Ο τελικός οδηγός για τη διαχείριση του έργου της Microsoft (2022)
Udn Webber
Διαχειριστής περιεχομένου
Έτσι ... είναι Διαχείριση έργου της Microsoft ένα πράγμα?
Η απάντηση είναι ναι.
Η Microsoft έχει μια δέσμη λογισμικού που σας βοηθά με τη διαχείριση του έργου.
Αλλά πρέπει Βασίζεστε Microsoft Tools για τη διαχείριση έργων ?
Η απάντηση δεν είναι τόσο απλή.
Σε αυτό το άρθρο, θα επισημάνουμε πόσο διαφορετικά εργαλεία διαχείρισης έργων Microsoft θα σας βοηθήσουν και πού πέφτουν πίσω. Θα επισημάνουμε ακόμη και την τέλεια εναλλακτική λύση για να χειριστούμε όλες τις ανάγκες διαχείρισης έργων σας σε ένα μέρος.
Ας αρχίσουμε.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία της Microsoft για τη διαχείριση έργων
Εδώ είναι το πράγμα.
Η Microsoft έχει ήδη αφιερωμένη Εργαλείο διαχείρισης έργου που ονομάζεται Microsoft Project.
Ωστόσο, δεν αρκεί να χειριστείτε όλες τις ανάγκες διαχείρισης του έργου σας.
Θα χρειαστεί να το χρησιμοποιήσετε μαζί με μια σειρά από άλλα εργαλεία της Microsoft για να κάνετε κάτι.
Ακολουθεί μια λίστα με τα εργαλεία της Microsoft Software Software Software:
(Χρησιμοποιήστε τους συνδέσμους για να μεταβείτε σε ένα συγκεκριμένο τμήμα)
1. Έργο της Microsoft: Αποτελεσματικός προγραμματισμός έργου
Το έργο της Microsoft Είναι ένα λογισμικό διαχείρισης έργων με τόσο βασισμένο σε σύννεφο (Microsoft Project Online) όσο και σε λύσεις on-Premise.
Η λύση on-premise σας προσφέρει τρία σχέδια:
Πώς βοηθά με τη διαχείριση του έργου;
Το έργο της Microsoft είναι ιδανικό για τον προγραμματισμό και τον προγραμματισμό του έργου. Μπορείτε να δημιουργήσετε συνοπτικές εργασίες, subtasks, να αναθέσετε πόρους, το φόρτο εργασίας ισορροπίας και να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση του χαρτοφυλακίου έργου (Microsoft PPM) για να διατηρήσετε τα πράγματα σε καλό δρόμο.
Μέχρι στιγμής, η διαχείριση του έργου του έργου της Microsoft φαίνεται αρκετά ασφαλής, σωστά;
Οχι τόσο γρήγορα…
Πού εμπίπτει;
Όπως η μεγαλύτερη ποιότητα Λογισμικό διαχείρισης έργου Το έργο της Microsoft σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε Gantt charts Για να απεικονίσετε ένα ακριβές χρονοδιάγραμμα έργου και το πρόγραμμα έργου.
Ωστόσο, τα χαρτιά του Microsoft Project Gantt και τα χαρακτηριστικά παρακολούθησης έργων δεν είναι τα πιο εύκολο να δημιουργήσετε ή να κατανοήσετε ή να τσιμπήσετε. Είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους σίγουρα θα χρειαστείτε ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα Microsoft!
Έχοντας δεύτερες σκέψεις; Ρίξτε μια ματιά στο 15 καλύτερες Το έργο της Microsoft εναλλακτικές .
Αν θέλετε ένα εργαλείο που προσφέρει Gantt charts και είναι φιλικό προς το χρήστη, δοκιμάστε UDN Task Manager . Είναι ο κόσμος υψηλότερη βαθμολογία Λογισμικό διαχείρισης έργου που χρησιμοποιείται από 200.000+ εξαιρετικά παραγωγικός Ομάδες παγκοσμίως.
Είτε θέλετε να σχεδιάσετε, το πρόγραμμα, Διαχειριστείτε τους πόρους , διαχειρίζονται Εξαρτήσεις , Παρακολουθήστε την πρόοδο, ή βρείτε το Κρίσιμη διαδρομή , όλα μπορούν να γίνουν εδώ στο γάντι μας.
Και κοίτα! Είναι εξαιρετικά εύκολο στη χρήση! 😊
Gantt charts όχι το πράγμα σας; Μην ανησυχείς.
Λαμβάνετε λειτουργίες παρακολούθησης έργου όπως Burndowns , Burnups , Σωρευτικά διαγράμματα ροής , Χάρτες ταχύτητας , και ένα Προβολή χρονοδιαγράμματος .
2. Ομάδες της Microsoft: ομαλή επικοινωνία και συνεργασία
Τα επιτυχημένα έργα εξαρτώνται από την επικοινωνία και Συνεργασία ομάδας .
Τρέξιμο ενός έργου χωρίς αυτό είναι ...
Ακριβώς.
Για να σας βοηθήσει να αποφύγετε αυτό, η Microsoft ήρθε με ομάδες.
Πώς βοηθά με τη διαχείριση του έργου;
Ομάδες της Microsoft Για τη διαχείριση του έργου διευκολύνει την σαφή επικοινωνία και σας βοηθά να συνεργαστείτε αποτελεσματικά με την ομάδα σας μέσω συνομιλιών και τηλεδιάσκεψης.
Πού εμπίπτει;
Διαχείριση έργων Microsoft Teams Σας περιορίζει σε μόλις 30 ιδιωτικούς κανάλους σε ομάδες. Μόλις 30.
Από την άλλη πλευρά, τα εργαλεία συνεργασίας όπως η στήριξη χαλάρωσης όπως πολλοί κανάλια όπως θέλετε. Ακόμα και για το ελεύθερο σχέδιο!
Και μαντέψτε ποιος συμβαίνει να έχει μια χαλαρή ολοκλήρωση ... UDN Task Manager !
Του Χαλαρή ενσωμάτωση Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τα καθήκοντα ακριβώς από τη χαλαρή ροή σας, βοηθώντας σας αμέσως να γυρίσετε τα μηνύματα χαλάρωσης σε εργασίες στο UDN Task Manager .
Δεν θέλουν να βασίζονται σε ενσωματώσεις;
Ελέγξτε μας Προβολή συνομιλίας Για να σπίξετε μια συζήτηση για οτιδήποτε με την ομάδα σας. Και ενώ συζητάτε για μια εργασία στην ενότητα σχολιασμού κάθε εργασίας, απλά ετικέτα ενός μέλους της ομάδας και Ορίστε το σχόλιο σε αυτούς Για να εξασφαλιστεί ότι θα λειτουργήσουν σε αυτό!
3. Microsoft OneNote: Πάρτε σημαντικές σημειώσεις
Η διακόσμηση των άκρων της οθόνης του φορητού υπολογιστή σας με κολλώδεις σημειώσεις μπορεί να είναι διασκεδαστικό, αλλά είναι πολύ χατισμένο χαρτί και κακή οργάνωση. Γι 'αυτό η Microsoft δημιούργησε μια εφαρμογή ψηφιακής σημείωσης, το Microsoft Onenote.
Πώς βοηθά με τη διαχείριση του έργου;
Το OneNote είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να διαχειριστείτε όλες τις βασικές σας πληροφορίες, όπως Σημειώσεις συνάντησης , Γρήγοροι πίνακες ελέγχου και λίστες υποχρεώσεων.
Εάν έχετε κάτι που πρέπει να τεθεί σε λέξεις, απλά σημειώστε το με τη χρήση του OneNote.
Πού εμπίπτει;
Σε αυτό το σημείο, διαχειρίζεστε έργα στο έργο της Microsoft, επικοινωνώντας σε ομάδες και σημειώσεις στο OneNote.
Φανταστείτε το ποσό της εναλλαγής που θα πρέπει να κάνετε μεταξύ των Windows!
Δεν θα ήταν πολύ πιο εύκολο αν αυτό ήταν ένα χαρακτηριστικό δικαίωμα στο λογισμικό διαχείρισης έργων σας;
Εισαγω UDN Task Manager 'μικρό Μπλοκ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝ .
Ποτέ μην αφήνετε την πλατφόρμα διαχείρισης έργου για να πάρετε γρήγορες σημειώσεις.
Περιμένετε, υπάρχουν περισσότερα.
Χρησιμοποιώντας το Notepad, μπορείτε εύκολα Μετατρέψτε τις σημειώσεις σας σε εργασίες ή στοιχεία δράσης και να τα μοιράζεστε με την ομάδα σας!
Ελέγξτε την κορυφή Οι εναλλακτικές λύσεις της Microsoft Onenote .
4. Microsoft Excel: Δημιουργήστε τα φύλλα και τα υπολογιστικά φύλλα και τα υπολογιστικά φύλλα
Το Excel είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου του Microsoft Office που είμαστε όλοι εξοικειωμένοι με.
Έχετε τόνους δεδομένων για να χειριστεί;
Ανοίξτε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel.
Πώς βοηθά με τη διαχείριση του έργου;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Excel για να καταστρέψετε τους τόνους δεδομένων και αριθμών.
Μπορείτε ακόμη να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε διαγράμματα και χρονοδιαγράμματα Gantt.
Αν και, Δεν σας συνιστούμε να κάνετε ...
Πού εμπίπτει;
Είναι ένα σύνθετο εργαλείο που χρειάζεται αρκετά κατάρτιση για χρήση, ειδικά αν προσπαθείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο.
Επιπλέον, πόση δουλειά του έργου μπορεί πραγματικά Διαχειριστείτε μόνο ένα υπολογιστικό φύλλο !
Ακολουθεί μια καλύτερη εναλλακτική λύση: UDN Task Manager 'μικρό Προβολή πίνακα .
Χρησιμοποιήστε το για να προβάλλετε γρήγορα δεδομένα ταυτόχρονα σε μια συμπυκνωμένη φόρμα πίνακα. Είναι ευέλικτο και πολλά πολύ ευκολότερη χρήση από το Microsoft Excel. Και δεδομένου ότι αυτό είναι μέρος του χώρου εργασίας διαχείρισης έργου σας, δεν θα έχετε καμία δυσκολία να έχετε νόημα όλων αυτών των δεδομένων!
Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε Ενσωματώστε την προβολή Για να προσθέσετε τα υπολογιστικά φύλλα και τα βίντεο σας στο χώρο εργασίας σας, εξασφαλίζοντας ότι όλα είναι όλα τακτοποιημένα σε ένα χώρο.
Ελέγξτε την κορυφαία λίστα μας Excel εναλλακτικές .
5. Η Microsoft να κάνει: διαχειριστεί εργασίες και σε-dos
Κάνει Υπηρέτρια Δαχτυλίδι τυχόν καμπάνες; Καλά, για όσους δεν το ξέρουν, αυτό ήταν ένα λογισμικό διαχείρισης έργου.
Ένα λογισμικό που τώρα καλείται Η Microsoft να κάνει .
Πώς βοηθά με τη διαχείριση του έργου;
Το να κάνετε είναι ένας καθημερινός σχεδιασμός που βασίζεται σε σύννεφο για να οργανώσετε τις λίστες υποχρεώσεων σας. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε τις εργασίες και το χρονοδιάγραμμά σας για να παραμείνετε στην κορυφή των πραγμάτων.
Πού εμπίπτει;
Το να κάνει είναι λίγο πολύ μόνο έναν δοξασμένο κατάλογο. Χωρίς προβολή λίστας. Χωρίς σημειωματάριο.
Μαντέψτε ποιος έχει και τα δύο;
Μας Προβολή λίστας Σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε εργασίες και να τις οργανώσετε με ευέλικτες ικανότητες ομαδοποίησης και ταξινόμησης.
Και όσον αφορά τη μέρα, απλά να βασιστείτε στο δικό μας Μπλοκ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝ .
Εδώ μπορείτε να δημιουργήσετε Quick to-do λίστες και λίστες ελέγχου για τον εαυτό σας.
UDN Task Manager 'μικρό Εργασίες και υποτάκτες μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε όλα αυτά.
Εδώ είναι αυτό που μπορείτε να κάνετε με τις εργασίες και τις υποδιαιρέσεις:
6. Microsoft Planner: Σχέδιο και οργάνωση έργων και εργασιών
Microsoft Planner Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να οργανώσετε το πρόγραμμά σας και να πραγματοποιήσετε συνεργατική διαχείριση εργασιών.
Πώς βοηθά με τη διαχείριση του έργου;
Μπορείτε να απεικονίσετε σχέδια έργων και να τα οργανώσετε για αποτελεσματική συνεργασία.
Πού λείπει;
Ο Microsoft Planner δεν σας βοηθά πραγματικά καταλήξει με σχέδια. Απλώς σας βοηθά να τα βάλει έξω.
Αν είχαν μόνο Χάρτες μυαλού ...
Ευτυχώς, UDN Task Manager κάνει!
Χρησιμοποιήστε μας Χάρτες μυαλού Για να σχεδιάσετε τις σκέψεις και τις ιδέες σας και να παρακολουθήσετε τα σχέδιά σας ζωντανεύουν μπροστά στα μάτια σας.
Μπορείτε να μοιραστείτε ακόμη και τα μυαλά σας με οποιονδήποτε έξω από το δικό σας Χώρος εργασίας .
7. Microsoft Outlook: Οργάνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εργασιών
Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι το Microsoft Outlook υπάρχει μόνο για να οργανώσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αλλά υπάρχουν περισσότερα σε αυτό το προϊόν της Microsoft.
Πώς βοηθά με τη διαχείριση του έργου;
Η διαχείριση του έργου Microsoft Outlook μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε και να εκχωρήσετε εργασίες, να ορίσετε υπενθυμίσεις, να διαχειριστείτε τα γεγονότα ή τις συναντήσεις κ.λπ.
Πού εμπίπτει;
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μόνα τους δεν είναι αξιόπιστα για τη διαχείριση του έργου. Θα είναι εξαιρετικά δύσκολο να διαχειριστείτε τα καθήκοντά σας και να παρακολουθείτε την πρόοδό σας μέσω μιας αλυσίδας απαντήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου!
Αυτό που χρειάζεστε είναι κάτι που διατηρεί το email σας και Το έργο εργάζεται σε αρμονία, μειώνοντας παράλληλα τις περιττές ειδοποιήσεις. Μια πρόσφατη μελέτη Αναφέρει ότι το 50% των εργαζομένων Αμερικανών αισθάνεται ότι ο έλεγχος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας αποσπά την προσοχή και δεν τους κάνει πιο παραγωγικούς.
Με Email στο UDN Task Manager , αυτό δεν ήταν ποτέ ευκολότερο.
Αφήνει να στείλει και να λάβει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το χώρο εργασίας σας. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε εργασίες από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα επικολλήσετε ως σχόλια στο δικό σας UDN Task Manager καθήκοντα.
Μπορείτε ακόμη να χειριστείτε όλα τα δικά σας Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μαζί με τα έργα σας , κάνοντας τη διαχείριση του έργου ένα αεράκι!
4 Περιορισμοί του λογισμικού διαχείρισης έργου Microsoft (με λύσεις)
Τα εργαλεία διαχείρισης έργων της Microsoft έχουν κάποιες προφανείς ελλείψεις.
Και αν υπάρχει ένα πράγμα που είναι σίγουρο, είναι ότι αξίζετε καλύτερα.
Εδώ είναι αυτό που πρέπει να προσέξετε όταν χρησιμοποιείτε τα εργαλεία διαχείρισης έργου του Microsoft και πώς μπορείτε να λύσετε αυτά τα θέματα.
Πρόβλημα 1: Πάρα πολλές διαφορετικές εφαρμογές
Η Microsoft Sure προσφέρει ποικιλία.
Αλλά που ήξερε ότι θα μπορούσε να είναι ένα ζήτημα;
Πάρα πολλές διαφορετικές εφαρμογές διαχείρισης έργων οδηγούν σε σύγχυση, ακαταστασία και σπατάλη. Γιατί να χρησιμοποιήσετε επτά εφαρμογές για να διαχειριστείτε πολλά έργα όταν θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε μόνο ένα;
Εμείς UDN Task Manager Καταλάβετε ότι δεν μπορείτε να έχετε τόνους ξεχωριστών εφαρμογών για πράγματα. Δεν είναι απλά ένας αποτελεσματικός τρόπος να δουλέψεις!
Γι 'αυτό το έχουμε εξασφαλίσει ότι μπορείτε να κάνετε τα παντα μέσα UDN Task Manager .
Από τη ρύθμιση των έργων σας Γκολ για ρύθμιση Αυτοματισμοί , μπορείτε να κάνετε τα παντα Σε αυτό το εργαλείο διαχείρισης έργου.
Πρόβλημα 2: Πολύ ακριβό
Για να είμαι ειλικρινής, δεν θα είχαμε να δουλέψει με πολλά εργαλεία όσο ήταν δωρεάν.
Θέλω να πω, παίρνετε αυτό που πληρώνετε, σωστά;
Ωστόσο, αυτό δεν συμβαίνει με τη Microsoft.
Απλά ρίξτε μια ματιά στην τιμολόγηση του έργου της Microsoft. Είναι $ 10 / χρήστης ανά μήνα.
Και αυτό είναι μόνο το πακέτο εκκίνησης τους.
Επειδή υπάρχει Δεν είναι δωρεάν. Σχέδιο.
Στο UDN Task Manager , πιστεύουμε ότι όλοι αξίζουν τη διαχείριση έργων ποιότητας. Και γι 'αυτό έχουμε ένα Δωρεάν σχέδιο για πάντα .
Τώρα, πιθανότατα νομίζετε ότι δεν έρχεται καθόλου χαρακτηριστικά.
Αλλά εμπιστεύεστε μας. Δεν υπάρχει αλίευση.
Το για πάντα σημαίνει για πάντα. 😇
Εδώ είναι μια λίστα με μερικά από τα χαρακτηριστικά που παίρνετε στο δωρεάν σχέδιο Forever:
Και αυτό είναι μόνο η άκρη ενός πλούσιου με τα χαρακτηριστικά παγόβουνο!
Πρόβλημα 3: Δεν είναι το πιο φιλικό προς το χρήστη
Είτε είστε υπεύθυνος έργου είτε ένας νέος υπάλληλος, κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να είναι άνετο χρησιμοποιώντας το λογισμικό διαχείρισης έργων που επιλέξατε.
Αλλά τα εργαλεία διαχείρισης έργων της Microsoft δεν συμφωνούν.
Η ομάδα σας πρόκειται να χρειαστεί συνεδρίες κατάρτισης του Microsoft Project πριν μπορέσουν να ξεκινήσουν!
Όλες αυτές οι σύγχρονες εντολές του Excel πρόκειται να σας αφήσουν να μοιάζετε με αυτό:
Είτε είστε ελεύθερος επαγγελματίας, τρέξτε μια μικρή ομάδα ή μια γιγαντιαία εταιρεία, UDN Task Manager ειναι για σενα.
Για να κάνετε τη διαχείριση του έργου σας εύκολα, έχετε ένα απλό Ιεραρχία χώρου εργασίας . Κάνει τη ροή εργασίας τόσο ομαλή όσο το βούτυρο, όπως μια πολύ οργανωμένη και απλή δομή διάσπασης της εργασίας.
Για την ενίσχυση της φιλικότητας του χρήστη, UDN Task Manager επίσης έχει Εντολές περικοπής . Απλά πληκτρολογήστε μια κάθετο και προσθέστε τη σχετική συντόμευση.
Χρησιμοποιώντας εντολές περικοπής, μπορείτε να εκχωρήσετε εργασίες, μετακινήστε Τόπος αγώνων , αλλαγή Κατάσταση εργασίας , και πολλά άλλα χωρίς κανένα κλικ.
Αφήνω UDN Task Manager Κάνετε το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας ενώ παίρνετε την πίστωση! 😎
Πρόβλημα 4: Δεν υπάρχει μητρική παρακολούθηση χρόνου
Το ρολόι τσιμπούρι γρηγορότερα όταν βρίσκεστε σε μια προθεσμία;
Δεν θα ξέρετε ποτέ μέχρι να παρακολουθήσετε το χρόνο σας!
Γι 'αυτό χρειάζεστε έναν παρακολούθημα χρόνου.
Δυστυχώς, η Microsoft δεν έχει τέτοιο λογισμικό.
UDN Task Manager Έχει εγγενή παρακολούθηση χρόνου για να σας βοηθήσει να παραμείνετε πάντα στην κορυφή των προθεσμιών σας.
Μπορείτε να παρακολουθείτε χρόνο για διαφορετικές εργασίες και ακόμη και να μεταβείτε μεταξύ των εργασιών.
Οι αναφορές που παρακολουθούνται και θα σας δείξουν επίσης, όπου μπορείτε να χαλαρώσετε ή εάν υπάρχει περιθώριο βελτίωσης.
Θέλετε να αξιολογήσετε μια άλλη εναλλακτική λύση στη διαχείριση του έργου της Microsoft; Ελέγξτε τη λίστα μας Τα 10 καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων .
Διαχείριση έργου της Microsoft: YAY ή NAY;
Σίγουρα, η Microsoft έχει μερικά εργαλεία που μπορούν να διπλασιαστούν ως λογισμικό διαχείρισης έργου.
Αλλά αυτό σημαίνει ότι πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε;
Θέλετε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε πολλά εργαλεία όταν υπάρχουν διαθέσιμες λύσεις all-in-one;
Ναι. Μιλάμε UDN Task Manager : Μια all-in-one, ισχυρή εφαρμογή διαχείρισης έργων.
Είτε πρόκειται για διαχείριση έργου, διαχείριση εργασιών, διαχείριση χρόνου, ή κατανομή των πόρων , UDN Task Manager μπορεί να το χειριστεί όλα!
Προσφέρει μια ολόκληρη σειρά λειτουργικότητας, συμπεριλαμβανομένων Προσαρμοσμένες καταστάσεις , Ορόσημα , Προτεραιότητες , Χαρτοφυλάκιο Διαχείριση και πολλά άλλα.
Και μην ξεχνάτε, το Forever Free Plan είναι πολύ περισσότερο Φιλικό τσέπη από οτιδήποτε η Microsoft θα μπορούσε να σας προσφέρει!
Γιατί όχι παίρνω UDN Task Manager ΔΩΡΕΑΝ σήμερα Και ανοίξτε έναν κόσμο δυνατοτήτων διαχείρισης έργων;
