Διαχείριση έργου από την κορυφή προς τα κάτω και προς τα κάτω: Αξιοποιώντας τα πλεονεκτήματα των δύο προσεγγίσεων

Σημαντικές αλλαγές λαμβάνουν χώραδιαχείριση έργουσήμερα. Μερικές από τις πιο δυναμικές οργανώσεις του κόσμου όπωςΟι Νιου Γιορκ Ταιμς , Tribune Co, καιErnst & amp; Νέοςέχουν μεταβεί από το λεγόμενο στυλ διαχείρισης από πάνω προς τα πάνω. Ακόμα και εγκεφάλου όπωςToyotaκαιIbmέχουν εφαρμόσει στοιχεία διαχείρισης από τη βάση προς τα πάνω σε πολλά από τα τμήματα τους.

Παρά την αυξανόμενη δημοτικότητα της προσέγγισης από τη βάση προς τα πάνω, συζητήσεις σχετικά με ποιες από τις δύο αυτές μεγάλες προσεγγίσεις είναι η καλύτερη οργή. Γιατί οι εταιρείες γίνονται τόσο ανήσυχοι για την αλλαγή του στυλ διαχείρισης τους και ποιο είναι σωστό για τον οργανισμό σας;

Διαχείριση έργων από πάνω προς τα κάτω

"Top-down" σημαίνει ότι όλα ταστόχοι του έργου, οι κατευθυντήριες γραμμές, οι πληροφορίες, τα σχέδια και οι διαδικασίες κεφαλαίων καθορίζονται από τη διοίκηση και οι προσδοκίες κοινοποιούνται σε κάθε μίαέργοσυμμέτοχος. Αυτή η προσέγγιση απαιτεί ακραία διαδίκτυο, καθώς οποιαδήποτε ασάφεια μπορεί εύκολα να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις και αποτυχία έργου.

Οι χρόνοι της Νέας Υόρκης, ηγέτης στην βιομηχανία εφημερίδων, χρησιμοποίησε την προσέγγιση από την κορυφή προς τα κάτω για πολλά χρόνια. ΑλλάΑμερικανική αναθεώρηση δημοσιογραφίαςΑναφέρθηκε ότι η εκτελεστική διαχείριση των χρόνων αισθάνθηκε ότι ήταν μακριά από αυτό που ήταν απαραίτητο για τη δημιουργία ενός ζωντανού χώρου εργασίας και μιας επιτυχημένης οργάνωσης. Η ισχύς συγκεντρώθηκε και οι συντάκτες του Mashead είχαν συνολικό έλεγχο. Οι συντάκτες εισήγαγαν το ίδιο σχέδιο διαχείρισης στα έργα για τα οποία ήταν υπεύθυνα. Τα συναισθήματα και οι απόψεις ενός ατόμου επηρέασαν όλες τις αποφάσεις του έργου και αυτό το πρόσωπο ήταν ο διαχειριστής του έργου.

Ως αποτέλεσμα, τα μέλη της ομάδας θεώρησαν ότι δεν άκουγα, και οι φωνές τους δεν μετράνε. Η συνεργασία μεταξύ δημοσιογράφων ήταν ανύπαρκτη. Η διαχείριση των στελεχών συνειδητοποίησε ότι έπρεπε να δώσουν περισσότερη ελευθερία στις ομάδες και να αλλάξουν τουςΕφαρμογή διαχείρισης έργουστυλ. Χρειάστηκε αρκετός χρόνος για να εισαγάγει τη διοίκηση προς τα κάτω στην οργάνωση, αλλά οι υπάλληλοι της Νέας Υόρκης λένε ότι η συνεργασία έχει βελτιωθεί σε μεγάλο βαθμό και τα μέλη της ομάδας εργάζονται τώρα πιο παραγωγικά και αποτελεσματικά.

Παρόμοια προβλήματα μπορούν να παρατηρηθούν σε άλλες οργανώσεις που να κολλήσουν σε παραδοσιακά στυλ διαχείρισης. Η διαχείριση από την κορυφή-κάτω προκαλεί συχνά σημεία συμφόρησης και έχει ως αποτέλεσμα τη μειωμένη παραγωγικότητα. Όταν οι διαχειριστές έργων έχουν τον συνολικό έλεγχο των ομάδων, μπορούν να προκαλέσουν κλειδώματα που οδηγούν σε περιττή απογοήτευση και άγχος και μπορούν να επιβραδύνουν σημαντικά την ολοκλήρωση ενός έργου.

Επιλογές διαχείρισης έργου από κάτω προς τα πάνω

Τα προφανή μειονεκτήματα και οι περιορισμοί της διαχείρισης από την κορυφή προς τα κάτω έχουν κίνητρα πολλούς οργανισμούς να υιοθετήσουν μορφές διαχείρισης από κάτω προς τα πάνω. Η προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω απαιτεί την προληπτική εισαγωγή ομάδας σε κάθε βήμα της διαδικασίας εκτέλεσης διαχείρισης και έργου. Ολόκληρη η ομάδα καλείται να μοιραστεί τις αποφάσεις των οποίων η πορεία δράσης πρέπει να λάβει.

Το στυλ από κάτω προς τα πάνω επιτρέπει στους διαχειριστές να επικοινωνούν γκολ και την αξία μέσωορόσημο σχεδίαση, και τα μέλη της ομάδας ενθαρρύνονται να αναπτύξουν προσωπικές λίστες με τα βήματα που απαιτούνται για να φτάσουν τα ορόσημα μόνοι τους. Η ομάδα αποφασίζει ποιες μέθοδοι θα χρησιμοποιήσουν για να εκτελέσουν τα καθήκοντά τους.

Ένα σαφές πλεονέκτημα αυτής της προσέγγισης είναι ότι εξουσιοδοτεί τα μέλη της ομάδας να σκέφτονται πιο δημιουργικά.

Το κίνητρο να κάνει το έργο μια επιτυχία διπλασιάζεται επειδή:

Από κάτω προς τα πάνωδιαχείριση έργουΜπορεί επίσης να θεωρηθεί ως ένας τρόπος αντιμετώπισης του αυξανόμενου χάσματος μεταξύ των πληροφοριών που είναι απαραίτητες για τη διαχείριση των εργαζομένων στη γνώση και την ικανότητα των διαχειριστών να αποκτήσουν και να εφαρμόσουν αυτές τις πληροφορίες.

Παρά τα πλεονεκτήματα, μόνο το στυλ από τη βάση προς τα πάνω δεν θα κάνει τα έργα σας να ανθίσουν. Τουόχι η τέλεια λύσηκαι μερικές φορές στερείται σαφήνειας και ελέγχου. Ο καλύτερος τρόπος είναι να βρείτε μια ισορροπία μεταξύ των δύο αντίθετων προσεγγίσεων και να πάρετε τις βέλτιστες πρακτικές από το καθένα.

Διαχείριση έργων - ο παλιός τρόπος

ΠαραδοσιακόςΕργαλεία διαχείρισης έργωνσχεδιάστηκαν για την προσέγγιση από την κορυφή προς τα κάτω και δεν προορίζονται για τη διαχείριση από τη βάση προς την κορυφή. Εστιάζονται στον διαχειριστή του έργου ως το κέντρο των επικοινωνιών του έργου. Τα μέλη της ομάδας έχουν συχνά πρόσβαση σε ανάγνωση μόνο στο σχέδιο του έργου και δεν μπορούν να κάνουν συνεισφορές ή αλλαγές άμεσα.

Η ροή εργασίας καταλήγει να μοιάζει με αυτό:

Όλες αυτές οι συνήθεις διαδικασίες θάβουν τα ταλέντα του διαχειριστή του έργου, αφήνοντας λίγο χρόνο για να οδηγήσουν πραγματικά.

Διαχείριση έργων 2.0

Τα καλά νέα είναι ότι η κατάσταση αλλάζει. Έχουν προκύψει νέα εργαλεία και μέθοδοι για την επιτυχή εφαρμογή της διαχείρισης από τη βάση προς την κορυφή. Αυτές οι μέθοδοι περιλαμβάνουν επιχειρηματικές τεχνολογίες 2.0 - Wikis, Blogs, κοινωνικά δίκτυα, εργαλεία συνεργασίας κ.λπ. - που έχουν αλλάξει τον τρόπο λειτουργίας των οργανισμών εκτέλεσης έργων.

Η διαχείριση έργων 2.0 επιτρέπει νέα πρότυπα συνεργασίας που βασίζονται στοσυλλογική νοημοσύνη, Συναρμολόγηση πολύτιμων γνώσεων από τους εμπειρογνώμονες της ομάδας σε διαφορετικούς τομείς. Αυτή η γνώση συγκεντρώνεται και μοιράζεται σε ένα ευέλικτο, συνεργατικό περιβάλλον που παρέχεται από το λογισμικό διαχείρισης έργων δεύτερης γενιάς. Ο διαχειριστής του έργου μπορεί να ενορχηστρήσει το έργο της ομάδας τους και να επιλέξει τη σωστή κατεύθυνση για την ανάπτυξη του έργου, με βάση την ανατροφοδότηση από μεμονωμένους υπαλλήλους.

Το αποτέλεσμα είναι ότι οι άνθρωποι εξαρτώνται λιγότερο από τον διαχειριστή ως γεννήτρια "να κάνει". Ελευθερωμένος από το ρόλο του TaskMaster, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να γίνει ο ηγέτης του έργου. Μπορούν να διευκολύνουν τις ομαδικές επικοινωνίες και να παρέχουν ένα δημιουργικό περιβάλλον εργασίας.

Ο διαχειριστής του έργου γίνεται τότε οραματιστής, ικανός να αξιοποιήσει τις δυνάμεις της ομάδας και τις αδυναμίες και να προσαρμόσει την ανάπτυξη του έργου βάσει οποιωνδήποτε εσωτερικών ή εξωτερικών αλλαγών. Τα μεμονωμένα μέλη της ομάδας εξακολουθούν να έχουν την ελευθερία και την ευθύνη να βρουν το δρόμο τους στο επόμενοορόσημο, αλλά ο διαχειριστής του έργου είναι πλέον σε θέση να βοηθήσει να καθοδηγήσει κάθε μέλος της ομάδας.

Βρείτε το υπόλοιπο διαχείρισης του έργου σας

Με τη βοήθεια αυτής της νέας γενιάςΥβριδική διαχείριση έργουΕργαλεία, οι διευθυντές μπορούν να συγχωνεύσουν τα πλεονεκτήματα των δύο προσεγγίσεων. Αυτά τα εργαλεία τους βοηθούν να συνδυάσουν τον έλεγχο με τη συνεργασία και τη σαφήνεια των στόχων του έργου με εσωτερική, οργανωτική ορατότητα.

Χιλιάδες εταιρείες αποδίδουν τη διαχείριση του έργου από κάτω προς τα πάνω, εφαρμόζονται με τη βοήθεια των εργαλείων Enterprise 2.0, για τη βελτίωση της επιχειρηματικής τους απόδοσης. Ορισμένες εταιρείες δημιούργησαν εταιρικά blogs για να εξορθολογήσουν τις επικοινωνίες των έργων. Εισήγαγαν το Wikis για να πάρουν τα σχόλια των πελατών τους. Ακόμη και οι γίγαντες, όπως η IBM, συνειδητοποιούν τα οφέλη του να επιτρέψει στους συντελεστές να έχουν πιο ενεργό χέρι στο πώς οργανώνεται η συνεργατική εργασία.

Ο εκδημοκρατισμός της διαχείρισης του έργου δεν είναι ποτέ τελικός από μόνο του. Ο πρωταρχικός στόχος είναι πάντα να βρούμε τρόπους για τη διαχείριση του έργου και της συνεργασίας του έργου πιο αποτελεσματικά. Οι νέες τεχνολογίες που εφαρμόζονται σε έργα καθιστούν τα πάντα πιο επιτυχημένα και ομάδες πιο παραγωγικές. Στο τέλος της ημέρας, τα έργα παραδίδονται ταχύτερα, και αυτό είναι προς όφελος όλων.

UDN Task Managerέχει οδηγήσει τη χρέωση για τη διαχείριση έργων 2.0. Για πάνω από μια δεκαετία τώρα, έχουμε συνεργαστεί με χιλιάδες επιχειρήσεις, όπλων τους με τα εργαλεία και τις βέλτιστες πρακτικές που είναι απαραίτητες για να γίνει παράγωγα παραγωγική και να χτίσειΛειτουργική αρτιότητα. Σας προσκαλούμε να συμμετάσχετε στην επανάσταση και να πάρετε τον οργανισμό σας στο επόμενο επίπεδο.