การปิดโครงการ: 8 ขั้นตอนในการเสร็จสิ้นโครงการด้วยความมั่นใจ

สรุป

การปิดโครงการเป็นขั้นตอนสุดท้ายของโครงการเมื่อคุณผูกมัดปลายหลวมสื่อสารผลลัพธ์ของคุณและการซักถามกับทีมของคุณ เพียงเพราะคุณได้รับวัตถุประสงค์ของคุณไม่ได้หมายความว่างานจะเสร็จสิ้นและกระบวนการปิดโครงการที่ชัดเจนช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณตรวจสอบงานที่สำคัญทุกรายการออกจากรายการที่ต้องทำของคุณก่อนที่จะห่ออย่างเป็นทางการ ในบทความนี้เรียนรู้แปดขั้นตอนเพื่อช่วยให้คุณปิดโครงการด้วยความมั่นใจ

longfellow แน่นอนสามารถตอกย้ำของเขาได้ ในฐานะที่เป็นหนึ่งในกวีที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของอเมริกาเขาเข้าใจว่าข้อสรุปที่ยอดเยี่ยมให้บทกวีที่เกาะติดอยู่ในขณะที่ตอนจบที่ขาดความดแจ่มใสสามารถทำลายได้แม้แต่การเขียนที่ดีที่สุด และในขณะที่ Longfellow ไม่เคยได้รับของเขาการรับรองการจัดการโครงการ(เราไม่แน่ใจว่าเป็นสิ่งที่เป็นเรื่องในช่วงศตวรรษที่ 19) แต่เขายังสามารถสอนสิ่งที่เราทำหรือสองเรื่องเกี่ยวกับการปิดโครงการ

โครงการเช่นบทกวีต้องการตอนจบที่ยอดเยี่ยม แม้ว่าคุณจะดำเนินการตามแผนโครงการของคุณอย่างสมบูรณ์แบบซึ่งเป็นข้อสรุปที่ไม่เป็นระเบียบสามารถลบล้างการทำงานหนักของคุณทั้งหมด แต่เมื่อคุณแข็งแกร่งเสร็จคุณสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการของคุณมีความรวดเร็วตามลำดับขั้นตอนต่อไปและกำลังติดอยู่

การปิดโครงการคืออะไร?

การปิดโครงการเป็นขั้นตอนสุดท้ายของโครงการเมื่อคุณผูกมัดปลายหลวมสื่อสารผลลัพธ์ของคุณและการซักถามกับทีมของคุณ เฟสการปิดโครงการยุติโครงการของคุณอย่างเป็นทางการและจัดทำแผนคอนกรีตสำหรับขั้นตอนต่อไป - ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนความเป็นเจ้าของโครงการต่อทีมอื่นโดยเริ่มต้นโครงการใหม่เพื่อปรับปรุงการทำงานของคุณหรือการรวมเข้าด้วยกันบทเรียนที่เรียนรู้เป็นโครงการในอนาคต

คุณสามารถปรับกระบวนการปิดโครงการให้เหมาะกับความต้องการของทีมของคุณ แต่นี่คือขั้นตอนสำคัญในการรวม:

เรียกใช้การทดสอบขั้นสุดท้ายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณส่งมอบโครงการตรงตามความคาดหวัง (เช่นการทดสอบคุณสมบัติการเปิดตัวเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงทำงานหรือทบทวนการส่งมอบสุดท้ายของคุณด้วยผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย)

ตรวจสอบแผนโครงการของคุณเพื่อห่อปลายหลวมและให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ลืมอะไรเลย

ทำภารกิจการบริหารที่สมบูรณ์- ใช้เอกสารการอัพเดทได้เหมือนของคุณงบประมาณโครงการและการกำหนดทรัพยากรใหม่

สื่อสารบันทึกย่อและขั้นตอนต่อไปที่จะผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย .

จับ โครงการประชุมหลังคลอด ในการทบทวนบทเรียนที่ได้เรียนรู้และให้ทีมงานของคุณมีโอกาสที่จะให้ข้อเสนอแนะและปรับกระบวนการของพวกเขา

หมุนเวียนรายงานขั้นสุดท้ายที่แสดงถึงวิธีการที่โครงการของคุณดำเนินการเมื่อเทียบกับเป้าหมาย

การจัดการโครงการ 5 ขั้นตอน

คำว่า "การปิดโครงการ" มาจากรูปแบบการจัดการโครงการห้าเฟสสร้างโดยสถาบันการจัดการโครงการ (PMI) PMI สรุปรูปแบบนี้ในแนวทางของพวกเขาในการจัดการโครงการความรู้หรือที่เรียกว่าคู่มือPMBOK® รุ่นของพวกเขาแบ่งวงจรโครงการไปสู่ห้าขั้นตอนเหล่านี้:

การเริ่มต้นโครงการ : กำหนดโครงการของคุณอย่างกว้างขวางและปลอดภัยการซื้อใน

การวางแผนโครงการ : สร้างเป้าหมายโดยละเอียดและโครงการโครงการ

การดำเนินการโครงการ: เปิดโครงการของคุณโดยใช้ข้อมูลจากสองขั้นตอนแรก

ประสิทธิภาพของโครงการ: วัดประสิทธิภาพการใช้งานตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สำคัญ (KPI) .

ปิดโครงการ: ห่อปลายหลวมการซักถามกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจบขั้นตอนต่อไป

ทำไมการปิดโครงการจึงสำคัญ

รู้สึกดีมากในการบรรลุรอบสุดท้ายของคุณเหตุการณ์สำคัญหรือกดเป้าหมายของคุณ - แต่นั่นไม่ได้หมายความว่างานของคุณจะเสร็จสิ้น หลังจากที่คุณส่งต่อความสำเร็จของคุณแล้วยังมีงานที่สำคัญบางอย่างในการตรวจสอบรายการของคุณก่อนที่คุณจะถึงจุดสิ้นสุดของโครงการอย่างเป็นทางการ นี่คือวิธีการปิดโครงการสามารถช่วยคุณทำเครื่องหมายทุกช่องและปิดการริเริ่มของคุณด้วยความมั่นใจ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของคุณเสร็จสมบูรณ์

หลังจากกระบวนการปิดโครงการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าทำให้แน่ใจได้ว่างานของคุณเสร็จสมบูรณ์และคุณยังไม่ลืมงานใด ๆ ในแผนโครงการของคุณ ขั้นตอนสุดท้ายของโครงการนี้รวมถึงรายละเอียดที่ง่ายต่อการพลาดเช่นการทดสอบขั้นสุดท้ายทบทวนแผนโครงการของคุณและสื่อสารผลลัพธ์ให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย - เพื่อให้คุณสามารถสรุปโครงการที่รู้ว่าคุณได้ตรวจสอบทุกช่อง

นอกจากนี้ระยะการปิดจะช่วยให้คุณสร้างฉันทามติที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่งานของคุณมีประสิทธิภาพและสมบูรณ์ ด้วยวิธีนี้ทุกคนรู้ว่าสิ่งที่คุณประสบความสำเร็จและเข้าใจว่าโครงการสิ้นสุดลงแล้ว

ให้ขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน

เมื่อโครงการของคุณถูกปิดอย่างถูกต้องคุณมีขั้นตอนต่อไปที่เป็นรูปธรรม: มือทำงานกับทีมอื่นเริ่มโครงการใหม่เพื่อปรับปรุงงานของคุณหรือรวมบทเรียนสำคัญเข้ากับความคิดริเริ่มในอนาคต

ด้วยวิธีนี้การปิดโครงการช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่ต้องการเช่นนี้:

โครงการของคุณไม่มีวันที่สิ้นสุดที่เป็นรูปธรรมและทีมของคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการบำรุงรักษามันไปเรื่อย ๆ ตัวอย่างเช่นลองนึกภาพคุณมีโครงการเพื่อปรับปรุงปริมาณการใช้งานเว็บไซต์ 20 เปอร์เซ็นต์ หากไม่มีการปิดโครงการของคุณอย่างถูกต้องคุณสามารถรับผิดชอบการปรับแต่งขนาดเล็กการปรับปรุงและการทดสอบอย่างไม่มีกำหนดเพื่อปรับปรุงการเข้าชมเว็บไซต์

โครงการของคุณไม่ได้ส่งมอบให้กับทีมที่เหมาะสมดังนั้นจึงนั่งอยู่และรวบรวมฝุ่น ตัวอย่างเช่นลองนึกภาพคุณสร้างโครงการใหม่เพื่อทดสอบคุณสมบัติในเว็บไซต์ของคุณ ในการปิดโครงการของคุณอย่างถูกต้องคุณควรสื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสียที่คุณบรรลุเป้าหมายและขอบเขตของโครงการของคุณ (I.e. เพื่อทดสอบคุณสมบัติ) จากนั้นคุณต้องส่งข้อมูลเชิงลึกการทดสอบของคุณไปยังทีมผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมเพื่อสร้างคุณสมบัติ

การจับกุมบทเรียนที่เรียนรู้

ทุกโครงการช่วยให้ทีมงานของคุณมีโอกาสเรียนรู้และปรับปรุงและการปิดโครงการทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะดึงดูดการเรียนรู้เหล่านั้นแทนที่จะทิ้งพวกเขาไว้ในบันทึกย่อของโครงการของคุณ นั่นเป็นเพราะการประชุมหลังคลอดถูกสร้างขึ้นในกระบวนการปิดดังนั้นทีมของคุณจึงมีโอกาสที่จะไตร่ตรองสิ่งที่เป็นไปด้วยดีและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ในครั้งต่อไป การพูดคุยเกี่ยวกับการปิดโครงการกับทีมของคุณมักจะส่องสว่างในประเด็นที่คุณอาจไม่ได้คิดเนื่องจากสมาชิกในทีมสามารถให้มุมมองบนพื้นดิน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถปรับปรุงอย่างต่อเนื่องการจัดการโครงการของคุณตลอดเวลากับทุกโครงการคุณมีโอกาสเรียนรู้และปรับปรุงกระบวนการของทีมการสื่อสารและการดำเนินโครงการ

นอกเหนือจากการปรับปรุงกระบวนการแล้วการปิดโครงการยังช่วยให้คุณจับภาพและแบ่งปันการเรียนรู้โครงการที่สำคัญ ในรายงานขั้นสุดท้ายที่คุณแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้เสียคุณสามารถจับภาพได้บทเรียนที่เรียนรู้จากความจริงของข้อมูลที่แท้จริงของคุณจากการทดสอบ A / B ผลการศึกษาวิจัยของผู้ใช้หรือไทม์ไลน์สำหรับการสร้างคุณสมบัติแอปใหม่ ด้วยวิธีนี้ผู้มีส่วนได้เสียสามารถเรียนรู้จากโครงการของคุณและรวมการค้นพบเหล่านั้นเข้ากับงานของตัวเอง

คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์อย่างไร

ก่อนที่คุณจะปิดโครงการของคุณคุณต้องพิจารณาว่าเสร็จสมบูรณ์หรือไม่ แต่หมายความว่าอะไรกันแน่?

มีวิธีการตรวจสอบว่าโครงการของคุณเสร็จสิ้น แต่ตัวบ่งชี้ที่ใหญ่ที่สุดคือว่าคุณบรรลุเป้าหมายโครงการที่คุณตั้งไว้ระหว่างการวางแผนหรือไม่ โดยไม่คำนึงถึงตั้งเป้าหมายระเบียบวิธีที่คุณใช้วัตถุประสงค์นิยามความสำเร็จในโครงการของคุณและให้เป้าหมายที่ชัดเจนแก่คุณเพื่อตั้งเป้าหมาย มีวิธีการตั้งเป้าหมายหลายวิธีที่นั่นรวมถึงวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่สำคัญ (OKRS) , ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่สำคัญ (KPI), และเป้าหมายสมาร์ท .

ไม่ใช่ทุกโครงการที่บรรลุเป้าหมายของมันและไม่เป็นไร แม้ว่าคุณจะไม่ได้บรรลุวัตถุประสงค์ของคุณคุณสามารถบอกโครงการของคุณได้เมื่อใด:

คุณเสร็จสิ้นการส่งมอบที่ระบุไว้ในของคุณขอบเขตโครงการ

คุณทำเสร็จแล้วโครงการไทม์ไลน์

คุณใช้ทั้งหมดของคุณแล้วงบประมาณโครงการ

วิธีปิดโครงการใน 8 ขั้นตอน

การปิดโครงการไม่จำเป็นต้องยาก ในขณะที่คุณทำงานในโครงการคุณจะได้เรียนรู้สิ่งที่ใช้งานได้และสิ่งที่ไม่เหมาะกับทีมของคุณ ด้วยความรู้นั้นคุณสามารถพัฒนาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของโครงการของคุณเอง

หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณปิดโครงการอย่างเป็นทางการลองขั้นตอนแปดขั้นตอนด้านล่างนี้ จดบันทึกเกี่ยวกับสิ่งที่ใช้งานได้และสิ่งที่ไม่ทำงานเพื่อให้คุณสามารถปรับกระบวนการในอนาคต

1. ทำการทดสอบขั้นสุดท้าย

ขั้นตอนแรกนี้มีประโยชน์มากที่สุดสำหรับทีมที่มุ่งเน้นไปที่การเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือคุณสมบัติใหม่ ก่อนที่คุณจะจบการทำงานในโครงการของคุณอย่างเป็นทางการให้ทำการทดสอบขั้นสุดท้ายเพื่อให้แน่ใจว่าการส่งมอบครั้งสุดท้ายของคุณมีเสถียรภาพและยังคงดำเนินต่อไปตามที่คาดไว้ นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากประสิทธิภาพการทำงานมักจะเปลี่ยนแปลงหลังการเปิดตัวโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผลิตภัณฑ์ของคุณมีชีวิตอยู่กับลูกค้าจำนวนมาก บ่อยครั้งที่มันอาจเป็นเรื่องยากที่จะทำนายว่าผลิตภัณฑ์จะทำงานในระดับก่อนที่จะเปิดตัวจริง

นอกเหนือจากการดำเนินการทดสอบทางเทคนิคแล้วคุณยังสามารถตรวจสอบความคิดเห็นของลูกค้า (โดยเฉพาะในช่องทางโซเชียลมีเดียของคุณ) เพื่อดูว่าผู้ใช้กำลังเผชิญกับข้อผิดพลาดของผลิตภัณฑ์ที่จ้องมอง หากคุณพบปัญหาใหญ่ ๆ ให้สร้างโครงการติดตามเพื่อแก้ไข

2. ห่อปลายหลวม

ถัดไปถึงเวลาที่จะตรวจสอบของคุณแล้วแผนโครงการและตั้งค่าสถานะงานที่ไม่สมบูรณ์ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณผูกมัดปลายหลวมและทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะไม่ลืมขั้นตอนที่สำคัญใด ๆ ถ้าคุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการชอบผู้จัดการงาน UDNขั้นตอนนี้เป็นเรื่องง่ายเพราะคุณสามารถดูงานโครงการทั้งหมดในที่เดียว - บวกกับวันที่ครบกำหนดเจ้าของและสถานะเสร็จสมบูรณ์

หากคุณลืมบางสิ่งไม่ต้องกังวล รับสต็อกของงานที่ไม่สมบูรณ์และตัดสินใจว่าพวกเขาอยู่ในของคุณหรือไม่ขอบเขตโครงการหรือนอกขอบเขต หากพวกเขาอยู่ในขอบเขตให้วางแผนเพื่อจัดการกับงานที่เหลือเหล่านั้น หากพวกเขาอยู่นอกขอบเขตให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบและส่งมอบงานเหล่านั้นไปยังทีมที่เหมาะสม

ตัวอย่างเช่นลองนึกภาพทีมพัฒนาของคุณเพิ่งเสร็จสิ้นโครงการออกแบบเว็บไซต์และคุณรู้ว่าคุณไม่ได้ทำงานให้เสร็จในการอัปเดตภาพแบนเนอร์บนไซต์ หลังจากปรึกษากับคำแถลงขอบเขตโครงการของคุณคุณตัดสินใจว่างานนี้ไม่อยู่ในขอบเขตเนื่องจากทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานเป็นหลัก ดังนั้นคุณจะส่งมอบภารกิจที่เหลือไปยังทีมออกแบบที่สามารถใช้โครงสร้างพื้นฐานที่คุณสร้างขึ้นเพื่ออัปเดตภาพแบนเนอร์

3. ภารกิจการบริหารที่สมบูรณ์

ตอนนี้คุณได้ห่อปลายหลวมแล้วก็ถึงเวลาที่จะจัดการกับด้านการบริหารของโครงการของคุณแล้ว ในขณะที่ภารกิจการบริหารสามารถแตกต่างกันไปตามโครงการต่อไปนี้เป็นเรื่องปกติที่ต้องทำเพื่อพิจารณา:

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์โครงการและสินทรัพย์ทั้งหมดอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียนั้นรู้ว่าพวกเขาอยู่ที่ไหน

อัปเดตเอกสารประกอบโครงการ, ชอบเอกสารกระบวนการ, ของคุณงบประมาณโครงการ, และคุณตารางโปรเจ็ค. ในระหว่างกระบวนการนี้เปรียบเทียบประมาณการผลลัพธ์ที่แท้จริงเพื่อดูว่าคุณถูกต้องหรือไม่ ตัวอย่างเช่นเปรียบเทียบโดยประมาณกับผลลัพธ์ที่แท้จริงสำหรับงบประมาณและระยะเวลาโครงการของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการลงนามเอกสารโครงการเช่นเดียวกับสัญญาหรือข้อตกลงผู้ขาย

ปิดสัญญาใด ๆสำหรับวัสดุสิ้นเปลืองผู้รับเหมาช่วงผู้บริจาคหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกที่คล้ายกัน

สรุปการเงินโครงการ. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการชำระเงินครั้งสุดท้ายของคุณและส่งทีมการเงินของคุณอัปเดตด้วยหมายเลขงบประมาณขั้นสุดท้ายของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมได้รับการมอบหมายใหม่ไปยังโครงการที่แตกต่างกัน

ขายหรือถ่ายโอนอุปกรณ์หรือทรัพยากรโครงการอื่น ๆ เพื่อทีมที่แตกต่างกันตามต้องการ

4. แจ้งทีมของคุณเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป

ถัดไปเขียนบันทึกย่อให้กับทีมของคุณเพื่อเติมเต็มไว้ในแผนห่อหุ้มของคุณ ให้พวกเขารู้เกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปเหมือนวิธีที่คุณจะจัดการหรือโอนความเป็นเจ้าของของการส่งมอบโครงการที่โดดเด่นใด ๆ นอกจากนี้บอกทีมของคุณเกี่ยวกับการปิดกิจกรรมที่พวกเขาควรเข้าร่วมเช่นย้อนหลัง , โครงการโพสต์ชันสูตรหรือการประชุมครั้งสุดท้ายกับผู้มีส่วนได้เสีย หากคุณต้องการให้ทีมของคุณให้ข้อเสนอแนะในระหว่างที่โพสต์ชันสูตรตอนนี้เป็นเวลาที่จะให้พวกเขารู้เพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มเตรียม

5. อัปเดตผู้มีส่วนได้เสียและส่งรายงานขั้นสุดท้าย

หลังจากที่คุณเชื่อมต่อกับทีมของคุณแล้วก็ถึงเวลาซิงค์กับผู้มีส่วนได้เสียของคุณ นี่อาจเป็นการอัปเดตแบบอะซิงโครนัสหรือการประชุม Wrap-Up อย่างเป็นทางการ โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลต่อไปนี้:

รายงานขั้นสุดท้ายรวมถึงบทสรุปของสิ่งที่โครงการของคุณประสบความสำเร็จวิธีการดำเนินการเมื่อเทียบกับเป้าหมายที่คุณกำหนดและความสำเร็จหรือความล้มเหลวที่สำคัญใด ๆ

รายการของรายการที่ไม่สมบูรณ์ที่อยู่ในขอบเขตรวมถึงวิธีที่คุณจะจัดการกับพวกเขา

รายการของรายการที่ไม่สมบูรณ์ที่อยู่นอกขอบเขตพร้อมคำอธิบายที่รวดเร็วและรายละเอียดของวิธีที่คุณจะติดตามทีมที่เหมาะสม

รายการของการวางแผนอย่างรวดเร็วคุณวางแผนที่จะทำเป็นส่วนหนึ่งของโครงการปัจจุบันของคุณหรือส่งไปยังทีมอื่น

คำขอสำหรับข้อเสนอแนะ เป็นการดีที่นี่สามารถเป็นลายลักษณ์อักษรข้อเสนอแนะในรูปแบบของแบบสอบถามหรือแบบสำรวจ

6. ถือการประชุมโพสต์เทียมโครงการ

ถือโครงการประชุมหลังคลอดเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจับภาพและทบทวนบทเรียนที่เรียนรู้ในแต่ละโครงการ ในช่วงหลังการฝึกหัดสมาชิกในทีมมีโอกาสที่จะให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับสิ่งที่เป็นไปด้วยดีสิ่งที่ไม่เป็นไปได้ดีและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ในครั้งต่อไป

นี่คือเคล็ดลับที่ควรพิจารณาก่อนที่คุณจะโฮสต์โพสต์ของคุณต่อไปของคุณ:

ส่งสมาชิกในทีมรายการคำถามที่ต้องคิดอย่างน้อยสองวันก่อนการประชุมหลังคลอด คำถามเหล่านี้สามารถทำได้ง่ายเหมือน: "สิ่งที่เป็นไปด้วยดีสิ่งที่ไม่เป็นไปด้วยดีและเราเรียนรู้อะไร" สิ่งนี้ช่วยให้ทีมงานของคุณสร้างโครงสร้างความคิดล่วงหน้าเพื่อให้พวกเขาสามารถเตรียมและพร้อมที่จะเข้าร่วม

ในระหว่างการประชุมแบ่งปันหน้าจอของคุณ (ถ้าคุณสามารถ) และจดบันทึกเพื่อบันทึกข้อเสนอแนะของแต่ละคน ด้วยวิธีนี้ทีมของคุณสามารถดูว่าอินพุตของพวกเขามีมูลค่า

ให้เวลาที่สมาชิกในทีมแต่ละคนทุ่มเทเพื่อแบ่งปันความคิดเห็นในระหว่างการประชุม ด้วยวิธีนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเสียงของทุกคนได้ยิน

ออกจากเวลาในตอนท้ายของการประชุมของคุณเพื่อขอบคุณสมาชิกในทีมสำหรับการป้อนข้อมูลของพวกเขา และเมื่อคุณกลั่นกรองข้อเสนอแนะของพวกเขาในรายการการกระทำที่เป็นรูปธรรม (เราจะไปที่ขั้นตอนต่อไป) ส่งการอัปเดตทีมของคุณเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณจัดการกับข้อกังวลของพวกเขาอย่างไร

7. สร้างแผนงานเพื่อการปรับปรุง

หลังจากที่คุณวิเคราะห์ว่าโครงการของคุณไปแล้วก็ถึงเวลาที่จะมองไปสู่อนาคต ณ จุดนี้คุณสามารถใช้แผนงานโครงการในการวางแผนวิธีที่คุณจะปรับปรุงและทำซ้ำในกระบวนการส่งมอบและการจัดการขั้นสุดท้ายของคุณ:

พิจารณาผลการทดสอบขั้นสุดท้ายของคุณจากขั้นตอนที่หนึ่งและระบุประเด็นสำคัญใด ๆ ที่คุณต้องการแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่นหากลูกค้าจำนวนมากบ่นเกี่ยวกับการโหลดช้าคุณสามารถจัดลำดับความคิดริเริ่มเพื่อปรับปรุงความเร็วในการโหลดไซต์

รวบรวมความคิดเห็นที่คุณได้รับจากผู้มีส่วนได้เสียและทีมงานโครงการของคุณ มองหาธีมทั่วไปและเน้นรายการการกระทำที่คุณต้องการที่อยู่ ตัวอย่างเช่นหากสมาชิกในทีมแบ่งปันว่าพวกเขาไม่มีเวลาเพียงพอในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์คุณสามารถตั้งค่ารายการการดำเนินการเพื่อเพิ่มเวลาบัฟเฟอร์เพิ่มเติมลงในตารางโครงการในอนาคต

สร้างแผนงานเพื่อวางแผนอย่างไรและเมื่อคุณอยู่รายการการกระทำเหล่านี้

ขอความคิดเห็นจากทีมงานของคุณเกี่ยวกับแผนงานของคุณและลงชื่อเข้าใช้จากผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง

การสร้างแผนงานสำหรับการปรับปรุงในอนาคตทำให้มั่นใจได้ว่าคุณยังคงปรับปรุงและดำเนินการต่อกระบวนการจัดการโครงการขั้นสุดท้ายและการจัดการโครงการของคุณต่อไป นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถปิดโครงการปัจจุบันของคุณอย่างเป็นทางการจากนั้นจัดการกับการปรับปรุงใด ๆ ในความคิดริเริ่มใหม่ทั้งหมด ด้วยวิธีนี้คุณสามารถป้องกันไม่ให้โครงการลากไปจนถึงการส่งมอบขั้นสุดท้ายคือ "สมบูรณ์แบบ" (สิ่งที่ไม่สามารถทำได้จริง ๆ )

8. เฉลิมฉลอง

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุดให้ตั้งเวลาเพื่อเฉลิมฉลองความสำเร็จของทีมของคุณ แสดงการชื่นชมเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความแข็งแกร่งวัฒนธรรมองค์กรและโปรโมตการทำงานเป็นทีมในที่ทำงาน .

การเฉลิมฉลองสามารถมาในของขวัญหรือบัตรที่เหมือนรูปแบบหลายรูปแบบ, ข้อความขอบคุณ, ชั่วโมงแห่งความสุขของทีมหรือแม้กระทั่งการทำงานฟรียามบ่ายฟรี พิจารณาแบบไดนามิกของทีมและการตั้งค่าของสมาชิกในทีมแต่ละคนและเลือกตัวเลือกที่คุณคิดว่าทุกคนจะประทับใจมากที่สุด

ใกล้ชิดกับความมั่นใจ

สูงห้าคุณเพิ่งปิดโครงการของคุณเรียบร้อยแล้ว คุณได้ตรวจสอบกล่องทั้งหมดแล้วผูกปลายหลวมทั้งหมด ตอนนี้คุณสามารถก้าวไปสู่ความคิดริเริ่มครั้งต่อไปของคุณด้วยความอุ่นใจรู้ว่าทุกอย่างได้รับการดูแลและคุณมีแผนคอนกรีตสำหรับขั้นตอนต่อไป

หากคุณต้องการสร้างมาตรฐานกระบวนการปิดของทีมให้พิจารณาการเปลี่ยนกระบวนการปิดโครงการให้เป็นแม่แบบโครงการที่กำหนดเอง. เทมเพลตอนุญาตให้คุณสร้างชุดขั้นตอนที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (เช่นรายการตรวจสอบ) ที่คุณสามารถทำซ้ำและนำมาใช้ซ้ำทุกครั้งที่คุณปิดโครงการ