Έξι Sigma: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για αυτή τη μεθοδολογία βελτίωσης της διαδικασίας

Περίληψη

Έξι Sigma είναι μια μέθοδος βελτίωσης της διαδικασίας που βοηθά τους οργανισμούς να βελτιώσουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες. Ο τελικός στόχος των Six Sigma είναι να μειώσει όσο το δυνατόν περισσότερο την ποσότητα των παραλλαγών σε μια διαδικασία, προκειμένου να αποφευχθούν ελαττώματα στο προϊόν σας. Ενώ αυτή η μεθοδολογία χρησιμοποιείται συχνά για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών παραγωγής, μπορεί επίσης να εφαρμοστεί σε άλλες βιομηχανίες - συμπεριλαμβανομένων των τεχνολογικών εταιρειών που παράγουν ψηφιακά προϊόντα και όχι φυσικά.

Φανταστείτε ότι η ομάδα ανάπτυξης σας βρίσκεται στη διαδικασία τοποθέτησης των τελικών πινελιών μαζί για μια μεγάλη εκτόξευση προϊόντων. Όταν το προϊόν φτάσει στο στάδιο δοκιμής, η ομάδα παγιδεύει πολλά απρόβλεπτα σφάλματα στον κώδικα. Πώς μπορεί η ομάδα σας να εμποδίσει αυτό να συμβεί στο μέλλον;

Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι να εφαρμόσετε ένα παλιό εργαλείο κατασκευής: τη Μεθοδολογία Six Sigma.

Τι είναι το Six Sigma;

Έξι Sigma είναι αΜεθοδολογία βελτίωσης της διαδικασίαςπου βοηθά τους οργανισμούς να βελτιώσουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες. Ο κύριος στόχος του Six Sigma είναι να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ομοιόμορφες διαδικασίες για να μειώσετε την ποσότητα των παραλλαγών στο τελικό σας προϊόν. Τελικά, αυτό ελαχιστοποιεί την ποσότητα ελαττωμάτων προϊόντων.

Η κύρια φιλοσοφία των Six Sigma είναι ότι όλες οι μέθοδοι μπορούν να καθοριστούν, να μετρηθούν, να αναλύονται, να βελτιώνονται και να ελέγχονται και να ελέγχονται (συνήθως αναφέρονται ως τη μέθοδο DMAIC). Σύμφωνα με έξι Sigma, όλες οι διαδικασίες απαιτούν εισόδους και έξοδοι. Οι εισόδους είναι οι ενέργειες που εκτελεί η ομάδα σας και οι εκροές είναι οι επιπτώσεις αυτών των ενεργειών. Η κύρια ιδέα είναι ότι αν μπορείτε να ελέγξετε όσο το δυνατόν περισσότερες εισόδους (ή ενέργειες), ελέγχετε επίσης τις εξόδους.

Από πού προέρχεται έξι sigma;

Ο προγραμματιστής Bill Smith δημιούργησε τη συνολική μεθοδολογία Six Sigma, ενώ ήταν μηχανικός στο Motorola το 1986. Ο όρος "έξι Sigma" προέρχεται από τη στατιστική μοντελοποίηση στη διαδικασία παραγωγής. Βασικά, μπορείτε να προσδιορίσετε τη λήξη μιας διαδικασίας με τη βαθμολογία "Sigma", η οποία υποδεικνύει το ποσοστό των προϊόντων που είναι ελάττωμα δωρεάν. Εξ ορισμού, μια διαδικασία έξι sigma είναι αυτή στην οποία99.99966%των ευκαιριών που παράγονται στατιστικά αναμένεται να είναι απαλλαγμένα από ελαττώματα.

Το Six Sigma χρησιμοποιείται συνήθως στην κατασκευή και την παραγωγή επειδή η διαδικασία βοηθά στην πρόληψη της ποσότητας ελαττωμάτων που παράγονται. Ωστόσο, αυτή η μεθοδολογία μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί στη βιομηχανία υπηρεσιών και με ομάδες μηχανικής λογισμικού.

Lean Six Sigma

Γενικά, ο στόχος ενόςΜεθοδολογίαείναι να απομακρύνετε τα απόβλητα ή οτιδήποτε άλλο δεν προσθέτει αξία σε ένα προϊόν ή μια διαδικασία. Οι τιμές Lean Six Sigma Methodoology Relaure Defite Over Defect Distection. Αυτό σημαίνει ότι ο στόχος του Lean Six Sigma δεν είναι να εντοπίσει πού είναι το ελάττωμα, αλλά για την πρόληψη των ελαττωμάτων να συμβεί στην πρώτη θέση.

Οι 5 βασικές αρχές των έξι Sigma

Η Μεθοδολογία Six Sigma διαθέτει 5 βασικές αρχές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατά την ανάλυση των διαδικασιών σας.

1. Εστίαση στον πελάτη

Σε έξι Sigma, ο στόχος είναι να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να δώσετε στους πελάτες σας όσο το δυνατόν μεγαλύτερη αξία. Αυτό σημαίνει ότι η ομάδα σας θα πρέπει να περάσει πολύ χρόνο που αναγνωρίζει ποιοι είναι οι πελάτες σας, οι ανάγκες τους και τι οδηγεί τη συμπεριφορά τους για την αγορά προϊόντων. Αυτή η αρχή λειτουργεί καλά για τις εταιρείες SAAS, καθώς συχνά επικεντρώνονται σε επαναλαμβανόμενες ροές εσόδων. Ο προσδιορισμός των επιθυμιών και των αναγκών του πελάτη σας μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να κατανοήσει καλύτερα πώς να διατηρήσει τους πελάτες και να τους κρατήσει πίσω στο προϊόν σας.

Αυτό απαιτεί την ομάδα σας να κατανοήσει την ποιότητα του προϊόντος που οι πελάτες σας θα βρουν αποδεκτά, ώστε να μπορείτε να συναντήσετε ή ακόμα να υπερβείτε τις προσδοκίες τους. Μόλις καταλάβετε αυτό το επίπεδο ποιότητας, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως σημείο αναφοράς για την παραγωγή.

2. Χρησιμοποιήστε δεδομένα για να βρείτε πού συμβαίνει η παραλλαγή

Περιγράψτε όλα τα βήματα της τρέχουσας διαδικασίας παραγωγής σας. Μόλις το κάνετε αυτό, αναλύστε και συγκεντρώνετε δεδομένα σχετικά με την τρέχουσα διαδικασία για να δείτε αν υπάρχουν ορισμένες περιοχές που μπορούν να βελτιστοποιηθούν ή τις περιοχές που προκαλούν ένα λαιμός φιάληςστη ροή εργασίας σας. Για παράδειγμα, σκεφτείτε πώς μοιράζεστε πληροφορίες με την ομάδα σας. Είναι όλοι στην ομάδα σας να λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες ή αναφέρονται ξεπερασμένα έγγραφα; Η ίδρυση κεντρικής θέσης για όλες τις σχετικές πληροφορίες για το έργο μπορεί να συμβάλει στην ελαχιστοποίηση του χρόνου που δαπανάται για την αναζήτηση των σωστών εγγράφων.

Μερικές φορές μπορεί να είναι δύσκολο να αποφασίσετε τιμετρήσειςΠρέπει να αναλύσετε. Ένας εύκολος τρόπος για να το υπολογίσετε είναι ότι εργάζεστε προς τα πίσω. Προσδιορίστε έναν στόχο που θέλετε να επιτύχετε και να εργαστείτε από εκεί. Για παράδειγμα, αν ο στόχος σας είναι να συντομεύσετε το χρόνο παραγωγής, αναλύστε πόσο καιρό κάθε βήμα στη διαδικασία παραγωγής παίρνει.

3. Βελτιώστε συνεχώς τη διαδικασία σας

Ενώ κοιτάζετε τη διαδικασία παραγωγής σας, εξετάστε τα βήματα που δεν προσθέτουν αξία για την ομάδα σας ή τους τελικούς πελάτες σας. Χρησιμοποιήστε εργαλεία όπωςχαρτογράφηση προστιθέμενης αξίαςΓια να προσδιορίσετε πού μπορείτε να εξορθολογήσετε τις διαδικασίες και να μειώσετε την ποσότητα των σημείων συμφόρησης.

Η ιδέα να καταστεί μικρές βελτιώσεις στις διαδικασίες σας με την πάροδο του χρόνου είναι γνωστή ως ή συνεχή βελτίωση. Η φιλοσοφία πίσω από τη συνεχή βελτίωση είναι ότι αν κάνετε μικρές αλλαγές για μεγάλο χρονικό διάστημα, μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικές θετικές αλλαγές μακροπρόθεσμα.

4. Πάρτε όλους τους εμπλεκόμενους

Έξι Sigma είναι μια μεθοδολογία που επιτρέπει σε όλους στην ομάδα να συμβάλει. Ωστόσο, αυτό απαιτεί από όλους στην ομάδα να έχει κάποια εκπαίδευση στη διαδικασία Six Sigma για να μειώσει τον κίνδυνο δημιουργίας περισσότερων αναστολών αντί να τους ξεφορτωθούν.

Έξι Sigma εργάζεται καλά ότανδιασταυρούμενες ομάδεςεμπλέκονται, επειδή παρέχει μια ολιστική εικόνα για το πώς μια διαδικασία μπορεί να επηρεάσει όλα τα μέρη της επιχείρησής σας. Όταν συμπεριλάβετε εκπροσώπους από όλες τις ομάδες που εμπλέκονται σε μια διαδικασία, δίνετε σε όλους όσους διοραθείτε για τις βελτιώσεις που κάνετε και πώς οι αλλαγές αυτές θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις ομάδες τους.

5. Εξασφάλιση ενός εύκαμπτου και ανταποκρινόμενου οικοσυστήματος

Έξι Sigma είναι όλα σχετικά με τη δημιουργία θετικής αλλαγής για τους πελάτες σας. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αναζητήσετε με συνέπεια τρόπους βελτίωσης των διαδικασιών σας και ολόκληρη η ομάδα σας να παραμείνει ευέλικτη, ώστε να μπορούν να περιστρέφουν χωρίς πολύ διαταραχές.

Αυτό σημαίνει επίσης ότι οι διαδικασίες πρέπει να είναι εύκολα εναλλάξιμες. Ένας εύκολος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να ξεσπάσετε τις διαδικασίες σε βήματα. Εάν υπάρχει ένα ζήτημα με ένα μόνο βήμα, τότε μόνο αυτό το βήμα πρέπει να καθοριστεί, σε αντίθεση με ολόκληρη τη διαδικασία.

Τις 2 κύριες συνολικές μεθοδολογίες Sigma

Υπάρχουν δύο κοινές διαδικασίες μέσα σε έξι Sigma και είναι το καθένα σε διαφορετικές καταστάσεις. Η μέθοδος DMAIC είναι η τυποποιημένη μέθοδος και χρησιμοποιείται όταν οι υπάρχουσες μέθοδοι πρέπει να βελτιστοποιηθούν. Η άλλη μέθοδος είναι η μέθοδος DMADV και χρησιμοποιείται όταν οι διαδικασίες δεν έχουν ακόμη καθοριστεί και πρέπει να δημιουργηθούν.

Η μέθοδος DMAIC

Το DMAIC είναι ένα ακρωνύμιο, που σημαίνει ότι κάθε γράμμα αντιπροσωπεύει ένα βήμα στη διαδικασία. Damaic αντιπροσωπεύει:

Ορίστε το σύστημα.Προσδιορίστε το ιδανικό προφίλ του πελάτη, συμπεριλαμβανομένων των επιθυμιών και των αναγκών των πελατών σας. Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου θέλετε επίσης να εντοπίσετε τους στόχους ολόκληρου του έργου σας στο σύνολό του.

Μετρήστε τις βασικές πτυχές των τρέχουσων διεργασιών.Χρησιμοποιώντας τους στόχους που δημιουργήσατε στο στάδιο "ορίζοντας", συγκρίνετε τις τρέχουσες διαδικασίες σας και χρησιμοποιήστε τα δεδομένα σας για να ενημερώσετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να βελτιστοποιήσετε το έργο σας.

Να βελτιώσετε ή να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία σας.Με βάση την ανάλυση από το προηγούμενο βήμα, δημιουργήστε μια νέα μελλοντική κρατική διαδικασία. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα δείγμα της βελτιωμένης διαδικασίας και να το δοκιμάσετε σε ένα ξεχωριστό περιβάλλον για να δείτε πώς εκτελεί.

Ελέγξτε τη μελλοντική κρατική διαδικασία. Εάν τα αποτελέσματα στο στάδιο "βελτίωσης" εξαρτίζουν τα πρότυπα της ομάδας σας, εφαρμόστε αυτή τη νέα διαδικασία στην τρέχουσα ροή εργασίας σας. Όταν το κάνετε αυτό, είναι σημαντικό να προσπαθήσετε και να ελέγξετε όσο το δυνατόν περισσότερες μεταβλητές. Αυτό γίνεται συχνά χρησιμοποιώντας έλεγχο στατιστικής διαδικασίας ή συνεχής παρακολούθηση.

Μια ομάδα προϊόντων παρατηρεί ότι ο ρυθμός των πελατών χτύπησε (ο ρυθμός στον οποίο οι πελάτες σταματούν να κάνουν επιχειρήσεις μαζί σας) αυξάνεται. Για να μην συμβεί κάτι παραπέρα, χρησιμοποιούν τη συνολική μεθοδολογία Six Sigma Damaic για να προσδιορίσει το ζήτημα και να αναπτύξει μια λύση.

Καθορίζω:Ο ρυθμός Custom Custom αυξήθηκε από 3% έως 7% τους τελευταίους 6 μήνες.

Μετρούν:Η ομάδα έχει πολλές πληροφορίες σχετικά με το πώς οι υποψήφιοι πελάτες μετατρέπουν σε πραγματικούς πελάτες, αλλά δεν υπάρχουν πολλές πληροφορίες σχετικά με το τι συμβαίνει μετά από κάποιον να γίνει πελάτης. Αποφασίζουν να αναλύσουν και να μετρήσουν τη συμπεριφορά των χρηστών μετά την αγορά του προϊόντος.

Αναλύει:Αφού εξέτασε τη συμπεριφορά των χρηστών αφού έγιναν πελάτες, η ομάδα επισημαίνει ότι οι νεότεροι πελάτες έχουν πιο δύσκολο χρόνο να συνηθίσουν στο νέο προϊόν UI από τους υπάρχοντες πελάτες.

Βελτιώσει:Η ομάδα αποφασίζει να εφαρμόσει μια ροή εργασίας "νέου πελάτη επί του πελάτη" που βοηθά τους πελάτες να εντοπίζουν τα βασικά μέρη του προϊόντος και πώς να το χρησιμοποιήσουν. Για τους μεγαλύτερους πελάτες, η ομάδα συνεργάζεται με την ομάδα επιτυχίας των πελατών για να βοηθήσει να θέσει τις βέλτιστες πρακτικές και να δημιουργήσει εκπαιδευτικές εργασίες. Αυτό δίνει στην ομάδα επιτυχίας των πελατών όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να εκπαιδεύσουν αποτελεσματικά νέους πελάτες.

Ελεγχος:Η ομάδα παρακολουθεί τόσο τον ρυθμό CHURN όσο και τον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες συμπεριφέρονται τώρα που έχουν εφαρμοστεί οι αλλαγές. Μετά από μερικούς μήνες, παρατηρούν το ρυθμό CHURN που αρχίζει να μειώνεται και πάλι, επομένως επιλέγουν να διατηρούν τις νέες αλλαγές στη διαδικασία.

Η μέθοδος DMADV

Η μέθοδος DMADV αναφέρεται μερικές φορές ως σχεδιασμός για έξι Sigma (DFS). Το DMADV αντιπροσωπεύει:

Ορίστε τους στόχους σας.Κατά τη δημιουργία στόχων για τη νέα διαδικασία που δημιουργείτε, είναι σημαντικό να εξετάσετε τόσο τους επιχειρηματικούς στόχους όσο και τους στόχους του ιδανικού προφίλ σας.

Μέτρηση και προσδιορίστε τα ctqs. Το CTQ αντιπροσωπεύει "κρίσιμο στην ποιότητα". Αυτά είναι τα χαρακτηριστικά που ορίζουν το τέλειο προϊόν σας. Κατά τη διάρκεια αυτού του βήματος θα εντοπίσετε πώς η νέα σας διαδικασία μπορεί να βοηθήσει στην επίτευξη αυτών των CTQ και να προσθέσετε πιθανούς κινδύνους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την ποιότητα.

Αναλύστε για την ανάπτυξη και το σχεδιασμό πολλαπλών επιλογών.Όταν σχεδιάζετε μια νέα διαδικασία παραγωγής, είναι σημαντικό να έχετε πολλές επιλογές. Ρίξτε μια ματιά στις διαφορετικές επιλογές που δημιουργείτε και αναλύετε τις δυνάμεις και τις αδυναμίες του καθενός.

Σχεδιάστε την επιλεγμένη επιλογή.Με βάση την ανάλυση στο προηγούμενο βήμα, ακολουθήστε το επόμενο βήμα και εφαρμόστε την επιλογή που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.

Βεβαιωθείτε ότι ο σχεδιασμός και ορίστε πιλοτικές διαδρομές.Μόλις ολοκληρώσετε την εφαρμογή της διαδικασίας σας, ήρθε η ώρα να το παραδώσετε για να επεξεργαστείτε τους ιδιοκτήτες και να μετρήσετε τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η διαδικασία. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, τότε η ομάδα σας μπορεί να το βελτιστοποιήσει χρησιμοποιώντας τη μέθοδο DMAIC.

Έξι βαθμολογίες ζώνης Sigma

Όταν μαθαίνετε τη Μεθοδολογία Six Sigma, θα δείτε ότι υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα κατάταξης. Παρόμοια με τις πολεμικές τέχνες, κάθε κατάταξη είναι ένα διαφορετικό χρώμα ζώνης.

Λευκή ζώνη:Εάν είστε ολοκαίνουργιες στη Μέθοδο Six Sigma, θα ξεκινήσετε σε αυτό το στάδιο. Κάποιος με έξι Sigma White Belt δεν χρειάζεται να έχει επίσημη εκπαίδευση ή πιστοποίηση στα έξι Sigma, αλλά κατανοούν το βασικό πλαίσιο και τις κατευθυντήριες γραμμές. Αυτό σημαίνει ότι μπορούν να συμμετάσχουν σε έργα μείωσης και ποιοτικού ελέγχου.

Κίτρινη ζώνη:Αυτό το επίπεδο απαιτεί κάποια επίσημη εκπαίδευση σε έξι Sigma και μπορείτε να λάβετε μια επίσημη πιστοποίηση κίτρινων ζωνών. Ένα άτομο με κίτρινο ιμάντα μπορεί να συμβάλει στη συμβολή στη στρατηγική περισσότερο από ένα άσπρο ιμάντα μπορεί. Βοηθούν υψηλότερες αυξήσεις με επίλυση προβλημάτων και ανάλυση.

Πράσινη ζώνη:Μόλις λάβετε την πιστοποίησή σας για μια πράσινη ζώνη, μπορείτε να αρχίσετε να στρατηγική και να εφαρμόσετε τις μικρότερες τεχνικές βελτίωσης της διαδικασίας μόνοι σας.

Μαύρη ζώνη:Τα άτομα που λαμβάνουν έξι μαύρες ζώνες Sigma είναι σε θέση να σπάσουν τις διαδικασίες και να χειριστούν πιο σύνθετα έργα από οποιαδήποτε ζώνη στο παρελθόν. Διδάσκονται πώς να διαχειρίζονται μεγάλες αλλαγές που μπορούν να επηρεάσουν μια κατώτατη γραμμή μιας επιχείρησης.

Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να αναρριχηθεί η κατάταξη στις έξι Sigma είναι να λάβουν μαθήματα πιστοποίησης. Ενώ δεν υπάρχει ενοποιημένο πρότυπο για πιστοποίηση, αυτά τα μαθήματα έχουν σχεδιαστεί για να διδάσκουν τα βασικά στοιχεία της Six Sigma Process και τον τρόπο εφαρμογής τους στις καθημερινές καταστάσεις εργασίας σας.

Παρακολουθήστε και βελτιώστε τις ροές εργασίας χρησιμοποιώνταςUDN Task Manager

Όταν υποστηρίζετε και αναλύετε τις ροές εργασίας, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μια οπτική πλατφόρμα όπως UDN Task Manager . Χρησιμοποιώντας τηνΧρονοδιάγραμμαχαρακτηριστικόUDN Task ManagerΜπορεί να σας βοηθήσει να απεικονίσετε κάθε βήμα στη διαδικασία παραγωγής σας και να τους αναθέσετε σε συγκεκριμένους ιδιοκτήτες.

Αν ψάχνετε να βελτιώσετε τις ροές εργασίας της ομάδας σας, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό που βοηθά στη σύνδεση της ομάδας σας και τη διαχείριση των στόχων σας.UDN Task ManagerΟι ροές εργασίας μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε και να αυτοματοποιήσετε τον τρόπο ολοκλήρωσης της εργασίας. Επιπλέον, μπορείτε εύκολα να προειδοποιήσετε άλλα μέλη της ομάδας ροής εργασίας, να κάνετε προσαρμογές σε πραγματικό χρόνο και να δημιουργήσετε μια ενιαία πηγή αλήθειας για ολόκληρη την ομάδα σας.