15 secrete pentru a face o listă de sarcini care funcționează de fapt

rezumat

Toată lumea iubește verificarea lucrurilor de pe o listă de sarcini - dar dacă nu se face bine, lista dvs. de sarcini poate provoca mai mult rău decât bine. În acest articol oferim sfaturi concrete pentru a vă ajuta să vă stabiliți de succes, inclusiv cum să capturați, să organizați și să prioritizați în mod eficient sarcinile. Citiți mai departe pentru a vă lua propria listă la nivelul următor, astfel încât să vă puteți opri îngrijorarea cu privire la notele greșite și să începeți să verificați lucrurile.

O listă de sarcini este doar o listă a lucrurilor pe care le aveți. Asta înseamnă, în principiu, orice și totul poate fi pe lista dvs. de sarcini - dar doar pentru că ați scris-o-dos în jos, nu înseamnă că lista dvs. de sarcini este de fapt utilă. Urmărirea efectivă atunci când munca dvs. este datorată vă poate ajuta să vă prioritizați și să faceți o muncă excelentă. Dar prea des, lista de lucru la-DOS este dezorganizată și deconectată de munca reală pe care o faceți - ceea ce duce la o mai mică claritate și mai multă muncă despre muncă.

Vestea bună este că scrierea unei liste de sarcini nu trebuie să fie un exercițiu în inutilitate. Luați controlul asupra dvs. la-DOS cu aceste 15 secrete pentru a face o listă de sarcini care funcționează de fapt.

Primul lucru este primul: Spuneți la revedere la lista scrisă în scris

Dacă nu ați făcut-o deja, primul pas pentru crearea unei liste de sarcini care funcționează de fapt este să o construiți într-o aplicație de liste de sarcini. Listele scrise în scris oferă sentimentul minunat de satisfacere de a trece ceva, dar ele sunt și cele mai grave modalități de a ține evidența dvs. de-Dos. Adevărul este că o listă scrisă este dezorganizată, predispusă la greșeli, ușor de pierdut și ineficientă.

În schimb, începeți cu aaplicația de a face lista. Spre deosebire de o listă scrisă de sarcini, beneficiile unei aplicații de liste de sarcini includ:

Sortarea și prioritizarea muncii.Dacă doriți să modificați ordinea listei scrise de sarcini, trebuie să rescrieți totul. Dar, cu o aplicație de la lista de sarcini, puteți trage cu ușurință și picătură articole. Nu numai că cele mai multe aplicații de listă oferă o modalitate de a urmări prioritatea cu etichetele personalizate.

Imposibil de pierdut.Spre deosebire de o listă de scrisori de mână, nu puteți "pierde" o listă online de sarcini. Veți avea întotdeauna acces la listă, astfel încât să puteți face jos la-dos oriunde vă aflați.

Adăugați context suplimentar la dvs. la-DOS.Cele mai multe aplicații de listă oferă o modalitate de a adăuga informații suplimentare în descriere. Într-o listă scrisă în scris, tot ce aveți sunt câteva cuvinte pentru a descrie ceea ce aveți nevoie pentru a lucra. Dar, cu o aplicație de la lista de sarcini, fiecare jucătorie are o descriere extensibilă, unde puteți adăuga detalii relevante, docuri de lucru sau informații importante.

Creați liste separate în același loc.Înainte de a alege o aplicație de la lista de sarcini, asigurați-vă că puteți crea mai multe "liste" în aplicație. S-ar putea să doriți să creați o listă de sarcini pentru munca personală, alta pentru munca echipei dvs. și o treime pentru dezvoltarea dvs. profesională, de exemplu. O aplicație de la lista de sarcini cu opțiuni multiple de listă vă permite să stocați toate aceste lucruri într-un singur loc.

Setați datele, mementourile și notificările datorate.Dosul tău nu înseamnă prea mult dacă nu se fac în timp. Cu o aplicație de la lista de sarcini, puteți urmări când este vorba despre locul de muncă și configurați mementouri sau notificări pentru a vă asigura că obțineți-vă la-DOS făcut în timp.

Colaborare.Când lista dvs. de sarcini individuală este organizată și prioritățile dvs. sunt clare, puteți contribui mai bine la proiectele și inițiativele de echipă. Cu alte cuvinte, cu cât sunteți mai organizat, cu atât mai ușor va ficolaboracu echipa ta.

Dacă căutați o aplicație de la lista de sarcini, încercați Manager de sarcini UDN. . Manager de sarcini UDN.este A.Instrumentul de gestionare a munciiConceput pentru a vă ajuta să vă organizați munca, astfel încât să știți exact ce să faceți, de ce contează și cum să o faceți. UtilizareManager de sarcini UDN.Pentru a vă urmări munca și pentru a le conecta înapoi la proiecte mai mari, buclă în colegii de echipă și asigurați-vă că nimic nu cade prin crăpături.

15 secrete pentru o listă mai bună de a face

Dacă sunteți gata să vă luați lista de sarcini la nivelul următor, încercați aceste 15 sfaturi pentru a vă maximiza claritatea și pentru a reduce ineficiențele. Rețineți că majoritatea acestor sfaturi presupun că utilizați o aplicație de liste de sarcini pentru a vă organiza munca șicrește productivitatea .

1. Captați totul

Este mai bine să scrieți ceva în jos și să îl marcați cât mai târziu decât să uitați ceea ce ați vrut să faceți în primul rând. De multe ori, unele dintre cele mai bune noastreBrainstorming.Vino când nu suntem pregătiți să le scriem în jos - dar inspirația nu așteaptă să lovească. Dacă aveți un gând care trece la ceva ce puteți face pentru a îmbunătăți un proiect sau o idee minunată de a vă pune la seful dvs., adăugați-l pur și simplu la lista dvs. de sarcini.

Acesta este, de asemenea, de ce este important să alegeți o aplicație de la lista de sarcini cu aExperiență mobilă mare. În acest fel, dacă sunteți în mișcare, puteți face jos o notă fără a trebui să vă amintiți până când vă întoarceți la computer.

2. Listele, listele și mai multe liste

Unul dintre motivele pentru care listele de a obține atât de copleșitoare este că acestea tind să conțină o mishmash aleatoare de tot. S-ar putea să lucrați la mai multe proiecte la locul de muncă și încercând să stocați un memento pentru a vă examina scurt campania scurtă lângă o notă despre furnizorii de aprovizionare pentru un eveniment poate obține confuz. Nu e de mirare că te simți copleșit.

Pentru a prelua controlul asupra listei dvs. de sarcini și pentru a obține cea mai bună lucrare făcută, luați în considerare efectuarea mai multor liste. De exemplu, asigurați-vă că fiecare proiect sau o inițiativă mare are propria listă. În plus, luați în considerare crearea unei liste de lucru care se acționează imediat, alta pentru viitoarele idei de proiect și o treime pentru mementourile personale. În acest fel, puteți deschide lista de sarcini care este relevantă pentru munca pe care o faceți chiar acum, pentru a vă concentra mai bine asupra a ceea ce trebuie să vă faceți.

3. Organizați lista de sarcini prin fluxul de lucru, prioritatea sau data scadentă

Re-organizarea listei de sarcini în fiecare zi este o pierdere de timp - chiar dacă este uneori distractivă. Rezistați ispitei prin crearea unei structuri foarte mari la lista dvs. de sarcini. Dacă aplicația dvs. o acceptă, luați în considerare construirea secțiilor pentru diferite tipuri de muncă. În acest fel, puteți sorta activitatea prin proiect sau prioritate, în funcție de preferințele dvs.

4. Faceți-o acționabilă

Lista dvs. de sarcini nu este locul pentru a stoca gândurile sau obiectivele. Aceste detalii sunt importante pentru capturarea, dar dacă păstrați totul într-o singură listă de lucru, munca dvs. importantă ar putea fi pierdută sau îngropată. În schimb, vizitați să capturați acele elemente într-un instrument de gestionare a proiectelor sauSistemul de gestionare a obiectivelor. În acest fel, aveți încă acces la toate gândurile unice și obiectivele importante, fără a vă aglomerați lista de sarcini.

Chiar dacă este important să depozitați gândurile și obiectivele separat de lista principală, acționabilă, trebuie să comutați între instrumentele muliple, poate fi copleșitoare, rapid. În schimb, căutați o modalitate de a captura toate aceste informații în același instrument, cum ar fi Manager de sarcini UDN. .

5. Verbe mai întâi, detalii mai târziu

În plus față de a vă asigura că fiecare angajat este acționabil, vă recomandăm să începeți majoritatea titlurilor de la un verb. În timp ce aceasta nu este o regulă de machiaj sau-break, începând cu-dos cu un verb vă va ajuta să știți exact ce este vorba de fiecare.

De exemplu, a făcut-oTrei imagini de anunțuri Facebook, nu vă spune prea mult. Dacă adăugați "design" în partea din față a titlului de a face, dintr-o dată este acționabilă și clar:Design trei imagini de anunțuri Facebook.Listele de a face cu titlurile de verb vă oferă o perspectivă la o privire asupra a ceea ce este pe placa dvs.

6. Prioritizați-vă la-DOS

Pentru a vă asigura că veți obține munca potrivită la timp, este important să știți care dintre dvs. este cel mai important. Indiferent dacă puneți cele mai importante la-DOS din partea de sus sau utilizați tag-uri personalizate pentru a patra prioritatea, asigurați-vă că aveți vizibilitate în munca dvs. critică, deci nu pierdeți nimic.

Asta nu înseamnă că trebuie să faci mai întâi munca cea mai importantă. Uneori, începând cu ziua liberă, cu o sarcină ușoară este cea mai bună modalitate de a obține rularea cu bile. Sau poate locuiți prin regula 80/20, care spune că puteți completa 80% din munca dvs. în 20% din timp și vă place să ieșiți din cale. Chiar dacă nu faceți mai întâi munca dvs. de înaltă prioritate, asigurați-vă că știți ce trebuie să faceți înainte ca ziua să fie în afara.

7. Includeți întotdeauna un termen limită

Când vine vorba de lovirea la-DOS, nu trebuie doar să știți ce să faceți - trebuie, de asemenea, să știți când să o faceți. Finalizarea tuturor sarcinilor dvs. importante nu înseamnă prea mult dacă au terminat în ziua greșită. Cu alte cuvinte, întotdeauna trebuie să știți cine face ceea ce când. Chiar dacă nu aveți un termen greu, este mai bine să faceți o dată pe o dată și să o mutați decât să pierdeți împreună termenul limită.

8. Spargeți munca mare în sarcini mai mici

Una dintre cele mai mari lupte cu lovirea cu precizie a lui-Dos văd ceva care se datorează mâine, dar apoi realizând: "Woah, aceasta este de fapt o muncă de o săptămână de lucru".

Dacă întâmpinați frecvent această problemă, luați în considerare ruperea lucrărilor în sarcini mai mici. Poate că munca ta nu va fi deceput până vineri, dar este o sarcină mare care va lua mai multe zile pentru a finaliza. Având acel lucru sa despărțit în TO-DOS, puteți termina mai devreme în săptămână va fi esențial pentru succesul proiectului dvs.

9. Sarcini similare

Când lucrați în loturi, nu numai că vă loviți de-DOS-vă creșteți productivitatea. De fiecare dată când schimbați sarcini sau începeți pe un nou proiect, creierul dvs. are nevoie de ceva timp pentru a ajusta și recalibra. Adevărul este că oamenii nu sunt de faptBun la multitasking, deci cu atât mai mult la-dos puteți grupa împreună, cu atât mai ușor va fi pe creier.

În special, căutați o muncă zilnică pe care ați putea-o să le lansați și să simplificați. Dacă există lucruri pe care le faceți în fiecare zi, probabil că nici măcar nu vă gândiți la cât timp cheltuiți pe ele - dar acel moment se poate adăuga cu adevărat. Dacă aveți sarcini zilnice, luați în considerare cât timp vă duc de fapt. Apoi, vezi dacă poți fi mai eficient cu ei. Puteți să le lansați sau să le automatizați? Eliminarea acestei lucrări nu numai că vă curăță lista de sarcini, ci vă face mai productivi.

10. Sărbătoriți progresul dvs.

De fiecare dată când verificați ceva de pe lista dvs. de sarcini, ați realizat ceva. Asta eo afacere mare! Ar trebui să sărbători, chiar dacă este doar un mic pat pe spate.

La Manager de sarcini UDN., una dintre valorile companiei noastre de bază esteHeartitudinea- A făcut cuvântul, sigur, dar unul care este aproape și dragă pentru inimile noastre. Inima înseamnă a lua timp să se distreze și să creeze experiențe semnificative în timpul zilei de lucru. Dacă ați folosit vreodată Manager de sarcini UDN. , ați putea vedea Unicorns și Yetis zbura pe ecran când marchează o completă completă. De ce? Întrebarea reală este-de ce nu?

11. TRIAGE Lista dvs. la sfârșitul zilei

În loc să petreceți jumătate din combinarea de dimineață prin lista dvs. de sarcini, organizați-vă sarcinile cu o noapte înainte, atunci când vă conectați, știți deja exact ce se află pe docker. Prin petrecerea a cinci până la 10 minute cu o noapte înainte, vă puteți asigura că sunteți gata să luați ziua imediat în dimineața următoare.

12. Opriți notificările

Notificările reprezintă un avantaj imens pentru a obține o muncă bună, iar orice aplicație bună de liste va avea notificări de rezervă. Ceea ce este la fel de important, totuși, este o "snooze" sau nu deranjează caracteristica. În cele din urmă, vă organizați munca, astfel încât să puteți fi mai productiv - și, uneori, ceea ce înseamnă că trebuie să vă concentrați, în loc să fiți distrași de un ping aleator.

13. Urmăriți ceea ce nu trebuie să faceți

Nu doriți să vă scufundați timpul în muncă neimportantă. Deci, în timp ce doriți mereu să capturați detalii în lista dvs. de sarcini, este, de asemenea, important să îl acoperiți atunci când este necesar.

Dacă urmăriți prioritate, aveți deja o perspectivă asupra a ceea ce este cel mai puțin și cel mai puțin important. Apoi, dacă este necesar, nu vă fie frică să deplioritizați munca. Urmărirea la-Dos nu este vorba despre fiecare lucru mic în fiecare zi - este vorba despre controlul sarcinilor dvs., astfel încât să puteți obține munca cea mai importantă.

14. Urmăriți-vă de vagabonzi

Cu toții avem acele sarcini care au fost datorate săptămâna trecută că încă nu am ajuns în jur să facă încă. Dar dacă observați aceste sarcini, întrebați-vă de ce nu au fost făcute. Ce te păstrează de la ei? Trebuie să le repliritizați sau să le delegați pe altcineva? Există ceva despre sarcina pe care nu o înțelegeți că vă ține înapoi? Știind de ce întârzieți vă poate ajuta să fiți mai eficienți și să vă strângeți acei vagabonzi în bud.

15. Colaborați pe o singură platformă

În mod ideal, nu doriți să urmăriți-vă la-DOS într-un vid. Fiind organizat și prioritizat este atât de util dacă nu aveți vizibilitate în munca echipei dvs. și invers. Cele mai eficiente echipe sunt cele care împărtășesc o sursă centrală de adevăr pentru locul în care se întâmplă munca. În acest fel, toată lumea știe exact cine este responsabil pentru care sarcini și vă puteți concentra asupra obținerii celei mai bune lucrări efectuate ca o echipă.

Firește, credem noi Manager de sarcini UDN. este o modalitate destul de bună de a face acest lucru. CuManager de sarcini UDN., echipa dvs. poate organiza ce să facă, de ce contează și cum să o faci. În acest fel, nu sunteți singurul care beneficiază de claritate sporită și de ineficiențe reduse.

Verificați "Aflați cum să faceți o listă de sarcini" de pe listă

Efectuarea unei liste de sarcini este de a obține organizarea și obținerea vizibilității în munca dvs. - și cu aceste 15 sfaturi, veți face acest lucru. Dar dacă doriți să faceți o listă de sarcini pentru a urmări munca, aveți nevoie și de o modalitate de a oferi și de a obține vizibilitate în munca membrilor echipei dvs. Căutați o listă de sarcini care oferă caracteristici robuste suplimentare cum ar fiManagementul sarcinilor. și management de proiect .

Interesați să aflați mai multe? Citiți despre.Beneficiile managementului de proiect cu Manager de sarcini UDN. .