hal-hal yang Anda lakukan setiap hari, Anda mungkin bahkan tidak berpikir tentang berapa lama Anda menghabiskannya - tetapi waktu itu benar-benar dapat bertambah. Jika Anda memiliki tugas sehari-hari, perhatikan berapa lama mereka benar-benar membawa Anda. Kemudian, lihat apakah Anda bisa lebih efisien dengan mereka. Bisakah Anda mengumpulkannya atau mengotomatiskannya? Melepaskan pekerjaan ini tidak hanya membersihkan daftar tugas Anda, tetapi membuat Anda lebih produktif.

10. Rayakan kemajuan Anda

Setiap kali Anda memeriksa sesuatu dari daftar tugas Anda, Anda telah menyelesaikan sesuatu. Itu masalah besar! Anda harus merayakannya, bahkan jika itu hanya tepukan kecil di belakang.

PadaUDN Task Manager., salah satu nilai perusahaan inti kami adalahSypeyude.-Sebuah kata, tentu saja, tapi yang dekat dan sayang dengan hati kita. Ketahuan berarti meluangkan waktu untuk bersenang-senang dan menciptakan pengalaman yang bermakna selama hari kerja Anda. Jika Anda pernah menggunakan UDN Task Manager. , Anda mungkin melihat unicorn dan yetis terbang melintasi layar Anda ketika Anda menandai yang harus dilakukan. Mengapa? Pertanyaan sebenarnya adalah - mengapa tidak?

11. Triage daftar Anda di akhir hari

Alih-alih menghabiskan setengah dari sisir pagi Anda melalui daftar tugas Anda, mengatur tugas Anda malam sebelumnya jadi, ketika Anda masuk, Anda sudah tahu persis apa yang ada di map. Dengan menghabiskan lima hingga 10 menit malam sebelumnya, Anda dapat memastikan Anda siap untuk mengambil hari segera keesokan paginya.

12. Matikan notifikasi

Pemberitahuan adalah manfaat besar untuk menyelesaikan pekerjaan yang baik, dan aplikasi daftar yang baik untuk dilakukan akan memiliki notifikasi untuk cadangan. Namun, apa yang sama pentingnya, adalah "tunda" atau jangan ganggu fitur. Pada akhirnya, Anda mengatur pekerjaan Anda sehingga Anda bisa lebih produktif - dan kadang-kadang itu berarti Anda perlu fokus, alih-alih terganggu oleh ping acak.

13. Lacak apa yang tidak perlu Anda lakukan

Anda tidak ingin tenggelam dalam pekerjaan yang tidak penting. Jadi, sementara Anda selalu ingin menangkap detail dalam daftar tugas Anda, juga penting untuk memusnahkannya bila perlu.

Jika Anda melacak - lakukan prioritas, Anda sudah memiliki wawasan tentang apa yang paling dan paling tidak penting. Kemudian, jika perlu, jangan takut untuk mengurangi pekerjaan. Melacak ke-dos Anda bukan tentang melakukan setiap hal kecil setiap hari - ini tentang mendapatkan kendali atas tugas Anda sehingga Anda dapat menyelesaikan pekerjaan terpenting Anda.

14. Watch for Stagglers

Kita semua memiliki tugas-tugas itu yang jatuh tempo minggu lalu bahwa kita masih belum melakukannya. Tetapi jika Anda melihat tugas-tugas itu, tanyakan pada diri Anda mengapa mereka belum selesai. Apa yang membuat Anda darinya? Apakah Anda perlu memprioritaskannya, atau mendelegasikannya kepada orang lain? Apakah ada sesuatu tentang tugas yang tidak Anda pahami yang menahan Anda? Mengetahui mengapa Anda menunda dapat membantu Anda menjadi lebih efisien dan menggigit para pengganggu itu.

15. Berkolaborasi pada satu platform

Idealnya, Anda tidak ingin melacak dos Anda dalam ruang hampa. Diatur dan diprioritaskan hanya sangat membantu jika Anda tidak memiliki visibilitas ke dalam kerja tim Anda - dan sebaliknya. Tim yang paling efektif adalah mereka yang memiliki sumber utama kebenaran untuk di mana pekerjaan terjadi. Dengan begitu, semua orang tahu persis siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas mana, dan Anda dapat fokus pada mendapatkan pekerjaan terbaik Anda dilakukan sebagai sebuah tim.

Secara alami, kami pikir UDN Task Manager. adalah cara yang cukup baik untuk melakukan ini. DenganUDN Task Manager., tim Anda dapat mengatur apa yang harus dilakukan, mengapa itu penting, dan bagaimana menyelesaikannya. Dengan begitu, Anda bukan satu-satunya yang mendapat manfaat dari peningkatan kejelasan dan mengurangi ketidakefisienan.

Centang "Pelajari cara membuat daftar tugas" dari daftar

Membuat daftar yang harus dilakukan adalah tentang mengorganisir dan mendapatkan visibilitas ke dalam pekerjaan Anda - dan dengan 15 tips ini, Anda akan melakukan hal itu. Tetapi jika Anda ingin membuat daftar yang harus dilakukan untuk melacak pekerjaan, Anda juga membutuhkan cara untuk memberi dan mendapatkan visibilitas ke dalam pekerjaan anggota tim Anda. Cari daftar yang harus dilakukan yang menawarkan fitur tambahan yang kuatmanajemen tugasdanmanajemen proyek .

Tertarik belajar lebih banyak? Baca tentangManfaat Manajemen ProyekdenganUDN Task Manager. .