Fermeture du projet: 8 étapes pour terminer des projets avec confiance

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La fermeture du projet est la dernière étape d'un projet, lorsque vous vous lâchez les résultats, communiquez vos résultats et votre compte rendu avec votre équipe. Juste parce que vous avez frappé vos objectifs ne signifie pas que le travail est terminé et un processus de fermeture claire de projet garantit que vous vérifiez toutes les tâches importantes de votre liste de tâches avant de faire offrir officiellement les choses. Dans cet article, apprenez huit étapes pour vous aider à fermer des projets en toute confiance.

Longfellow pourrait certainement clouer ses fins. Comme l'une des plus grandes poètes de l'Amérique, il comprenait que de grandes conclusions donnent aux poèmes qui collent le pouvoir, tandis que les fins rupestre puissent ruiner même la meilleure écriture. Et tandis que Longfellow n'a jamais eu son Certification de gestion de projet (Nous ne savons pas que c'était une chose au 19ème siècle), il peut toujours nous apprendre une chose ou deux sur la fermeture d'un projet.

Les projets, comme des poèmes, ont besoin de bonnes fins. Même si vous exécutez parfaitement votre plan de projet, une conclusion désorganisée peut annuler tout votre travail acharné. Mais lorsque vous avez fini de forte, vous pouvez vous assurer que votre projet ait clairement des plats à emporter, des prochaines étapes et un pouvoir de collage.

Quelle est la fermeture du projet?

La fermeture du projet est la dernière étape d'un projet, lorsque vous vous lâchez les résultats, communiquez vos résultats et votre compte rendu avec votre équipe. La phase de fermeture du projet met fin officiellement à votre projet et fournit un plan concret pour les prochaines étapes, qu'il s'agisse de la transition de la propriété du projet à une autre équipe, de créer un nouveau projet pour améliorer votre travail ou incorporer leçons apprises dans les projets futurs.

Vous pouvez adapter votre processus de fermeture de projet pour répondre aux besoins de votre équipe, mais voici quelques étapes clés pour inclure:

Exécuter des tests finaux Pour vous assurer que votre Projet livrable[dix]rencontre des attentes (comme tester une caractéristique post-lancement pour s'assurer que cela fonctionne toujours ou examinez votre final livrable avec les parties prenantes).

Revoir votre plan de projet Pour terminer les extrémités des vides et assurez-vous que vous n'avez rien oublié.

Terminer les tâches administratives Documentation de mise à jour, finalisant votre budget du projet et réaffectant les ressources.

Communiquer des notes et les prochaines étapes à les parties prenantes .

Tenir un Réunion post-mortem projet Pour examiner les leçons apprises et donner à votre équipe une chance de fournir des commentaires et d'ajuster leurs processus.

Distribuer un rapport final qui décrit la manière dont votre projet s'est exécuté par rapport à ses objectifs.

Les 5 phases de la gestion de projet

Le terme "fermeture de projet" vient de la Modèle de gestion de projet à cinq phases[dix]Créé par l'Institut de gestion de projet (PMI). PMI décrit ce modèle dans leur guide sur l'ensemble des connaissances de gestion de projet, également appelé guide PMBOK®. Leur modèle divise le cycle de vie du projet en ces cinq étapes:

Lancement du projet : Définissez largement votre projet et votre buy-in sécurisé.

Planification du projet [dix]: Créer des objectifs détaillés et un Feuille de route du projet.

L'exécution du projet : Lancez votre projet en utilisant des informations à partir des deux premières étapes.

Performance du projet : Mesurer l'efficacité en utilisant Indicateurs de performance clés (KPI)[dix] .

Fermeture du projet : Calculer les extrémités des vides, le compte rendu avec les parties prenantes et finaliser les prochaines étapes.

Pourquoi la fermeture du projet est-elle importante?

C'est génial d'atteindre votre finale jalons Ou frappez votre objectif, mais cela ne signifie pas que votre travail est terminé. Après avoir grillé à votre succès, il reste encore quelques tâches importantes pour vérifier votre liste avant d'atteindre officiellement la fin du projet. Voici comment la fermeture du projet peut vous aider à cocher chaque case et à conclure vos initiatives en toute confiance.

Assurez-vous que votre travail est complet

Suite à un processus de fermeture de projet prédéfini garantit que votre travail est complet et que vous n'avez pas oublié de tâches dans votre plan de projet. Cette dernière phase du projet inclut tous les détails faciles à manquer tels que les tests finaux, la révision de votre plan de projet et la communication des résultats aux parties prenantes - afin que vous puissiez conclure des projets en sachant que vous avez vérifié chaque case.

En outre, la phase de clôture vous aide à établir un consensus avec les parties prenantes que votre travail est efficace et complet. De cette façon, tout le monde sait ce que vous avez atteint et comprend que le projet est terminé.

Fournir des étapes suivantes claires

Lorsque votre projet est fermé correctement, vous avez des étapes suivantes concrètes: Travaillez à une autre équipe, créez un nouveau projet pour améliorer votre travail ou intégrer des enseignements clés dans les futures initiatives.

De cette manière, la fermeture du projet vous aide à éviter les scénarios indésirables comme ceux-ci:

Votre projet n'a pas de date de fin de béton et votre équipe est responsable de la maintenir indéfiniment. Par exemple, imaginez que vous aviez un projet pour améliorer le trafic de sites de 20%. Sans fermer correctement votre projet, vous pourriez être tenu responsable des petits ajusteurs, des améliorations et des tests indéfiniment pour améliorer le trafic de sites.

Votre projet n'est pas remis à la bonne équipe, alors il se trouve juste et rassemble la poussière. Par exemple, imaginez que vous avez créé un nouveau projet pour tester une fonctionnalité sur votre site Web. Pour fermer votre projet correctement, vous devez communiquer aux intervenants que vous avez accompli l'objectif et la portée de votre projet (c'est-à-dire de tester une fonctionnalité). Ensuite, vous devez remettre vos idées de test à l'équipe de produits appropriée pour construire une fonctionnalité.

Capturez les leçons apprises

Chaque projet donne à votre équipe l'occasion d'apprendre et d'améliorer et de faire la fermeture du projet garantit que vous capturez ces apprentissages au lieu de les laisser derrière vos notes de projet. C'est parce qu'un réunion post mortem est intégré au processus de fermeture, votre équipe a donc une chance de réfléchir à ce qui s'est bien passé et ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois. Discuter de la fermeture du projet avec votre équipe illumine souvent des problèmes que vous n'auriez peut-être pas pensé, car les membres de l'équipe peuvent fournir une perspective sur le terrain. Cela signifie que vous pouvez améliorer continuellement Votre gestion de projet au fil du temps - avec chaque projet, vous avez la possibilité d'apprendre et de rationaliser les processus d'équipe, la communication et l'exécution de projets.

Outre les améliorations de processus, la fermeture du projet vous aide également à capturer et à partager des enseignements de projet clés. Dans le rapport final, vous partagez avec les parties prenantes, vous pouvez capturer leçons apprises À partir de vos tarifs de données de projet réels d'un test A / B, les résultats d'une étude de recherche de l'utilisateur ou de la chronologie de la construction d'une nouvelle fonctionnalité d'application. De cette façon, les parties prenantes peuvent apprendre de votre projet et incorporer ces résultats dans leur propre travail.

Comment savez-vous quand un projet est terminé?

Avant de fermer votre projet, vous devez déterminer s'il est complet. mais qu'est ce que ca signifie exactement?

Il existe quelques façons de déterminer si votre projet est terminé, mais le plus grand indicateur est de savoir si vous avez atteint les objectifs du projet que vous avez définis lors de la planification. Quel que soit le cadre de but Méthodologie que vous utilisez, les objectifs définissent quel succès ressemble à votre projet et vous donner une cible claire pour viser. Il y a plusieurs méthodes de fixation d'objectifs, y compris Objectifs et résultats clés (OKRS)[dix] , Indicateurs de performance clés (KPI) , et Buts intelligents .

Tous les projets n'atchient pas ses objectifs et c'est bon. Même si vous n'avez pas frappé vos objectifs, vous pouvez dire que votre projet est terminé lorsque:

Vous avez terminé les livrables décrites dans votre portée du projet

Vous avez terminé votre Chronologie du projet

Vous avez utilisé votre part budget du projet

Comment fermer un projet en 8 étapes

La fermeture d'un projet ne doit pas nécessairement être difficile. Lorsque vous travaillez sur des projets, vous apprendrez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour votre équipe. Avec cette connaissance, vous pouvez développer vos propres pratiques de fermeture de projet.

S'il s'agit de votre première fois fermant officiellement un projet, essayez ces huit étapes ci-dessous. Prendre des notes sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour que vous puissiez affiner le processus à l'avenir

1. Effectuer des tests finaux

Cette première étape est la plus utile pour les équipes axées sur le lancement de nouveaux produits ou fonctionnalités. Avant de finir officiellement les travaux sur votre projet, exécutez des tests finaux pour vous assurer que votre final livrable est stable et toujours performant comme prévu. Ceci est important car la performance change souvent post-lancement, en particulier si votre produit est allé vivre à un grand nombre de clients. Souvent, il peut être difficile de prédire comment un produit sera exécuté à l'échelle avant qu'elle ne soit réellement lancée.

Outre les tests techniques en cours d'exécution, vous pouvez également surveiller les commentaires des clients (en particulier sur vos canaux de médias sociaux) pour voir si les utilisateurs rencontrent des erreurs de produit flagrantes. Si vous rencontrez des gros problèmes, créez un projet de suivi pour les réparer.

2. Emballez des extrémités en vrac

Ensuite, il est temps de revoir votre plan de projet[dix]et drapeau des tâches incomplètes. Cela vous aide à vous attaquer et à vous assurer que vous n'oubliez pas d'étapes critiques. Si tu utilises Logiciel de gestion de projet[dix]aimer Gestionnaire de tâches UDN[dix], cette étape est facile, car vous pouvez voir toutes les tâches de projet au même endroit-et leur date d'échéance, leur propriétaire et leur statut d'achèvement.

Si vous avez oublié quelque chose, ne vous inquiétez pas. Faire le point sur toutes les tâches incomplètes et décider s'ils sont dans votre portée du projet ou hors de portée. S'ils sont dans la portée, procédez comme prévu pour répondre à ces tâches de restement. S'ils sont hors de portée, laissez les parties prenantes connaître et remettre ces tâches à l'équipe appropriée.

Par exemple, imaginez que votre équipe de développement vient de terminer un projet de refonte du site Web et vous vous rendez compte que vous n'avez pas rempli de tâche pour mettre à jour des images de bannière sur le site. Après avoir consulté votre déclaration de champ de projet, vous décidez que cette tâche est hors de portée car votre équipe a principalement porté sur les améliorations des infrastructures. Par conséquent, vous passez la tâche de restes à l'équipe de conception, qui peut utiliser l'infrastructure que vous avez créée pour mettre à jour des images de bannière.

3. Terminer les tâches administratives

Maintenant que vous avez emballé des extrémités en vrac, il est temps de répondre au côté administratif de votre projet. Bien que les tâches administratives puisse varier selon le projet, voici quelques informations communes à faire pour prendre en compte:

Assurez-vous que tous les fichiers et actifs de projet sont au bon endroit et que les parties prenantes savent où elles sont.

Mettre à jour la documentation du projet , aimer Documentation de processus , ton budget du projet , et ton calendrier du projet . Au cours de ce processus, comparez les estimations aux résultats réels pour voir si vous étiez correct. Par exemple, comparez les résultats estimés vs réels pour votre budget et votre chronologie du projet.

Assurez-vous que les documents de projet sont signés , comme tous les contrats de fournisseur ou accords.

Fermer les contrats Pour les fournitures, les sous-traitants, les donateurs ou les parties prenantes externes similaires.

Compléter les finances du projet . Assurez-vous que vos paiements finaux sont reçus ou envoyés et envoyez une mise à jour de votre équipe de financement avec vos numéros de budget final.

Assurez-vous que les membres de l'équipe ont été réaffectés à différents projets.

Vente ou transfert d'équipement ou d'autres ressources du projet à différentes équipes au besoin.

4. Avertissez votre équipe sur les prochaines étapes

Ensuite, écrivez une note à votre équipe pour les remplir dans votre plan de conclusion. Faites-leur savoir sur les prochaines étapes - comme si vous aborderez ou transférerez la propriété de tout projet de produits de projet en suspens. En outre, dites à votre équipe de la fermeture d'événements qu'ils devraient assister, comme un rétrospective , Projet post-mortem , ou une dernière réunion avec les parties prenantes. Si vous voulez que votre équipe fournisse des commentaires pendant un post mortem, c'est maintenant le moment de leur faire savoir afin qu'ils puissent commencer à préparer.

5. Mettre à jour les parties prenantes et envoyer un rapport final

Une fois que vous avez connecté votre équipe, il est temps de synchroniser vos parties prenantes. Cela peut soit être une mise à jour asynchrone ou une réunion de conclusion officielle. Indépendamment du format, assurez-vous d'inclure les informations suivantes:

Un rapport final, comprenant un résumé de ce que votre projet a accompli, la manière dont elle a été effectuée par rapport aux objectifs que vous avez définis, ainsi que des succès ou des échecs clés.

Une liste d'articles incomplets dans la portée, ainsi que comment vous les aborderez.

Une liste d'articles incomplets hors de portée, avec une explication rapide et des détails sur la manière dont vous suivrez l'équipe appropriée.

Une liste de Fast-Suit vous envisagez de compléter dans votre projet actuel ou de passer à une autre équipe.

Une demande de retour d'information. Idéalement, cela peut être écrit des commentaires sous la forme d'un questionnaire ou d'une enquête.

6. Tenir une réunion post-mortem projet

Tenir un Réunion post-mortem projet est la meilleure façon de capturer et d'examiner les leçons apprises lors de chaque projet. Au cours d'une post-mortem, les membres de l'équipe ont la possibilité de fournir des commentaires sur ce qui s'est bien passé, ce qui ne s'est pas bien passé et ce qui pourrait être amélioré pour la prochaine fois.

Voici quelques conseils à considérer avant d'héberger votre prochain post mortem:

Envoyer des membres de l'équipe une liste de questions à réfléchir au moins deux jours avant la réunion post-mortem. Ces questions peuvent être aussi simples que: "Qu'est-ce qui s'est bien passé, qu'est-ce qui ne s'est pas bien passé et qu'avons-nous appris?" Cela aide votre équipe à structurer leurs pensées à l'avance afin qu'elles puissent se sentir préparées et prêtes à participer.

Pendant la réunion, partagez votre écran (si vous le pouvez) et prenez activement des notes pour enregistrer les commentaires de chaque personne. De cette façon, votre équipe peut voir que leur contribution est valorisée.

Donnez à chaque membre de l'équipe du temps dédié pour partager leurs commentaires lors de la réunion. De cette façon, vous pouvez vous assurer que la voix de chacun est entendue.

Quittez le temps à la fin de votre réunion pour remercier les membres de l'équipe pour leur contribution. Et lorsque vous distillez leurs commentaires en actions concrètes (nous arriverons à la prochaine étape), envoyez votre équipe une mise à jour pour leur faire savoir comment vous avez répondu à leurs préoccupations.

7. Créer une feuille de route pour des améliorations

Après avoir analysé votre projet, il est temps de regarder vers l'avenir. À ce stade, vous pouvez utiliser un Feuille de route du projet Pour planifier comment vous améliorerez et itérale sur vos processus finaux livrables et de gestion:

Considérez vos résultats de test final de l'étape 1 et identifiez les problèmes prioritaires que vous souhaitez aborder. Par exemple, si de nombreux clients se plaignent de temps de chargement lent, vous pouvez hiérarchiser une initiative pour améliorer la vitesse de chargement du site.

Compilez les commentaires que vous avez reçus des parties prenantes et de votre équipe de projet. Recherchez des thèmes communs et mettez en surbrillance tous les éléments d'action que vous souhaitez aborder. Par exemple, si les membres de l'équipe ont partagé qu'ils n'avaient pas suffisamment de temps pour terminer les tâches, vous pouvez définir un élément d'action pour ajouter du temps tampon supplémentaire dans les horaires de projets futurs.

Créez une feuille de route pour planifier comment et quand vous allez adresser ces éléments d'action.

Demandez à votre équipe de faire vos commentaires sur votre feuille de route et obtenez-vous des parties prenantes concernées.

La création d'une feuille de route pour les améliorations futures garantit que vous continuez à améliorer et à parcourir vos processus finaux livrables et de gestion de projet. De plus, il vous permet de fermer officiellement votre projet actuel, puis de faire face aux améliorations dans une initiative entièrement nouvelle. De cette façon, vous pouvez empêcher les projets de traîner jusqu'à ce que le produit livrable final soit "parfait" (quelque chose qui n'est pas vraiment réellement atteint de toute façon).

8. Célébrez

Dernier point mais non le moindre, mettez de côté de temps pour célébrer les réalisations de votre équipe. Montrant l'appréciation est la clé de la construction d'un fort culture organisationnelle et promouvoir travail d'équipe sur le lieu de travail[dix] .

Célébration peut venir dans de nombreux cadeaux ou cartes comme des formes, un message de remerciement, une équipe d'une bonne heure, voire un après-midi libre de travail. Considérez la dynamique de votre équipe et les préférences de chaque membre de l'équipe et choisissez l'option que vous pensez que tout le monde appréciera le plus.

Fermer avec confiance

Haut Cinq - Vous venez de fermer votre projet avec succès. Vous avez vérifié toutes les cases et ligoté toutes les extrémités des lâches. Maintenant, vous pouvez passer à votre prochaine initiative avec tranquillité d'esprit, sachant que tout est pris en charge et vous avez un plan concret pour les prochaines étapes.

Si vous souhaitez normaliser le processus de clôture de votre équipe, envisagez de transformer votre processus de fermeture de projet en une Modèle de projet personnalisé . Les modèles vous permettent de créer un ensemble prédéfini d'étapes (comme une liste de contrôle) que vous pouvez dupliquer et réutiliser chaque fois que vous enveloppez un projet.