Закриття проекту: 8 кроків для завершення проектів з упевненістю

Резюме

Закриття проекту - це останній етап проекту, коли ви прив'язуєте вільні кінці, повідомляйте свої результати та обдурити свою команду. Просто тому, що ви потрапили у свої цілі, не означає, що робота закінчена, а процес закриття проекту гарантує, що ви перевіряєте кожне важливе завдання з вашого списку до-справ, перш ніж офіційно обгортати речі. У цій статті виберіть вісім кроків, щоб допомогти вам закрити проекти з упевненістю.

Longfellow, безумовно, міг забити його закінчення. Як одна з найбільших поетів Америки, він зрозумів, що великі висновки дають вірші, що стирчать владу, а відсутніші закінчення можуть зруйнувати навіть найкраще письмо. І поки Longfellow ніколи не отримав йогоСертифікація управління проектами(Ми не впевнені, що це річ у XIX столітті), він все ще може навчити нас чим чи два щодо закриття проекту.

Проекти, такі як вірші, потрібні великі закінчення. Навіть якщо ви виконуєте свій план проекту, ідеально, дезорганізований висновок може заперечувати всю вашу важку роботу. Але коли ви закінчите сильний, ви можете переконатися, що ваш проект має чіткі винос, наступні кроки та прилипання потужності.

Що таке закриття проекту?

Закриття проекту - це останній етап проекту, коли ви прив'язуєте вільні кінці, повідомляйте свої результати та обдурити свою команду. Фаза закриття проекту офіційно ставить кінець вашого проекту та забезпечує конкретний план для наступних кроків, будь то перехід володіння проектом іншої команди, починаючи новий проект для поліпшення вашої роботи або включенняурокиу майбутні проекти.

Ви можете пристосувати процес закриття проекту, щоб відповідати потребам вашої команди, але тут є деякі ключові кроки, щоб включити:

Запустіть остаточні тестищоб переконатисяПроект ДоступнийЗустрічається очікування (як тестування функції після запуску, щоб переконатися, що він все ще працює, або переглядає остаточне доставлення з зацікавленими сторонами).

Перегляньте план проектущоб загорнути вільні кінці і переконайтеся, що нічого не забули.

Повні адміністративні завдання-Добова оновлення документації, завершення вашогобюджет проектута перепризначення ресурсів.

Спілкуватисяі наступні крокизацікавлені сторони .

Утримувати Проект після-смертних зустрічей Щоб переглянути уроки, отримані та надайте свою команду можливість надати відгук та налаштувати свої процеси.

Циркулює остаточний звітЦе окреслює, як ваш проект виконував відносно своїх цілей.

5 етапів управління проектами

Термін "закриття проекту" походить відП'ятифазна модель управління проектамиСтворено Інститутом управління проектами (PMI). PMI окреслює цю модель у своєму керівництві до керівництва проекту знань, також відомий як посібник PMBOK®. Їх модель розділяє життєвий цикл проекту на ці п'ять етапів:

Ініціація проекту : Широко визначте свій проект та безпечний купуючий.

Планування проекту : Створити детальні цілі та aПроектна дорога.

Виконання проекту: Запустіть проект за допомогою інформації з перших двох кроків.

Проектність проекту: Вимірювання ефективності використанняОсновні показники ефективності (KPI) .

Закриття проекту: Wrap до вільних кінців, опитувати з зацікавленими сторонами, і завершити наступні кроки.

Чому замикання проекту важливо?

Це відчуває себе чудово, щоб досягти вашого фіналувіхиАбо вдарити свою гол, але це не означає, що ваша робота закінчена. Після того, як ви підтримали свій успіх, є ще деякі важливі завдання, щоб перевірити ваш список, перш ніж офіційно дістатися до кінця проекту. Ось як закриття проекту може допомогти вам позначити кожну коробку та обгорнути свої ініціативи з упевненістю.

Переконайтеся, що ваша робота завершена

Після попередньо визначеного процесу закриття проекту гарантує, що ваша робота завершена, і що ви не забули жодних завдань у вашому плані проекту. Цей останній етап проекту включає всі ці зручні докладні дані, такі як остаточне тестування, переглядаючи ваш план проекту, а також підтримуючи результати зацікавлених сторін, тому ви можете загорнути проекти, знаючи, що ви перевірили кожну коробку.

Крім того, фаза закриття допомагає вам встановити консенсус із зацікавленими сторонами, що ваша робота є ефективною та повною. Таким чином, всі знають, що ви досягли і розумієте, що проект закінчився.

Надайте чіткі наступні кроки

Коли ваш проект буде закритий належним чином, у вас є конкретні наступні кроки: ручна робота до іншої команди, запустіть новий проект для покращення вашої роботи або включити ключові уроки у майбутні ініціативи.

Таким чином, закриття проекту допомагає уникнути таких небажаних сценаріїв:

Ваш проект не має конкретної дати завершення, і ваша команда несе відповідальність за збереження її на невизначений термін. Наприклад, уявіть, що у вас був проект для покращення трафіку на місці на 20 відсотків. Не належним чином закриваючи ваш проект, ви можете нести відповідальність за невеликі налаштування, вдосконалення та тестування на невизначений термін, щоб поліпшити трафік сайту.

Ваш проект не переданий правому команді, тому він просто сидить і збирає пил. Наприклад, уявіть, що ви створили новий проект, щоб перевірити функцію на вашому веб-сайті. Щоб правильно закрити свій проект, ви повинні спілкуватися з зацікавленими сторонами, які ви здійснили ціль та обсяг вашого проекту (тобто перевірити функцію). Тоді, вам потрібно вручити вашу тестування до відповідної команди продукту, щоб фактично побудувати цю функцію.

Захоплення уроків

Кожен проект дає вашій команді можливість вивчити та вдосконалити, а закриття проекту гарантує, що ви захоплюєте ці навчання, а не залишити їх у ваших проектах. Це тому, що aпост-смертна зустрічВбудований у процес закриття, тому ваша команда має шанс подумати про те, що йшло добре, і що можна було покращити наступного разу. Обговорення закриття проекту з вашою командою часто висвітлює проблеми, про які ви, можливо, не думали, оскільки члени команди можуть забезпечити перспективу. Це означає, що ви можетепостійно вдосконалюватиВаше керівництво проекту з часом з кожним проектом, у вас є можливість вивчити та оптимізувати процеси команди, комунікації та виконання проекту.

Окрім вдосконалення процесу, закриття проекту також допомагає вам захоплювати та ділитися ключовими дослідженнями проекту. У фінальному звіті ви поділяєте з зацікавленими сторонами, ви можете захопитиурокиЗ вашого актуального проекту, як випускники з тесту A / B, результати дослідження користувачів, або часову шкалу для створення нової функції програми. Таким чином, зацікавлені сторони можуть вчитися у вашому проекті та включати ці висновки у свої власні роботи.

Як ви знаєте, коли проект завершений?

Перш ніж закрити свій проект, ви повинні визначити, чи це повне. Але що саме це означає?

Існує декілька способів визначення того, чи закінчиться ваш проект, але найбільший показник полягає в тому, чи ви досягли цілей проекту, які ви встановили під час планування. Незалежно відпостановка цілейМетодологія, яку ви використовуєте, цілі визначають, який успіх виглядає як для вашого проекту та дасть вам чітку мету. Існує кілька методів встановлення цілей, у тому числіЦілі та ключові результати (OKRS) , Основні показники ефективності (KPI) і Розумні цілі .

Не кожен проект досягає своїх цілей, і це нормально. Навіть якщо ви не вдарили свої цілі, ви можете сказати, що ваш проект закінчиться, коли:

Ви завершили викладені поставкиОбсяг проекту

Ви завершили свійХронологія проекту

Ви використовували всю вашубюджет проекту

Як закрити проект у 8 кроках

Закриття проекту не повинно бути важким. Як ви працюєте над проектами, ви дізнаєтеся, які роботи та що не працює для вашої команди. З цією знанням ви можете розробити свій власний проект закриття найкращих практик.

Якщо це ваш перший час офіційно закриваючи проект, спробуйте ці вісімнадцять кроків нижче. Візьміть нотатки про те, що працює і що не працює, так що ви можете уточнити процес у майбутньому

1. Виконайте остаточні тести

Цей перший крок найбільш корисний для команд, спрямованих на запуск нових продуктів або функцій. Перш ніж офіційно закінчити роботу з вашого проекту, запустіть остаточні тести, щоб переконатися, що ваш остаточний доставляється стабільний і все ще виконує, як очікувалося. Це важливо, оскільки продуктивність часто змінює пост-запуск, особливо якщо ваш продукт пішов у велику кількість клієнтів. Часто важко передбачити, як буде запустити продукт, перш ніж він фактично запущений.

Окрім роботи технічних тестів, ви також можете відстежувати відгук клієнтів (особливо на ваших соціальних медіа-каналах), щоб побачити, чи зустрічаються користувачі, які виникають будь-які помилки яскравих продуктів. Якщо ви зіткнулися з будь-якими великими проблемами, створіть подальший проект, щоб їх виправити.

2. Оберніть вільні кінці

Далі, настав час переглянути вашПлан проектуі прапор неповні завдання. Це допомагає вам зв'язати вільні кінці і гарантує, що ви не забуваєте ніяких критичних кроків. Якщо ви використовуєтеПрограмне забезпечення управління проектамилюблюДиспетчер завдань UDNЦей крок легко, оскільки ви можете переглянути всі завдання проекту в одному місці, а також їхній термін, власник та статус завершення.

Якщо ви щось забули, не хвилюйтеся. Візьміть у себе будь-які неповні завдання і вирішити, чи вони у вашомуОбсяг проектуабо поза обсягом. Якщо вони знаходяться в обсязі, зробіть план вирішення цих завдань. Якщо вони поза обсягом, нехай зацікавлені сторони знають і передають ці завдання до відповідної команди.

Наприклад, уявіть собі, що ваша команда розробки просто закінчила проект Redesign веб-сайту, і ви розумієте, що ви не виконали завдання оновити банерні зображення на сайті. Після консультації з вашою заявою про обсяг проекту ви вирішите, що це завдання не вистачає, тому що ваша команда була в першу чергу зосереджена на поліпшенні інфраструктури. Отже, ви передаєте завдання лівого завдання, яка може використовувати інфраструктуру, яку ви створили, щоб оновити зображення банерів.

3. Повні адміністративні завдання

Тепер, коли ви загорнули вільні кінці, настав час вирішувати адміністративну сторону вашого проекту. Хоча адміністративні завдання можуть змінюватися за проектом, ось деякі спільні для розгляду, щоб розглянути:

Переконайтеся, що всі файли та активи проекту знаходяться в потрібному місціІ що зацікавлені сторони знають, де вони є.

Оновлення проектної документації, люблюПроцесована документація, вашбюджет проекту, і твійграфік проекту. Під час цього процесу порівнюйте оцінки до фактичних результатів, щоб побачити, чи ви були правильними. Наприклад, порівняйте оцінки проти фактичних результатів для вашого бюджету та графіки проекту.

Переконайтеся, що документи проекту підписані, як і будь-які контракти або угоди про постачальника.

Закрийте будь-які контрактидля поставок, субпідрядників, донорів або подібних зовнішніх зацікавлених сторін.

Обгортання фінансів проекту. Переконайтеся, що ваші остаточні платежі отримуються або надсилаються, і надсилайте свою фінансову команду оновлення з остаточними номерами бюджету.

Переконайтеся, що члени команди були перепризначенідо різних проектів.

Продаж або перенесення обладнанняабо інші ресурси проекту до різних команд за потреби.

4. Повідомте свою команду про наступні кроки

Далі вгору, напишіть нотатку до своєї команди, щоб заповнити їх у план обгортки. Нехай вони знають про наступні кроки, як ви вирішите або передавати право власності на будь-які видатні проекти. Крім того, повідомте свою команду про закриття подій, які вони повинні відвідувати, якретроспективний , Проект пост-смертностіабо заключна зустріч із зацікавленими сторонами. Якщо ви хочете, щоб ваша команда забезпечила відгук під час пост-смертності, тепер настав час дозволити їм знати, щоб вони могли почати готуватися.

5. Оновлення зацікавлених сторін та надсилання остаточного звіту

Після того, як ви підключилися з вашою командою, настав час синхронізувати з вашими зацікавленими сторонами. Це може бути асинхронним оновленням або офіційним засіданням обгортання. Незалежно від формату, обов'язково включити таку інформацію:

Остаточний звіт, включаючи резюме того, який ваш проект здійснив, як він виконував порівняно з цілями, які ви встановили, та будь-які ключові успіхи або невдачі.

Список неповних предметів, які були обсяги, плюс, як ви вирішите їх.

Список неповних предметів, які були поза обсягом, з швидким поясненням та деталями того, як ви будете стежити за відповідною командою.

Список швидко-слідує, ви плануєте завершити як частину поточного проекту або перейти до іншої команди.

Запит на відгук. В ідеалі це може бути написано відгук у вигляді анкети або обстеження.

6. Провести проект після-смертності

ТриманняПроект після-смертних зустрічейЦе найкращий спосіб захоплення та перегляду уроків, отриманих під час кожного проекту. Під час пост-смертності члени команди мають можливість надавати відгуки про те, що йшло добре, що не йшло добре, і що можна було покращити на наступний раз.

Ось деякі поради, які слід враховувати, перш ніж приймати свій наступний пост-смерть:

Надішліть членів команди список запитань, щоб подумати про щонайменше за два дні до пост-застереження. Ці питання можуть бути настільки ж просто, як: "Що пішло добре, що не йшло добре, і що ми дізналися?" Це допомагає вашій команді структурувати свої думки заздалегідь, щоб вони могли відчувати себе підготовленими та готовими до участі.

Під час зустрічі Поділіться своїм екраном (якщо ви можете) і активно брати нотатки для запису зворотного зв'язку кожної людини. Таким чином, ваша команда може бачити, що їхній вхід оцінюється.

Дайте кожній команді, присвячений час, щоб поділитися своїми відгуками під час зустрічі. Таким чином, ви можете переконатися, що голос кожного.

Залиште час наприкінці зустрічі, щоб подякувати членам команди за свій внесок. І коли ви дистиляєте свої відгуки на елементи конкретних дій (ми доведеться до цього на наступному кроці), надішліть свою команду оновлення, щоб дозволити їм знати, як ви звертаєтесь до своїх проблем.

7. Створіть дорожню карту для поліпшень

Після того, як ви проаналізували, як ваш проект пішов, прийшов час подивитися на майбутнє. На цьому етапі ви можете використовувати aПроектна дорогаЩоб планувати, як ви покращить і ітерацію на остаточних процесах доступу та управління:

Розглянемо ваші остаточні результати тесту з кроку та визначити будь-які пріоритетні проблеми, які ви хочете вирішити. Наприклад, якщо багато клієнтів скаржаться на повільне завантаження, ви можете визначити пріоритету ініціативу для покращення швидкості завантаження сайту.

Створіть відгук, який ви отримали від зацікавлених сторін та команди проекту. Шукайте загальні теми та виділіть будь-які елементи дій, які ви хочете звернутися. Наприклад, якщо члени команди поділилися, що вони не мали достатньо часу для виконання завдань, ви можете встановити елемент дії, щоб додати додатковий час буфера до майбутніх графіків проекту.

Створіть дорожню карту для планування, як і коли ви вирішите ці пункти дії.

Попросіть свою команду за відгук про свою дорожню карту, і отримати відхід від відповідних зацікавлених сторін.

Створення дорожньої карти для майбутніх покращень гарантує, що ви продовжуєте вдосконалювати та ітерацію до остаточних процесів управління та управління проектами. Крім того, це дозволяє офіційно закрити свій поточний проект, а потім вирішувати будь-які покращення в абсолютно новій ініціативі. Таким чином, ви можете запобігти перетягнутим проектом, доки остаточна доставляється "ідеальним" (щось, що насправді не досягається).

8. Святкуйте

Останній, але не менш важливий, відкладіть час, щоб відсвяткувати досягнення вашої команди. Показуючи вдячність є ключем до побудови сильноїОрганізаційна культураі сприянняКомандна робота на робочому місці .

Святкування може прийти у багатьох формах-подібних подарунках або картах, дякую, повідомлення, команда щаслива година, або навіть вільна після обіду роботи. Розглянемо динаміку вашої команди та уподобань кожного члена команди, і вибрати варіант, який ви вважаєте, що всі будуть цінуватимуть найбільше.

Закрити з упевненістю

Високий п'ять-ви просто замкнули свій проект. Ви перевірили всі поля і прив'язали всі вільні кінці. Тепер ви можете перейти до своєї наступної ініціативи з душем, знаючи, що все стартувало, і у вас є конкретний план для наступних кроків.

Якщо ви хочете стандартизувати процес закриття команди, розгляньте процес закриття проекту вСпеціальний шаблон проекту. Шаблони дозволяють створювати заздалегідь визначений набір кроків (наприклад, контрольний список), який ви можете дублювати та повторно використовувати кожен раз, коли ви обертаєте проект.