プロジェクトの閉鎖：自信を持ってプロジェクトを終了するための8つのステップ

概要

プロジェクトの閉鎖はプロジェクトの最後の段階です。目的を回答するという理由だけで、作業が終了したわけではなく、正式に物事を折り返す前に、To-Doリストからすべての重要な作業を確認することができます。この記事では、自信を持ってプロジェクトを閉じるのに役立つ8つのステップを学びます。

LongFellowは確かに彼の末尾を釘付けにすることができました。アメリカの最大の詩人の一人として、彼は素晴らしい結論が力をこめて詩を与えることを理解していました - 欠けている終わりは最高の執筆さえ台無しにされます。そして、長いフェイルは彼を決して手に入れなかったプロジェクト管理認証（私たちは19世紀の間にそれが物事だと確信していません）、彼はまだプロジェクトを閉じることについて私たちに何かを教えてもらうことができます。

詩のようなプロジェクト、素晴らしい終わりが必要です。プロジェクト計画を完全に実行しても、無秩序な結論はあなたのすべてのハードワークを否定することができます。しかし、あなたが強く終わったら、あなたのプロジェクトには明確なテイクアウィアウス、次のステップ、そして電源を締め付けることができます。

プロジェクトの閉鎖とは何ですか？

プロジェクトの閉鎖はプロジェクトの最後の段階です。プロジェクトの閉鎖段階は正式にあなたのプロジェクトに終了し、次のステップのための具体的な計画を提供し、それがプロジェクトの所有権を別のチームに移行しているかどうか、あなたの仕事を改善するか、または組み込んだ学んだ教訓将来のプロジェクトに。

あなたはあなたのチームのニーズに合うようにプロジェクトの閉鎖プロセスを調整することができますが、ここに含まれるいくつかの重要な手順です。

最終テストを実行しますあなたを確かめるためにプロジェクトの成果物予想を満たしています（最初の機能をテストするのと同じように、それがまだ働いていることを確認したり、ステークホルダーとの最終的な成果物を見直すこと）。

プロジェクトプランを確認してくださいゆったりとした端をまとめ、何も忘れていないことを確認してください。

完全な管理タスク- あなたのファイナライズのために、プロジェクト予算リソースを再割り当てする。

メモを伝達しますそして次のステップto.ステークホルダー。

保持する ポストモルトミーティング会議 学んだ教訓を確認し、あなたのチームにフィードバックを提供し、彼らのプロセスを調整する機会を与えます。

最終報告を回覧しますそれはあなたのプロジェクトがその目標に対してどのように行われたかを概説します。

プロジェクト管理の5段階

「プロジェクト閉鎖」という用語はから来ています5フェーズプロジェクト管理モデルプロジェクト管理研究所（PMI）によって作成されました。 PMIは、PMBOK®ガイドとしても知られている、このモデルをプロジェクト管理体のガイドに概説しています。彼らのモデルはプロジェクトのライフサイクルをこれらの5つの段階に分割します。

プロジェクトの開始 ：プロジェクトと安全なバイインを広く定義します。

プロジェクト計画 ：詳細な目標とAを作成するプロジェクトロードマップ。

プロジェクトの実行：最初の2つのステップからの情報を使用してプロジェクトを起動します。

プロジェクトのパフォーマンス：効果を測定してください主なパフォーマンスインジケータ（KPIS）。

プロジェクトの閉鎖：緩い端、利害関係者とのDebriefを包み、次の手順を完成させます。

プロジェクトの閉鎖が重要なのはなぜですか？

あなたの決勝を達成するために素晴らしい感じますマイルストーンまたはあなたの目標を打つ - それはあなたの仕事が終わったことを意味するわけではありません。あなたがあなたの成功に注力した後、あなたがプロジェクトの終わりに正式に到達する前にあなたのリストをチェックオフするためのいくつかの重要な作業があります。プロジェクトの閉鎖がどのような箱かすかになるのを手伝うことができ、そして自信を持ってあなたのイニシアチブを包むことができます。

あなたの仕事が完了していることを確認してください

事前定義されたプロジェクトの閉鎖プロセスに従って、作業が完了し、プロジェクト計画内のタスクを忘れていないことが保証されます。このプロジェクトの最後の段階には、最終テスト、プロジェクト計画を見直し、ステークホルダーへのコミュニケーション結果のコミュニケーションがすべてのボックスでチェックを開くことができます。

さらに、閉鎖段階では、あなたがあなたの仕事が効果的かつ完全であるという利害関係者との合意を確立するのに役立ちます。そのように、誰もがあなたが達成したことを知っていて、プロジェクトが終わっていることを理解しています。

次のステップを明確にしてください

あなたのプロジェクトが正しく閉じられると、次のステップがあります。

そのようにして、プロジェクトの閉鎖はあなたがこれらのような不要なシナリオを避けるのを助けます：

あなたのプロジェクトは具体的な終了日を持っていません、そしてあなたのチームはそれを無期限に維持する責任があります。たとえば、サイトトラフィックを20％向上させるプロジェクトがあると想像してください。あなたのプロジェクトを正しく閉じることなく、あなたは小さな調整、改善、そしてテストを無期限に責任を負うことができます。

あなたのプロジェクトは正しいチームに渡されず、それはちょうど座ってほこりを集めます。たとえば、Webサイトの機能をテストするための新しいプロジェクトを作成したと想像してください。プロジェクトを正しく閉じるには、あなたはあなたがあなたのプロジェクトの目標と範囲を達成したこと（すなわち、特徴をテストするための）ステークホルダーとコミュニケーションをとるべきです。それから、あなたのテストの洞察を適切な製品チームに実際に構築するために手に入れてください。

習得したレッスンをキャプチャー

すべてのプロジェクトはあなたのチームを学ぶことと改善する機会を与え、プロジェクトの閉鎖はあなたがあなたのプロジェクトノートの後ろに彼らを残しているのではなくそれらの学習を捉えることを確実にします。それはAの理由です死後会議閉鎖プロセスに組み込まれているので、チームはうまくいったものを反映し、次回の改善できる可能性があります。チームメンバーが地上視点を提供できるので、あなたのチームとプロジェクトの閉鎖を議論することはあなたが考えていないかもしれない問題を点灯させることができます。これはあなたができることを意味します継続的に改善しますあなたのプロジェクト管理の経過とともに、すべてのプロジェクトでは、チームプロセス、通信、およびプロジェクトの実行を学習および合理化する機会があります。

プロセスの改善とは別に、プロジェクトの閉鎖も、キープロジェクトの学習をキャプチャして共有するのに役立ちます。ステークホルダーと共有する最終報告書では、キャプチャできます学んだ教訓A / Bテストからの実際のプロジェクトデータのようなテイクアウェイから、ユーザー研究研究の結果、または新しいアプリ機能を構築するためのタイムライン。そのように、ステークホルダーはあなたのプロジェクトから学ぶことができ、それらの発見を彼ら自身の仕事に取り入れることができます。

プロジェクトが完了したらどうやって知っていますか？

プロジェクトを閉じる前に、完全かどうかを判断する必要があります。しかし、それは正確にどういう意味ですか？

プロジェクトが終了したかどうかを判断するにはいくつかの方法がありますが、最大のインジケータは、計画中に設定したプロジェクトの目標を達成したかどうかです。拘らず目標の設定方法論、目的はあなたのプロジェクトのためにどのような成功がどのように見えるかを定義し、あなたに向こうの明確なターゲットを与えます。そこにはいくつかの目標設定方法があります。目的と主な結果（OKRS）又 主なパフォーマンスインジケータ（KPIS）、とスマートゴール 。

すべてのプロジェクトが目標を達成しているわけではありません。目的を打っていなくても、次の場合にプロジェクトが完了したところに指示することができます。

あなたはあなたの中に概説されている成果物を完成させましたプロジェクト範囲

あなたはあなたの完成しましたプロジェクトタイムライン

あなたはあなたの全体を使いましたプロジェクト予算

8ステップでプロジェクトを閉じる方法

プロジェクトを閉じることは難しい必要はありません。あなたがプロジェクトに取り組んでいるとき、あなたはどのような作品とあなたのチームのために働かないのかを学ぶでしょう。その知識では、あなた自身のプロジェクト閉鎖ベストプラクティスを開発することができます。

これがあなたの初めてプロジェクトを正式に閉じるのなら、以下の8つの手順を試してください。将来的にプロセスを洗練することができるように、どのように機能しないのか

最終テストを実行します

この最初のステップは、新製品や機能の起動に焦点を当てたチームに最も役立ちます。あなたが正式にあなたのプロジェクトで仕事を終わらせる前に、あなたの最終的な成果物が安定していて、それでも期待どおりに実行していることを確認するために最終テストを実行してください。特にあなたの製品が多数の顧客に住んでいた場合、パフォーマンスがポスト打ち上げを変更することが多いため、これは重要です。多くの場合、実際に発売される前に製品がスケールでどのように実行されるかを予測するのが難しいかもしれません。

テクニカルテストの実行以外に、ユーザーがGlaring製品エラーが発生しているかどうかを確認するために、顧客のフィードバック（特にソーシャルメディアチャンネルで）を監視することもできます。大きな問題が発生した場合は、それらを修正するためのフォローアッププロジェクトを作成してください。

2.緩んだ端を包みます

次に、それはあなたのレビューの時ですプロジェクト計画不完全なタスクにフラグを立てます。これはあなたが緩んだままにするのを助け、あなたが重要なステップを忘れないようにします。あなたが使うならばプロジェクト管理ソフトウェアお気に入りUDNタスクマネージャー1箇所にすべてのプロジェクトタスクが表示される可能性があるため、このステップは簡単です。

何かを忘れたら、心配しないでください。不完全なタスクを在庫して、それらがあなたにいるかどうかを決めるプロジェクト範囲または範囲外の。スコープになっている場合は、それらの残りのタスクに対処するための計画を立てます。彼らが範囲外になったら、利害関係者はこれらのタスクを適切なチームに知らせ、手を差し伸べましょう。

たとえば、開発チームがWebサイトのRedesignプロジェクトを終了したばかりで、サイト上のバナー画像を更新するタスクを完了しなかったことを確認してください。プロジェクトスコープステートメントを参照した後、チームが主にインフラストラクチャの改善に焦点を当てていたため、このタスクが範囲外であると判断します。したがって、残りのタスクをデザインチームに渡します。このタスクは、バナーイメージを更新するために作成したインフラストラクチャを使用できます。

3.管理タスクを完成させます

緩んだエンドを包んだので、プロジェクトの管理側に対処する時が来ました。管理タスクはプロジェクトによって異なる可能性がありますが、これは検討するための一般的なものです。

すべてのプロジェクトファイルとアセットが正しい場所にあることを確認してください。そしてその利害関係者は彼らがどこにいるのかを知っています。

プロジェクトのドキュメントを更新します、お気に入りプロセスドキュメント、君のプロジェクト予算、そしてあなたのプロジェクトスケジュール。このプロセス中に、推定値を実際の結果と比較して、正しいかどうかを確認してください。たとえば、予算とプロジェクトのタイムラインの推定対実績結果を比較します。

プロジェクト文書が署名されていることを確認してください任意のベンダーの契約や契約と同様に。

契約を閉じる物資、下請け業者、ドナー、または類似の外部ステークホルダーのためのもの。

プロジェクト財政を包み込む。あなたの最終支払いが受信または送受信されていることを確認し、あなたのファイナンスチームをあなたの最終的な予算番号とともに更新してください。

チームメンバーが再割り当てされていることを確認してくださいさまざまなプロジェクトに。

販売または譲渡またはその他のプロジェクトリソース必要に応じてさまざまなチームに。

4.次のステップについてチームに通知します

次に、あなたのチームにメモを書いて、それらをあなたのまとめ計画に記入してください。次のステップについて知らせましょう。さらに、彼らが参加するべきイベントを閉じることについてあなたのチームに伝えなさい遡及又 投与後のプロジェクト、またはステークホルダーとの最後の会議。あなたがMottemの間にあなたのチームがフィードバックを提供したいのであれば、彼らは彼らが準備を始めることができるように彼らに知らせる時です。

5.ステークホルダーを更新し、最終報告書を送ってください

あなたがあなたのチームとつながった後、あなたの利害関係者と同期する時が来ました。これは非同期アップデートまたは公式のまとめ会議のいずれかです。フォーマットに関係なく、必ず次の情報を含めてください。

あなたのプロジェクトが達成されたものの概要、あなたが設定した目標と、どんな主な成功や失敗と比較して実行されるかの要約を含む最終報告書。

範囲内にある不完全なアイテムのリストと、あなたはそれらにどのように取り組むべきか。

範囲外の不完全なアイテムのリスト。適切なチームとどのようにフォローアップするかの説明と詳細は、迅速な説明と詳細を示しています。

現在のプロジェクトの一部として完了するか、別のチームに渡す予定の速いもののリスト。

フィードバックの要求理想的には、これはアンケートまたは調査の形でフィードバックを書くことができます。

6.死後会議を開催します

保持 ポストモルトミーティング会議各プロジェクト中に学んだ教訓をキャプチャしてレビューするための最良の方法です。死後の間、チームメンバーは、うまくいったものにフィードバックを提供する機会があります。

あなたがあなたの次のMortemをホストする前に考慮すべきいくつかのヒントです：

Team Membersの一覧は、死後会議の少なくとも2日前に考えるための質問のリスト。これらの質問は、「何がうまくいったのか、うまくいかなかったもの、そして何を学びましたか」と同じくらい簡単です。これはあなたのチームが彼らの考えを事前に構造化するのに役立ちますので、準備ができて、参加する準備ができている。

会議中にあなたの画面を共有し（あなたができるならば）そして各人のフィードバックを記録するために積極的にメモを取る。そのようにして、あなたのチームは彼らの入力が評価されることを見ることができます。

会議中のフィードバックを共有するために、各チームメンバーに専用の時間を与えます。そのようにして、あなたはみんなの声が聞こえるようにすることができます。

あなたの会議の終わりに時間を残してチームメンバーに彼らの入力のために感謝します。そして、あなたが彼らのフィードバックを具体的な行動項目に区別すると（次のステップでそれに到達します）。

7.改善のためのロードマップを作成します

あなたがプロジェクトがどのように行ったかを分析した後、それは未来を見ている時が来た。この時点で、Aを使用することができますプロジェクトロードマップ最終的な成果物と管理プロセスを改善し、繰り返す方法を計画するには

手順1からの最終テスト結果を検討し、タックルしたい優先順位の問題を特定します。たとえば、多くの顧客が遅い負荷時間について不満を抱いている場合は、サイトロード速度を向上させるためのイニシアチブを優先することができます。

あなたがステークホルダーとあなたのプロジェクトチームから受け取ったフィードバックをコンパイルします。共通のテーマを探して、対処したいアクション項目を強調表示します。たとえば、チームメンバーがタスクを完了するのに十分な時間がないと共有されている場合は、将来のプロジェクトスケジュールにバッファ時間を追加するためのアクション項目を設定できます。

ロードマップを作成するには、これらのアクション項目にどのように対処するかといつ、いつでもアクセスするのを計画します。

あなたのロードマップのフィードバックをあなたのチームに尋ね、関連するステークホルダーからサインオフさせます。

将来の改善のためのロードマップの作成あなたがあなたの最終的な成果物とプロジェクト管理プロセスを改善しそして反復することを保証します。さらに、それはあなたが正式にあなたの現在のプロジェクトを閉じることを可能にし、それから完全に新しいイニシアチブで強化に取り組むことを可能にします。そのように、最終的な成果物が「完璧」になるまでプロジェクトをドラッグするのを防ぐことができます（とにかく実際に達成できないもの）。