A projekt bezárása: 8 lépés a projektek bizalommal történő befejezéséhez
Összefoglaló
A projekt lezárása a projekt utolsó szakasza, amikor laza véget köt, kommunikáljon az eredményeidet, és a csapatoddal járjon el. Csak azért, mert már megüt a célok nem jelenti a munka befejeződött, és a világos projekt lezárása folyamat biztosítja, hogy ellenőrizze minden fontos feladatot ki a to-do listát, mielőtt hivatalosan is az utolsó simításokat. Ebben a cikkben tanuljon nyolc lépést, hogy segítsen bezárni a projekteket bizalommal.
Longfellő biztosan körömvágja a végét. Mivel Amerika egyik legnagyobb költője, aki megértette, hogy nagy következtetéseket ad versek ragadt power-közben fakó végződések tönkreteheti még a legjobb írás. És míg a Longfellow soha nem kapta megProjektmenedzsment tanúsítás(Nem vagyunk biztosak, hogy ez volt a dolog, a 19. század folyamán), ő is tanít minket egy-két dolgot a záró projekt.
Projektek, mint versek, nagy végekkel kell rendelkezniük. Még akkor is, ha tökéletesen végrehajtja a projekttervet, a diszorganizált következtetés megtagadhatja az összes kemény munkát. De amikor befejezi erős, akkor arról, hogy a projekt egyértelmű elvihető, a következő lépések, és kitart a hatalom.
Mi a projekt lezárása?
A projekt lezárása a projekt utolsó szakasza, amikor laza véget köt, kommunikáljon az eredményeidet, és a csapatoddal járjon el. A projekt zárófázis hivatalosan véget vet a projektnek, és konkrét tervet biztosít a következő lépésekre - akár ez a projekt tulajdonjogának átmenete egy másik csapatba, új projektet indít, hogy javuljon a munkájában, vagy beépítsetanulságoka jövőbeni projektekbe.
A projekt bezárási folyamatát testre szabhatja, hogy megfeleljen a csapat igényeinek, de itt vannak olyan kulcsfontosságú lépések:
Futtassa a végső tesztekethogy megbizonyosodjon rólaA projekt megvalósíthatómegfelel az elvárásoknak (például a fuvarozás utáni tesztelés, hogy megbizonyosodjon arról, hogy még mindig működik, vagy felülvizsgálja az Ön végső szolgáltatását az érdekeltekkel).
Tekintse át a projekttervéthogy laza véget érjen, és biztosítja, hogy nem felejtett el semmit.
Teljes adminisztratív feladatok- mint a dokumentáció frissítése, véglegesítéseprojekt költségvetés, és hozzárendeli az erőforrásokat.
Kommunikálni a jegyzeteketés a következő lépésekérdekelt felek .
Tarts egy Projekt utáni Mortem találkozó A tanulságok megismerése és a csapat lehetősége, hogy visszajelzést adjon és állítsa be a folyamataikat.
Keressen egy zárójelentéstamely felvázolja a projekt céljaival szemben.
A projektmenedzsment 5 fázisa
A "projekt lezárása" kifejezés aÖtfázisú projektmenedzsment modella Project Management Intézet (PMI) által létrehozott. A PMI felvázolja ezt a modellt a PMBOK® útmutatónak is. Modellje az öt szakaszba osztja a projekt életciklusát:
Projekt megkezdése : Nagyjából határozza meg a projektet és biztonságos bevásárlást.
Projekt tervezés : Részletes célok létrehozása és aProject Roadmap.
Projekt végrehajtása: Indítsa el a projektet az első két lépésből származó információk használatával.
Projekt teljesítménye: Mérje meg a hatékonyságotFőbb teljesítménymutatók (KPI) .
Projektzárás: Csomagoljon fel a laza végeket, az érdekelt felekkel, és véglegesítse a következő lépéseket.
Miért fontos a projekt lezárása?
Nagyszerűnek érzi magát a döntőjének eléréséhezmérföldkövekVagy nyomja meg a célt - de ez nem jelenti azt, hogy a munkád befejeződött. Miután megérdemelte a sikerét, még mindig vannak olyan fontos feladatok, amelyek a lista ellenőrzésére, mielőtt hivatalosan eléred a projekt végét. Íme, hogy a projektzárás hogyan segíthet a doboz jelölésében, és bizalommal összekapcsolja a kezdeményezéseit.
Győződjön meg róla, hogy a munkája befejeződött
Az előre definiált projekt lezárási folyamat után biztosítja, hogy a munkája befejeződött, és hogy nem felejtette el a projekttervben lévő feladatokat. A projekt utolsó fázisa magában foglalja azokat a könnyen kezelhető részleteket, mint a végső tesztelés, a projektterv felülvizsgálata, valamint az eredmények eredményeinek kommunikálása - így meg tudod zárni a projekteket, amelyek tudják, hogy minden dobozt ellenőriztél.
Ezenkívül a zárófázis segít abban, hogy konszenzust hozzon létre az érdekelt felekkel, hogy a munkája hatékony és teljes. Így mindenki tudja, mit ért el, és megérti, hogy a projekt vége.
Tiszta következő lépések biztosítása
Amikor a projekt megfelelően lezárult, konkrét következő lépésekkel rendelkezik: Kézi munkát egy másik csapatba, indítsa el az új projektet a munkájának javítása érdekében, vagy kulcsfontosságú leckéket foglaljon be a jövőbeli kezdeményezésekbe.
Így a projekt lezárása segít elkerülni a nem kívánt forgatókönyveket:
A projektnek nincs konkrét végső dátuma, és a csapatod felelős azért, hogy végtelenül fenntartsák. Például, képzeld el, hogy 20 százalékkal javíthatja a webhelyforgalmat. A projekt megfelelő lezárása nélkül a kis csípések, a javítások és a tesztelés befejezéséért felelősséget vállalhatsz a helyszíni forgalom javítása érdekében.
A projektedet nem adja át a megfelelő csapatnak, így csak a porot ül, és összegyűjti a port. Tegyük fel például, hogy létrehozott egy új projekt, hogy teszteljék a funkció a honlapon. A projekt megfelelő bezárásához közölnie kell az érdekelt felekkel, hogy elvégezte a projekt célját és terjedelmét (azaz a funkció teszteléséhez). Ezután be kell adnia a vizsgálat betekintést ki a megfelelő termék csapat ténylegesen építeni a funkciót.
A megtanult tanulságok rögzítése
Minden projektnek ad a csapatnak arra, hogy tanulni és javítani, és a projekt lezárását biztosítja, hogy rögzítse azokat a tapasztalatokat, hanem maga mögé utasítva őket a projekt jegyzetek. Ez azért van, mert apost-mortem találkozóbeépül a zárófolyamatba, így a csapatnak esélye van arra, hogy tükrözze azt, ami jól ment, és mi javulhat a következő alkalommal. A projekt lezárása a csapatoddal gyakran megvilágítja a problémákat, amit nem gondolt, mivel a csapattagok a földre néző perspektívát tudják biztosítani. Ez azt jelenti, hogy tudodfolyamatosan javulA projektmenedzsment idővel minden projektnél lehetősége van arra, hogy megtanulja és egyszerűsítse a csapatfolyamatokat, a kommunikációt és a projekt végrehajtását.
A folyamatfejlesztéseken kívül a projekt lezárása szintén segít megosztani és megosztani a kulcsfontosságú projektek megtanulásait. A zárójelentésben megosztja az érdekelt felekkel, akkor rögzíthetitanulságokAz A / B tesztből származó tényleges projektadat-szerű elvevéiből, a felhasználói kutatási tanulmány eredményeiből vagy az új alkalmazásfunkció megteremtéséhez szükséges idővonal. Így az érdekeltek tanulhatnak a projektből, és magukba foglalják ezeket a megállapításokat saját munkájukba.
Honnan tudja, ha egy projekt befejeződött?
Mielőtt bezárná a projektet, meg kell határoznia, hogy teljes. De pontosan mit jelent ez?
Van néhány módszer, hogy megállapítsa, a projekt befejeződött, de a legnagyobb mutatója az, hogy amit elért a projekt célkitűzései beállított tervezés során. Függetlenül acélmeghatározásmódszertan használata, célok meghatározása, hogy mi a siker néz ki a projekthez, és kapsz egy világos cél, hogy törekedjen. Számos célbeállítási módszer létezik, többek közöttCélkitűzések és kulcsfontosságú eredmények (OKRS) , Főbb teljesítménymutatók (KPI) és Intelligens célok .
Nem minden projekt eléri céljait, és ez rendben van. Még akkor is, ha nem érted el a célokat, megmondhatja, hogy a projekt befejeződött, ha:
Befejezte az Ön által vázolt szállítmányokatprojekt hatóköre
Befejezte aProjekt idővonal
Használtad az egészetprojekt költségvetés
Hogyan kell lezárni egy projektet 8 lépésben
A projekt bezárása nem kell keménynek lennie. Ahogy a projekteken dolgozik, megtanulod, hogy mit működik és mi nem működik a csapatodban. Ezzel a tudással fejlesztheti saját projektjeinek bezárása legjobb gyakorlatát.
Ha ez az első alkalom, hogy hivatalosan lezárja a projektet, próbálja meg az alábbi nyolc lépést. Vegye fel a jegyzeteket, hogy mit működik és mi nem működik, így finomíthatja a folyamatot a jövőben
1. Végezze el a végső teszteket
Ez az első lépés a leghasznosabb az új termékek vagy funkciók elindítására összpontosító csapatok számára. Mielőtt hivatalosan véget érne a projekten, futtassa a végső teszteket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a végső átadható stabil és még mindig elvárható. Ez azért fontos, mert a teljesítmény gyakran változik a bevezetés után, különösen akkor, ha a termék nagyszámú ügyfelek számára él. Gyakran nehéz lehet előre megjósolni, hogy a termék léptessen, mielőtt ténylegesen elindult.
Eltekintve fut műszaki vizsgálatok, akkor is figyelemmel kíséri az ügyfelek visszajelzéseit (különösen a közösségi média csatornákon), hogy ha a felhasználók ütköznének vakító termék hibákat. Ha bármilyen nagy problémát tapasztal, hozzon létre egy nyomon követési projektet, hogy megjavítsa őket.
2. Csomagoljon fel laza végeket
Ezután itt az ideje, hogy vizsgálja felülprojekt tervés lobogó hiányos feladatok. Ez segít megragadni a laza végeket, és biztosítja, hogy ne felejtsd el a kritikus lépéseket. Ha használodProjektmenedzsment szoftvertetszikUDN feladatkezelőEz a lépés könnyen, mert akkor az összes projekt feladatok egy helyen plusz a határidő, a tulajdonos, és befejezését állapotát.
Ha elfelejtettél valamit, ne aggódj. Vegye meg a hiányos feladatokat, és döntse el, hogy az Önökben vannak-eprojekt hatókörevagy a hatókörből. Ha hatálya alá tartoznak, tervezzen egy tervet a maradék feladatok kezelésére. Ha azok hatályból vannak, hagyja, hogy az érdekeltek tudják és átadják ezeket a feladatokat a megfelelő csapathoz.
Tegyük fel például, a fejlesztő csapat éppen befejezte a honlap újratervezés projekt, és rájössz, hogy nem egy feladat elvégzésére a frissítés banner képek az oldalon. A projektkoncentrált nyilatkozatával folytatott konzultációt követően úgy dönt, hogy ez a feladat ki van kapcsolva, mert a csapata elsősorban az infrastruktúra javítására összpontosított. Ezért átadja a maradék feladatot a tervezési csapatnak, aki használhatja a banner képek frissítéséhez létrehozott infrastruktúrát.
3. Teljes adminisztratív feladatok
Most, hogy laza végeket becsomagoltál, itt az ideje, hogy megoldja a projekt adminisztrációs oldalát. Bár az adminisztratív feladatok projekt általi eltérhetnek, itt vannak olyan gyakori, hogy megvizsgálják:
Győződjön meg róla, hogy az összes projektfájl és eszköz a megfelelő helyen vanés hogy az érdekeltek tudják, hol vannak.
A projekt dokumentációjának frissítése, tetszikFolyamat dokumentációja, a teprojekt költségvetés, és a teProjekt menetrend. E folyamat során össze becslések a tényleges eredmények, hogy ha helyesek voltak. Például összehasonlítani becsült vs. tényleges eredménye a költségvetés és a projekt ütemezését.
Győződjön meg róla, hogy a projektdokumentumok aláírják, mint bármely szállítószerződés vagy megállapodások.
Zárja be a szerződéseketkellékek, alvállalkozók, adományozók vagy hasonló külső érdekeltek.
A projekt pénzügyek csomagolása. Győződjön meg róla, hogy a végső kifizetések kapott vagy küldött, és küldje el a pénzügyi csapat egy frissítést a végső költségvetési számokat.
Győződjön meg róla, hogy a csapat tagjai áthelyeztékkülönböző projektekhez.
Eladja vagy átviteli eszközöketvagy más projektforrások szükség szerint különböző csapatokhoz.
4. Értesítse a csapatodat a következő lépésekről
Következő, írjon jegyzetet a csapatának, hogy kitöltse őket a csomagolási tervben. Hadd tudjanak róla a következő lépésekről - mint hogyan kezelheti vagy átadja a tulajdonjogot a kiemelkedő projektadatokban. Ezenkívül mondd el csapatának a záró eseményekről, amelyeket részt kell venniük, mint avisszatekintő , Project Post-Mortemvagy az érdekelt felekkel való végső találkozó. Ha azt szeretné, hogy a csapat visszajelzést adjon a post-mortem alatt, akkor itt az ideje, hogy tudassa velük, hogy elkezdhetők előkészíteni.
5. Frissítse az érdekelteket, és küldjön egy zárójelentést
Miután csatlakozott a csapata, itt az ideje szinkronizálni az érdekelt felekkel. Ez lehet aszinkron frissítés vagy hivatalos csomagoló találkozó. A formátumtól függetlenül ügyeljen arra, hogy a következő információkat tartalmazza:
A zárójelentés, beleértve az Ön által végrehajtott projekt összefoglalását, hogyan teljesítette a beállított célokhoz képest, és bármilyen kulcsfontosságú sikereket vagy hibákat.
A hiányos elemek listája, amelyek hatókörű, valamint hogyan kezelik őket.
A nem teljesített tételek listája, amelyek hatókörben voltak, gyors magyarázattal és részletekkel, hogy hogyan fognak nyomon követni a megfelelő csapatot.
A gyorsindulák listája a jelenlegi projekt részeként tervezed, vagy egy másik csapatba kerül.
Visszacsatolási kérelem. Ideális esetben ez írásbeli visszajelzést kaphat kérdőív vagy felmérés formájában.
6. Tartsa a Project Postem Mortem találkozóját
Tartva aProjekt utáni Mortem találkozóa legjobb módja az egyes projektek során megtanult tanulságok rögzítésének és felülvizsgálata. A posztmester után a csapat tagjai lehetőséget kapnak arra, hogy visszajelzést adjanak arról, hogy mi jól ment, mi nem ment jól, és mi lehetne javítani a következő alkalommal.
Íme néhány tipp, hogy fontolja meg, mielőtt a következő post-mortem:
Küldje el csapat tagjait a kérdésekről, hogy legalább két nappal a post-mortem találkozó előtt gondolkodjanak. Ezek a kérdések olyan egyszerűek lehetnek, mint: "Mi ment jól, mi nem ment jól, és mit tanultunk?" Ez segít előre a gondolataikat előre kialakítani, hogy előkészítsék és készen álljanak a részvételre.
Az ülés során, ossza meg a képernyőn (ha lehet), és aktívan jegyzeteket rögzíteni minden egyes ember visszajelzést. Így a csapatod láthatja, hogy a bemenetük értéke.
Adja meg az egyes csapat tagjait, hogy megosszák a visszajelzést az ülés során. Így biztos lehet benne, hogy mindenki hangja hallható.
Hagyja az időt a találkozó végén, hogy köszönetet mondjon a csapat tagjaikhoz. És ha desztillálódó a visszajelzést konkrét teendőket (mi lesz az, hogy a következő lépés), küldje el a csapat egy frissítést, hogy hadd tudja, hogyan te foglalkozik a problémáikkal.
7. Hozzon létre egy ütemtervet a fejlesztésekhez
Miután elemezte, hogy a projekt elment, itt az ideje, hogy megnézzük a jövőt. Ezen a ponton használhatod aProject RoadmapAhhoz, hogy megtervezze, hogyan javíthatja és iterálja a végleges és menedzsment folyamatait:
Fontolja meg a végső vizsgálati eredményeket az első lépés, és azonosítja azokat a kiemelt feladatot szeretné kezelni. Például, ha sok ügyfél panaszkodik lassú betöltési idő, akkor előnyben egy kezdeményezést, hogy növelik a hely berakodás sebesség.
Összefoglalja az érdekeltek és a projektcsapat által kapott visszajelzést. Keresse meg a közös témákat, és jelölje ki a kezelni kívánt cselekvési elemeket. Például, ha a csapat tagjai a közös, hogy nem volt elég ideje, hogy a feladatok elvégzése, beállíthat egy cselekvési tétel, hogy adjunk további puffer idő a jövőbeli projektek megvalósulását.
Hozzon létre egy ütemtervet, hogy megtervezze, hogyan és mikor kezelheti ezeket a cselekvési elemeket.
Kérdezze meg csapatát, hogy visszajelzjön az ütemtervre, és kapjon jelentkezzen ki az érintett érdekeltekről.
Létrehozása egy ütemtervet a jövőbeli fejlesztésekhez biztosítja, hogy továbbra is javítani hűen a végső dokumentumnak és a projekt menedzsment folyamatokat. Plusz, ez lehetővé teszi, hogy hivatalosan lezárja az aktuális projektben, majd kezelniük fejlesztések egy teljesen új kezdeményezés. Így megakadályozhatja, hogy a projektek húzása, amíg a végleges eredmény egy „tökéletes” (ami nem igazán megvalósítható egyébként).
8. Ünnepelje
Végül, de nem utolsósorban, tegye félre az időt, hogy megünnepeljük a csapat eredményeit. A felértékelődés bemutatása kulcsfontosságú az erősenszervezeti kultúraés elősegítvecsapatmunka a munkahelyen .
Az ünneplés sok formájú ajándékok vagy kártyák, köszönöm üzenet, egy csapat boldog óra, vagy akár egy szabad délutáni munka. Tekintsük csapatának dinamikáját és minden egyes csapat tagjának preferenciáit, és válassza ki azt az opciót, amit úgy gondolja, hogy mindenki értékelni fogja a legtöbbet.
Szoros bizalommal
Magas öt - csak sikeresen lezárta a projektet. Az összes dobozt ellenőrizte, és az összes laza véget kötötte fel. Most tudsz továbblépni a következő kezdeményezésére a nyugalmat, tudva, hogy mindent gondoskodik, és van egy konkrét terve a következő lépésekre.
Ha szabványosítani szeretné a csapat záró folyamatát, fontolja meg, hogy a projekt zárási folyamatát aEgyéni projekt sablon. A sablonok lehetővé teszik, hogy hozzon létre egy előre meghatározott lépéseket (mint egy ellenőrző lista), hogy megismételheti és újrahasznosíthatja a projektet.
