15 tajemství pro výrobu seznamu úkolů, který skutečně funguje

souhrn

Každý miluje kontrolu věcí z seznamu úkolů - ale pokud to není správné správně, váš seznam úkolů může způsobit více škody než dobré. V tomto článku nabízíme konkrétní tipy, které vám pomohou nastavit své úkoly pro úspěch, včetně toho, jak efektivně zachytit, organizovat a upřednostnit úkoly. Přečtěte si, abyste si vezměte svůj vlastní seznam na další úroveň, takže se můžete přestat znepokojovat o chybějící poznámky a začít kontrolovat věci.

Seznam úkolů je jen seznam věcí, které máte dělat. To znamená v podstatě cokoliv a vše může být na vašem seznamu úkolů, ale jen proto, že jste napsali své DO-DOS dolů, neznamená, že seznam úkolů je ve skutečnosti užitečný. Efektivně sledovat, když je vaše práce splatná, vám může pomoci upřednostnit a získat skvělou práci. Ale příliš často, že seznam práce do DOS je dezorganizován a odpojen od skutečné práce, kterou děláte - což vede k menšímu jasnosti a další práci o práci.

Dobrou zprávou je, psaní seznamu úkolů nemusí být cvičení v marnosti. Převezměte kontrolu nad svým DOS s těmito 15 tajemstvím pro výrobu seznamu úkolů, který skutečně funguje.

První věc je první: Řekni sbohem s písemným seznamem úkolů

Pokud ještě nejste první krok pro vytvoření seznamu úkolů, který skutečně funguje, je vytvořit jej v aplikaci Seznam úkolů. Napsané seznamy úkolů poskytují nádherně uspokojivý pocit překročení něčeho pryč, ale jsou také nejhorší způsob, jak sledovat vaše DO-DOS. Pravdou záležitosti je, písemný seznam úkolů je dezorganizován, náchylný k chybám, snadno ztratí a neúčinné.

Místo toho začnete sAplikace pro seznam úkolů. Na rozdíl od písemného seznamu úkolů patří přínosy aplikace pro seznam úkolů:

Třídění a priority práce.Pokud chcete změnit pořadí vašeho písemného seznamu úkolů, musíte celou věc přepsat. Ale s aplikací seznamu úkolů, můžete snadno přetáhnout položky. Nejen, že nejvíce aktualizovatelných aplikací nabídne způsob, jak sledovat prioritu s vlastními značkami.

Nemožné ztratit.Na rozdíl od ručně psaného seznamu úkolů nemůžete "ztratit" online seznam úkolů. Vždy budete mít přístup do seznamu, takže můžete zapnout do-DOS kdekoli jste kdekoli.

Přidejte další kontext do DO-DOS.Většina aplikací pro seznam úkolů nabízejí způsob, jak přidat další informace v popisu. V písemném seznamu úkolů, vše, co máte pár slov, které popisují, co potřebujete pracovat. Ale s aplikací seznamu úkolů má každá to-do-do-do-do-do-downopmable, kde můžete přidat všechny příslušné údaje úkolů, pracovní dokumenty nebo důležité informace.

Vytvořte samostatné seznamy na stejném místě.Než vyberete aplikaci Seznam úkolů, ujistěte se, že můžete vytvořit více než jeden "seznam" v aplikaci. Možná budete chtít vytvořit seznam úkolů pro osobní práci, další pro práci vašeho týmu a třetí pro váš profesionální rozvoj. Aplikace seznamu úkolů s více možností seznamu umožňuje ukládat všechny tyto DO-DOS na jednom místě.

Nastavit data splatnosti, připomenutí a oznámení.Vaše DO-DOS nemají známo, pokud nejsou prováděny v čase. S aplikací seznamu úkolů můžete sledovat, když je práce splatná, a nastavit připomenutí nebo oznámení, abyste se ujistili, že dostanete své DO-DOS provedené v čase.

Spolupráce.Když je organizován seznam jednotlivých úkolů a vaše priority jsou jasné, můžete lépe přispět k týmu a iniciativám. Jinými slovy, tím více zorganizovanějším jste, tím snadnější to budespolupracovats vaším týmem.

Pokud hledáte aplikaci Seznam úkolů, zkuste Správce úloh UDN . Správce úloh UDN je nástroj pro správu práceNavrženo tak, aby vám pomohl organizovat svou práci, abyste přesně víte, co dělat, proč to záleží, a jak to udělat. PoužitíSprávce úloh UDNChcete-li sledovat svou práci a připojit ji zpět na větší projekty, smyčka v spoluhráčích, a ujistěte se, že nic nespadá přes trhliny.

15 tajemství pro lepší seznam úkolů

Pokud jste připraveni vzít si seznam úkolů na další úroveň, zkuste tyto 15 tipů, abyste maximalizovali svou jasnost a snižte neefektivnost. Všimněte si, že většina těchto tipů předpokládá, že používáte aplikaci Seznam úkolů pro uspořádání vaší práce azvýšit produktivitu .

1. Zachyťte vše.

Je lepší napsat něco dolů a označit ji tak dokonale, než zapomenout, co jste chtěli dělat na prvním místě. Často, některé z našich nejlepšíchbrainstorming.Přijďte, když jsme jim nebyli připraveni napsat, ale inspirace nečeká, až udeří. Pokud máte projíždoucí myšlenku o něčem, co byste mohli udělat pro zlepšení projektu nebo skvělý nápad na hřiště k vašemu šéfovi, jednoduše jej přidejte do seznamu úkolů.

To je také důvod, proč je důležité vybrat aplikaci Seznam úkolů sSkvělý mobilní zážitek. Tímto způsobem, pokud jste na cestách, můžete zapamatovat poznámku, aniž byste si museli zapamatovat, dokud se vrátíte do počítače.

2. Seznamy, seznamy a další seznamy

Jedním z důvodů, proč jsou seznamy, které jsou tak ohromující, jsou tendenci obsahovat náhodné mishmash ze všeho. Můžete pracovat na více projektech v práci a snaží se uložit připomenutí, abyste si mohli prohlédnout svou připravovanou stručnou kampaň vedle poznámka o získávání dodavatelů pro událost může dostat matoucí. Není divu, že se cítíte ohromen.

Chcete-li převzít kontrolu nad seznamem úkolů a získejte svou nejlepší práci, zvažte více než jeden seznam. Například se ujistěte, že každý projekt nebo velkou iniciativu má svůj vlastní seznam. Navíc zvážit vytvoření jednoho seznamu pro práci, která je okamžitě zactabilní, další pro budoucí myšlenky projektu a třetí pro osobní připomínky. Tímto způsobem můžete otevřít seznam úkolů, který je relevantní pro práci, kterou právě teď děláte, abychom se lépe zaměřili na to, co potřebujete udělat.

3. Uspořádejte seznam úkolů podle pracovního postupu, prioritou nebo datem splatnosti

Re-organizování seznamu úkolů každý den je ztráta času - i když je někdy zábavná. Odolávat pokušení vytvořením opravdu skvělé struktury na seznam úkolů. Pokud je vaše aplikace podporuje, zvažte stavební sekce pro různé typy práce. Tímto způsobem můžete třídit práci podle projektu nebo priority v závislosti na vašich preferencích.

4. Udělejte to

Váš seznam úkolů není místo pro uložení myšlenek nebo cílů. Tyto údaje jsou důležité pro zachycení, ale pokud budete mít vše v jednom seznamu úkolů, vaše důležitá práce by mohla ztratit nebo pohřbít. Místo toho, cílem je zachytit ty položky v nástroji pro správu projektů neboSystém řízení cílů. Tímto způsobem máte stále přístup ke všem vašim jednorázovým myšlenkám a důležitým cíli, aniž byste nepořádali seznam úkolů.

I když je důležité ukládat myšlenky a cíle odděleně od vašeho hlavního, křídlového seznamu úkolů, který má přepínat mezi mulipovými nástroji, se může dostat ohromující, rychle. Místo toho hledejte způsob, jak zachytit všechny tyto informace ve stejném nástroji, jako je Správce úloh UDN .

5. Slovesa Nejprve podrobnosti později

Kromě toho, že se ujistí, že každý úkol je akční, doporučujeme spuštění většiny titulů s slovesem. I když to není pravidlo make-or-break, začátek DO-DOS s slovesem vám pomůže vědět přesně to, co každý to dělá.

Například to-dělatTři facebook reklamní obrázky, neřekne vám moc. Pokud přidáte "design" do přední části titulu to-do, najednou je to udělat, je k dispozici a jasné:Design tři obrazy Facebook reklamy.Seznamy se slovnickými tituly vám dávají na-A-pohled na pohled na to, co je na talíři.

6. Prioritujte své DO-DOS

Aby se ujistil, že dostanete správnou práci včas, je důležité vědět, který z vašich DO-DOS jsou nejdůležitější. Ať už vložíte nejdůležitější DO-DOS nahoře nebo používáte vlastní značky do priority příznaku, ujistěte se, že máte viditelnost ve své kritické práci, takže si nic nenechte ujít.

To neznamená, že musíte udělat nejdříve nejdůležitější práci. Někdy začíná den volna s jednoduchým úkolem je nejlepší způsob, jak dostat míč válcování. Nebo možná žijete podle pravidla 80/20, což říká, že můžete dokončit 80% své práce ve 20% času, a chcete se dostat z cesty. I když nejednáš svou vysokou prioritu pracovat jako první, ujistěte se, že víte, co potřebujete udělat dříve, než je den venku.

7. Vždy uveďte termín

Pokud jde o bít své DO-DOS, nemusíte jen vědět, co dělat - také potřebujete vědět, kdy to udělat. Dokončení všech vašich důležitých úkolů neznamená moc, pokud skončí na nesprávném dni. Jinými slovy, vždy potřebujete vědět, kdo dělá to, kdy. I když nemáte tvrdou lhůtu, je lepší zapnout datum a přesunout to, než je vynechat termín dohromady.

8. Rozbít velkou práci do menších úkolů

Jeden z největších bojů s přesně zasáhnou své DO-DOS vidí něco, co je splatné zítra, ale pak si uvědomuje, "Woah, to je vlastně týden v hodnotě práce."

Pokud často do tohoto problému často spustíte, zvažte porušení práce na menší úkoly. Možná, že vaše práce není splatná až do pátku, ale je to velký úkol, který bude mít několik dní na dokončení. Mít tuto práci rozdělenou do DO-DOS, můžete dokončit dříve v týdnu, bude kritický pro úspěch vašeho projektu.

9. Dávkové podobné úkoly

Když pracujete v dávkách, nejenže blížíte své DO-DOS - také zvyšujete produktivitu. Pokaždé, když přepnete úkoly nebo začnete nový projekt, váš mozek potřebuje určitý čas na nastavení a rekalibraci. Pravdou je, že lidé nejsou ve skutečnostiDobré v multitaskingu, takže čím více DO-DOS můžete seskupit společně, tím jednodušším bude na vašem mozku.

Podívejte se zejména na každodenní práci, kterou byste mohli dávkovat a zjednodušit. Pokud jsou věci, které děláte každý den, pravděpodobně si nemusíte ani přemýšlet o tom, jak dlouho na ně trávíte - ale ten čas může opravdu přidat. Máte-li denní úkoly, vezměte na vědomí, jak dlouho vás vlastně užívají. Pak zjistěte, zda můžete být s nimi efektivnější. Můžete je sespat nebo je automatizovat? Vyjmutí této práce nejen čistí seznam úkolů, ale dává více produktivnější.

10. Oslavte svůj pokrok

Pokaždé, když zkontrolujete něco ze seznamu úkolů, něco jste dosáhli. To je velký problém! Měli byste oslavit, i když je to jen trochu pat na záda.

V Správce úloh UDNJeden z našich základních hodnot společnosti jenepřístupnost- Vyrobil slovo, jistě, ale ten, který je blízko a drahá naše srdce. Srdce znamená, že se čas bavit a vytvářet smysluplné zkušenosti během pracovního dne. Pokud jste někdy použili Správce úloh UDN Můžete vidět jednorožci a yetis letět přes obrazovku, když označíte dokončení úkolu. Proč? Skutečnou otázkou je - proč ne?

11. Triage váš seznam na konci dne

Namísto strávit polovinu vašich ranních ranních česání prostřednictvím seznamu úkolů, uspořádat své úkoly předtím předtím, když se přihlásíte, už přesně víte, co je na Docketu. Tím, že strávíte pět až 10 minut v noci, můžete se ujistit, že jste připraveni vzít v den okamžitě ráno.

12. Vypněte oznámení

Oznámení jsou obrovským přínosem pro získání dobré práce, a jakýkoliv dobrý seznam úkolů bude mít oznámení o náhradní. A co je stejně důležité, je však "snooze" nebo nerušit funkci. Nakonec, pořádáte svou práci, abyste mohli být produktivnější - a někdy to znamená, že je třeba se zaměřit, namísto být rozptýlení náhodným pingem.

13. Sledujte, co nemusíte dělat

Nechcete klesat čas do nedůležité práce. Takže když vždy chceš zachytit podrobnosti ve vašem seznamu úkolů, je také důležité, aby ho v případě potřeby odtrhli.

Pokud sledujete prioritu, již máte vhled do toho, co je nejvíce a nejméně důležité. Pak, pokud je to nutné, nebojte se zneužití práce. Sledování Vašeho DO-DOS není o tom, že dělá každou malou věc každý den - je to o získání kontroly nad svými úkoly, takže můžete získat nejdůležitější práci.

14. Hodinky pro stragflíky

Všichni máme ty úkoly, které byly splatné minulý týden, že jsme ještě nedostali kolem. Ale pokud si všimnete těchto úkolů, zeptejte se sami sebe, proč nebyly hotové. Co vás od nich drží? Potřebujete je reproritizovat nebo je delegovat někomu jinému? Je něco o úkolu, který nechápete, že vás drží zpátky? Vědět, proč jste zpoždění, může vám pomoci být efektivnější a štěrbina tyřky v pupenu.

15. Spolupracujte na jedné platformě

V ideálním případě nechcete sledovat své DO-DOS ve vakuu. Uspořádání a priority je jen tak užitečné, pokud nemáte viditelnost do práce vašeho týmu - a naopak. Nejúčinnější týmy jsou ty, které sdílejí centrální zdroj pravdy, kde se děje práce. Tímto způsobem, každý zná, kdo je zodpovědný za to, za které úkoly a můžete se zaměřit na získání své nejlepší práce jako tým.

Přirozeně si myslíme Správce úloh UDN je to docela dobrý způsob, jak to udělat. SSprávce úloh UDN, váš tým může organizovat, co má dělat, proč záleží, a jak to udělat. Tímto způsobem nejste jediný, kdo využívá zvýšené jasnosti a snížené neefektivnosti.

Zkontrolujte "Naučte se, jak provést seznam úkolů" mimo seznam

Provedení seznamu úkolů je o tom, jak se organizovat a získat viditelnost do vaší práce - a s těmito 15 tipy, uděláte to jen to. Ale pokud hledáte, aby se seznam úkolů sledoval práci, potřebujete také způsob, jak dát a získat viditelnost do práce členů týmu. Podívejte se na seznam úkolů, který nabízí další robustní funkceSpráva úloh a projektový management .

Máte zájem o učení více? Přečtěte si o.Výhody projektového řízení s Správce úloh UDN .