סגירת הפרויקט: 8 שלבים כדי לסיים פרויקטים בביטחון
סיכום
סגירת הפרויקט היא השלב האחרון של הפרויקט, כאשר אתה לקשור קצוות רופפים, לתקשר את התוצאות שלך, ואת התחקיר עם הצוות שלך. רק בגלל שאתה מכה את המטרות שלך לא אומר העבודה היא סיים, ואת תהליך סגירת הפרויקט ברור מבטיח כי אתה בודק כל משימה חשובה את רשימת המטלות שלך לפני העטוף באופן רשמי את הדברים. במאמר זה, למד שמונה שלבים כדי לעזור לך לסגור פרויקטים בביטחון.
לונגפלו בהחלט יכול לסמור את קצותיו. כאחת המשוררים הגדולים של אמריקה, הוא הבין כי מסקנות גדולות מעניקות שירים דחוקים - בעוד סיומות חסרות יכול להרוס אפילו את הכתיבה הטובה ביותר. ובעוד לונגפלו מעולם לא קיבל את שלואישורי ניהול פרויקטים(אנחנו לא בטוחים אם זה היה דבר במהלך המאה ה -19), הוא עדיין יכול ללמד אותנו דבר או שניים על סגירת פרויקט.
פרויקטים, כמו שירים, צריך קצות גדולים. גם אם אתה מבצע את תוכנית הפרויקט שלך בצורה מושלמת, מסקנה לא מאורגנת יכולה לשלול את כל העבודה הקשה שלך. אבל כאשר אתה מסיים חזק, אתה יכול להבטיח כי הפרויקט שלך יש לנקות takeaways, השלבים הבאים, ואת כוח הדבקה.
מהו סגירת הפרויקט?
סגירת הפרויקט היא השלב האחרון של הפרויקט, כאשר אתה לקשור קצוות רופפים, לתקשר את התוצאות שלך, ואת התחקיר עם הצוות שלך. שלב סגירת הפרויקט רשמית מעמיד סוף הפרויקט שלך ומספק תוכנית קונקרטית לשלב הבא - בין אם זה המעבר פרויקט בעלות לצוות אחר, החל פרויקט חדש כדי לשפר את העבודה שלך, או שילובלקחיםלפרויקטים עתידיים.
אתה יכול להתאים את תהליך סגירת הפרויקט שלך כדי להתאים לצרכים של הצוות שלך, אבל הנה כמה צעדים מפתח לכלול:
הפעל בדיקות סופיותכדי לוודא שלךפרויקט ניתוחעונה על הציפיות (כמו בדיקות תכונה שלאחר ההשקה כדי לוודא שהוא עדיין עובד, או לסקור את הסופי הסופי שלך עם בעלי עניין).
בדוק את תוכנית הפרויקט שלךכדי לעטוף קצוות רופפים ולוודא שלא שכחת שום דבר.
משימות ניהוליות מלאות- כמו עדכון תיעוד, השלמת שלךתקציב הפרויקט, ו reassigning משאבים.
תקשורת הערותואת השלבים הבאים לבעלי עניין .
תחזיק מפגש פוסט-מורם כדי לסקור שיעורים למדו ולתת את הצוות שלך הזדמנות לספק משוב ולהתאים את התהליכים שלהם.
להפיץ דוח סופיכי מתאר כיצד הפרויקט שלך ביצע ביחס למטרותיו.
5 שלבי ניהול פרויקטים
המונח "סגירת הפרויקט" מגיעמודל ניהול פרויקטים של חמישה פאזיםשנוצרו על ידי מכון ניהול הפרויקט (PMI). PMI מתאר מודל זה במדריך שלהם לניהול הפרויקט גוף הידע, הידוע גם בשם PMBOK® מדריך. המודל שלהם מחלק את מחזור החיים של הפרויקט לחמשת השלבים האלה:
פרויקט חניכה : מגדיר באופן רחב של הפרויקט שלך ומאובטח לקנות.
תכנון פרוייקט : יצירת מטרות מפורטות ומפת הדרכים.
ביצוע הפרויקט: הפעל את הפרויקט שלך באמצעות מידע משני השלבים הראשונים.
ביצועי הפרויקט: למדוד יעילות באמצעותאינדיקטורים מרכזיים (KPIS) .
סגירת הפרויקט: לעטוף קצוות רופפים, תחקור עם בעלי העניין, ולסיים את השלבים הבאים.
מדוע סגירת הפרויקט חשובה?
זה מרגיש נהדר כדי להשיג את הסופי שלךאבני דרךאו להכות את המטרה שלך - אבל זה לא אומר שהעבודה שלך נגמרת. לאחר שאתה קלוי להצלחה שלך, יש עדיין כמה משימות חשובות כדי לבדוק את הרשימה שלך לפני שאתה רשמית להגיע לסוף הפרויקט. הנה איך סגירת הפרויקט יכול לעזור לך לתקתק כל תיבה לעטוף את היוזמות שלך בביטחון.
ודא שהעבודה שלך הושלמה
בעקבות תהליך סגירת פרויקט מוגדר מראש מבטיח כי העבודה שלך היא שלמה וכי לא שכחת כל משימות בתוכנית הפרויקט שלך. השלב האחרון של הפרויקט כולל את כל אלה קל לפספס פרטים כמו בדיקות סופיות, סקירת תוכנית הפרויקט שלך, ותקשורת תוצאות לבעלי העניין - כך שתוכל לעטוף פרויקטים בידיעה שבדקת כל תיבה.
יתר על כן, שלב הסגירה עוזר לך להקים קונצנזוס עם בעלי עניין כי העבודה שלך יעילה ומלאה. בדרך זו, כולם יודעים מה השגת ומבין שהפרויקט נגמר.
לספק לנקות את השלבים הבאים
כאשר הפרויקט שלך סגור כראוי, יש לך את השלבים הבאים בטון: עבודה ביד לצוות אחר, להתחיל פרויקט חדש כדי לשפר את העבודה שלך, או לשלב שיעורים מרכזיים לתוך יוזמות עתידיות.
בדרך זו, סגירת הפרויקט מסייעת לך למנוע תרחישים לא רצויים כאלה:
לפרויקט שלך אין תאריך קצה בטון והצוות שלך אחראי לשמירה על זה ללא הגבלת זמן. לדוגמה, לדמיין שיש לך פרויקט כדי לשפר את התנועה באתר ב -20%. מבלי לסגור כראוי את הפרויקט שלך, אתה יכול להיות אחראי על tweaks קטן, שיפורים, ובדיקה ללא הגבלת זמן כדי לשפר את התנועה באתר.
הפרויקט שלך לא נמסר לצוות הנכון, אז זה פשוט יושב ואוסף אבק. לדוגמה, תארו לעצמכם שיצרת פרויקט חדש כדי לבדוק תכונה באתר שלך. כדי לסגור את הפרויקט שלך כראוי, אתה צריך לתקשר עם בעלי עניין שהשגת את המטרה ואת היקף הפרויקט שלך (כלומר כדי לבדוק תכונה). לאחר מכן, אתה צריך למסור את בדיקות תובנות מחוץ לצוות המוצר המתאים למעשה לבנות את התכונה.
ללכוד שיעורים למדו
כל פרויקט נותן לצוות שלך הזדמנות ללמוד ולשפר, וסגר הפרויקט מבטיח לך ללכוד את הלומדים האלה במקום להשאיר אותם מאחורי הערות הפרויקט שלך. זה בגללמפגש שלאחר המוותהוא מובנה בתהליך הסגר, כך לצוות שלך יש סיכוי לשקף על מה שהלך טוב ומה יכול להיות משופר בפעם הבאה. דיון סגירת הפרויקט עם הצוות שלך לעתים קרובות מאירה בעיות ייתכן שלא חשבתי, שכן חברי הצוות יכולים לספק פרספקטיבה על הקרקע. זה אומר שאתה יכוללשפר ברציפותניהול הפרויקט שלך לאורך זמן עם כל פרויקט, יש לך הזדמנות ללמוד וליעלת תהליכי צוות, תקשורת, וביצוע הפרויקט.
מלבד שיפורים בתהליך, סגירת הפרויקט גם מסייע לך ללכוד ולשתף פרויקט מפתח הלומד. בדו"ח הסופי אתה חולק עם בעלי עניין, אתה יכול ללכודלקחיםמן הפרויקט בפועל שלך נתונים כמו takeaways מבחן A / B, התוצאות של מחקר למשתמש מחקר, או ציר הזמן לבניית תכונה App חדש. בדרך זו, בעלי העניין יכולים ללמוד מהפרויקט שלך ולשלב את הממצאים לעבודה שלהם.
איך אתה יודע מתי הפרויקט הושלם?
לפני שתסגור את הפרויקט שלך, אתה צריך לקבוע אם זה שלם. אבל מה בדיוק זה אומר?
יש כמה דרכים לקבוע אם הפרויקט שלך הוא סיים, אבל המחוון הגדול ביותר הוא אם אתה להשיג את מטרות הפרויקט שאתה מוגדר במהלך התכנון. ללא קשר להגדרת מטרהמתודולוגיה אתה משתמש, מטרות להגדיר מה ההצלחה נראה עבור הפרויקט שלך ולתת לך יעד ברור לכוון. ישנן מספר שיטות הגדרת מטרה בחוץ, כוללמטרות ותוצאות מפתח (OKRS) , אינדיקטורים מרכזיים (KPIS), ומטרות חכמות .
לא כל פרויקט משיג את מטרותיו, וזה בסדר. גם אם אתה לא מכה את המטרות שלך, אתה יכול להגיד הפרויקט שלך הוא סיים כאשר:
השלמת את התוצרים המתוארים בהיקף הפרויקט
השלמת אתציר זמן
השתמשת ביכולתךתקציב הפרויקט
כיצד לסגור פרויקט ב 8 שלבים
סגירת פרויקט לא חייב להיות קשה. כפי שאתה עובד על פרויקטים, תלמד מה עובד ומה לא עובד עבור הצוות שלך. עם ידע זה, אתה יכול לפתח את הפרויקט שלך סגירת שיטות עבודה מומלצות.
אם זו הפעם הראשונה שלך סגירה רשמית פרויקט, נסה שמונה צעדים אלה למטה. לרשום הערות על מה עובד ומה לא עובד אז אתה יכול לחדד את התהליך בעתיד
1. לבצע בדיקות סופיות
הצעד הראשון הוא שימושי ביותר עבור צוותים התמקדו בהשקת מוצרים חדשים או תכונות. לפני שאתה מסיים רשמית לעבוד על הפרויקט שלך, להפעיל את הבדיקות הסופיות כדי לוודא את הסופי הסופי שלך הוא יציב ועדיין מבצע כצפוי. זה חשוב כי הביצועים לעתים קרובות שינויים שלאחר ההשקה, במיוחד אם המוצר שלך הלך לחיות למספר גדול של לקוחות. לעתים קרובות, זה יכול להיות קשה לחזות כיצד המוצר יפעל בקנה מידה לפני שהוא למעשה השיקה.
מלבד הפעלת בדיקות טכניות, תוכל גם לפקח על משוב הלקוחות (במיוחד בערוצי המדיה החברתית שלך) כדי לראות אם משתמשים נתקלים בשגיאות מוצרים נוצעות. אם אתה נתקל בבעיות גדולות, צור פרויקט מעקב כדי לתקן אותם.
2. לעטוף קצוות רופפים
לאחר מכן, הגיע הזמן לסקור את שלךתכנית פרויקטודגל משימות לא שלמות. זה עוזר לך לקשור קצוות רופף ומבטיח שאתה לא שוכח כל צעדים קריטיים. אם אתה משתמשתוכנת ניהול פרויקטיםכמומנהל המשימות של UDN., צעד זה קל כי אתה יכול לראות את כל משימות הפרויקט במקום אחד, בתוספת תאריך היעד שלהם, הבעלים, ומעמד השלמה.
אם שכחת משהו, אל תדאג. קח מלאי של כל משימות לא שלמות ולהחליט אם הם שלךהיקף הפרויקטאו מחוץ להיקף. אם הם בהיקפו, לבצע תוכנית לטפל אלה משימות שאריות. אם הם מחוץ להיקף, תן לבעלי העניין יודעים ולשים את המשימות האלה לצוות המתאים.
לדוגמה, תארו לעצמכם צוות הפיתוח שלך רק סיים פרויקט עיצוב מחדש של אתר, ואתה מבין שאתה לא להשלים משימה לעדכן תמונות באנר באתר. לאחר התייעצות עם הצהרת היקף הפרויקט שלך, אתה מחליט כי משימה זו היא מחוץ היקף כי הצוות שלך התמקד בעיקר בשיפורים תשתית. לכן, אתה עובר את המשימה שאריות לצוות העיצוב, אשר יכול להשתמש בתשתית שיצרת כדי לעדכן תמונות באנר.
3. משימות ניהוליות מלאות
עכשיו שאתה עוטף קצוות רופפים, הגיע הזמן לטפל בצד המנהלי של הפרויקט שלך. בעוד משימות ניהוליות יכולות להשתנות על ידי הפרויקט, הנה כמה נפוץ לעשות לשקול:
ודא שכל קובצי הפרויקט והנכסים נמצאים במקום הנכוןוכי בעלי העניין יודעים איפה הם.
עדכון תיעוד הפרויקט, כמותיעוד התהליך, שלךתקציב הפרויקט, ושלךלוח הזמנים של הפרויקט. במהלך תהליך זה, השווה אומדנים לתוצאות בפועל כדי לראות אם היית נכון. לדוגמה, השווה את התוצאות הממשיות לעומת התקציב שלך ואת ציר הזמן.
ודא שמסמכי הפרויקט נחתמים, כמו כל חוזי ספק או הסכמים.
לסגור את כל החוזיםעבור ציוד, קבלני משנה, תורמים או בעלי עניין חיצוניים דומים.
לעטוף את הפרויקט כספים. ודא שהתשלומים הסופיים שלך מתקבלים או נשלחים, ולשלוח את צוות הפיננסים שלך עדכון עם מספרי התקציב הסופי שלך.
ודא שחברי הצוות נקבעו מחדשלפרויקטים שונים.
למכור או להעביר ציודאו משאבי פרוייקט אחרים לצוותים שונים לפי הצורך.
4. הודע לצוות שלך על השלבים הבאים
הבא, לכתוב הערה לצוות שלך כדי למלא אותם על תוכנית לעטוף שלך. תן להם לדעת על השלבים הבאים - כמו איך להתמודד עם או להעביר את הבעלות על כל תוצרים פרויקט יוצא מן הכלל. בנוסף, לספר לצוות שלך על סגירת אירועים שהם צריכים להשתתף, כמורֶטרוֹספֶּקטִיבִי , פרויקט לאחר מורם, או פגישה סופית עם בעלי עניין. אם אתה רוצה את הצוות שלך לספק משוב במהלך פוסט-מורם, עכשיו זה הזמן לתת להם לדעת כדי שיוכלו להתחיל בהכנות.
5. עדכן בעלי עניין ולשלוח דוח סופי
לאחר שאתה מחובר עם הצוות שלך, הגיע הזמן לסנכרן עם בעלי העניין שלך. זה יכול להיות עדכון אסינכרוני או פגישה רשמית לעטוף. ללא קשר לפורמט, הקפד לכלול את המידע הבא:
דוח סופי, כולל סיכום של מה שהפרויקט שלך הושלם, איך הוא ביצע בהשוואה למטרות שהגדרות, וכל הצלחות מפתח או כשלים.
רשימה של פריטים לא מלאים שהיו בהיקפו, בתוספת איך תתמודד איתם.
רשימה של פריטים לא מלאים שהיו מחוץ להיקף, עם הסבר מהיר ופרטים על איך לעקוב עם הצוות המתאים.
רשימה של מהירה, אחרי שאתה מתכנן להשלים כחלק מהפרויקט הנוכחי שלך או להעביר לצוות אחר.
בקשה למשוב. באופן אידיאלי, זה יכול להיות כתוב משוב בצורה של שאלון או סקר.
6. החזק מפגש פרוייקט שלאחר המוות
מחזיק אמפגש פוסט-מורםהיא הדרך הטובה ביותר ללכוד ולסקור שיעורים למד במהלך כל פרויקט. במהלך פוסט-מורם, חברי הצוות יש את ההזדמנות לספק משוב על מה שהלך טוב, מה לא הלך טוב, ומה יכול להיות משופר בפעם הבאה.
הנה כמה טיפים לשקול לפני שאתה מארח את לאחר מורם הבא שלך:
שלח חברי צוות רשימה של שאלות לחשוב על לפחות יומיים לפני פגישת הפוסט-מורם. שאלות אלה יכולות להיות פשוטות כמו: "מה שהלך טוב, מה לא הלך טוב, ומה למדנו?" זה עוזר לצוות שלך מבנה המחשבות שלהם מראש, כך שהם יכולים להרגיש מוכן ומוכן להשתתף.
במהלך הפגישה, שתף את המסך (אם אתה יכול) ולפעול באופן פעיל כדי להקליט משוב של כל אדם. בדרך זו, הצוות שלך יכול לראות כי הקלט שלהם מוערך.
תן לכל חבר צוות ייעודי זמן לחלוק את המשוב שלהם במהלך הפגישה. בדרך זו, אתה יכול לוודא שהקול של כולם נשמע.
להשאיר זמן בסוף הפגישה שלך כדי להודות חברי צוות עבור קלט שלהם. וכאשר אתה מזיק את המשוב שלהם לתוך פריטים בטון פעולה (נגיע לזה בשלב הבא), לשלוח את הצוות שלך עדכון כדי להודיע להם איך אתה פונה דאגות שלהם.
7. צור מפת הדרכים לשיפורים
לאחר ניתוח איך הפרויקט שלך הלך, הגיע הזמן להסתכל לעבר העתיד. בשלב זה, אתה יכול להשתמשמפת הדרכים של הפרויקטכדי לתכנן כיצד תשתפר ותהליכי הניהול הסופיים שלך:
שקול את תוצאות הבדיקה הסופית שלך משלב אחד ולזהות כל בעיות בעדיפות אתה רוצה להתמודד. לדוגמה, אם לקוחות רבים מתלוננים על זמני טעינה איטיים, תוכל לתעדף יוזמה כדי לשפר את מהירות הטעינה באתר.
לקמפל את המשוב שקיבלת מבעלי עניין וצוות הפרויקט שלך. חפש נושאים נפוצים והדגיש את כל הפריטים שברצונך לטפל בו. לדוגמה, אם חברי הצוות שיתפו כי לא היה להם מספיק זמן כדי להשלים משימות, אתה יכול להגדיר פריט פעולה כדי להוסיף זמן חיץ נוסף לוחות זמנים פרויקטים עתידיים.
צור מפת הדרכים לתכנון כיצד ומתי תטפל בפריטי פעולה אלה.
שאל את הצוות שלך עבור משוב על מפת הדרכים שלך, ולקבל כניסה מבעלי עניין רלוונטיים.
יצירת מפת דרכים לשיפורים עתידיים מבטיחה שתמשיך לשפר ולהחזיר בתהליכי הניהול הסופיים והפרויקט שלך. בנוסף, זה מאפשר לך לסגור באופן רשמי את הפרויקט הנוכחי שלך, ולאחר מכן להתמודד עם כל שיפורים ביוזמה חדשה לגמרי. בדרך זו, אתה יכול למנוע פרויקטים לגרור על עד הסופי הסופי הוא "מושלם" (משהו זה לא באמת ניתן להשיג בכל מקרה).
8. לחגוג
אחרון חביב, להפריש זמן לחגוג את ההישגים של הצוות שלך. מראה הערכה היא המפתח לבניית חזקהתרבות ארגוניתוקידוםעבודת צוות במקום העבודה .
חגיגה יכולה לבוא בצורות כמו מתנות או כרטיסים, תודה תודה, שעה מאושרת צוות, או אפילו אחר הצהריים חינם מחוץ לעבודה. שקול את הדינמיקה של הצוות שלך ואת ההעדפות של כל חבר צוות, ולבחור את האפשרות שאתה חושב שכולם יעריכו ביותר.
סגור עם ביטחון
גבוה חמישה - אתה פשוט סגור בהצלחה את הפרויקט שלך. בדקת את כל הקופסאות וקשרות את כל הקצוות הרופפים. עכשיו אתה יכול להמשיך הלאה ליוזמה הבאה שלך עם שקט נפשי, בידיעה כי הכל הוא לטפל ויש לך תוכנית קונקרטית עבור השלבים הבאים.
אם אתה רוצה לתקנן את תהליך הסגירה של הצוות שלך, שקול להפוך את תהליך סגירת הפרויקט שלך לתוךתבנית פרויקט מותאמת אישית. תבניות מאפשרות לך ליצור קבוצה מוגדרת מוגדרת של צעדים (כמו רשימה), כי אתה יכול לשכפל לשימוש חוזר בכל פעם שאתה לעטוף את הפרויקט.
