Projektin sulkeminen: 8 vaihetta uusien hankkeiden lopettamiseksi

Yhteenveto

Projektin sulkeminen on projektin viimeinen vaihe, kun sitoa löysät päät, kommunikoida tulokset ja keskustella tiimisi kanssa. Vain siksi, että olet osunut tavoitteisiisi, ei tarkoita työtä, ja selkeä projektin sulkemisprosessi varmistaa, että tarkistat jokaisen tärkeän tehtävän pois tehtäväluettelosta ennen virallisesti käärimistä asioita. Tässä artikkelissa oppia kahdeksan vaihetta, jotta voit sulkea luottamuksellisia hankkeita.

Longfellow varmasti voi kyllästyä hänen päätteisiin. Yhtenä Amerikan suurimmista runoilijoista hän ymmärsi, että suuret johtopäätökset antavat runoja tarttuvia voimia - kun taas puutteelliset päätteet voivat pilata jopa parhaan kirjoituksen. Ja vaikka Longfellow ei koskaan saanut häntäProjektin hallinta sertifiointi(Emme ole varma, onko se juttu 1800-luvun aikana), hän voi silti opettaa meille jotain tai kaksi hankkeen sulkemisesta.

Hankkeet, kuten runot, tarvitsevat suuria päätteitä. Vaikka suoritat projektisuunnitelman täydellisesti, epätoivoinen johtopäätös voi kieltää kaiken kovan työn. Mutta kun lopetat vahvan, voit varmistaa, että projektisi on selkeä takeaways, seuraavat vaiheet ja kiinnitysvoima.

Mikä on projektin sulkeminen?

Projektin sulkeminen on projektin viimeinen vaihe, kun sitoa löysät päät, kommunikoida tulokset ja keskustella tiimisi kanssa. Projektin sulkemisvaihe lopullisesti lopettaa projektisi ja tarjoaa konkreettisen suunnitelman seuraavaan vaiheeseen - onko se siirtymässä projektin omistukseen toiselle joukkueelle, joka alkaa uuden hankkeen parantaa työtäsi tai sisällyttääopittuatuleviin hankkeisiin.

Voit räätälöidä projektin sulkemisprosessin sopii tiimisi tarpeisiin, mutta tässä on joitain keskeisiä toimenpiteitä:

Suorita lopulliset testitVarmista, ettäProjektin toimitusTäyttää odotukset (kuten Testaus Ominaisuus käynnistää käynnistys varmistaa, että se toimii edelleen tai tarkistaa lopullisen toimittamisen sidosryhmien kanssa).

Tarkista projektisuunnitelmaKääri irralliset päät ja varmista, ettet ole unohtanut mitään.

Täydelliset hallinnolliset tehtävät- kaltainen päivitysasiakirja, viimeistelyHankkeen talousarvioja resurssien uudelleensijoittaminen.

Kommunikoi muistiinpanojaja seuraavat vaiheetsidosryhmät .

Pidä a Hankkeen jälkeinen Mortem-kokous Voit tarkastella oppitunteja ja antaa tiimillesi mahdollisuuden antaa palautetta ja säätää prosessejaan.

Kierrä loppuraporttiTämä hahmotellaan, miten projekti suoritetaan suhteessa sen tavoitteisiin.

Hankkeen hallinnan 5 vaiheet

Termi "projektin sulkeminen" tuleeViisivaiheinen projektinhallintamalliProjektinhallintalaitoksen (PMI) luonut. PMI hahmotellaan tämän mallin oppaassaan projektinhallintakehyksessä, joka tunnetaan myös nimellä PMBOK®-opas. Niiden malli jakaa hankkeen elinkaaren näihin viisi vaihetta:

Hankkeen aloittaminen : Määritä projekti ja turvallinen sisäänosto.

Hankesuunnittelu : Luo yksityiskohtaiset tavoitteet ja aProjektin etenemissuunnitelma.

Hankkeen toteutus: Käynnistä projekti kahdesta ensimmäisestä vaiheesta.

Hankkeen suorituskyky: Mittaa tehokkuusKeskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI) .

Hankkeen sulkeminen: Kääri irralliset päät, tutkia sidosryhmiä ja viimeistellä seuraavat vaiheet.

Miksi projektin sulkeminen on tärkeää?

Se tuntuu hyvältä saavuttaa lopullinenvirstanpylväätTai osui tavoitteesi - mutta se ei tarkoita, että työsi on valmis. Kun olet paahdettu menestykseen, on vielä joitain tärkeitä tehtäviä tarkistaa luettelosi ennen kuin virallisesti pääset projektin loppuun. Näin projektin sulkeminen voi auttaa sinua valitsemaan kaikki ruutuun ja kääri aloitteesi luottamuksellisesti.

Varmista, että työsi on valmis

Ennalta määritetyn projektin sulkemisprosessin jälkeen varmistaa, että työsi on valmis ja että et ole unohtanut tehtäviä projektisuunnitelmassa. Hankkeen viimeinen vaihe sisältää kaikki ne helposti menettävät yksityiskohdat, kuten lopullinen testaus, projektisuunnitelman tarkistaminen ja tulokset sidosryhmille - jotta voit kääriä hankkeita tietäen, että olet tarkistanut jokaisen ruutuun.

Lisäksi sulkuvaihe auttaa luomaan konsensuksen sidosryhmien kanssa, että työsi on tehokas ja täydellinen. Näin kaikki tietävät, mitä olet saavuttanut ja ymmärtää, että hanke on ohi.

Anna selkeät vaiheet

Kun projekti on suljettu oikein, sinulla on konkreettisia seuraavia vaiheita: käsityö toiselle joukkueelle, aloita uusi projekti parantamaan työtäsi tai sisällyttämään keskeiset oppitunnit tuleviin aloitteisiin.

Tällä tavoin projektin sulkeminen auttaa sinua välttämään ei-toivotut skenaariot, kuten nämä:

Projektisi ei ole konkreettinen päättymispäivä ja tiimi on vastuussa sen ylläpitämisestä loputtomiin. Kuvittele esimerkiksi, että sinulla oli projekti parantamaan sivuston liikennettä 20 prosenttia. Ilman asianmukaisesti projektin sulkemista voit olla vastuussa pienistä tweaksista, parannuksista ja testata loputtomiin sivuston liikenteen parantamiseen.

Projektiasi ei luovuteta oikealle joukkueelle, joten se vain istuu ja kerää pölyä. Kuvittele esimerkiksi, että olet luonut uuden projektin, jonka haluat testata ominaisuus verkkosivustollasi. Sulje projekti oikein, sinun on ilmoitettava sidosryhmille, että olet saavuttanut projektin tavoitteen ja laajuuden (eli testata ominaisuus). Sitten sinun on luovutettava testaussiivisuutesi sopivan tuotejoukkueen itse rakentamaan ominaisuutta.

Capture oppitunteja

Jokainen projekti antaa tiimisi tilaisuuden oppia ja parantaa, ja projektin sulkeminen varmistaa, että voit kaapata nämä oppaat sen sijaan, että jättäisit ne takaisin projektin muistiinpanoihin. Se on, koska apost mortem-kokouson rakennettu sulkemisprosessiin, joten tiimisi on mahdollisuus pohtia, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa seuraavan kerran. Keskustelu projektin sulkemisesta tiimisi kanssa valaisee usein ongelmia, joita et ehkä ole ajatellut, koska tiimin jäsenet voivat tarjota paikan päällä olevan perspektiivin. Tämä tarkoittaa, että voitjatkuvasti parantaaProjektinhallinta ajan myötä jokainen projekti, sinulla on mahdollisuus oppia ja tehostaa tiimiprosesseja, viestintää ja projektin toteuttamista.

Prosessin parannusten lisäksi projektin sulkeminen auttaa myös kaappaamaan ja jakamaan avainhankkeita. Lopullisessa raportissa, jonka osoitat sidosryhmien kanssa, voit kaapataopittuaTodellisista projektitietojen kaltaista takeaways A / B-testistä, käyttäjän tutkimustutkimuksen tulokset tai uuden sovellusominaisuuden rakentamisen aikataulu. Näin sidosryhmät voivat oppia projektistasi ja sisällyttää nämä havainnot omaan työhönsä.

Mistä tiedät, milloin projekti on valmis?

Ennen kuin suljet projektisi, sinun on määritettävä, onko se täydellinen. Mutta mitä tämä tarkoittaa?

On olemassa muutamia tapoja määrittää, onko projekti päättynyt, mutta suurin indikaattori on, onko olet saavuttanut suunnittelun aikana asetetut projektin tavoitteet. Riippumattatavoitteiden asettaminenMenetelmät, joita käytät, tavoitteet Määritä, mitä menestys näyttää projektisi ja antavat sinulle selkeän tavoitteen. Siellä on useita tavoiteasetusmenetelmiä, mukaan lukienTavoitteet ja keskeiset tulokset (OKRS) , Keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI) ja Älykkäät tavoitteet .

Jokainen hanke ei saavuta tavoitteitaan, ja se on OK. Vaikka et osunut tavoitteisiisi, voit kertoa projektisi on valmis, kun:

Olet suorittanut toimitukset, jotka on esitettyHankkeen laajuus

Olet suorittanutHankkeen aikajana

Olet käyttänyt kokoHankkeen talousarvio

Hankkeen sulkeminen 8 askeleen

Projektin sulkeminen ei tarvitse olla kovaa. Kun työskentelet projekteissa, opit mitä toimii ja mikä ei toimi tiimisi. Tämän tiedon avulla voit kehittää oman projektin sulkemisen parhaita käytäntöjä.

Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun projekti on virallisesti sulkenut, kokeile näitä kahdeksan askelta alla. Ota muistiinpanoja siitä, mikä toimii ja mikä ei toimi, jotta voit tarkentaa prosessia tulevaisuudessa

1. Suorita lopulliset testit

Tämä ensimmäinen vaihe on hyödyllisin joukkueille, jotka keskittyvät uusien tuotteiden tai ominaisuuksien käynnistämiseen. Ennen kuin muodollisesti lopetat projektisi, suorita lopulliset testit varmistaaksesi, että lopullinen toimitus on vakaa ja toimittava vielä odotetusti. Tämä on tärkeää, koska suorituskyky muuttuu usein käynnistämisen jälkeen, varsinkin jos tuotteesi elää suurelle määrälle asiakkaita. Usein voi olla vaikea ennustaa, miten tuote kulkee mittakaavassa ennen kuin se on todella käynnistynyt.

Sen lisäksi, että käytät teknisiä testejä, voit myös seurata asiakkaiden palautetta (erityisesti sosiaalisen median kanavien) näkemään, jos käyttäjät kohtaavat kaikki häikäisevät tuotevirheet. Jos kohtaat suuria ongelmia, luo seurantahankkeen korjaamaan ne.

2. Kierrä irti päät

Seuraavaksi on aika tarkistaaprojekti suunnitelmaja lippu epätäydelliset tehtävät. Tämä auttaa sinua sitomaan löysät päät ja varmistaa, että et unohda kriittisiä vaiheita. Jos käytätProjektinhallintaohjelmistoKutenUDN-tehtävähallintaTämä vaihe on helppoa, koska voit nähdä kaikki projektitehtävissä yhdessä paikassa plus niiden eräpäivänä, omistaja, ja lopetuksen.

Jos unohdit jotain, älä huoli. Tutustu kaikkiin epätäydellisiin tehtäviin ja päättää, ovatko he sinunHankkeen laajuustai soveltamisalaa. Jos he ovat soveltamisalaan, tee suunnitelma käsitellä näitä jäljellä olevia tehtäviä. Jos he eivät ole soveltamisalaa, anna sidosryhmien tietää ja luovuttaa nämä tehtävät asianmukaiselle joukkueelle.

Kuvittele esimerkiksi, että kehitystiimi on juuri päättynyt verkkosivuston uudelleenjärjestelyprojektin, ja ymmärrät, ettet suorittanut tehtävää päivittää bannerikuvat sivustolla. Kun olet lukenut projektisi soveltamisalusta, päätät, että tämä tehtävä ei ole soveltamisala, koska tiimisi keskittyi ensisijaisesti infrastruktuurin parannuksiin. Siksi siirrät jäännöksen tehtävän suunnittelutiimille, joka voi käyttää päivittämään bannerikuvien päivittämistä infrastruktuuria.

3. Täytä hallinnolliset tehtävät

Nyt kun olet kääritty löysät päät, on aika käsitellä hankkeen hallinnollista puolta. Vaikka hallinnolliset tehtävät voivat vaihdella hankkeen mukaan, tässä on joitain yhteisiä tehtävää:

Varmista, että kaikki projektitiedostot ja varat ovat oikeassa paikassaja että sidosryhmät tietävät, missä he ovat.

Päivitä projektin dokumentaatio, KutenProsessin dokumentaatio, sinunHankkeen talousarvio, ja sinunHankkeen aikataulu. Tämän prosessin aikana vertaa arvioita todellisiin tuloksiin nähdäksesi, olisit oikein. Vertaile esimerkiksi arvioituja vs. todellisia tuloksia budjetillesi ja projektin aikataululle.

Varmista, että projektiasiakirjat on allekirjoitettu, kuten mistä tahansa toimittajan sopimuksista tai sopimuksista.

Sulje kaikki sopimuksetTarvikkeiden, alihankkijoiden, avunantajien tai vastaavien ulkoisten sidosryhmien osalta.

Hae projektin rahoitusta. Varmista, että lopulliset maksut vastaanotetaan tai lähetetään ja lähettävät rahoitusryhmän päivityksen lopullisella budjetinumeroilla.

Varmista, että tiimin jäsenet on siirretty uudelleeneri hankkeisiin.

Myy tai siirrä laitteitatai muut projektiresurssit eri joukkueille tarpeen mukaan.

4. Ilmoita tiimisi seuraavaan vaiheeseen

Seuraavaksi kirjoita merkintä tiimisi täyttämään ne wrap-up-suunnitelmasi. Kerro heille seuraavista vaiheista, kuten siitä, miten voit käsitellä tai siirtää omistajuuden kaikkiin hankkeen toimituksiin. Kerro lisäksi tiimisi siitä, että heidän pitäisi osallistua, kuten aretrospektiivinen , Hankkeen jälkeinen mortemtai lopullinen kokous sidosryhmien kanssa. Jos haluat tiimisi antaa palautetta post mortemissa, nyt on aika kertoa heille, jotta he voivat aloittaa valmistelun.

5. Päivitä sidosryhmät ja lähetä loppuraportti

Kun olet yhteydessä tiimisi, on aika synkronoida sidosryhmiesi kanssa. Tämä voi olla joko asynkroninen päivitys tai virallinen Wrap-Up-kokous. Muodosta riippumatta, jos haluat sisällyttää seuraavat tiedot:

Loppuraportti, mukaan lukien yhteenveto siitä, mitä projekti saavutetaan, miten se suoritettiin asetettuihin tavoitteisiin ja kaikki keskeiset menestykset tai epäonnistumiset.

Luettelo epätäydellisistä kohteista, jotka olivat soveltamisalaan, ja miten voit käsitellä niitä.

Luettelo epätäydellisistä tuotteista, jotka olivat ulkopuolisia, nopea selitys ja yksityiskohdat siitä, miten seuraa asianmukaista tiimiä.

Luettelo nopeasti seuraa, että aiot suorittaa osana nykyistä projektiasi tai siirtyä eri tiimiin.

Palautepyyntö. Ihannetapauksessa tämä voi olla kirjallinen palaute kyselylomakkeen tai kyselyn muodossa.

6. Pidä projektin post mortem-kokous

Pitämällä aHankkeen jälkeinen Mortem-kokouson paras tapa kaapata ja tarkistaa oppitunteja jokaisen projektin aikana. Post mortemin aikana tiimin jäsenillä on mahdollisuus antaa palautetta siitä, mikä meni hyvin, mikä ei mennyt hyvin, ja mitä voitaisiin parantaa seuraavan kerran.

Seuraavassa on joitain vinkkejä, jotka kannattaa harkita ennen kuin isännöit seuraava post-mortem:

Lähetä tiimi jäsenille luettelo kysymyksistä ajatella vähintään kaksi päivää ennen post mortem-kokousta. Nämä kysymykset voivat olla yhtä yksinkertaisia ​​kuin: "Mikä meni hyvin, mikä ei mennyt hyvin, ja mitä me opimme?" Tämä auttaa tiimisi rakentamaan ajatuksiaan etukäteen, jotta he voivat olla valmiita ja valmiita osallistumaan.

Kokouksen aikana Jaa näyttösi (jos voit) ja ota yhteys muistiinpanoihin, jotta voit tallentaa jokaisen henkilön palautteen. Näin tiimisi voi nähdä, että niiden panos on arvostettu.

Anna jokaiselle tiimin jäsenelle omistettu aika jakaa palautetta kokouksen aikana. Näin voit varmistaa, että kaikkien ääni kuuluu.

Jätä aikaa kokouksen lopussa kiittääkseen tiimin jäseniä panoksestaan. Ja kun tislataan palautetta konkreettisiin toimiin (pääsemme siihen seuraavaan vaiheeseen), lähetä tiimisi päivitys, jotta he voivat tietää, miten käsittelet heidän huolenaiheita.

7. Luo etenemissuunnitelma parannuksiin

Kun olet analysoinut, miten projekti meni, on aika katsoa kohti tulevaisuutta. Tässä vaiheessa voit käyttää aProjektin etenemissuunnitelmaSuuntaa, miten voit parantaa ja toistaa lopulliset toimitus- ja hallintaprosesseja:

Harkitse lopullisia testituloksia vaiheesta ja tunnista kaikki ensisijaiset ongelmat, jotka haluat puuttua. Jos esimerkiksi monet asiakkaat valittavat pitkiä latausaikoja, voit priorisoida aloite parantaa sivuston lastaus nopeus.

Käännä sidosryhmien ja projektitiimin saamasi palautetta. Etsi yhteisiä teemoja ja korosta kaikki haluamasi toiminnot. Jos esimerkiksi tiimin jäsenet kertoivat, että heillä ei ole riittävästi aikaa suorittaa tehtäviä, voit asettaa toiminnon kohde lisätä puskuri aikaa osaksi tulevien projektien aikataulut.

Luo etenemissuunnitelma suunnitellaksesi miten ja milloin käsittelet näitä toimintoja.

Pyydä tiimiä palautetta etenemissuunnitelmastasi ja kirjaudu sisään asiaankuuluvista sidosryhmistä.

Etenemissuunnitelman luominen tuleville parannuksille varmistaa, että jatkat ja iteraatte lopullisia ja projektinhallintaprosesseja. Lisäksi sen avulla voit virallisesti sulkea nykyisen projektin, sitten käsitellään mahdollisia parannuksia täysin uudella aloitteella. Näin voit estää projekteja vetämästä, kunnes lopullinen toimitus on "täydellinen" (jotain, joka ei todellakaan ole saavutettavissa).

8. juhlia

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, varaa aikaa juhlia tiimin saavutuksia. Yleisön osoittaminen on avain rakentaa vahvayrityskulttuurija edistämälläTiimityö työpaikalla .

Juhla voi tulla monia muotoja, kuten lahjoja tai kortteja, eli kiitos viestin, joukkue happy hour, tai jopa vapaa iltapäivä pois töistä. Harkitse tiimisi dynaamista ja kunkin tiimin jäsenen mieltymykset ja valitse vaihtoehto, jonka luulet, että kaikki arvostavat eniten.

Sulje luottamus

Korkea viisi-olet juuri sulkenut projektin. Olet tarkistanut kaikki laatikot ja sidotut kaikki löysät päät. Nyt voit siirtyä seuraavaan aloitteeseen mielenrauhaa, tietäen, että kaikki huolehtii ja sinulla on konkreettinen suunnitelma seuraavaan vaiheeseen.

Jos haluat standardoida tiimin sulkemisprosessin, harkitse projektin sulkemisprosessin kääntämistä aMukautettu projektimalli. Mallien avulla voit luoda ennalta määritetyn vaiheet (kuten tarkistuslista), jonka voit kopioida ja käyttää uudelleen aina, kun käärit projektin.