Πώς να ξεκινήσετε με ένα σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας;
Καμία επιχείρηση δεν γίνεται επιτυχία μια νύχτα, αλλά με ένα σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας, η επιχείρησή σας μπορεί να είναι τόσο πιο κοντά στο σημείο όπου θέλετε να είναι.
Ένα σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας είναι μια προορατική προσέγγιση που επιδιώκει να βρει τις αδύναμες διαδικασίες μέσα στις καθιερωμένες διαδικασίες σας. Πρόκειται για μια τεκμηριωμένη στρατηγική για τη βελτίωση.
Πριν ξεκινήσετε το σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας, μπορεί να είναι χρήσιμο να εξετάσετε τις μεθοδολογίες βελτίωσης της διαδικασίας που θα μπορούσατε να υιοθετήσετε. Υπάρχουν μια δέσμη μεθοδολογιών που μπορείτε να επιλέξετε, αλλά παρακάτω είναι τρεις συνήθως υιοθετημένες.
Κοινά χρησιμοποιούμενα σχέδια βελτίωσης της διαδικασίας
Αυτές οι μεθοδολογίες δεν είναι ένα «μέσο για ένα τέλος». Δεδομένου ότι η τεχνολογία είναι η ταχύτερη εξελισσόμενη πλατφόρμα σε όλο τον κόσμο αυτές τις μέρες, λαμβάνουν το σχεδιαζόμενο σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας ως γενική κατευθυντήρια γραμμή.
Αυτομάνευση ως διαχειριστής έργου, καθώς η ομάδα σας κινείται προς τα εμπρός.
Η άπαχο παραγωγή στοχεύει στη βελτίωσηΠοιότητα προϊόντος και μεγιστοποίηση της παραγωγής ποιότητας. Αυτό επιτυγχάνεται με την εξάλειψη 7 απόβλητα. Αυτά τα απόβλητα περιλαμβάνουν:
Το Six Sigma είναι ένα σύνολο τεχνικών και εργαλείων που βοηθούν στη βελτίωση της διαδικασίας.Έξι έργα Sigmaμειώνοντας την πιθανότητα να συμβεί ένα ελάττωμα.
Η διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών ισχύεισυνεχής βελτίωση. Η υιοθέτηση της μεθοδολογίας διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών απαιτεί μια εταιρεία να:
Ανεξάρτητα από τη μεθοδολογία που επιλέγετε, η δημιουργία ενός σχεδίου βελτίωσης της διαδικασίας μπορεί να σας βοηθήσει να προσαρμοστείτε με έναν τρόπο που βελτιώνει το συνολικό αποτέλεσμά σας.
Οποιεσδήποτε προσπάθειες βελτίωσης της επιχείρησής σας μπορούν να ξεχαστούν γρήγορα ή να παραβλεφθούν, για τυχόν αυτές προσπάθειες να κολλήσουν, είναι απαραίτητο να εφαρμοστεί ένα σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας. Τώρα ας δούμε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε με αυτό.
5 καλύτερα λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών για χρήση το 2022
Παρακάτω είναι ένας συνοπτικός οδηγός για το πώς μπορείτε να ξεκινήσετε με το σχέδιό σας και τις συμβουλές και τα κόλπα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διευκολύνετε ολόκληρη τη διαδικασία. Θα συζητήσουμε επίσης πώς να πάμε για κάθε βήμα για να μπορέσουμε να εφαρμόσουμε το σχέδιό σας με επιτυχία.
6 βήματα για την ανάπτυξη ενός σχεδίου βελτίωσης της διαδικασίας
Πριν σχεδιάσετε τη βελτίωση των επιχειρηματικών σας διαδικασιών, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε πού χρειάζεστε αυτή τη βελτίωση.
Το πρώτο βήμα είναι ναεντοπίστε τη διαδικασίαπου χρειάζεται βελτίωση. Ίσως θελήσετε να κάνετε τα διαφορετικά βήματα για τη συγκεκριμένη διαδικασία για να δείτε πώς εκτελείται επί του παρόντος, αυτό θα επιτρέψει να είναι ευκολότερη να εντοπιστεί οι ακριβείς περιοχές που χρειάζονται βελτίωση.
Μπορείτε να το βρείτε ευεργετικό να αναγνωρίσετε μια περιοχή προτεραιότητας που είναι απελπισμένηανάγκη βελτίωσης. Ίσως η διαδικασία να χρειάζεται περισσότερο χρόνο από το παραγωγικό, ή ίσως είναι μόνο η στάση απέναντι στη διαδικασία που αφήνει την επιχείρησή σας κάτω.
Όταν ξεκινάτε με οποιοδήποτε σχέδιο βελτίωσης μπορεί να είναι καλύτερο να ξεκινήσετε με κάτι συγκεκριμένο αλλά απλό.
Ο ασαφής ή πιο περίπλοκος το ζήτημα, τόσο πιο δύσκολη μπορεί να είναι η λύση. Επιπλέον, μερικές φορές μια μεγάλη μπλοκάρισμα μπορεί να επηρεαστεί σημαντικά και να βελτιωθεί με την αλλαγή του απλούστερου πράγματος.
Επιπλέον, όσο πιο εύκολη η εφαρμογή της αλλαγής, τα ταχύτερα αποτελέσματα μπορεί να δει και να ενισχύσει πάντα το ηθικό και να εμπνέει τους ανθρώπους να κάνουν περισσότερα για να διορθώσουν θέματα εάν έχουν μια νίκη κάτω από τη ζώνη τους αμέσως.
Μόλις αναγνωρίσετε ποια περιοχή στη διαδικασία έχετε προτεραιότητα, πρέπει να πάρετε χρόνο για να το αναλύσετε λεπτομερώς.
Πρέπει να εντοπίσετε το πρόβλημα στην πηγή του. Προκειμένου να τροποποιηθεί το πρόβλημα, πρέπει να προσδιορίσετε το ακριβές μέρος της διαδικασίας που προκαλεί το πρόβλημα. Μόνο μόλις γίνει κατανοητό, μπορείτε να αρχίσετε να διορθώστε το ζήτημαπαρόν.
Υπόδειξη: Ένας εύκολος τρόπος για να επιτευχθεί αυτό είναι όταν αναγνωρίζετε το ζήτημα και κοιτάζετε τα βήματα της διαδικασίας κάνει ένα Διάγραμμα ροής ή διάγραμμα (Κάντε κλικ στο σύνδεσμο για δείγματα). Με οπτική βοήθεια της διαδικασίας στο σύνολό της, θα είναι εύκολο να δούμε πού και πώς μπορούν να γίνουν διορθώσεις.
Μετά την αναγνώριση και την ανάλυση του προβλήματος στο χέρι, είναι καιρός να το διορθώσουμε. Η ανάλυση θα έπρεπε να σας παράσχει το ακριβές ζήτημα και τον τρόπο με τον οποίο το τροποποιεί. Είναι πλέον καιρός να επανασχεδιάσει τοΒήματα που χρειάζεστε για τη συγκεκριμένη διαδικασίακαι αφαιρέστε το ζήτημα.
Είναι ζωτικής σημασίας ότι αν η ομάδα σας δεν έχει συμμετάσχει στη βελτίωση της διαδικασίας, προσφέρονται τουλάχιστον τώρα. Ο κύριος λόγος για την αποτυχία της βελτίωσης της διαδικασίας είναι ότι οι ομάδες δεν ασκούνται αρκετά νωρίς.
Είναι ανθρώπινη φύση να θέλει να κολλήσει με τον τρόπο που κάνατε τα πράγματα όλα μαζί. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι συμμετέχουν στη διαδικασία για να κάνουν την εφαρμογή του νέου σχεδιασμού όλα τα απλούστερα.
Επιπλέον, θα χρειαστείτε τα μέλη της ομάδας σαςβοηθήστε να συμβεί η αλλαγή. Ποια είναι η αλλαγή που θα επηρεάσει; Πιθανότατα θα χρειαστείτε βοήθεια για να πάρει τη διαδικασία που βρίσκεται σε εξέλιξη. Εδώ οι ροές και τα διαγράμματα που δημιουργήσατε μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να εξηγήσετε τη διαδικασία σε εκείνους που ενημερώνετε.
Για να επανασχεδιάσετε τη διαδικασία, μπορεί να χρειαστείτε τη βοήθεια αυτών των μελών της ομάδας. Μπορείτε να συγκεντρώσετε και να δημιουργήσετε ιδέες για το πώς θα λύσετε το πρόβλημα και επανασχεδιάστε τη διαδικασία.
Όταν σκέφτεστε τον επανασχεδιασμό της διαδικασίας, πρέπει να λάβετε υπόψη κάθε στοιχείο και αν η προτεινόμενη λύση είναι η καλύτερη εφαρμογή. Θυμηθείτε να σκεφτείτε πώς θα εφαρμοστεί ο επανασχεδιασμός καθώς και οι κίνδυνοι που μπορούν να προκύψουν από τις προτεινόμενες αλλαγές.
Τσέκαρέ το:
12 καλύτερα εργαλεία για web και γραφικό σχεδιαστή
Μόλις εντοπιστεί η πορεία δράσης, είναι πλέον καιρός να δημιουργηθεί ένα σχέδιο εφαρμογής. Προσδιορίστε τι θα λειτουργήσει κάθε μέλος της ομάδας σας και πώς να επιτύχετε τον πιο αποτελεσματικό τρόπο εφαρμογής του επανασχεδιασμού σας.
Επιπλέον, φροντίστε να δημιουργήσετε προθεσμίες και χρονοδιαγράμματα για την ομάδα σας. Ο καθορισμός στόχων και πότε η επίτευξη τους θα εξασφαλίσει ότι το σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας σας πραγματοποιείται σωστά.
Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι το σχέδιό σας για την εφαρμογή του επανασχεδιασμού είναι τόσο λεπτομερής και σαφής όσο μπορεί να είναι. Το σαφέστεροόλα χαρτογραφούνταιΚαι εντόπισε το ευκολότερο θα είναι για τα μέλη της ομάδας που εμπλέκονται να ακολουθούν τις απαιτούμενες αλλαγές και βήματα.
Αυτό το μέρος ολόκληρης της διαδικασίας είναι όπου οι αλλαγές γίνονται πραγματικές και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι θα κολλήσετε στα όπλα σας και να το δείτε. Θα μπορούσεφαίνεται συντριπτικήΚαι δύσκολο να ξεκινήσει με, αλλά η επιχειρηματική λειτουργικότητα θα επωφεληθεί μακροπρόθεσμα.
Το αναφέρουμε αυτό και στα δύο βήματα 3 και 4, αλλά η επικοινωνία, πραγματικά, είναι το κλειδί. Ακόμη και με την ομάδα σας αποτελεί μέρος των αναλύσεων και επανασχεδιασμού πτυχών του σχεδίου, είναι απαραίτητο να επικοινωνήσετε με λεπτομερώς το σχέδιο υλοποίησης με τους εμπλεκόμενους.
"Ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους για να ξεπεραστεί η αντίσταση στην αλλαγή είναι να εκπαιδεύσετε τους ανθρώπους για το εκ των προτέρων. Η επικοινωνία των ιδεών βοηθά τους ανθρώπους να βλέπουν την ανάγκη και τη λογική μιας αλλαγής. Η εκπαιδευτική διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει συζητήσεις one-on-one, παρουσιάσεις σε ομάδες ή σημειώματα και αναφορές. " -John P. Kotter
Πριν από κάποιο από σαςΤα σχέδια μπορούν να εκτελεστούνΓια να διασφαλιστεί ότι κάθε βήμα και αλλαγές συζητούνται με όλους εκείνους που θα επηρεάσουν ή όσοι θα αποτελέσουν μέρος της εφαρμογής του επανασχεδιασμού.
Για να πραγματοποιήσετε το σχέδιο που πρέπει να γνωρίζουν πώς θα συμβεί αυτό.
Επιπλέον, όπως αναφέρθηκε, οι άνθρωποι είναι ανθεκτικοί στην αλλαγή. Εάν η ομάδα σας προσκολληθεί από την αρχή σχετικά με τις αλλαγές που έρχονται και φυλάσσονται στον βρόχο, είναι λιγότερο πιθανό ότι θα αντιταχθούν.
Μετά από όλο αυτό το προγραμματισμό, τελικά είναι η ώρα να εκτελέσετε. Βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε συμβουλευτείτε το σχέδιό σας και ακολουθήστε με όλα τα βήματα που χρειάζεστε για να κάνετε τη βελτίωση της διαδικασίας.
Τελικά θα αρχίσετε να βλέπετε το σχέδιό σας να έρθει στη ζωή.
Ωστόσο, η βελτίωση της διαδικασίας είναι μια σταθερή και εξελισσόμενη εργασία. Δεν μπορείτε να περιμένετε να εκτελέσετε ένα σχέδιο για να βελτιώσετε τις διαδικασίες της επιχείρησής σας και να σκεφτείτεΗ δουλειά σας γίνεται .
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να σημειωθεί είναι αν οι αλλαγές που έχετε εφαρμόσει με επίγερση θα κολλήσουν. Υπάρχει πάντα ο φόβος να επιστρέψουμε σε παλιές συνήθειες, ακόμα και αν αυτές οι παλιές συνήθειες δεν ήταν ευνοϊκές στις εξόδους σας.
Θα χρειαστεί να παρακολουθήσετε τις αλλαγές που έχετε εφαρμόσει, πρώτα να δείτε αν ακολουθούνται και, δεύτερον, για να δουν αν δουλεύουν ακόμη και όπως ελπίζατε.
Είναι ένα πράγμα που βλέπετε κάτι σε χαρτί και μια εντελώς διαφορετική ιστορία μόλις μετατραπεί σε πραγματική ζωή. Τα πράγματα που ενδέχεται να μην έχετε σχεδιάσει μπορεί να σταματήσεισχέδιο από την επιτυχία .
Η συνεχής βελτίωση της διαδικασίας σας επιτρέπει στις αλλαγές που κάνατε να διαρκέσει καθώς και να έχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα που ελπίζετε. Δεν είναι παράλογο να συνειδητοποιήσει ότι υπάρχει ένα ζήτημα στο σχέδιο.
Μόλις παρακολουθήσετε και αναθεωρήσετε τις βελτιώσεις της διαδικασίας που ενδέχεται να συναντήσετε ορισμένα θέματα. Μην αφήνετε αυτό να σας αποτρέψει. Καθίστε πίσω με την ομάδα σας και καταλήξτε σε μια λύση σε τυχόν Holdups ή θέματα που μπορεί να προκύψουν.
Προγραμματίστε την εργασία σας με τις καλύτερες εφαρμογές ημερολογίου:
Καλύτερες εφαρμογές ημερολογίου για να υπερφορτώσετε την παραγωγικότητά σας το 2022
Σε σας!
Αφού έχετε το σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας σας, η μεθοδολογία βελτίωσης της διαδικασίας σας αποφάσισε και η εφαρμογή σας στη διαδικασία, είστε καλά στο δρόμο σας προς τη βελτίωση που αναζητούσατε.
Ακολουθώντας τα βήματα που αναφέρονται, θα εγγυηθείτε ότι οι εμπλουτιστές που κάνετε στις διαδικασίες σας μετατρέπονται σε μια καθιερωμένη πρακτική της επιχείρησής σας.
Απλά θυμηθείτε την εφαρμογή αλλαγής σε έναν οργανισμό δεν είναι πάντα εύκολο, αλλά είναι απαραίτητο για οποιαδήποτε αύξηση να συμβεί και θα πρέπει να είναι συνεχής για να επιτρέψει την ανάπτυξη της επιχείρησής σας και το αποτέλεσμα της.
Καλή τύχη!
