Projectsluiting: 8 stappen om projecten met vertrouwen af ​​te maken

Overzicht

Projectsluiting is de laatste fase van een project, wanneer u losse uiteinden vastbindt, communiceer uw resultaten en debrief met uw team. Alleen omdat je je doelstellingen hebt geraakt, betekent niet dat het werk is voltooid en een duidelijk project sluitingsproces zorgt ervoor dat je elke belangrijke taak van je takenlijst controleert voordat je de dingen officieel inpakt. Leer in dit artikel acht stappen om u te helpen projecten met vertrouwen te sluiten.

Longfellow kon zijn eindes zeker nagel. Als een van de grootste dichters van Amerika, begreep hij dat grote conclusies gedichten geven om kracht te plakken - terwijl Lackluster-eindes zelfs het beste schrijven kunnen verpesten. En terwijl Longfellow nooit de zijne heeft gekregenProjectmanagementcertificering(We zijn niet zeker of dat een ding was in de 19e eeuw), hij kan ons nog steeds een ding of twee leren over het sluiten van een project.

Projecten, zoals gedichten, hebben grote eindes nodig. Zelfs als u uw projectplan perfect uitvoert, kan een ongeorganiseerde conclusie al uw harde werk teniet doen. Maar wanneer u klaar bent, kunt u ervoor zorgen dat uw project duidelijke afhaalrestaurants, de volgende stappen en het plakken van stroom heeft.

Wat is projectsluiting?

Projectsluiting is de laatste fase van een project, wanneer u losse uiteinden vastbindt, communiceer uw resultaten en debrief met uw team. De projectafsluitingsfase plaatst officieel een einde aan uw project en biedt een concreet plan voor de volgende stappen - of dat het projecteigendom overgeeft naar een ander team, een nieuw project starten om uw werk te verbeteren of te verbeterenles geleerdin toekomstige projecten.

U kunt uw project sluitingsproces afstemmen op de behoeften van uw team, maar hier zijn enkele belangrijke stappen om op te nemen:

Voer definitieve tests uitom ervoor te zorgen dat jeProject LeverbaarVoldoet aan de verwachtingen (zoals het testen van een functie na de lancering om ervoor te zorgen dat het nog steeds werkt, of uw definitieve leverbaar met belanghebbenden bekijkt).

Controleer uw projectplanom losse uiteinden in te pakken en ervoor te zorgen dat je niets bent vergeten.

Volledige administratieve taken voltooien-Like bij het bijwerken van documentatie, het finaliseren van uwproject budget, en opnieuw toewijzen van middelen.

Notities communicerenen volgende stappen naarbelanghebbenden .

Vasthouden Project Post-Mortem Meeting Om de geleerde lessen te bekijken en uw team een ​​kans te geven om feedback te geven en hun processen aan te passen.

Circuleer een eindrapportdie schetst hoe uw project ten opzichte van zijn doelen heeft uitgevoerd.

De 5 fasen van projectmanagement

De term "Project-sluiting" komt van deVijffasen projectmanagementmodelGemaakt door het projectmanagementinstituut (PMI). PMI schetst dit model in hun gids voor het lichaam van het projectbeheer, ook bekend als de PMBOK®-gids. Hun model verdeelt de levenscyclus van het project in deze vijf fasen:

Projectinitiatie : Definieer uw project in grote lijnen en beveiligde buy-in.

Project planning : Maak gedetailleerde doelen en eenProject Roadmap.

Project uitvoering: Start uw project met behulp van informatie van de eerste twee stappen.

Projectprestaties: Meet effectiviteit met behulp vanBelangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) .

Project afsluiting: Losse uiteinden, debrief met stakeholders af en finaliseer de volgende stappen.

Waarom is projectsluiting belangrijk?

Het voelt geweldig om je finale te bereikenmijlpalenOf raak je doel - maar dat betekent niet dat je werk klaar is. Nadat u bij uw succes bent geritst, zijn er nog steeds enkele belangrijke taken om uw lijst te controleren voordat u het einde van het project officieel bereikt. Hier is hoe Project Sluiting u kan helpen bij het aankruisen van elke doos en uw initiatieven met vertrouwen in te vullen.

Zorg ervoor dat je werk voltooid is

Na een vooraf gedefinieerd project sluitingsproces zorgt ervoor dat uw werk voltooid is en dat u taken in uw projectplan niet bent vergeten. Deze laatste fase van het project omvat al die gemakkelijk te missen details zoals definitieve tests, het beoordelen van uw projectplan en het communiceren van resultaten met belanghebbenden - zodat u projecten kunt afsluiten die weten dat u elk vakje hebt gecontroleerd.

Bovendien helpt de sluitingsfase u bij het vaststellen van een consensus met belanghebbenden die uw werk effectief en voltooid is. Op die manier weet iedereen wat je hebt bereikt en begrijpt dat het project voorbij is.

Zorg voor duidelijke volgende stappen

Wanneer uw project correct is gesloten, hebt u de volgende stappen van het concrete: Hand werkt af naar een ander team, start een nieuw project om uw werk te verbeteren of de belangrijkste lessen op te nemen in toekomstige initiatieven.

Op die manier helpt projectsluiting u bij het vermijden van ongewenste scenario's zoals deze:

Uw project heeft geen concrete einddatum en uw team is verantwoordelijk voor het behoud van het voor onbepaalde tijd. Stel je bijvoorbeeld voor dat je een project had om het verkeersverkeer met 20 procent te verbeteren. Zonder uw project goed te sluiten, kunt u verantwoordelijk worden gehouden voor kleine tweakers, verbeteringen en tests voor onbepaalde tijd om het verkeersverkeer te verbeteren.

Uw project is niet doorgegeven aan het juiste team, dus het zit en verzamelt stof. Stel je bijvoorbeeld voor dat je een nieuw project hebt gemaakt om een ​​functie op je website te testen. Om uw project goed te sluiten, moet u communiceren met belanghebbenden die u het doel en de reikwijdte van uw project hebt bereikt (d.w.z. om een ​​functie te testen). Vervolgens moet u uw testinzichten inleveren op het juiste productteam om de functie daadwerkelijk te bouwen.

Lessen vannamen geleerd

Elk project geeft uw team een ​​mogelijkheid om te leren en te verbeteren en de projectsluiting zorgt ervoor dat u die lessen vastgeeft in plaats van ze achter te laten in uw projectnota's. Dat komt omdat eenNa-Mortem-bijeenkomstis ingebouwd in het sluitingsproces, dus je team heeft de kans om na te denken over wat goed ging en wat de volgende keer kan worden verbeterd. Het bespreken van projectsluiting met uw team verlicht vaak problemen waar u misschien niet aan hebt gedacht, omdat teamleden een intern perspectief kunnen bieden. Dit betekent dat je kuntcontinu verbeterenUw projectmanagement in de loop van de tijd - met elk project, heb je de kans om teamprocessen, communicatie en projectuitvoering te leren en te stroomlijnen.

Afgezien van procesverbeteringen, helpt projectsluiting u ook bij het vastleggen en delen van belangrijke projecten. In het eindrapport deelt u met belanghebbenden, u kunt vastleggenles geleerdVan uw daadwerkelijke projectgegevens-achtige afhaalrestaurants van een A / B-test, de resultaten van een onderzoeksonderzoek, of de tijdlijn voor het bouwen van een nieuwe app-functie. Op die manier kunnen belanghebbenden van uw project leren en deze bevindingen opnemen in hun eigen werk.

Hoe weet je wanneer een project is voltooid?

Voordat u uw project sluit, moet u bepalen of het is voltooid. Maar wat betekent dat precies?

Er zijn een paar manieren om te bepalen of uw project is voltooid, maar de grootste indicator is of u de projectdoelstellingen bereikt die u tijdens de planning hebt ingesteld. Ongeacht dedoelstellingMethodologie die u gebruikt, de doelstellingen bepalen welk succes eruit ziet voor uw project en u een duidelijk doelwit geven om op te richten. Er zijn verschillende doelen-instellingsmethoden, waaronderDoelstellingen en belangrijke resultaten (OKRS) , Belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's), enSlimme doelen .

Niet elk project bereikt zijn doelen, en dat is OK. Zelfs als je je doelstellingen niet hebt geraakt, kun je vertellen dat je project is voltooid wanneer:

Je hebt de afgevoerde delinible voltooid in jouwprojectbereik

Je hebt je voltooidproject tijdlijn

Je hebt je heleproject budget

Hoe een project in 8 stappen te sluiten

Het sluiten van een project hoeft niet moeilijk te zijn. Terwijl je aan projecten werkt, leer je wat werkt en wat werkt niet voor je team. Met die kennis kunt u uw eigen projectsluiting beste praktijken ontwikkelen.

Als dit uw eerste keer een project officieel sluit, probeer dan deze acht stappen hieronder. Maak aantekeningen over wat werkt en wat niet werkt, zodat u het proces in de toekomst kunt verfijnen

1. Voer definitieve tests uit

Deze eerste stap is het meest handig voor teams gericht op het lanceren van nieuwe producten of functies. Voer voordat u zich formeel op uw project beëindigt, voert u definitieve tests om ervoor te zorgen dat uw definitieve leverbare stabiel is en nog steeds optreden zoals verwacht. Dit is belangrijk omdat de prestaties vaak de post-launch wijzigt, vooral als uw product live naar een groot aantal klanten ging. Vaak kan het moeilijk zijn om te voorspellen hoe een product op schaal loopt voordat het daadwerkelijk wordt gelanceerd.

Afgezien van het uitvoeren van technische tests, kunt u ook de feedback van klanten controleren (met name op uw sociale mediakanalen) om te zien of gebruikers een schitterende productfouten ondervinden. Als u grote problemen tegenkomt, maakt u een follow-upproject om deze te verhelpen.

2. Losse eindjes afslaan

Vervolgens is het tijd om je te bekijkenproject Planen vlag onvolledige taken. Dit helpt u losse eindjes vast te stellen en zorgt ervoor dat u geen kritieke stappen vergeten. Als je gebruiktProjectbeheersoftwareLeuk vindenUdn taakmanagerDeze stap is eenvoudig omdat u alle projecttaken op één plaats-plus hun vervaldatum, eigenaar- en voltooiingsstatus kunt zien.

Als je iets vergeten bent, maak je geen zorgen. Maak de balans op van onvolledige taken en beslis of ze in uw zijnprojectbereikof buiten de reikwijdte. Als ze in scope zijn, maak dan een plan om die overgebleven taken aan te pakken. Als ze buiten de reikwijdte zijn, laat stakeholders die taken kennen en delen met het juiste team.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je ontwikkelingsteam gewoon klaar is met een website-redesign-project en je realiseert je dat je geen taak hebt voltooid om bannerafbeeldingen op de site te updaten. Na het raadplegen van uw project Scope-verklaring, besluit u dat deze taak buiten bereik is omdat uw team voornamelijk gericht was op infrastructuurverbeteringen. Daarom passeert u de overgebleven taak aan het ontwerpteam, dat de infrastructuur kan gebruiken die u hebt gemaakt om bannerafbeeldingen bij te werken.

3. Voltooi administratieve taken

Nu dat je losse uiteinden hebt ingepakt, is het tijd om de administratieve kant van je project aan te pakken. Terwijl administratieve taken per project kunnen variëren, zijn hier wat voorkomend om te overwegen:

Zorg ervoor dat alle projectbestanden en activa op de juiste plaats zijnen die belanghebbenden weten waar ze zijn.

Update projectdocumentatie, Leuk vindenprocesdocumentatie, uwproject budget, en jouwproject planning. Gedurende dit proces, vergelijk schattingen met de daadwerkelijke resultaten om te zien of u gelijk had. Vergelijk bijvoorbeeld geschatte versus daadwerkelijke resultaten voor uw budget- en projecttijdlijn.

Zorg ervoor dat projectdocumenten zijn ondertekend, zoals eventuele leveranciercontracten of overeenkomsten.

Sluit eventuele contractenVoor benodigdheden, onderaannemers, donoren of soortgelijke externe belanghebbenden.

Wikkel projectfinanciën af. Zorg ervoor dat uw definitieve betalingen worden ontvangen of verzonden, en stuur uw financiële team een ​​update met uw definitieve budgetnummers.

Zorg ervoor dat de teamleden opnieuw zijn toegewezennaar verschillende projecten.

Verkoop of overdracht apparatuurof andere projectbronnen naar verschillende teams als dat nodig is.

4. Meld je team over de volgende stappen

Schrijf daarna een notitie naar je team om ze in te vullen op je wrap-upplan. Laat ze weten over de volgende stappen-achtige hoe je het eigendom van eventuele uitstekende projectafhandelingen kunt aanpakken of overdragen. Vertel uw team bovendien over het sluiten van evenementen die ze moeten bijwonen, zoals eenretrospectief , Project Post-Mortem, of een laatste ontmoeting met belanghebbenden. Als u wilt dat uw team feedback geeft tijdens een post-mortem, is het nu het moment om hen te laten weten dat ze kunnen beginnen met de voorbereiding.

5. Update stakeholders en stuur een eindrapport

Nadat u verbonden bent met uw team, is het tijd om te synchroniseren met uw stakeholders. Dit kan een asynchrone update of een officiële wikkelvergadering zijn. Ongeacht het formaat, zorg er dan voor dat u de volgende informatie opneemt:

Een eindrapport, inclusief een samenvatting van wat uw project heeft bereikt, hoe deze wordt uitgevoerd in vergelijking met de doelen die u instelt, en eventuele belangrijke successen of mislukkingen.

Een lijst met onvolledige items die in scope waren, plus hoe u ze aanpakt.

Een lijst met onvolledige items die buiten het bereik waren, met een snelle uitleg en details over hoe u het juiste team opvolgt.

Een lijst met snelle volgt u bent van plan om te voltooien als onderdeel van uw huidige project of doorgaat naar een ander team.

Een aanvraag voor feedback. Idealiter kan dit feedback geven in de vorm van een vragenlijst of enquête.

6. Houd een project na de Mortem-bijeenkomst

EenProject Post-Mortem Meetingis de beste manier om lessen die tijdens elk project zijn geleerd en te bekijken en te beoordelen. Tijdens een post-mortem hebben teamleden de mogelijkheid om feedback te geven over wat goed ging, wat niet goed ging, en wat zou kunnen worden verbeterd voor de volgende keer.

Hier zijn enkele tips om te overwegen voordat u uw volgende post-Mortem hosten:

Stuur teamleden een lijst met vragen om na te denken over ten minste twee dagen vóór de na de Mortem-bijeenkomst. Deze vragen kunnen zo eenvoudig zijn als: "Wat ging goed, wat ging er niet goed, en wat hebben we geleerd?" Dit helpt uw ​​team hun gedachten van tevoren te structureren, zodat ze zich voorbereid kunnen zijn en klaar om deel te nemen.

Deel tijdens de vergadering uw scherm (als u kunt) en neem actief aantekeningen om de feedback van de persoon op te nemen. Op die manier kan je team zien dat hun inbreng wordt gewaardeerd.

Geef elk teamlid toegewijde tijd om hun feedback te delen tijdens de vergadering. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat de stem van iedereen wordt gehoord.

Laat de tijd aan het einde van uw vergadering om teamleden voor hun inbreng te bedanken. En wanneer u hun feedback in concrete actie-items versterkt (ga daar bij dat in de volgende stap), stuur uw team een ​​update om te laten weten hoe u hun zorgen behandelt.

7. Maak een routekaart voor verbeteringen

Nadat je hebt geanalyseerd hoe je project ging, is het tijd om naar de toekomst te kijken. Op dit punt kunt u een aProject RoadmapOm te plannen hoe u u kunt verbeteren en van uw uiteindelijke leverbare en beheerprocessen:

Overweeg uw definitieve testresultaten van stap één en identificeer een prioriteitsproblemen die u wilt aanpakken. Als veel klanten bijvoorbeeld klagen over trage laadtijden, kunt u prioriteit geven aan een initiatief om de laadsnelheid van de site te verbeteren.

Compileer de feedback die u hebt ontvangen van belanghebbenden en uw projectteam. Zoek naar gemeenschappelijke thema's en markeer elke actie-items die u wilt aanpakken. Als teamleden bijvoorbeeld deelden dat ze niet genoeg tijd hadden om taken te voltooien, zou u een actie-item kunnen instellen om extra bufferstijd toe te voegen aan toekomstige projectschema's.

Maak een routekaart om te plannen hoe en wanneer u deze actie-items aanpakt.

Vraag uw team voor feedback op uw routekaart en laat u afmelden van relevante belanghebbenden.

Het creëren van een routekaart voor toekomstige verbeteringen zorgt ervoor dat u blijft verbeteren en itereren op uw definitieve leverbare en projectmanagementprocessen. Bovendien kunt u uw huidige project officieel sluiten en vervolgens eventuele verbeteringen in een geheel nieuw initiatief aanpakken. Op die manier kunt u voorkomen dat projecten worden aangepast totdat de definitieve leverbare "perfect" is (iets dat toch niet echt haalbaar is).

8. Vier

Last but not least, plaats de tijd om de prestaties van je team te vieren. Waardering tonen is de sleutel tot het bouwen van een sterkorganisatiecultuuren bevorderenTeamwork op de werkplek .

Viering kan in vele vormen-achtige geschenken of kaarten komen, een dank u bericht, een team happy hour of zelfs een gratis middag voor werk. Overweeg de dynamische en voorkeuren van uw team van elk teamlid en kies de optie die u denkt dat iedereen het meest zal waarderen.

Dichtbij vertrouwen

High Five - u hebt net met succes uw project gesloten. Je hebt alle dozen gecontroleerd en alle losse uiteinden vastgebonden. Nu kunt u doorgaan met uw volgende initiatief met gemoedsrust, wetende dat alles wordt verzorgd en u hebt een concreet plan voor de volgende stappen.

Als u het sluitproces van uw team wilt standaardiseren, overweeg dan om uw project sluitingsproces in een te draaienAangepaste projectsjabloon. Met sjablonen kunt u een vooraf gedefinieerde set van stappen maken (zoals een checklist) die u kunt dupliceren en opnieuw gebruiken wanneer u een project afsluit.