Fechamento do projeto: 8 passos para concluir projetos com confiança

Resumo

O fechamento do projeto é o último estágio de um projeto, quando você amarra as pontas soltas, comunique seus resultados e debrief com sua equipe. Só porque você atingiu seus objetivos, não significa que o trabalho esteja concluído, e um processo de fechamento do projeto claro garante que você verifique todas as tarefas importantes da sua lista de tarefas antes de envolver oficialmente as coisas. Neste artigo, aprenda oito passos para ajudá-lo a fechar projetos com confiança.

Longfellow certamente poderia pregar seus finais. Como um dos maiores poetas da América, ele entendeu que grandes conclusões dão aos poemas que afastam poder - enquanto os finais sem brilho podem arruinar até mesmo a melhor escrita. E enquanto Longfellow nunca recebeu suaCertificação de gerenciamento de projetos(Não temos certeza se isso era uma coisa durante o século XIX), ele ainda pode nos ensinar uma coisa ou duas sobre o fechamento de um projeto.

Projetos, como poemas, precisam de grandes finais. Mesmo se você executar seu plano de projeto perfeitamente, uma conclusão desorganizada pode negar todo o seu trabalho duro. Mas quando você termina forte, você pode garantir que seu projeto tenha takeayways claros, próximos passos e aderindo energia.

O que é o fechamento do projeto?

O fechamento do projeto é o último estágio de um projeto, quando você amarra as pontas soltas, comunique seus resultados e debrief com sua equipe. A fase de encerramento do projeto coloca oficialmente o seu projeto e fornece um plano concreto para os próximos passos - se isso está transitando a propriedade do projeto para outra equipe, iniciando um novo projeto para melhorar seu trabalho, ou incorporandolições aprendidasem projetos futuros.

Você pode adaptar o processo de fechamento do projeto para atender às necessidades da sua equipe, mas aqui estão algumas etapas importantes para incluir:

Execute testes finaispara se certificar de que vocêProjeto entregueAtende às expectativas (como testar um recurso pós-lançamento para garantir que ele ainda esteja funcionando ou revisando sua entrega final com as partes interessadas).

Revise seu plano de projetoPara encerrar as pontas soltas e garantir que você não tenha esquecido nada.

Tarefas administrativas completas-Como a atualização da documentação, finalizando o seuorçamento do projetoe reatribuir recursos.

Comunicar notase os próximos passos parapartes interessadas .

Segure A. Reunião Post-mortem do projeto Para rever aulas aprendidas e dar a sua equipe a chance de fornecer feedback e ajustar seus processos.

Circular um relatório finalIsso descreve como seu projeto se realizou em relação aos seus objetivos.

As 5 fases do gerenciamento de projetos

O termo "fechamento do projeto" vem doModelo de gerenciamento de projeto cinco fasescriado pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). O PMI descreve este modelo em seu guia para o corpo do gerenciamento de projetos de conhecimento, também conhecido como o Guia do PMBOK®. Seu modelo divide o ciclo de vida do projeto nessas cinco etapas:

Iniciação do projeto : Defina amplamente seu projeto e seguro.

Planejamento de projetos : Crie objetivos detalhados e umRoteiro do projeto.

Projeto de execução: Inicie seu projeto usando informações das duas primeiras etapas.

Desempenho do projeto: Medir a eficácia usandoIndicadores de desempenho chave (KPIs) .

Encerramento do projeto: Enrole as extremidades soltas, devas a partir das partes interessadas e finalize os próximos passos.

Por que o fechamento do projeto é importante?

É ótimo conseguir sua finalMilestonesOu aperte seu objetivo - mas isso não significa que seu trabalho esteja terminado. Depois de ter tostado ao seu sucesso, ainda há algumas tarefas importantes para verificar sua lista antes de chegar oficialmente ao final do projeto. Veja como o fechamento do projeto pode ajudá-lo a assinalar cada caixa e encerrar suas iniciativas com confiança.

Certifique-se de que seu trabalho esteja completo

Após um processo de fechamento de projeto predefinido, garante que seu trabalho seja completo e que você não tenha esquecido nenhuma tarefa no plano do projeto. Esta última fase do projeto inclui todos os detalhes fáceis de perder, como testes finais, revendo seu plano de projeto e comunicando os resultados para as partes interessadas - para que você possa encerrar projetos sabendo que você verificou cada caixa.

Além disso, a fase de fechamento ajuda você a estabelecer um consenso com as partes interessadas que seu trabalho é eficaz e completo. Dessa forma, todo mundo sabe o que você alcançou e entende que o projeto acabou.

Forneça os próximos passos claros

Quando seu projeto é fechado corretamente, você tem concreto os próximos passos: a mão trabalha para outra equipe, inicie um novo projeto para melhorar seu trabalho ou incorporar as principais lições em iniciativas futuras.

Dessa forma, o Projeto Fechamento ajuda a evitar cenários indesejados como estes:

Seu projeto não possui uma data de concreto e sua equipe é responsável por mantê-la indefinidamente. Por exemplo, imagine que você teve um projeto para melhorar o tráfego do site em 20%. Sem fechar adequadamente o seu projeto, você pode ser responsabilizado por pequenos ajustes, melhorias e testar indefinidamente para melhorar o tráfego do local.

Seu projeto não é entregue à equipe certa, por isso apenas senta e reúne poeira. Por exemplo, imagine que você criou um novo projeto para testar um recurso em seu site. Para fechar seu projeto corretamente, você deve se comunicar às partes interessadas que realizou o objetivo e o escopo do seu projeto (isto é, testar um recurso). Em seguida, você precisa entregar seus insights de teste para a equipe de produtos apropriada para realmente criar o recurso.

Capture lições aprendidas

Todo projeto dá à sua equipe uma oportunidade de aprender e melhorar, e o fechamento do projeto garante que você capture esses aprendizados em vez de deixá-los para trás em suas notas do projeto. Isso é porque umReunião pós-mortemaÉ embutido no processo de fechamento, para que sua equipe tenha uma chance de refletir sobre o que foi bem e o que poderia ser melhorado da próxima vez. Discutir o fechamento do projeto com sua equipe muitas vezes ilumina questões que você pode não ter pensado, já que os membros da equipe podem fornecer uma perspectiva no terreno. Isso significa que você podemelhorar continuamenteSeu gerenciamento de projetos ao longo do tempo - com cada projeto, você tem a chance de aprender e agilizar processos de equipe, comunicação e execução do projeto.

Além de melhorias no processo, o fechamento do projeto também ajuda a capturar e compartilhar os principais aprendizados do projeto. No relatório final você compartilha com as partes interessadas, você pode capturarlições aprendidasDe seus dados reais do projeto, como takeaways de um teste A / B, os resultados de um estudo de pesquisa do usuário ou a linha do tempo para criar um novo recurso de aplicativo. Dessa forma, as partes interessadas podem aprender com o seu projeto e incorporar essas descobertas em seu próprio trabalho.

Como você sabe quando um projeto está completo?

Antes de fechar seu projeto, você tem que determinar se está completo. Mas o que exatamente aquilo significa?

Existem algumas maneiras de determinar se o seu projeto é concluído, mas o maior indicador é se você alcançou os objetivos do projeto que você definiu durante o planejamento. Independentemente dodefinição de golMetodologia que você usa, os objetivos definem como é o sucesso para o seu projeto e dar-lhe um alvo claro para apontar. Existem vários métodos de definição de metas por aí, incluindoObjetivos e principais resultados (OHRs) , Indicadores de desempenho chave (KPIs), eObjetivos inteligentes .

Nem todo projeto alcança seus objetivos e tudo bem. Mesmo se você não atingiu seus objetivos, você pode dizer que seu projeto está terminado quando:

Você completou as entregas descritas no seuEscopo do projeto

Você completou o seucronograma do projeto

Você usou todo o seuorçamento do projeto

Como fechar um projeto em 8 etapas

Fechar um projeto não precisa ser difícil. Ao trabalhar em projetos, você aprenderá o que funciona e o que não funciona para sua equipe. Com esse conhecimento, você pode desenvolver suas próprias melhores práticas de fechamento de projetos.

Se esta é sua primeira vez que fecha oficialmente um projeto, tente estes oito passos abaixo. Tome notas sobre o que funciona e o que não funciona para que você possa refinar o processo no futuro

1. Realize testes finais

Este primeiro passo é mais útil para as equipes focadas no lançamento de novos produtos ou recursos. Antes de finalizar formalmente o trabalho no seu projeto, execute testes finais para garantir que sua entrega final seja estável e ainda realizada conforme o esperado. Isso é importante porque o desempenho geralmente muda o lançamento, especialmente se o seu produto foi morar para um grande número de clientes. Muitas vezes, pode ser difícil prever como um produto será executado em escala antes de ser lançado.

Além de executar testes técnicos, você também pode monitorar o feedback do cliente (especialmente em seus canais de mídia social) para ver se os usuários estão encontrando erros de produtos brilhantes. Se você encontrar algum grande problema, crie um projeto de acompanhamento para corrigi-los.

2. Enrole as extremidades soltas

Em seguida, é hora de rever o seuplano de projetoe bandeira tarefas incompletas. Isso ajuda você a amarrar as pontas soltas e garante que você não esteja esquecendo quaisquer passos críticos. Se você usarSoftware de gerenciamento de projetosComoGerenciador de tarefas UDN., esta etapa é fácil porque você pode ver todas as tarefas do projeto em um só lugar - mais sua data de vencimento, proprietário e status de conclusão.

Se você esqueceu alguma coisa, não se preocupe. Faça um balanço de todas as tarefas incompletas e decida se eles estão no seuEscopo do projetoou fora do escopo. Se eles estão no escopo, faça um plano para abordar essas tarefas restantes. Se eles estão fora do escopo, deixe as partes interessadas e entregaram essas tarefas para a equipe apropriada.

Por exemplo, imagine sua equipe de desenvolvimento acaba de concluir um projeto de redesenho do site, e você percebe que não concluiu uma tarefa para atualizar imagens do banner no site. Depois de consultar a declaração do escopo do projeto, você decide que esta tarefa está fora do escopo porque sua equipe foi focada principalmente em melhorias de infraestrutura. Portanto, você passa a tarefa restante para a equipe de design, que pode usar a infraestrutura que você criou para atualizar imagens de banner.

3. Tarefas administrativas completas

Agora que você envolveu as pontas soltas, é hora de abordar o lado administrativo do seu projeto. Embora as tarefas administrativas puderem variar de acordo com o projeto, aqui estão algumas tarefas comuns para considerar:

Certifique-se de que todos os arquivos e ativos do projeto estejam no lugar certoe que as partes interessadas sabem onde estão.

Atualizar documentação do projeto, ComoDocumentação de processo, seuorçamento do projetoe seucronograma do projeto. Durante este processo, compare estimativas para resultados reais para ver se você estava correto. Por exemplo, compare estimativas vs. resultados reais para o seu orçamento e projeto de projeto.

Certifique-se de que os documentos do projeto sejam assinados, como qualquer contrato ou acordos de fornecedores.

Feche todos os contratospara suprimentos, subcontratados, doadores ou partes interessadas externas similares.

Enrole as finanças do projeto. Certifique-se de que seus pagamentos finais são recebidos ou enviados e envie sua equipe de finanças uma atualização com seus números de orçamento final.

Certifique-se de que os membros da equipe foram reatribuídospara diferentes projetos.

Vender ou transferir equipamentosou outros recursos do projeto para diferentes equipes, conforme necessário.

4. Notifique sua equipe sobre os próximos passos

Em seguida, escreva uma nota para sua equipe para preenchê-las no seu plano de acabamento. Deixe-os saber sobre os próximos passos, como você vai lidar ou transferir a propriedade de qualquer excelente desenvolvimento de projetos. Além disso, conte a sua equipe sobre os eventos de fechamento que eles devem participar, como umretrospectivo , projeto post-mortemou uma reunião final com as partes interessadas. Se você quiser que sua equipe forneça feedback durante um post-mortem, agora é a hora de informá-los para que eles possam começar a se preparar.

5. Atualize as partes interessadas e envie um relatório final

Depois de conectado com sua equipe, é hora de sincronizar com seus stakeholders. Isso pode ser uma atualização assíncrona ou uma reunião oficial de wrap-up. Independentemente do formato, certifique-se de incluir as seguintes informações:

Um relatório final, incluindo um resumo do que seu projeto realizou, como foi realizado em comparação com as metas que você definiu e quaisquer sucessos ou fracassos principais.

Uma lista de itens incompletos que estavam no escopo, além de como você os abordará.

Uma lista de itens incompletos que estavam fora do escopo, com uma explicação rápida e detalhes de como você seguirá a equipe apropriada.

Uma lista de fast-segue você planeja concluir como parte do seu projeto atual ou passar para uma equipe diferente.

Um pedido de feedback. Idealmente, isso pode ser escrito feedback na forma de um questionário ou pesquisa.

6. Segure uma reunião post-mortem do projeto

Segurando umReunião Post-mortem do projetoé a melhor maneira de capturar e rever lições aprendidas durante cada projeto. Durante um pós-mortem, os membros da equipe têm a oportunidade de fornecer feedback sobre o que foi bem, o que não foi bem, e o que poderia ser melhorado para a próxima vez.

Aqui estão algumas dicas a considerar antes de se hospedar seu próximo post-mortem:

Envie os membros da equipe uma lista de perguntas para pensar pelo menos dois dias antes da reunião pós-mortema. Essas perguntas podem ser tão simples quanto: "O que correu bem, o que não foi bem, e o que aprendemos?" Isso ajuda sua equipe a estruturar seus pensamentos antecipadamente para que possam se sentir preparados e prontos para participar.

Durante a reunião, compartilhe sua tela (se puder) e faça notas ativamente para registrar o feedback de cada pessoa. Dessa forma, sua equipe pode ver que sua entrada é valorizada.

Dê a cada membro da equipe dedicado tempo para compartilhar seu feedback durante a reunião. Dessa forma, você pode garantir que a voz de todos seja ouvida.

Deixe o tempo no final da sua reunião para agradecer aos membros da equipe por sua contribuição. E quando você destilar seu feedback em itens de ação concreta (chegaremos a isso na próxima etapa), envie sua equipe uma atualização para informá-las como você está abordando suas preocupações.

7. Crie um roteiro para melhorias

Depois de analisar como seu projeto foi, é hora de olhar para o futuro. Neste ponto, você pode usar umRoteiro do projetoPara planejar como você vai melhorar e iterar em seus processos finais de entrega e gerencial:

Considere seus resultados finais de teste da etapa e identifique quaisquer problemas de prioridade que você deseja enfrentar. Por exemplo, se muitos clientes estiverem reclamando sobre os tempos de carga lenta, você poderá priorizar uma iniciativa para melhorar a velocidade de carregamento do site.

Compile o feedback que você recebeu das partes interessadas e da equipe do seu projeto. Procure por temas comuns e destaque qualquer item de ação que você deseja abordar. Por exemplo, se os membros da equipe compartilharem que eles não tiveram tempo suficiente para concluir tarefas, você poderia definir um item de ação para adicionar tempo de buffer adicional aos futuros horários do projeto.

Crie um roteiro para planejar como e quando você resolver esses itens de ação.

Pergunte ao seu time por feedback no seu roteiro e obtenha a inscrição das partes interessadas relevantes.

Criar um roteiro para melhorias futuras garante que você continue a melhorar e iterar em seus processos finais de gerenciamento de produtos e gerenciamento de projetos. Além disso, permite que você feche oficialmente seu projeto atual e enfrente qualquer aprimoramentos em uma iniciativa inteiramente nova. Dessa forma, você pode impedir que os projetos se arrastem até que a entrega final seja "perfeita" (algo que não é realmente atingível de qualquer maneira).

8. Celebrar

Por último, mas não menos importante, reserve tempo para celebrar as conquistas da sua equipe. Mostrando apreço é fundamental para construir um fortecultura organizacionale promoverTrabalho em equipe no local de trabalho .

A celebração pode vir em muitos presentes ou cartões semelhantes a formas, uma mensagem de agradecimento, um time happy hour, ou até mesmo uma tarde livre fora do trabalho. Considere a dinâmica da sua equipe e as preferências de cada membro da equipe e escolha a opção que você acha que todos irão apreciar mais.

Perto com confiança

Alto cinco - você acabou de fechar com sucesso o seu projeto. Você verificou todas as caixas e amarrou todas as pontas soltas. Agora você pode passar para sua próxima iniciativa com a paz de espírito, sabendo que tudo é cuidado e você tem um plano concreto para os próximos passos.

Se você quiser padronizar o processo de fechamento da sua equipe, considere transformar o processo de fechamento do projeto em umModelo de projeto personalizado.. Os modelos permitem que você crie um conjunto predefinido de etapas (como uma lista de verificação) que você pode duplicar e reutilizar toda vez que você enrolar um projeto.