Закрытие проекта: 8 шагов, чтобы закончить проекты с уверенностью

Резюме

Закрытие проекта - это последний этап проекта, когда вы связываете свободные концы, сообщите о ваших результатах и ​​разбиваете свою команду. Просто потому, что вы ударили свои цели, не означает, что работа заканчивается, а четкий процесс закрытия проекта гарантирует, что вы проверяете каждую важное задание от своего списка дел до официальной упаковки. В этой статье изучите восемь шагов, чтобы помочь вам закрыть проекты с уверенностью.

Лонгфелло конечно может пригласить его окончания. Как одна из величайших поэтов Америки, он понимал, что большие выводы дают стихи, придерживающиеся власти, в то время как отсутствие окончания может испортить даже лучшее письмо. И пока ongfellow никогда не получил егоСертификация управления проектами(Мы не уверены, что это было вещь в течение 19-го века), он все еще может научить нас или две вещи о закрытии проекта.

Проекты, такие как стихи, нужны отличные окончания. Даже если вы идеально выполняете свой план проекта, дезорганизованное заключение может отрицать всю вашу тяжелую работу. Но когда вы заканчиваете сильные, вы можете убедиться, что ваш проект имеет четкие на вынос, следующие шаги и прилипающие мощности.

Что такое закрытие проекта?

Закрытие проекта - это последний этап проекта, когда вы связываете свободные концы, сообщите о ваших результатах и ​​разбиваете свою команду. Фаза закрытия проекта официально ставит конец вашему проекту и обеспечивает конкретный план для следующих шагов - будь то переходная владелец проекта в другую команду, начал новый проект по улучшению вашей работы или включенияуроки выученыв будущие проекты.

Вы можете адаптировать процесс закрытия проекта, чтобы соответствовать потребностям вашей команды, но вот несколько ключевых шагов для включения:

Запустите последние тестычтобы убедиться, что вашДоставление проектаСоответствует ожиданиям (например, тестирование функции пост-запуска, чтобы убедиться, что он все еще работает, или рассмотрел ваш окончательный результат с заинтересованными сторонами).

Просмотрите свой план проектазавернуть свободные концы и убедитесь, что вы не забыли ничего.

Полные административные задачи-Подобная обновленная документация, доработка вашегобюджет проектаи переназначивать ресурсы.

Общайтесь об нотахи следующие шаги кзаинтересованные стороныОтказ

Держать А. Проект пост-Морское заседание Чтобы просмотреть извлеченные уроки и дать вашу команду возможность предоставить отзыв и корректировать свои процессы.

Циркулировать окончательный отчетЭто описывает, как ваш проект выполнен относительно его целей.

5 фаз управления проектами

Термин «закрытие проекта» происходит отПятифазная модель управления проектамиСоздано Институтом управления проектами (PMI). PMI описывает эту модель в своем руководстве к руководству по управлению проектом знаний, также известный как руководство PMBOK®. Их модель разделяет жизненный цикл проекта на эти пять этапов:

Инициация проекта : Широко определить ваш проект и безопасную бай-ин.

Планирование проекта : Создать подробные цели иПроектная дорожная карта.

Выполнение проекта: Запустите свой проект, используя информацию с первых двух шагов.

Проект производительности: Измерить эффективность с использованиемКлючевые показатели эффективности (KPI)Отказ

Закрытие проекта: Заверните свободные концы, разбиение с заинтересованными сторонами и доработать следующие шаги.

Почему важно закрытие проекта?

Это здорово, чтобы достичь вашего финалавехиИли ударить свою цель - но это не значит, что ваша работа закончена. После того, как вы поджарены к вашему успеху, все еще есть некоторые важные задачи, чтобы проверить свой список, прежде чем официально достичь окончания проекта. Вот как закрытие проекта может помочь вам отметить каждую коробку и завершить свои инициативы с уверенностью.

Убедитесь, что ваша работа завершена

После заранее определенного процесса закрытия проекта гарантирует, что ваша работа завершена, и вы не забыли какие-либо задачи в вашем плане проекта. Этот последний этап проекта включает в себя все те, которые легко пропустить детали, такие как окончательные тестирования, просмотр плана вашего проекта, а также обмениваются результатами для заинтересованных сторон - поэтому вы можете завернуть проекты, зная, что вы проверили каждую коробку.

Кроме того, фаза закрытия поможет вам создать консенсус с заинтересованными сторонами, что ваша работа эффективна и завершается. Таким образом, все знают, что вы достигли и понимают, что проект закончится.

Предоставить четкие следующие шаги

Когда ваш проект будет правильно закрыт, у вас есть конкретные следующие шаги: ручная работа в другой команде, начните новый проект, чтобы улучшить свою работу или включить ключевые уроки на будущие инициативы.

Таким образом, закрытие проекта помогает вам избежать нежелательных сценариев, как эти:

Ваш проект не имеет конкретной даты окончания, и ваша команда отвечает за поддержание ее на неопределенный срок. Например, представьте, что у вас был проект по улучшению трафика сайта на 20 процентов. Без должным образом закрываем ваш проект, вы можете нести ответственность за небольшие настройки, улучшения и тестирование на неопределенный срок для улучшения трафика сайта.

Ваш проект не передается правильной команде, поэтому он просто сидит и собирает пыль. Например, представьте, что вы создали новый проект для проверки функции на вашем сайте. Чтобы правильно закрыть свой проект, вы должны общаться с заинтересованными сторонами, которые вы достигли цели и объем вашего проекта (то есть для проверки функции). Тогда вам нужно передать тестирование проницательности в соответствующую команду продукта, чтобы фактически создать функцию.

Захватить уроки извлеченных

Каждый проект дает вашу команду возможность изучать и улучшать, а закрытие проекта гарантирует, что вы захватите тех учащихся вместо того, чтобы оставить их позади в ваших записках проекта. Это потому чтопостпортированная встречаВстроена в процесс закрытия, поэтому у вашей команды есть шанс размышлять о том, что прошло хорошо, и что может быть улучшено в следующий раз. Обсуждение закрытия проекта с вашей командой часто освещает проблемы, вы можете не подумать о том, что члены команды могут предоставить на землю перспективы. Это означает, что вы можетепостоянно улучшатьсяВаше управление проектом со временем - с каждым проектом, у вас есть шанс учиться и оптимизировать процессы команд, связь и выполнение проекта.

Помимо улучшений процессов, закрытие проекта также помогает вам захватить и делиться ключевыми участиями проекта. В финальном докладе вы поделитесь с заинтересованными сторонами, вы можете захватитьуроки выученыИз вашего фактического проекта, подобных данных, таких как вынос из теста A / B, результаты исследовательского исследования пользователей или график построения новой функции приложения. Таким образом, заинтересованные стороны могут учиться у вашего проекта и включить эти выводы в свою собственную работу.

Откуда вы знаете, когда проект завершен?

Прежде чем закрыть свой проект, вы должны определить, завершено ли его. Но что именно это значит?

Есть несколько способов определить, закончится ли ваш проект, но самый большой индикатор заключается в том, достиг ли вы целей проекта, которые вы устанавливаете во время планирования. Независимо отпостановка целейМетодология, которую вы используете, цели определяют, какой успех выглядит как для вашего проекта, и даст вам четкую цель для достижения цели. Там есть несколько методов настройки цели, в том числеЦели и ключевые результаты (OKRS) С Ключевые показатели эффективности (KPI), а такжеУмные целиОтказ

Не каждый проект достигает своих целей, и все в порядке. Даже если вы не ударили свои цели, вы можете сказать, что ваш проект закончен, когда:

Вы завершили результаты, изложенные в вашемОбъем проекта

Вы закончили свойсроки реализации проекта

Вы использовали весь свойбюджет проекта

Как закрыть проект на 8 шагов

Закрытие проекта не должно быть трудно. Как вы работаете над проектами, вы узнаете, что работает и что не работает для вашей команды. С этим знанием вы можете разработать ваши собственные лучшие практики закрытия проекта.

Если это ваш первый раз, официально закрывающий проект, попробуйте эти восемь шагов ниже. Делать заметки о том, что работает и что не работает, чтобы вы могли уточнить процесс в будущем

1. Выполните последние тесты

Этот первый шаг наиболее полезен для команд, посвященных запуску новых продуктов или функций. Прежде чем вы официально закончите работу над вашим проектом, запустите окончательные тесты, чтобы убедиться, что ваш окончательный результат стабилен и все еще выполняется, как ожидается. Это важно, потому что производительность часто меняет пост-запуск, особенно если ваш продукт пошел в живых количеству клиентов. Зачастую это может быть трудно предсказать, как продукт будет работать в масштабе, прежде чем он на самом деле запущен.

Помимо выполнения технических испытаний, вы также можете контролировать обратную связь с клиентами (особенно на ваших каналах социальных сетей), чтобы узнать, столкнулись ли пользователи любые ошибки прилагаемого продукта. Если вы столкнулись с любыми большими проблемами, создайте последующий проект, чтобы исправить их.

2. Завернуть свободные концы

Далее пришло время просмотреть свойплан проэктаи флаг неполных задач. Это помогает привязать свободные концы и гарантирует, что вы не забываете никаких критических шагов. Если вы используетеПрограммное обеспечение для управления проектамиподобноДиспетчер задач UDNЭтот шаг прост, потому что вы можете увидеть все задачи проекта в одном месте - плюс их срок, владелец и статус завершения.

Если вы что-то забыли, не волнуйтесь. Принять запас каких-либо неполных задач и решить, являются ли они в вашемОбъем проектаили вне охвата. Если они в области применения, сделайте план обращения с этими остатками задач. Если они не имеют возможности, пусть заинтересованные стороны знают и передают эти задачи в соответствующую команду.

Например, представьте себе, что ваша команда разработки только что закончила проект по редизаюму веб-сайтом, и вы понимаете, что вы не выполняете задачу обновлять изображения баннера на сайте. После консультации с заявлением о вашем проекте, вы решите, что эта задача не имеет возможности, потому что ваша команда была в основном сосредоточена на улучшении инфраструктуры. Поэтому вы проходите оставшуюся задачу в дизайнерскую команду, которая может использовать инфраструктуру, которую вы создали для обновления изображений баннера.

3. Полные административные задачи

Теперь, когда вы завершили свободные концы, пришло время обратиться к административной стороне вашего проекта. Хотя административные задачи могут варьироваться в зависимости от проекта, вот некоторые распространенные для рассмотрения:

Убедитесь, что все файлы проекта и активы находятся в нужном местеИ что заинтересованные стороны знают, где они есть.

Обновление проектной документации, подобноПроцесс документации, твойбюджет проекта, и вашрасписание проектаОтказ В ходе этого процесса сравните оценки фактических результатов, чтобы увидеть, были ли вы правильно. Например, сравните оценочную по сравнению с фактическими результатами для вашего бюджета и графика проекта.

Убедитесь, что проектные документы подписаны, как и любые контракты поставщиков или соглашений.

Закрыть любые контрактыДля поставок, субподрядчиков, доноров или аналогичных внешних заинтересованных сторон.

Завернуть финансы проектаОтказ Убедитесь, что ваши окончательные платежи будут получены или отправлены, и отправить вашу финансовую команду обновление с вашими конечными номерами бюджета.

Убедитесь, что члены команды были переназначенык разным проектам.

Продать или перевести оборудованиеили другие проектные ресурсы к разным командам по мере необходимости.

4. Уведомить свою команду о следующих шагах

В ближайшее время напишите свою команду, чтобы заполнить их в своем плане завершения. Дайте им знать о следующих шагов, подобных тому, как вы будете решать или передавать владение любыми выдающимися результатами проекта. Кроме того, расскажите свою команду о закрытии событий, которые они должны присутствовать, какретроспектива С Проект пост-Мортили окончательная встреча с заинтересованными сторонами. Если вы хотите, чтобы ваша команда предоставила обратную связь во время пост-Мортема, сейчас самое время отпустить их, чтобы они могли начать готовиться.

5. Обновите заинтересованные стороны и отправьте окончательный отчет

После того, как вы подключены с вашей командой, пришло время синхронизировать с вашими заинтересованными сторонами. Это может быть либо асинхронное обновление, либо официальная встреча завершения. Независимо от формата, обязательно включите следующую информацию:

Окончательный отчет, в том числе краткое изложение того, какой ваш проект выполнил, как он проводился по сравнению с заданными вами целями, и любые ключевые успехи или неудачи.

Список неполных предметов, которые были в области применения, плюс, как вы их решите.

Список неполных предметов, которые были вне охвата, с быстрым объяснением и деталями того, как вы будете следить за соответствующей командой.

Список быстрых следует, что вы планируете завершить как часть вашего текущего проекта или выйти в другую команду.

Запрос на обратную связь. В идеале это можно записать обратную связь в виде анкеты или опроса.

6. Держите проект пост-Морское заседание

Проведение а.Проект пост-Морское заседаниеЛучший способ захватить и просматривать уроки, извлеченные во время каждого проекта. Во время пост-Мортема члены команды имеют возможность предоставить отзыв о том, что прошло хорошо, что не пошло хорошо, и что может быть улучшено в следующий раз.

Вот несколько советов, чтобы рассмотреть вопрос, прежде чем принять вашу следующую пост-Мортум:

Отправьте членов команды Список вопросов, чтобы подумать как минимум за два дня до постпортного заседания. Эти вопросы могут быть такими же простыми, как: «Что прошло хорошо, что не пошло хорошо, и что мы узнали?» Это помогает вашей команде структурировать свои мысли заранее, чтобы они могли чувствовать себя подготовленными и готовыми к участию.

Во время встречи поделитесь своим экраном (если можно) и активно делать заметки, чтобы записать отзыв каждого человека. Таким образом, ваша команда может видеть, что их вход оценивается.

Дайте каждому члену команды выделенное время, чтобы поделиться своими отзывами во время встречи. Таким образом, вы можете убедиться, что голос каждого слышен.

Оставьте время в конце встречи, чтобы поблагодарить членов команды за их вклад. И когда вы дистиллируете их обратную связь в конкретные элементы действия (мы доберемся до этого на следующем шаге), отправьте свою команду обновление, чтобы позволить им знать, как вы решаете их проблемы.

7. Создайте дорожную карту для улучшений

После того, как вы проанализировали, как ушел ваш проект, пришло время посмотреть на будущее. На данный момент вы можете использоватьПроектная дорожная картаДля планирования того, как вы улучшите и итерации от ваших окончательных процессов доставки и управления:

Рассмотрим ваш окончательный результат теста на шаге One и определите любые приоритетные проблемы, которые вы хотите решить. Например, если многие клиенты жалуются на время медленного загрузки, вы можете приоритетировать инициативу по улучшению скорости загрузки сайта.

Скомпилируйте обратную связь, которую вы получили от заинтересованных сторон и вашей команды проекта. Ищите общие темы и выделите любые элементы действий, которые вы хотите обратиться. Например, если члены команды поделились, что у них не было достаточно времени для выполнения задач, вы можете установить элемент действия, чтобы добавить дополнительное время буфера в будущие расписания проекта.

Создайте дорожную карту для планирования того, как и когда вы будете решать эти элементы действий.

Попросите свою команду для отзывов на дорожной карте и получите подписку от соответствующих заинтересованных сторон.

Создание дорожной карты для будущих улучшений гарантирует, что вы продолжаете улучшать и итерацию от ваших окончательных процессов по доставке и управлению проектами. Кроме того, это позволяет официально закрыть ваш текущий проект, а затем решать любые улучшения в совершенно новой инициативе. Таким образом, вы можете помешать проектам перетаскивать до тех пор, пока окончательный результат не будет «идеальным» (то, что все равно не достижимо).

8. праздновать

Последнее, но не менее важное, выделите время, чтобы отпраздновать достижения вашей команды. Показ признательности является ключом к созданию сильногоорганизационная культураи продвижениеРабота в команде на рабочем местеОтказ

Празднование может прийти во многих формах, подобных формам или карточкам, благодарное сообщение, команда счастливый час или даже бесплатный день от работы. Рассмотрим динамику вашей команды и предпочтениями каждого члена команды и выберите вариант, который вы думаете, что все оценят больше всего.

Близко с уверенностью

Высокие пять - вы просто успешно закрыли свой проект. Вы проверили все коробки и связали все свободные цели. Теперь вы можете перейти к следующей инициативе с душевлением, зная, что все позаботится, и у вас есть конкретный план на следующие шаги.

Если вы хотите стандартизировать процесс закрытия вашей команды, рассмотрите возможность превращения процесса закрытия вашего проекта вПользовательский шаблон проектаОтказ Шаблоны позволяют создать предопределенный набор шагов (например, контрольный список), который вы можете дублировать и повторно использовать каждый раз, когда вы завершаете проект.