Proje Kapanışı: Projeleri güvenle bitirmek için 8 adım

Özet

Proje kapatma, bir projenin son aşamasıdır, gevşek uçları bağlarken, sonuçlarınızı iletirken ve ekibinizle bilgilendirin. Sadece hedeflerinize çarptığınız için iş bitmesi anlamına gelmez ve net bir proje kapatma süreci, resmi olarak bir şeyleri sarmadan önce yapılacaklar listenizdeki her görevi kontrol etmenizi sağlar. Bu yazıda, projeleri güvenle kapatmanıza yardımcı olmak için sekiz adım öğrenin.

Longfellow kesinlikle uçlarını çivileyebilir. Amerika'nın en büyük şairlerinden biri olarak, büyük sonuçların gücü yapışan şiirlere yapışmasını sağladığını anladı, olağanüstü sonlar en iyi yazıyı bile mahvedebilir. Ve Longfellow asla onu alamadımProje Yönetimi Sertifikası(19. yüzyılda bu bir şey olacağından emin değiliz), hala bir projeyi kapatma konusunda bize bir ya da iki şey öğretebilir.

Projeler, şiirler gibi, harika sonlara ihtiyaç duyar. Proje planınızı mükemmel bir şekilde çalıştırsanız bile, dağınık bir sonuç, tüm sıkı çalışmalarınızı olumsuz etkileyebilir. Ancak güçlü bitirdiğinizde, projenizin paket servisleri, sonraki adımlar ve yapıştırma gücü olduğundan emin olabilirsiniz.

Proje kapanması nedir?

Proje kapatma, bir projenin son aşamasıdır, gevşek uçları bağlarken, sonuçlarınızı iletirken ve ekibinizle bilgilendirin. Proje kapatma aşaması resmen projenize bir son verir ve bir sonraki adımlar için beton bir plan sağlar - bu, projenin mülkiyetinin başka bir ekibe geçişi, işinizi geliştirmek için yeni bir projeye başlayarak veya dahil ederekdersler öğrenildigelecekteki projelere.

Proje kapatma sürecinizi, ekibinizin ihtiyaçlarına uyacak şekilde uyarlayabilirsiniz, ancak aşağıdakileri içerecek bazı önemli adımlar:

Final testlerini çalıştıremin olmak içinProje teslim edilebilirBeklentileri karşılar (hala çalıştığından emin olmak ya da paydaşlarla finalle verilen finalinizin gözden geçirilmesini sağlamak için bir özelliği piyasaya sürmeyi test etmek gibi).

Proje planınızı gözden geçirinGevşek uçları sarmak ve bir şey unutmadığınızdan emin olun.

İdari görevleri tamamlayınBenzeri bir belgeyi güncelleme, sonlandırmaproje bütçesive kaynakları yeniden atama.

Notları bildirve sonraki adımlarpaydaşlar .

Tut Mortem sonrası toplantı projesi Öğrenilen dersleri gözden geçirmek ve ekibinize geri bildirimde bulunma ve süreçlerini ayarlama şansını verin.

Son bir raporu dolaştırmakBu, projenizin hedeflerine göre nasıl gerçekleştirdiğini ana hatlarıyla belirtir.

Proje yönetiminin 5 aşaması

"Proje Kapanması" terimi geliyorBeş fazlı proje yönetimi modeliProje Yönetimi Enstitüsü (PMI) tarafından oluşturuldu. PMI, bu modeli, PMBOK® Kılavuzu olarak da bilinen, proje yönetimi bilginin proje yönetim organına rehberinde özetlemektedir. Modelleri proje yaşam döngüsünü bu beş aşamaya böler:

Proje başlangıcı : Projenizi geniş bir şekilde tanımlayın ve güvenli katılım.

Proje planlaması : Ayrıntılı hedefler ve birProje yol haritası.

Proje Yürütme: Projenizi ilk iki adımdan gelen bilgileri kullanarak başlatın.

Proje performansı: Kullanarak etkinliği ölçünAnahtar Performans Göstergeleri (KPIS) .

Proje kapanması: Gevşek uçları, paydaşlarla fırsatı sarın ve sonraki adımları tamamlayın.

Proje kapanması neden önemlidir?

Finalinizi elde etmek için harika hissettiriyorkilometre taşlarıVeya hedefinize basın - ama bu işinizin bittiği anlamına gelmez. Başarınız için kızartıldıktan sonra, projenin sonuna resmen ulaşmadan önce listenizi kontrol etmek için hala bazı önemli görevler vardır. İşte proje kapanması, her kutuyu işaretlemenize ve girişimlerinizi güvenle sarmanız nasıl yardımcı olabilir.

İşinizin tamamlandığından emin olun

Önceden tanımlanmış bir proje kapatma işleminin ardından, işinizin tamamlanmasını sağlar ve proje planınızdaki herhangi bir görevi unuttunuz. Projenin bu son aşaması, son testler, proje planınızı gözden geçirme ve sonuçları paydaşlara iletmek gibi tüm bunları içerir - böylece her kutuyu işaretlediğiniz projeleri sarabilirsiniz.

Ayrıca, kapanış fazı, işinizin etkili ve eksiksiz olduğu paydaşlarla bir fikir birliği kurmanıza yardımcı olur. Bu şekilde, herkes ne elde ettiğinizi ve projenin bittiğini anladıklarını biliyor.

Sonraki adımları temizle

Projeniz düzgün bir şekilde kapatıldığında, somut bir sonraki adımlarınız var: El Başka Bir Takıma Çalışmak, Çalışmanızı geliştirmek için yeni bir proje başlatın veya gelecekteki girişimlere kilit dersler dahil edin.

Bu şekilde, proje kapanması, bunlar gibi istenmeyen senaryoları önlemenize yardımcı olur:

Projenizin somut bir son tarihi yoktur ve ekibiniz süresiz olarak korumaktan sorumludur. Örneğin, site trafiğini yüzde 20 arttırmanın bir projesi olduğunu hayal edin. Projenizi uygun şekilde kapatmadan, site trafiğini geliştirmek için küçük ince ayarlardan, iyileştirmelerden ve süresiz olarak test edilmesinden sorumlu tutulabilirsiniz.

Projeniz doğru ekibe teslim edilmiyor, bu yüzden sadece oturur ve toz toplar. Örneğin, web sitenizdeki bir özelliği test etmek için yeni bir proje oluşturduğunuzu hayal edin. Projenizi düzgün bir şekilde kapatmak için, projenizin hedefini ve kapsamını gerçekleştirdiğiniz paydaşlara (yani bir özelliği test etmek için) iletişim kurmanız gerekir. Sonra, özelliği oluşturmak için test görüşlerinizi uygun ürün ekibine götürmeniz gerekir.

Öğrenilen dersleri yakalamak

Her proje ekibinize öğrenme ve geliştirme fırsatı verir ve proje kapatma, proje notlarınızda onları geride bırakmak yerine bu öğrenimleri yakalamanızı sağlar. Çünkü birMortem sonrası toplantıkapatma sürecine yerleştirilmiştir, bu nedenle ekibinizin neyin iyi geçtiğini ve bir dahaki sefere ne kadar iyileştirilebileceğini yansıtma şansı vardır. Ekibinizle proje kapanmasını tartışmak, ekip üyelerinin yerdeki bir bakış açısı sağlayabildiğinden, düşünmemiş olabileceğiniz sorunları sık sık aydınlatır. Bu, yapabileceğin anlamına gelirsürekli geliştirmekProje yönetiminiz zamana göre - her projeyle, takım süreçlerini, iletişim ve proje yürütmeyi öğrenme ve düzenleme şansınız var.

Süreç iyileştirmelerinin yanı sıra, proje kapanması da kilit proje öğrenimlerini yakalamanıza ve paylaşmanıza yardımcı olur. Paydaşlarla paylaştığınız son raporda, yakalayabilirsinizdersler öğrenildiGerçek projenizden bir A / B testinden gelen paket servislerinden, bir kullanıcı araştırma çalışmasının sonuçları veya yeni bir uygulama özelliği oluşturmak için zaman çizelgesi. Bu şekilde, paydaşlar projenizden öğrenebilir ve bu bulguları kendi çalışmalarına dahil edebilirler.

Bir projenin ne zaman tamamlandığını nasıl biliyorsunuz?

Projenizi kapatmadan önce, tamamlanmış olup olmadığını belirlemek zorundasınız. Ama bu tam olarak ne anlama geliyor?

Projenizin bittiğini belirlemenin birkaç yolu vardır, ancak en büyük gösterge, planlama sırasında belirlediğiniz proje hedeflerine ulaşıp elde etmenizdir. Ne olursa olsunhedef belirlemeKullandığınız metodoloji, hedefler, projeniz için hangi başarı göründüğünü tanımlar ve size hedeflemek için net bir hedef verir. Dahil olmak üzere birkaç hedef ayar yöntemi var.Amaçlar ve Anahtar Sonuçlar (OKRS) , Anahtar Performans Göstergeleri (KPIS), veAkıllı Hedefler .

Her proje hedeflerine ulaşmaz ve sorun değil. Hedeflerine çarpmasan bile, projenize ne zaman bittiğini söyleyebilirsin:

Sizde belirtilen teslimatları tamamladınız.Proje kapsamı

TamamladınProje Zaman Çizelgesi

Bütününü kullandınproje bütçesi

8 adımda bir proje nasıl kapatılır

Bir projenin kapanması zor olmak zorunda değildir. Projeler üzerinde çalıştığınızda, hangi çalışmaları ve ekibiniz için ne işe yaramadığını öğreneceksiniz. Bu bilgiyle, kendi projenizi kapatma en iyi uygulamalarınızı geliştirebilirsiniz.

Bu, ilk kez resmen bir projeyi kapatırsanız, aşağıdaki sekiz adımları deneyin. Hangi işlerin ve işe yaramayan şey hakkında not alın, böylece gelecekteki süreci iyileştirebilirsiniz.

1. Son testleri yapın

Bu ilk adım, yeni ürünlerin veya özelliklerin başlatılmasına odaklanan ekipler için en faydalıdır. Resmi olarak çalışmadan önce, projenizde çalışmaya başlamadan önce, son teslimatınızın istikrarlı ve hala beklendiği gibi performans gösterdiğinden emin olmak için nihai testler yapın. Bu önemlidir, çünkü performans genellikle, özellikle ürününüz çok sayıda müşteriye yaşamaya başlamışsa, yayın sonrası değişiklikleri değiştirir. Genellikle, bir ürünün gerçekten başlatılmadan önce ölçekte nasıl çalışacağını tahmin etmek zor olabilir.

Teknik testlerin çalışması dışında, kullanıcıların göz kamaştırıcı ürün hataları karşılaşıp karşılaşmadığını görmek için müşteri geri bildirimlerini (özellikle sosyal medya kanallarınızda) izleyebilirsiniz. Herhangi bir büyük sorunla karşılaşırsanız, düzeltmek için bir takip projesi oluşturun.

2. Gevşek uçları sarın

Sonra, sizi gözden geçirme zamanıproje planıve eksik görevleri işaretleyin. Bu, gevşek uçları bağlamanıza ve kritik bir adımları unutmamanızı sağlar. Eğer kullanırsanProje Yönetimi YazılımıbeğenmekUDN Görev Yöneticisi, bu adım kolaydır, çünkü tüm proje görevlerini tek bir yerde görebilirsiniz, artı vade tarihi, sahibi ve tamamlama durumunu.

Bir şeyi unuttuysan, endişelenme. Herhangi bir eksik görevin stokunu alın ve içinde olup olmadığına karar verinProje kapsamıveya kapsam dışı. Kapsamdaysa, kalan görevleri ele almak için bir plan yapın. Kapsamın dışındaysa, paydaşların bu görevleri uygun ekibin bilmesini ve ellerini yapmasına izin verin.

Örneğin, geliştirme ekibinizin yeni bir web sitesi yeniden tasarlama projesini bitirdiğini hayal edin ve sitedeki afiş görüntülerini güncellemek için bir görevi tamamlamadığınızı fark edin. Proje kapsamı bildiriminize danıştıktan sonra, bu görevin kapsamın dışında olduğuna karar verirsiniz, çünkü ekibiniz öncelikle altyapı iyileştirmelerine odaklandı. Bu nedenle, artık görevi tasarım ekibine geçersiniz, oluşturduğunuz altyapıyı banner görüntülerini güncellemek için kullanabilir.

3. İdari görevleri tamamlayın

Şimdi gevşek uçları sardınız, projenizin idari tarafını ele alma zamanı. İdari görevler projeye göre değişirken, işte bazı ortaklar düşünün:

Tüm proje dosyalarının ve varlıkların doğru yerde olduğundan emin olunVe bu paydaşların nerede olduklarını biliyor.

Proje Belgelerini Güncelle, beğenmekİşlem Belgeleri, seninproje bütçesi, ve seninProje takvimi. Bu süreçte, doğru olup olmadığını görmek için tahminleri gerçek sonuçlara karşılaştırın. Örneğin, bütçe ve proje zaman çizelgeniz için tahmini ve gerçek sonuçları karşılaştırın.

Proje belgelerinin imzalandığından emin olun, herhangi bir satıcı sözleşmesi veya anlaşmaları gibi.

Herhangi bir sözleşmeyi kapatsarf malzemeleri, taşeronlar, bağışçılar veya benzeri dış paydaşlar için.

Proje finansmanını sarma. Son ödemelerinizin alındığından veya gönderildiğinden emin olun ve finans ekibinizi nihai bütçe numaralarınızla bir güncelleme gönderin.

Ekip üyelerinin yeniden atanmasını sağlayınfarklı projelere.

Ekipman satmak veya transfer etmekveya diğer proje kaynakları gerektiği gibi farklı takımlara.

4. Takımınızı bir sonraki adımlar hakkında bilgilendirin

SONRAKİ YUKARI, WRAP-UP planınıza doldurmak için ekibinize bir not yazın. Sonraki adımlar hakkında bilgi edinin - herhangi bir olağanüstü proje teslimatının mülkiyetini nasıl ele alacağınızı veya transfer edersiniz. Ayrıca, ekibinize katılmak için izin vermesi gereken olaylar hakkında bilgi verin.retrospektif , Proje sonrası mortemveya paydaşlarla nihai bir toplantı. Ekibinizin bir mortem sırasında geri bildirimde bulunmasını istiyorsanız, şimdi onlara haber vermelerine izin vermelerinin zamanı geldi.

5. Paydaşları güncelle ve son bir rapor gönder

Ekibinize bağlandıktan sonra, paydaşlarınızla senkronize etme zamanı. Bu, asenkron bir güncelleme veya resmi bir wrap-up toplantısı olabilir. Biçimden bağımsız olarak, aşağıdaki bilgileri eklediğinizden emin olun:

Projenizin başardığı şeyin bir özetini, belirlediğiniz hedeflere kıyasla nasıl yapıldığını ve herhangi bir anahtar başarının veya başarısızlıkların bir özeti de dahil olmak üzere nihai bir rapor.

Kapsamda olan eksik öğelerin bir listesi, artı onlarla nasıl başa çıkacağınız.

Kapsam dışı olmayan eksik öğelerin bir listesi, hızlı bir şekilde açıklama ve uygun ekibin nasıl takip edeceğinizi göstereceğinizin detayları.

Hızlı takip eden bir liste, mevcut projenizin bir parçası olarak tamamlamayı veya farklı bir ekibe geçmeyi planlıyorsunuz.

Geri bildirim için bir istek. İdeal olarak, bu bir anket veya anket formunda geri bildirim yazılabilir.

6. Mortem sonrası toplantıya sahip bir proje tutun

TutuyorMortem sonrası toplantı projesiHer proje sırasında öğrenilen dersleri yakalamanın ve incelemenin en iyi yoludur. Mortem sonrası, ekip üyeleri, neyin iyi geçtiği konusunda geri bildirimde bulunma fırsatı sunar, neyin iyi gitmediği ve bir dahaki sefere ne kadar geliştirilebilecekleri.

Bir sonraki morteminizi barındırmadan önce göz önünde bulundurmanız gereken bazı ipuçları:

Ekip üyelerine, mortem sonrası toplantından en az iki gün önce düşünmek için bir soru listesi gönderin. Bu sorular şu kadar basit olabilir: "Neyin iyi geçtiği, iyi gitmedi ve ne öğrendik?" Bu, takımınızın düşüncelerini önceden yapmasına yardımcı olur, böylece hazırlanmış ve katılmaya hazır hissedebilirler.

Toplantı sırasında, ekranınızı (yapabilirseniz) paylaşın ve her kişinin geri bildirimlerini kaydetmek için not alır. Bu şekilde, ekibiniz girdilerinin değerli olduğunu görebilir.

Her takım üyesine, toplantı sırasında geri bildirimlerini paylaşmak için adanmış zaman verin. Bu şekilde, herkesin sesinin duyulduğundan emin olabilirsiniz.

Toplantınızın sonunda, girdiler için takım üyelerine teşekkür ederiz. Ve geri bildirimlerini beton eylem kalemlerine düşürdüğünüzde (bir sonraki adımda buna ulaşacağız), ekibinize, endişelerini nasıl ele aldığınızı bildirmek için bir güncelleme gönderin.

7. İyileştirmeler için bir yol haritası oluşturun

Projenizin nasıl geçtiğini analiz ettikten sonra, geleceğe bakmanın zamanı geldi. Bu noktada, kullanabilirsiniz.Proje Yol HaritasıSon teslim edilebilir ve yönetim süreçlerinizi nasıl geliştireceğinizi ve yineleyeceğinizi planlamak için:

Son test sonuçlarınızı adım olandan düşünün ve ele almak istediğiniz herhangi bir öncelikli sorunları belirleyin. Örneğin, eğer birçok müşteri yavaş yükleme süreleri konusunda şikayet ederse, site yükleme hızını iyileştirme girişimine öncelik verebilirsiniz.

Paydaşlardan ve proje ekibinizden aldığınız geri bildirimi derleyin. Ortak temaları arayın ve ele almak istediğiniz herhangi bir işlem öğelerini vurgulayın. Örneğin, ekip üyeleri görevleri tamamlamak için yeterli zamanları olmadığını paylaşıyorsa, gelecekteki proje programlarına ek tampon zaman eklemek için bir işlem öğesi ayarlayabilirsiniz.

Bu işlem öğelerinin nasıl ve ne zaman hitap edeceğinizi planlamak için bir yol haritası oluşturun.

Takımınıza yol haritanızda geri bildirimde bulunun ve ilgili paydaşlardan imzalanın.

Gelecekteki gelişmeler için bir yol haritası oluşturmak, son teslim edilebilir ve proje yönetimi süreçlerinizi geliştirmeye ve yinelemeye devam etmenizi sağlar. Ayrıca, mevcut projenizi resmen kapatmanıza izin verir, ardından tamamen yeni bir girişimde herhangi bir geliştirmeyle başa çıkmanıza izin verir. Bu şekilde, son teslim edilebilir "mükemmel" olana kadar projelerin sürüklenmesini önleyebilirsiniz (yine de gerçekten ulaşılamayan bir şey).

8. kutlamak

Son fakat en az değil, ekibinizin başarılarını kutlamak için bir kenara koyun. Takdir göstermek güçlü bir inşa etmek için anahtardırorganizasyon kültürüve tanıtımişyerinde takım çalışması .

Kutlama birçok form benzeri hediyeler veya kartta, bir teşekkür mesajı, bir takım mutlu saatler, hatta ücretsiz bir öğleden sonra işten çıkabilir. Takımınızın dinamiğini ve her takımın tercihlerini düşünün ve herkesin en çok takdir edeceğini düşündüğünüz seçeneği seçin.

Güvenle yakın

YÜKSEK BEŞ - Projenizi başarıyla kapattınız. Tüm kutuları kontrol ettiniz ve tüm gevşek uçları bağladınız. Artık bir sonraki inisiyatifinizde, her şeyin dikkate alındığını ve bir sonraki adımlar için somut bir planın olduğunu bilerek bir sonraki girişiminize devam edebilirsiniz.

Ekibinizin kapanış işlemini standartlaştırmak istiyorsanız, proje kapatma sürecinizi birÖzel Proje Şablonu. Şablonlar, bir projeyi tamamlarken çoğaltabilir ve yeniden kullanabileceğiniz önceden tanımlanmış bir adım (kontrol listesi gibi) oluşturmanıza olanak sağlar.