כיצד להגדיר תהליכים עבור הצוות שלך (ולמעשה לעשות דברים)
"אם אתה תמיד עושה מה שתמיד עשית, אתה תמיד תקבל את מה שתמיד הגבלת". ~ לא ידוע
אמנם יש קצת מחלוקת על מי הציטוט השפעה יש לייחס (מקורות נע בין הנרי פורד לטוני רובינס), אין להכחיש כי המסר מחזיק במשקל. עם זאת, לעתים קרובות מדי, מנהיגים ומנהלים להורות על הצוותים שלהם לדבוק באותו תהליך מיושן - כל בזמן מצפים לתוצאות שונות.
תהליכי עבודה הם הדבק שמחזיק דברים ביחד ומבטיח כי משימות הושלמו באופן שיטתי, מאורגן, וכולל כמה כדורים ירד ככל האפשר.
אבל, הנה הדבר על התהליכים שלך: הם לא צריכים להיות מופעלים עם "להגדיר ולשכוח" חשיבה. אתה צריך להיות בעקביות להעריך אותם כדי לזהות מה לא עובד, ולאחר מכן להשתמש במידע זה כדי לבנות יותר מערכות אידיאלי עבור הצוות שלך. כי שינוי הוא קבוע רק בצוות שלך, ואת התהליכים שלך צריך לשקף את זה.
איך אתה הולך על זיהוי תהליכי העבודה של הצוות שלך ולאחר מכן tweaking אותם בהתאם? הנה כל מה שאתה צריך לדעת:
מה הם תהליכי עבודה?
את baldride מילון מונחיםמסביר כי "המונח" תהליכי העבודה "מתייחס לתהליכי יצירת הערך החשובים ביותר שלך. הם התהליכים הכרוכים ברוב כוח העבודה של הארגון שלך ומייצרים לקוח,בעל עניין, ואת ערך המניות. "
אם אתה רוצה להרתיח את זה לתוך הגדרה פשוטה יותר:תהליכי העבודה שלך הם דרכים סטנדרטיות כי דברים חשובים לקבל מושלם .
בין אם זה cranking החוצה דו"ח ספציפי או שיגור מוצר חדש לגמרי, יש בדרך כלל זרימה שיטתית של מידע קבוצה סטנדרטית של משימות שצריך להסתיים על ידי הצוות שלך.
מדוע תהליכים אלה חשובים? הם שומרים על הצוות שלך באותו דף, בעוד גם להבטיח כי לכל אחד יש מושג ברור על מה צריך להיות מושלםשבו היצירה שלהם נכנס לתוך הפאזל כולו .
"כדי לסייע לצוותים לבצע משימות ספציפיות, הם זקוקים להנחיות מבצעיות. כלומר, הם צריכים משהו או אדם מסוים שאומר להם בדיוק מה לעשות ומתי, "ווטס ס 'האמפרימסביר בעיתון שלועבור מכון הנדסת תוכנה של אוניברסיטת קרנגי מלון, "זה התפקיד של תהליך מבצעית. הוא מספק תיאור פשוט ותמרן של השלבים הנדרשים כדי לעשות עבודה ספציפית זו ".
עם זאת, תהליכים לא נועדו להיות עומדים - הם צריכים לשנות כצוות שלך, מטרות, ומשאבים שינוי. ו, התאמת תהליכי העבודה שלך מתחילים עם זיהוי הנוכחי שלך.
כיצד לזהות את תהליך העבודה הנוכחי שלך
יש אנשים שמאמינים כי זיהוי הדברים כרגע נעשה הוא קלמְשִׁימָה. עם זאת, אתה עלול להיות מופתע על ידי כמה הוא unaid (ובלתי מתועד) -Marticularly כאשר יש לך חברי צוות ארוכת שנים אשר רק יודעים לקבל דברים מסוימים לטפל, אם הם כבר הורה או לא.
אז, זורחת זרקור על התהליכים הנוכחיים שלך יהיה כרוך קצת עבודה. הנה איך לעשות את זה:
1. לגייס את הצוות שלך
המטרה העיקרית שלך היא לקבל תצוגה מעמיקה של כמה משימות וזרימת מידע דרך הצוות שלך - לא רק סקירה רחבה, ברמה גבוהה מהמקום שבו אתה יושב. זה אומר שאתה צריך לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם הצוות שלך באמת להבין איך הם עובדים. אחרי הכל, הם אלה כי הם בתעלות ולמעשה בברך עמוק בתהליכים שלך ביום ויום החוצה.
"התחל עם תהליך עסקי ידוע כגון," אנחנו אוספים כסף מהלקוחות שלנו ואז אנחנו משלמים חשבונות ", אומר יהיה Bachman, מייסדאומברקסומומחה מבצעים מאומנים מק'קינזי. "אז תבקש מאדם שאוסף כסף," תלך אותי דרך החלק שלך בתהליך, צעד אחר צעד. "ברגע שהאדם מזכיר קצת מידע שהם מקבלים ממישהו אחר שואל," איך אתה מקבל את המידע הזה? מי אתה מקבל את זה? ""
לאחר מכן, תתקרב לאדם שהוזכר וחזור על אותה תחקור. "תמשיך לעקוב אחר הרשת כל הדרך חזרה למכירת המכירות שמכרו את המוצר מלכתחילה", אומר בכמן.
גישה זו נראית פשוטה בכאב. אבל, אתה תהיה מופתע כמה מנהלים לא מצליחים לגייס את התובנות של הצוות שלהם לפני לחייב קדימה עם תהליך חדש. קח את הזמן כדי לשחק את המשחק הזה של תג - זה בטוח לעזור לך לעשות צלילה עמוקה על התהליכים הנוכחיים שלך.
2. לבנות תרשים זרימה
באמצעות המידע שאתה מגלה בשלב הראשון, לבנות ייצוג חזותי של התהליך כדי לסייע לך להדריך אותך.
"התחל עם תרשים זרימה פשוט", מסביר אילנה מרקוס, מייסד ומנכ"למקום העבודה מיושר. "זה איך אתה לארגן ולהמשיג את הזרימה המאפשרת לך לראות את הנתונים ולהגדיר את המסגרת ליישום השינוי".
בניית תרשים זרימה (הידוע גם בשםתהליכים עסקיים מיפוי) הפך להיות פופולרי יותר ויותר בעולם העסקים. "המטרה שלה היא להשיג הבנה מפורטת של התהליך, אנשים, תשומות, פקדים ותפוקות, ולאחר מכן פוטנציאל לפשט את כל זה, לעשות את זה יעיל יותר ו / או לשפר את תוצאות התהליך"פוסט זה עבור LucidChartמסביר ברהיטות.
אז, אל תפחדו לקבל יצירתי ופשוט לצייר את התהליכים שלך. לאחר זה חזותי יעזור לך באופן משמעותי בשלב הבא.
לא משוכנע כוחה של ויזואליזציה? צפה במה שקורה כאשר טום ווג'ק מבקש מאנשים לצייר את התהליך של ביצוע טוסט:
3. דאגות
זכור, המטרה של זיהוי התהליך שלך לא רק כדי לזהות איך הדברים לזרום, אבל גם איך הם יכולים להיות משופרים. משמעות הדבר היא כי מלבד זיהוי התהליך, אתה גם צריך לזהות היכן הדברים עשויים להתפרק.
באמצעות שני צעדים לעיל, זה יהיה הרבה יותר קל לזהות דברים כי הם החמיץ או אם יש אזורים שאינם הולכים על פי התוכנית.
באמצעות "איסוף כסף" שלנו דוגמה מלמעלה, אתה מבין במהירות כי אדם אחראי על שימוש אלה כספים לשלם את החשבונות הוא נאבק חודש לאחר חודש כדי למעשה לקבל את קדימה מן האדם שמקבל את הכסף מלקוחות - זה מחסום שהיא מתעסקת בעקביות, וזה באמת מאט אותה.
לתעד את האתגרים האלה (וכל האחרים כי לבוא!) אז אתה יכול להיות בטוח לטפל בהם בעת בניית התהליך החדש.
"תיעוד וידע היכן הם קיימים יעזור לך לעקוף כתמים צרחות וכתובת לעובדים חששות כי הם קריטיים ביישום התהליך החדש", מוסיף Marcus.
בניית תהליך טוב יותר
עכשיו שיש לך הבנה של מה תהליך העבודה הנוכחי שלך נראה כמו וכל התחומים שיכולים להשתמש בשיפור, הגיע הזמן להתחיל בשלב הבא: בניית זרימת עבודה שיתפקדת טוב יותר עבור הצוות שלך ולכתובת החששות המבצעיים המתארים דברים למטה.
1. שאל שאלות
כמו שעשית בעת זיהוי התהליכים הנוכחיים, הצעד הראשון שלך בעיצוב תהליך חדש צריך להיות לשוחח עם חברי הצוות שלך.
יש להם דיון פרנק איתם. מדוע מחסום זה מתרחש? האם יש משהו שהם צריכים כדי לעשות את עבודתם טוב כי הם לא מקבלים כרגע? מה יעשה את עבודתם לקלה יותר?
שיש הבנה של מה שהדאגות שלהם הם,למה הם מתרחשים, וכיצד הם יכולים להיות מטופלים, יעזור לך מלאכה וליישם תהליך חדש כי באמת פותר בעיות אלה, במקום לסטור הלהקה סיוע עליהם.
2. צור תרשים זרימה חדש
כשמדובר בעיצוב תהליך חדש, בניית ייצוג חזותי נוסף יהיה מועיל להבטיח כי אתה פונה כל החששות שהודגשו במהלך המחקר שלך.
עם זאת, לא להעביר את עצמך לחשוב כי תהליך זה צריך להיות משהו מורכב מדי או רשמי. כל עוד אתה מקבל את התהליך החדש ממופה על הנייר באופן שאתה ואת הצוות שלך יכול להבין, אתה על המסלול הנכון.
כאשר חושבים על איך תיצור את זרימת העבודה החדשה, "עיצוב התהליך כאילו היית מתחיל ישות חדשה עם משאבים גדולים", אומר דניאל פיימן, מנכ"ללבנות אותו לאחור. זה יעזור לך ללחוץ כל אמונות הגבלת יש לך כאשר מיפוי זרימה שלך. תוכלו לעצב תהליך אשר למעשה לשפר את הדרך בפונקציות הצוות שלך.
3. זז אחורה
בניית תהליך חדש לגמרי יכול להרגיש מכריע. אז, הדרך החכמה ביותר להתקרב זה היא למעשה לעבוד לאחור.
"התחל עם המטרה או התפוקה של התהליך ולשאול", כדי להשיג תוצאה זו, מה אנחנו צריכים לעשות? "" אומר מייקל קלינגן, מייסדקבוצת קליימור. "עשה את אותו הדבר עבור כל תשובה מאוחרת עד שהתהליך מוגדר. הצוות יהיה לעצב את התהליך של פלטי בחזרה תשומות ".
נניח שאתה רוצה לחשוף את התהליך עבור איך צוות התוכן שלך יוצר הודעה בלוג. במקום להתחיל בדרך חזרה בהתחלה, להתחיל עם התוצאה הסופית: פוסט מתפרסם. איזה צעד קורה ממש לפני כן? זה מתוכנן. לפני ש? זה SEO-אופטימיזציה. ו, לפני זה? תמונות נוספות.
המשך לנוע לאחור דרך כל חתיכה קטנה של הפאזל עד שהגעת לתחנה מאוד - כאשר רעיון לכתוב בלוג נבחר.
לאחר הטיוטה של התהליך החדש נעשה, Clingan מציע לסקור ולשפר אותו על ידי מחפש את שלושת המצבים הבאים:
4. צמצם את עוצמת הקול
גם עם השלבים לעיל, אתה עדיין עלול בסופו של דבר עם תהליך מסוימים נפוח ומסובך מדי.
"רוב התהליכים יכולים להיעשות לא יותר משישה צעדים - למרות שאנחנו יודעים יש חלקים נעים רבים וממשלבים המתרחשים", אומר מרקוס.
לכן חשוב לנסות להפחית את נפח התהליך שלך כדי להפוך אותו יעיל ככל האפשר. "זה תמיד טוב יותר לשים את שעות הפעולה שלך באתר שלך מאשר לפתח תהליך יעיל מאוד עבור מתן את שעות הפעולה שלך בטלפון," Bachman מספק כדוגמה.
עֵצָה: חפש אזורים שבהם אתה משלים דברים פשוט כי תמיד עשית אותם - אלה עשויים להיות משימות שניתן לחתוך לחלוטין.
עֵצָה: לשמור על העיניים שלך מקולף עבור חלקים שבו ייתכן שיש חתיכה אחת של התהליך עובר דרך יותר מדי ידיים. לעתים קרובות, פחות אנשים המעורבים מקבל משימה מסוימת הושלמה, יותר טוב.
עֵצָה: ברציפות לשאול את עצמך אם יש דרך טובה יותר דברים יכול להיעשות. רק בגלל שהם בסופו של דבר להשלים לא תמיד אומר שהם סיימו בצורה היעילה ביותר ויעילה. סקירה ולמידה היא הדרך היחידה לשפר את התהליכים לעתיד.
הקלת המעבר: כיצד ליישם תהליכים חדשים
למרות תהליך חדש זה נועד לעזור לתפקד הצוות שלך טוב יותר תוך כדי התייחסות לבעיות שהם היו בעקביות מול, יהיה התנגדות לשינוי. תוכלו לחוות קצת אי-רצון או היסוס כאשרהצגת תהליך חדש ומשופר .
מסיבה זו, חשוב לך לתקשר בגלוי עם חברי הצוות שלך וכולל אותם בתהליך כפי שהורה לעיל.
לפני שתיישם את הדרך החדשה הזאת לעשות דברים,לתזמן פגישה עם חברי הצוותמי יושפע מהתהליך החדש הזה. קח את הזמן כדי להסביר מדוע שינוי זה היה הכרחי - לוודא שאתה נוגע באתגרים אלה נקודות כאב שזיהית - ולאחר מכן לבקש כל שאלות או הצעות נוספות על התהליך החדש.
ככל שאנשים מבינים מדוע השינוי נעשה וכיצד הוא עוזר להם, כך יהיה יותר להתאמן ומעורב שהם יהיו.
מסיימים
תהליכי העבודה שלך הם איך הצוות שלך מקבל דברים מושלם. אבל הם לא צריכים פשוט להיות מוגדר ולשכוח כי השינוי הוא קבוע רק אמיתי בצוות שלך.
חברים לעזוב, חדשים להצטרף. טכנולוגיות וכלים חדשים מוצגים בעוד אחרים הם בדימוס. מטרות ומטרות משמרות כל הזמן. אי התאמת ולשפר את התהליכים שלך כדי להתאים לשינויים אלה תגרום רק לתסכול, חוסר ארגון ודיון.
במקום לקוות כי חברי הצוות שלך להתאים ולתעבד איכשהו להתאים כאשר השינויים מוצגים, אתה צריך להיות פרואקטיבי בניהול שינוי על ידי זיהוי תהליכים נוכחיים ולאחר מכן crafting חדשים אשר ישמור על המשימות של הצוות שלך יעיל ולצפוי.
כדי לסכם, הנה איך זה נראה:
השתמש במידע זה כדי לאתר את התהליכים הנוכחיים שלך ולעשות את ההתאמות הדרושות, והצוות שלך בטוח להיות יעיל, יעיל, וארגן - ללא קשר לזרוק את דרכם!
המחבר ביו- קאט בוגארד (@kat_boogaard.) היא סופר מבוסס מבוסס, כיסוי נושאים הקשורים קריירה, הפיתוח העצמי, ואת חיי עצמאי. היא בעלת טור עבור Inc, כותב עבור המוזה, הוא סופר קריירה עבורEverygirl., ותורם בכל רחבי האינטרנט.
