15 hemligheter för att göra en att göra-lista som faktiskt fungerar

Sammanfattning

Alla älskar att kontrollera saker av en att göra-lista - men om det inte är gjort rätt kan din att göra lista orsaka mer skada än bra. I den här artikeln erbjuder vi konkreta tips för att hjälpa dig att ställa in dig för framgång, inklusive hur man effektivt kan fånga, organisera och prioritera uppgifter. Läs vidare för att ta din egen lista till nästa nivå, så du kan sluta oroa dig för felplacerade anteckningar och börja kontrollera saker.

En to-do-lista är bara en lista över saker du måste göra. Det betyder i grunden någonting och allt kan vara på din att göra-lista - men bara för att du har skrivit din till-dos ner betyder inte att din att göra-lista är faktiskt användbar. Effektivt spårning när ditt arbete är förfallet kan hjälpa dig att prioritera och få bra jobb gjort. Men för ofta är den listan över arbete till-dos oorganiserad och kopplad från det faktiska arbetet du gör - vilket leder till mindre tydlighet och mer arbete om arbete.

Den goda nyheten är att skriva en att göra-lista behöver inte vara en övning i futilitet. Ta kontroll över dina till-dos med dessa 15 hemligheter för att göra en att göra-lista som faktiskt fungerar.

Första sak är först: säg farväl till den skrivna att göra-listan

Om du inte redan har det första steget för att skapa en to-do-lista som faktiskt fungerar är att bygga den i en to-do-lista-app. Skriftliga till-do-listor ger den underbart tillfredsställande känslan av att korsa något, men de är också det värsta sättet att hålla reda på din till-dos. Sanningen i saken är att en skriftlig to-do-lista är oorganiserad, benägen att misstag, lätt att förlora och ineffektiva.

Istället, kom igång med aatt göra lista app. Till skillnad från en skriftlig to-do-lista, är fördelarna med en to-do-lista-app:

Sortering och prioritering av arbete.Om du vill ändra ordning på din skriftliga till-do-lista måste du skriva om det hela. Men med en to-do-lista kan du enkelt dra och släppa saker. Inte bara det-mest att-do-list apps erbjuder ett sätt att spåra prioritet med anpassade taggar.

Omöjligt att förlora.Till skillnad från en handskriven att göra-lista kan du inte "förlora" en online-to-do-lista. Du har alltid tillgång till listan, så du kan ställa ner till-dos var du än är.

Lägg till ytterligare sammanhang till din till-dos.De flesta att-do-list apps erbjuder ett sätt för dig att lägga till ytterligare information i beskrivningen. I en skriftlig to-do-lista har allt du har ett par ord att beskriva vad du behöver jobba på. Men med en to-do-lista har varje till-do en expanderbar beskrivning, där du kan lägga till eventuella relevanta uppgifter, arbetsdokument eller viktig information.

Skapa separata listor på samma plats.Innan du väljer en to-do-lista, se till att du kan skapa mer än en "lista" i appen. Du kanske vill skapa en att göra lista för personligt arbete, en annan för ditt lags arbete och en tredjedel för din professionella utveckling, till exempel. En to-do-lista med flera listalternativ gör att du kan lagra alla dessa till-dos på ett ställe.

Ange förfallodatum, påminnelser och anmälningar.Din till-dos betyder inte mycket om de inte är färdiga i tid. Med en to-do-list-app kan du spåra när arbetet beror och ställer in påminnelser eller meddelanden för att du får din till-dos gjort i tid.

Samarbete.När din individuella att göra-lista är organiserad och dina prioriteringar är tydliga kan du bättre bidra till lagprojekt och initiativ. Med andra ord desto mer organiserad är du, desto lättare blir detsamarbetamed ditt lag.

Om du letar efter en att göra lista app, försök UDN Task Manager . UDN Task Managerär enArbetshanteringsverktygDesignad för att hjälpa dig att organisera ditt arbete så du vet exakt vad du ska göra, varför det spelar roll, och hur man får det gjort. Använda sig avUDN Task ManagerFör att spåra ditt arbete och koppla tillbaka till större projekt, slinga i lagkamrater och se till att inget faller genom sprickorna.

15 hemligheter för en bättre att göra-lista

Om du är redo att ta din att göra lista till nästa nivå, prova dessa 15 tips för att maximera din klarhet och minska ineffektiviteten. Observera att de flesta av dessa tips antar att du använder en to-do-lista-app för att organisera ditt arbete ochÖka produktiviteten .

1. Fånga allt

Det är bättre att skriva något och markera det som slutfört senare än att glömma vad du ville göra i första hand. Ofta, några av vårt bästabrainstormingKom när vi inte är beredda att skriva ner dem - men inspiration väntar inte på att slå. Om du har en övervägande om något du kan göra för att förbättra ett projekt eller en bra idé att kasta till din chef, lägg den bara till din att göra-lista.

Det är också varför det är viktigt att välja en to-do-lista med aStor mobil erfarenhet. På det sättet, om du är på språng, kan du ställa ner en anteckning utan att behöva komma ihåg det tills du kommer tillbaka till din dator.

2. Listor, listor och fler listor

En av anledningarna till att göra listor blir så överväldigande är att de tenderar att innehålla ett slumpmässigt mishmash av allt. Du kanske arbetar med flera projekt på jobbet och försöker lagra en påminnelse om att granska din kommande kampanjkort bredvid en anteckning om inköpsleverantörer för en händelse kan bli förvirrande. Inte konstigt att du känner dig överväldigad.

För att ta kontroll över din att göra-lista och få ditt bästa arbete, överväg att göra mer än en lista. Till exempel, se till att varje projekt eller ett stort initiativ har sin egen lista. Vidare, överväga att skapa en lista för arbete som är omedelbart, en annan för framtida projektidéer och en tredjedel för personliga påminnelser. På det sättet kan du öppna den to-do-listan som är relevant för det arbete du gör just nu, för att bättre fokusera på vad du behöver göra.

3. Ordna din att göra-lista med arbetsflödet, prioritet eller förfallodatum

Omorganisera din to-do-lista varje dag är ett slöseri med tid - även om det är ibland roligt. Motstå frestelsen genom att skapa en riktigt bra struktur för din att göra-lista. Om din app stöder den, överväga byggdelar för olika typer av arbete. På det sättet kan du sortera arbete med projekt eller prioritet, beroende på dina önskemål.

4. Gör det påverka

Din to-do-lista är inte platsen för att lagra tankar eller mål. Dessa detaljer är viktiga att fånga, men om du håller allt i en att göra-lista kan ditt viktiga arbete gå vilse eller begravas. I stället sikta på att fånga dessa objekt i ett projekthanteringsverktyg ellerMålhanteringssystem. På det sättet har du fortfarande tillgång till alla dina enstaka tankar och viktiga mål, utan att klara din att göra-lista.

Även om det är viktigt att förvara tankar och mål separat från din huvudsakliga, verkliga att göra-lista, måste du byta mellan mulipleverktyg få överväldigande, snabbt. I stället, leta efter ett sätt att fånga all denna information i samma verktyg, som UDN Task Manager .

5. Verbs först, detaljer senare

Förutom att se till att alla är verkningsbara, rekommenderar vi att du börjar börja med att titla med ett verb. Även om detta inte är en make-or-break regel, kommer att börja med-dos med ett verb hjälpa dig veta exakt vad varje att göra handlar om.

Till exempel, att göraTre Facebook-annonsbilder, berättar inte mycket. Om du lägger till "Design" till framsidan av To-To-titeln, är det plötsligt det att göra handlingsbara och tydliga:Design tre Facebook-annonser.Att göra listor med verb titlar ger dig på-en-blick inblick i vad som är på din tallrik.

6. Prioritera din till-dos

För att se till att du får rätt arbete i tid, är det viktigt att veta vilken av dina till-dos är viktigast. Oavsett om du sätter den viktigaste till-dos på toppen eller använder anpassade taggar till flaggprioritet, se till att du har synlighet i ditt kritiska arbete, så du saknar något.

Det är inte att säga att du måste göra ditt viktigaste arbete först. Ibland, börjar dagen med en lätt uppgift är det bästa sättet att få bollen att rulla. Eller kanske bor du med 80/20 regeln, som säger att du kan slutföra 80% av ditt arbete på 20% av tiden, och du gillar att få dem ur vägen. Även om du inte gör ditt högprioriterade arbete först, se till att du vet vad du behöver göra innan dagen är ute.

7. Inkludera alltid en tidsfrist

När det gäller att slå din till-dos behöver du inte bara veta vad du ska göra-du behöver också veta när du ska göra det med. Att avsluta alla dina viktiga uppgifter betyder inte mycket om de är färdiga på fel dag. Med andra ord behöver du alltid veta vem som gör vad när. Även om du inte har en hård tidsfrist, är det bättre att lura ner ett datum och flytta det än att missa deadline alla tillsammans.

8. Bryt stort arbete i mindre uppgifter

En av de största kamparna med att noggrant träffa din till-dos ser något som är i morgon men då inser, "Woah, det här är faktiskt en veckas arbete."

Om du ofta stöter på det här problemet, överväga att bryta arbetet i mindre uppgifter. Kanske är ditt arbete inte förrän fredag, men det är en stor uppgift som kommer att ta flera dagar att slutföra. Att ha det arbetet uppbrutet till-dos kan du slutföra tidigare i veckan kommer att vara avgörande för ditt projekts framgång.

9. Batch liknande uppgifter

När du arbetar i satser, slår du inte bara din till-dos-du ökar också din produktivitet. Varje gång du byter upp uppgifter eller starta på ett nytt projekt, behöver din hjärna lite tid att justera och omkalibrera. Sanningen är, människor är inte faktisktbra på multitasking, så ju mer till-dos du kan gruppera, desto lättare kommer det att vara på din hjärna.

I synnerhet, se upp för det dagliga arbetet som du kan sats och förenkla. Om det finns saker du gör varje dag, tänker du nog inte ens på hur länge du spenderar på dem - men den tiden kan verkligen lägga upp. Om du har dagliga uppgifter, notera hur länge de faktiskt tar dig. Se sedan om du kan vara effektivare med dem. Kan du batcha dem eller automatisera dem? Att ta bort det här arbetet rengör inte bara din att göra-lista, men gör dig mer produktiv.

10. Fira dina framsteg

Varje gång du kontrollerar något av din att göra-lista har du uppnått något. Det är en stor sak! Du bör fira, även om det bara är lite klapp på baksidan.

På UDN Task Manager, ett av våra kärnföretagsvärden ärhjärtlighet-En gjorde upp ord, säkert, men en som är nära och kära för våra hjärtan. Hjärtighet innebär att du tar tid att ha kul och skapa meningsfulla upplevelser under din arbetsdag. Om du någonsin har använt UDN Task Manager , Du kan se Unicorns och Yetis flyga över din skärm när du markerar en att göra komplett. Varför? Den verkliga frågan är - varför inte?

11. Triage Din lista i slutet av dagen

I stället för att spendera hälften av din morgon som kammar genom din att göra-lista, organisera dina uppgifter natten innan så, när du loggar in, vet du redan exakt vad som finns på docket. Genom att spendera fem till 10 minuter natten innan kan du se till att du är redo att ta på dagen omedelbart nästa morgon.

12. Stäng av meddelanden

Meddelanden är en stor fördel att få bra jobb gjort, och någon bra att göra-lista app kommer att få meddelanden att spara. Vad som är lika viktigt är dock en "snooze" eller stör inte funktionen. I slutändan organiserar du ditt arbete så att du kan vara mer produktivt - och ibland betyder det att du måste fokusera, istället för att vara distraherad av en slumpmässig ping.

13. Spåra vad du inte behöver göra

Du vill inte sänka tiden till obetydligt arbete. Så medan du alltid vill fånga detaljer i din att göra-lista är det också viktigt att cull det när det är nödvändigt.

Om du spårar för att prioritera, har du redan inblick i vad som är mest och minst viktigt. Därefter, om det behövs, var inte rädd för att deprioritisera arbetet. Spåra din till-dos handlar inte om att göra varje liten sak varje dag - det handlar om att få kontroll över dina uppgifter så att du kan få ditt viktigaste arbete gjort.

14. Se för stragglers

Vi har alla de uppgifter som var förra förra veckan som vi fortfarande inte har kommit att göra än. Men om du märker dessa uppgifter, fråga dig själv varför de inte har gjorts. Vad håller dig från dem? Behöver du reprioritera dem, eller delegera dem till någon annan? Finns det något om uppgiften som du inte förstår det som håller dig tillbaka? Att veta varför du försenar kan hjälpa dig att bli effektivare och nypa de stragglers i knoppen.

15. Samarbeta på en plattform

Helst vill du inte spåra din till-dos i ett vakuum. Att vara organiserad och prioriterad är bara så hjälpsam om du inte har synlighet i ditt lags arbete och vice versa. De mest effektiva lagen är de som delar en central sanningskälla för var arbetet händer. På det sättet vet alla exakt vem som är ansvarig för vilka uppgifter, och du kan fokusera på att få ditt bästa arbete gjort som ett lag.

Naturligtvis tror vi UDN Task Manager är ett ganska bra sätt att göra det här. MedUDN Task Manager, ditt lag kan organisera vad man ska göra, varför det spelar roll, och hur man får det gjort. På det sättet är du inte den enda som dra nytta av ökad klarhet och minskad ineffektivitet.

Kontrollera "Lär dig hur du gör en att göra-lista" av listan

Att göra en att göra-lista handlar om att bli organiserad och få synlighet i ditt arbete - och med dessa 15 tips gör du just det. Men om du vill göra en att göra-lista för att spåra arbetet behöver du också ett sätt att ge och få synlighet i dina lagmedlemmars arbete. Leta efter en att göra-lista som erbjuder ytterligare robusta egenskaper somuppgiftshanteringochprojektledning .

Intresserad av att lära dig mer? Läs omFördelar med projektledningmedUDN Task Manager .