Đóng cửa dự án: 8 bước để hoàn thành các dự án với sự tự tin

Tóm lược

Đóng cửa dự án là giai đoạn cuối của một dự án, khi bạn buộc kết thúc lỏng lẻo, truyền đạt kết quả của bạn và các mảnh vỡ với nhóm của bạn. Chỉ vì bạn đã nhấn các mục tiêu của mình không có nghĩa là hoàn thành công việc và quy trình đóng dự án rõ ràng đảm bảo rằng bạn kiểm tra mọi nhiệm vụ quan trọng khỏi danh sách việc cần làm trước khi chính thức gói mọi thứ. Trong bài viết này, tìm hiểu tám bước để giúp bạn đóng các dự án một cách tự tin.

Longfellow chắc chắn có thể đóng đinh kết thúc của mình. Là một trong những nhà thơ vĩ đại nhất nước Mỹ, ông hiểu rằng những kết luận tuyệt vời cho những bài thơ dính lên sức mạnh trong khi kết thúc mờ nhạt có thể hủy hoại ngay cả những bài viết hay nhất. Và trong khi Longfellow không bao giờ có được Chứng nhận quản lý dự án (Chúng tôi không chắc đó có phải là một thứ trong thế kỷ 19), anh ấy vẫn có thể dạy chúng tôi một hoặc hai điều về việc đóng một dự án.

Các dự án, như những bài thơ, cần kết thúc tuyệt vời. Ngay cả khi bạn thực hiện kế hoạch dự án của mình một cách hoàn hảo, một kết luận vô tổ chức có thể phủ nhận tất cả công việc khó khăn của bạn. Nhưng khi bạn hoàn thành mạnh mẽ, bạn có thể đảm bảo rằng dự án của bạn có Takeaways, các bước tiếp theo và Sức mạnh gắn bó.

Dự án đóng cửa là gì?

Đóng cửa dự án là giai đoạn cuối của một dự án, khi bạn buộc kết thúc lỏng lẻo, truyền đạt kết quả của bạn và các mảnh vỡ với nhóm của bạn. Giai đoạn đóng cửa dự án chính thức chấm dứt dự án của bạn và cung cấp một kế hoạch cụ thể cho các bước tiếp theo - cho dù đó là quyền sở hữu dự án chuyển tiếp với một đội khác, bắt đầu một dự án mới để cải thiện công việc của bạn, hoặc kết hợp Bài học rút ra vào các dự án trong tương lai.

Bạn có thể điều chỉnh quy trình đóng dự án của mình để phù hợp với nhu cầu của nhóm, nhưng đây là một số bước quan trọng để bao gồm:

Chạy thử nghiệm cuối cùng để đảm bảo của bạn Dự án có thể cung cấp Đáp ứng mong đợi (như thử nghiệm một tính năng khởi chạy sau để đảm bảo nó vẫn đang hoạt động hoặc xem xét các hợp đồng cuối cùng của bạn với các bên liên quan).

Xem lại kế hoạch dự án của bạn để kết thúc lỏng lẻo kết thúc và đảm bảo bạn không quên bất cứ thứ gì.

Hoàn thành nhiệm vụ hành chính -Khận cập nhật tài liệu, hoàn thiện của bạn Ngân sách dự án. và tài nguyên gán lại.

Ghi chú giao tiếp và các bước tiếp theo để Các bên liên quan .

Giữ A. Cuộc họp sau tử thi dự án Để xem xét các bài học rút ra và cung cấp cho nhóm của bạn một cơ hội để cung cấp thông tin phản hồi và điều chỉnh các quy trình của họ.

Lưu hành một báo cáo cuối cùng phác thảo cách dự án của bạn thực hiện liên quan đến mục tiêu của nó.

5 giai đoạn quản lý dự án

Thuật ngữ "đóng dự án" đến từ Mô hình quản lý dự án năm pha được tạo bởi Viện quản lý dự án (PMI). PMI phác thảo mô hình này trong hướng dẫn của họ về cơ quan quản lý dự án về kiến thức, còn được gọi là Hướng dẫn PMBOK®. Mô hình của họ chia vòng đời dự án vào năm giai đoạn này:

Dự án ban đầu : Xác định rộng rãi dự án của bạn và mua an toàn.

Thực hiện dự án : Khởi chạy dự án của bạn bằng thông tin từ hai bước đầu tiên.

Đóng cửa dự án : Kết thúc lỏng lẻo, các mảnh vỡ với các bên liên quan và hoàn thiện các bước tiếp theo.

Tại sao dự án đóng lại quan trọng?

Cảm thấy tuyệt vời để đạt được cuối cùng của bạn cột mốc hoặc nhấn mục tiêu của bạn, nhưng điều đó không có nghĩa là công việc của bạn đã kết thúc. Sau khi bạn đã tiết lộ thành công của mình, vẫn còn một số nhiệm vụ quan trọng để kiểm tra danh sách của bạn trước khi bạn chính thức đến cuối dự án. Dưới đây là cách đóng dự án có thể giúp bạn đánh dấu vào mỗi ô và kết thúc những sáng kiến của bạn một cách tự tin.

Hãy chắc chắn rằng công việc của bạn đã hoàn tất

Sau một quy trình đóng dự án được xác định trước đảm bảo rằng công việc của bạn đã hoàn tất và bạn đã không quên bất kỳ nhiệm vụ nào trong kế hoạch dự án của mình. Giai đoạn cuối của dự án này bao gồm tất cả những chi tiết dễ bỏ quên như thử nghiệm cuối cùng, xem xét kế hoạch dự án của bạn và truyền đạt kết quả cho các bên liên quan - để bạn có thể kết thúc các dự án biết bạn đã kiểm tra mọi hộp.

Hơn nữa, giai đoạn đóng giúp bạn thiết lập sự đồng thuận với các bên liên quan rằng công việc của bạn có hiệu quả và đầy đủ. Bằng cách đó, mọi người đều biết những gì bạn đã đạt được và hiểu rằng dự án đã kết thúc.

Cung cấp các bước tiếp theo rõ ràng

Khi dự án của bạn bị đóng đúng cách, bạn có các bước tiếp theo cụ thể: Tay làm việc cho một đội khác, bắt đầu một dự án mới để cải thiện công việc của bạn hoặc kết hợp các bài học chính vào các sáng kiến trong tương lai.

Theo cách đó, việc đóng dự án giúp bạn tránh các kịch bản không mong muốn như thế này:

Dự án của bạn không có ngày kết thúc cụ thể và nhóm của bạn chịu trách nhiệm duy trì nó vô thời hạn. Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn đã có một dự án để cải thiện lưu lượng truy cập trang web bằng 20 phần trăm. Nếu không đóng đúng dự án của bạn, bạn có thể chịu trách nhiệm về các tinh chỉnh nhỏ, cải tiến và thử nghiệm vô thời hạn để cải thiện lưu lượng truy cập trang web.

Dự án của bạn không được bàn giao cho đúng nhóm, vì vậy nó chỉ nằm và tập hợp bụi. Ví dụ: hãy tưởng tượng bạn đã tạo một dự án mới để kiểm tra một tính năng trên trang web của bạn. Để đóng dự án của bạn đúng cách, bạn nên liên lạc với các bên liên quan mà bạn đã hoàn thành mục tiêu và phạm vi dự án của mình (I.E. để kiểm tra một tính năng). Sau đó, bạn cần phải đưa ra những hiểu biết sâu sắc về các nhóm sản phẩm thích hợp để thực sự xây dựng tính năng này.

Bài học bắt giữ học

Mỗi dự án cung cấp cho nhóm của bạn một cơ hội để tìm hiểu và cải thiện, và việc đóng dự án đảm bảo rằng bạn nắm bắt những bài học đó thay vì để lại họ trong ghi chú dự án của bạn. Đó là bởi vì một Cuộc họp sau tử thi Được tích hợp trong quá trình đóng cửa, vì vậy nhóm của bạn có cơ hội phản ánh về những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì có thể được cải thiện lần sau. Thảo luận về việc đóng dự án với đội của bạn thường chiếu sáng các vấn đề bạn có thể không nghĩ đến, vì các thành viên trong nhóm có thể cung cấp một góc nhìn trên mặt đất. Điều này có nghĩa là bạn có thể tiếp tục cải thiện Quản lý dự án của bạn theo thời gian - với mọi dự án, bạn có cơ hội học hỏi và hợp lý hóa các quy trình nhóm, giao tiếp và thực hiện dự án.

Ngoài các cải tiến quy trình, việc đóng dự án cũng giúp bạn nắm bắt và chia sẻ bài học về dự án chính. Trong báo cáo cuối cùng, bạn chia sẻ với các bên liên quan, bạn có thể nắm bắt Bài học rút ra Từ các takeaways của dự án thực tế của bạn từ một thử nghiệm A / B, kết quả của một nghiên cứu người dùng, hoặc dòng thời gian để xây dựng tính năng ứng dụng mới. Bằng cách đó, các bên liên quan có thể học hỏi từ dự án của bạn và kết hợp những phát hiện đó vào công việc của chính họ.

Làm thế nào để bạn biết khi nào một dự án hoàn tất?

Trước khi bạn đóng dự án của mình, bạn phải xác định xem nó có hoàn tất hay không. Nhưng chính xác điều đó có nghĩa là gì?

Có một vài cách để xác định xem dự án của bạn đã kết thúc chưa, nhưng chỉ số lớn nhất là liệu bạn đã đạt được mục tiêu dự án bạn đã đặt trong quá trình lập kế hoạch hay chưa. Không phụ thuộc vào mục tiêu thiết lập. Phương pháp bạn sử dụng, các mục tiêu xác định thành công nào giống như đối với dự án của bạn và cung cấp cho bạn một mục tiêu rõ ràng để nhắm đến. Có nhiều phương pháp thiết lập mục tiêu trên mạng, bao gồm cả Mục tiêu và kết quả chính (OKRS) Cái gì Key Performance Indicators (KPIs) , và Mục tiêu thông minh .

Không phải mọi dự án đạt được mục tiêu của mình, và đó là ok. Thậm chí nếu bạn không nhấn mục tiêu của bạn, bạn có thể nói dự án của bạn là hoàn thành khi:

Bạn đã hoàn thành các sản phẩm trung nêu trong của bạn phạm vi dự án

Làm thế nào để đóng một dự án trong 8 bước

Đóng một dự án không phải là khó. Khi bạn làm việc trên các dự án, bạn sẽ học những gì làm việc và những gì không làm việc cho nhóm của bạn. Với kiến thức đó, bạn có thể phát triển hoạt động tốt nhất dự án kết thúc của riêng bạn.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn chính thức đóng một dự án, hãy thử tám bước dưới đây. Ghi chú về những gì hoạt động và những gì không hoạt động để bạn có thể tinh chỉnh quá trình trong tương lai

1. Thực hiện các bài kiểm tra cuối cùng

Bước đầu tiên này là hữu ích nhất cho các đội tập trung vào việc ra mắt các sản phẩm hoặc tính năng mới. Trước khi bạn chính thức kết thúc công việc trong dự án của mình, hãy chạy các bài kiểm tra cuối cùng để đảm bảo khả năng giao hàng cuối cùng của bạn ổn định và vẫn hoạt động như mong đợi. Điều này rất quan trọng vì hiệu suất thường thay đổi sau khi khởi chạy, đặc biệt nếu sản phẩm của bạn được sống với một số lượng lớn khách hàng. Thông thường, có thể khó dự đoán cách một sản phẩm sẽ chạy ở thang điểm trước khi nó thực sự được khởi chạy.

Ngoài việc chạy các bài kiểm tra kỹ thuật, bạn cũng có thể theo dõi phản hồi của khách hàng (đặc biệt là trên các kênh truyền thông xã hội của bạn) để xem liệu người dùng đang gặp phải bất kỳ lỗi sản phẩm sáng chói nào. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề lớn nào, hãy tạo một dự án tiếp theo để sửa chúng.

2. Kết thúc lỏng lẻo

Tiếp theo, đã đến lúc xem lại Kế hoạch dự án và đánh dấu các nhiệm vụ không đầy đủ. Điều này giúp bạn buộc kết thúc lỏng lẻo và đảm bảo rằng bạn không quên bất kỳ bước quan trọng nào. Nếu bạn dùng Phần mềm quản lý dự án như Quản lý tác vụ UDN , Bước này thật dễ dàng bởi vì bạn có thể thấy tất cả các nhiệm vụ dự án ở một nơi-cộng với ngày đáo hạn, chủ sở hữu và trạng thái hoàn thành của họ.

Nếu bạn quên một cái gì đó, đừng lo lắng. Lấy hàng của bất kỳ nhiệm vụ không đầy đủ nào và quyết định xem họ có ở trong bạn không phạm vi dự án hoặc ngoài phạm vi. Nếu họ ở phạm vi, hãy lập một kế hoạch để giải quyết những nhiệm vụ còn lại. Nếu họ nằm ngoài phạm vi, hãy để các bên liên quan biết và đưa ra những nhiệm vụ đó vào đội thích hợp.

Ví dụ: hãy tưởng tượng nhóm phát triển của bạn vừa hoàn thành dự án thiết kế lại trang web và bạn nhận ra rằng bạn đã không hoàn thành một nhiệm vụ để cập nhật hình ảnh biểu ngữ trên trang web. Sau khi tham khảo ý kiến tuyên bố phạm vi dự án của bạn, bạn quyết định rằng nhiệm vụ này nằm ngoài phạm vi vì nhóm của bạn chủ yếu tập trung vào các cải tiến cơ sở hạ tầng. Do đó, bạn vượt qua nhiệm vụ còn sót lại cho nhóm thiết kế, người có thể sử dụng cơ sở hạ tầng bạn đã tạo để cập nhật hình ảnh banner.

3. Hoàn thành nhiệm vụ hành chính

Bây giờ bạn đã kết thúc lỏng lẻo, đã đến lúc giải quyết khía cạnh hành chính của dự án của bạn. Trong khi các nhiệm vụ hành chính có thể thay đổi theo dự án, đây là một số thông thường để xem xét:

Đảm bảo tất cả các tệp và tài sản dự án ở đúng nơi và các bên liên quan biết họ đang ở đâu.

Cập nhật tài liệu dự án , như Tài liệu quy trình , của bạn Ngân sách dự án. , và của bạn Lịch trình dự án . Trong quá trình này, so sánh ước tính kết quả thực tế để xem bạn có đúng không. Ví dụ, so sánh ước tính so với kết quả thực tế cho ngân sách và dòng thời gian dự án của bạn.

Đảm bảo tài liệu dự án được ký kết , giống như bất kỳ hợp đồng hoặc thỏa thuận của nhà cung cấp.

Đóng bất kỳ hợp đồng Đối với vật tư, nhà thầu phụ, nhà tài trợ hoặc các bên liên quan bên ngoài tương tự.

Kết thúc tài chính dự án . Hãy chắc chắn rằng các khoản thanh toán cuối cùng của bạn được nhận hoặc gửi và gửi cho nhóm tài chính của bạn cập nhật với các số ngân sách cuối cùng của bạn.

Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm đã được chỉ định lại đến các dự án khác nhau.

Bán hoặc chuyển thiết bị hoặc tài nguyên dự án khác đến các đội khác nhau khi cần thiết.

4. Thông báo cho nhóm của bạn về các bước tiếp theo

Tiếp theo, viết một ghi chú cho nhóm của bạn để điền chúng vào kế hoạch kết thúc của bạn. Hãy cho họ biết về các bước tiếp theo giống như cách bạn sẽ giải quyết hoặc chuyển quyền sở hữu bất kỳ dự án xuất sắc nào. Ngoài ra, hãy nói với nhóm của bạn về việc đóng các sự kiện mà họ nên tham dự, như một Retrosectective. Cái gì Dự án hậu thế chấp hoặc một cuộc họp cuối cùng với các bên liên quan. Nếu bạn muốn nhóm của bạn cung cấp thông tin phản hồi trong một hậu thế chấp, bây giờ là thời gian để cho họ biết để họ có thể bắt đầu chuẩn bị.

5. Cập nhật các bên liên quan và gửi báo cáo cuối cùng

Sau khi bạn kết nối với nhóm của mình, đã đến lúc đồng bộ hóa với các bên liên quan của bạn. Đây có thể là một bản cập nhật không đồng bộ hoặc một cuộc họp kết thúc chính thức. Bất kể định dạng nào, hãy chắc chắn bao gồm các thông tin sau:

Một báo cáo cuối cùng, bao gồm một bản tóm tắt về những gì dự án của bạn đã hoàn thành, cách thức hoạt động so với các mục tiêu bạn đặt và bất kỳ thành công hoặc thất bại nào.

Một danh sách các mặt hàng không đầy đủ trong phạm vi, cộng với cách bạn sẽ giải quyết chúng.

Một danh sách các mặt hàng không đầy đủ nằm ngoài phạm vi, với một giải thích nhanh và chi tiết về cách bạn sẽ theo dõi với đội thích hợp.

Một danh sách các bước nhanh chóng bạn dự định hoàn thành như một phần của dự án hiện tại hoặc bất tỉnh cho một đội khác.

Một yêu cầu phản hồi. Lý tưởng nhất, điều này có thể được viết phản hồi dưới dạng một bảng câu hỏi hoặc khảo sát.

6. Giữ một cuộc họp dự án sau khi chết

Giữ một Cuộc họp sau tử thi dự án là cách tốt nhất để chụp và xem xét các bài học kinh nghiệm trong mỗi dự án. Trong một thế chấp sau, các thành viên trong nhóm có cơ hội cung cấp thông tin phản hồi về những gì diễn ra tốt đẹp, những gì đã không diễn ra tốt đẹp, và những gì có thể được cải thiện trong lần sau.

Dưới đây là một số mẹo để xem xét trước khi bạn lưu trữ hậu thế tiếp theo:

Gửi các thành viên trong nhóm một danh sách các câu hỏi để suy nghĩ ít nhất hai ngày trước cuộc họp sau khi chết. Những câu hỏi này có thể đơn giản như: "Những gì đã diễn ra tốt đẹp, những gì đã không diễn ra tốt đẹp, và chúng ta đã học được gì?" Điều này giúp nhóm của bạn cấu trúc suy nghĩ của họ trước để họ có thể cảm thấy chuẩn bị và sẵn sàng tham gia.

Trong cuộc họp, chia sẻ màn hình của bạn (nếu bạn có thể) và tích cực ghi chú để ghi lại phản hồi của mỗi người. Bằng cách đó, nhóm của bạn có thể thấy rằng đầu vào của họ được định giá.

Cho mỗi thành viên trong nhóm dành riêng thời gian để chia sẻ phản hồi của họ trong cuộc họp. Bằng cách đó, bạn có thể chắc chắn rằng giọng nói của mọi người được nghe thấy.

Thời gian nghỉ việc vào cuối cuộc họp của bạn để cảm ơn các thành viên trong nhóm cho đầu vào của họ. Và khi bạn chắt động phản hồi của họ vào các mục hành động cụ thể (chúng ta sẽ đến trong bước tiếp theo), hãy gửi cho nhóm của bạn một bản cập nhật để cho họ biết cách bạn giải quyết mối quan tâm của họ.

7. Tạo lộ trình để cải thiện

Sau khi bạn phân tích dự án của bạn diễn ra như thế nào, đã đến lúc nhìn về phía tương lai. Tại thời điểm này, bạn có thể sử dụng một Lộ trình dự án Để lên kế hoạch cách bạn sẽ cải thiện và lặp lại trong các quy trình quản lý và có thể phân phối cuối cùng của bạn:

Xem xét kết quả kiểm tra cuối cùng của bạn từ bước một và xác định bất kỳ vấn đề ưu tiên nào bạn muốn giải quyết. Ví dụ: nếu nhiều khách hàng phàn nàn về thời gian tải chậm, bạn có thể ưu tiên một sáng kiến để cải thiện tốc độ tải trang web.

Biên dịch phản hồi bạn nhận được từ các bên liên quan và nhóm dự án của bạn. Tìm kiếm các chủ đề phổ biến và làm nổi bật bất kỳ mục hành động nào bạn muốn giải quyết. Ví dụ: nếu các thành viên trong nhóm được chia sẻ rằng họ không có đủ thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ, bạn có thể đặt một mục hành động để thêm thời gian đệm bổ sung vào lịch trình dự án trong tương lai.

Tạo một lộ trình để lên kế hoạch cách thức và khi nào bạn sẽ giải quyết các mục hành động này.

Yêu cầu nhóm của bạn phản hồi về lộ trình của bạn, và đăng ký từ các bên liên quan có liên quan.

Tạo một lộ trình cho các cải tiến trong tương lai đảm bảo rằng bạn tiếp tục cải thiện và lặp lại các quy trình quản lý dự án và có thể phân phối cuối cùng của bạn. Ngoài ra, nó cho phép bạn chính thức đóng dự án hiện tại của mình, sau đó giải quyết mọi cải tiến trong một sáng kiến hoàn toàn mới. Bằng cách đó, bạn có thể ngăn chặn các dự án kéo vào cho đến khi có thể giao hàng cuối cùng là "hoàn hảo" (dù sao cũng không thể đạt được).

8. Kỷ niệm

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy dành thời gian để ăn mừng thành tích của nhóm. Thể hiện sự đánh giá cao là chìa khóa để xây dựng một sự mạnh mẽ Văn hóa tổ chức và quảng bá. Làm việc theo nhóm tại nơi làm việc .

Lễ kỷ niệm có thể có nhiều món quà hoặc thẻ giống như hình thức, một thông điệp cảm ơn, một giờ hạnh phúc của đội hoặc thậm chí là một buổi chiều miễn phí nghỉ việc. Xem xét sự năng động của nhóm và sở thích của mỗi thành viên trong nhóm và chọn tùy chọn bạn nghĩ mọi người sẽ đánh giá cao nhất.

Gần gũi với sự tự tin

High Five-You vừa hoàn thành thành công dự án của mình. Bạn đã kiểm tra tất cả các hộp và gắn kết tất cả các kết thúc lỏng lẻo. Bây giờ bạn có thể chuyển sang sáng kiến tiếp theo của mình với sự an tâm, biết rằng mọi thứ đều được chăm sóc và bạn có một kế hoạch cụ thể cho các bước tiếp theo.

Nếu bạn muốn chuẩn hóa quy trình đóng của nhóm, hãy xem xét việc biến quy trình đóng dự án của bạn thành một Mẫu dự án tùy chỉnh . Các mẫu cho phép bạn tạo một tập hợp các bước được xác định trước (như một danh sách kiểm tra) mà bạn có thể sao chép và tái sử dụng mỗi khi bạn kết thúc một dự án.