Incheierea proiectului: 8 pași pentru a termina proiecte cu încredere

rezumat

Proiectul de închidere este ultima etapă a unui proiect, atunci când lega capetele libere, de a comunica rezultatele, și debrief cu echipa ta. Doar pentru că ați atins obiectivele dvs. nu funcționează medie este terminat, și o separare clară asigură procesul de închidere a proiectului pe care le verifica fiecare sarcină importantă în afara de a-do list, înainte de împachetare în mod oficial lucrurile. În acest articol, să învețe opt pași pentru a vă ajuta proiecte strânse cu încredere.

Longfellow cu siguranță, ar putea cui finaluri lui. Fiind unul dintre cei mai mari poeți din America, el a înțeles că aceste concluzii dau mari poeme lipirii de putere în timp ce finaluri lacklustre pot distruge chiar și cel mai bun scris. Și în timp ce Longfellow niciodată nu a ajuns saCertificarea managementului de proiect(Nu suntem siguri dacă asta a fost un lucru în timpul secolului al 19-lea), el poate încă să ne învețe un lucru sau două despre închiderea unui proiect.

Proiecte, cum ar fi poezii, au nevoie de finaluri mari. Chiar dacă executați planul de proiect perfect, o concluzie dezorganizat poate nega toate munca grea. Dar când ați terminat puternic, vă puteți asigura că proiectul are takeaways clare, pașii următori, și puterea de lipire.

Ce este închiderea proiectului?

Proiectul de închidere este ultima etapă a unui proiect, atunci când lega capetele libere, de a comunica rezultatele, și debrief cu echipa ta. Faza de închidere a proiectului pune capăt în mod oficial proiectul dumneavoastră și oferă un plan concret pentru următorii pași, fie că este trecerea proprietății de proiect la o altă echipă, de a începe un nou proiect pentru a imbunatati pe munca ta, sau care încorporeazălecții învățateîn proiecte viitoare.

Puteți adapta procesul de închidere a proiectului pentru a se potrivi nevoilor echipei tale, dar iată câțiva pași cheie pentru a include:

Testele finală manșasă vă asigurați căproiect livrabilcorespunde așteptărilor (cum ar fi testarea unui element post-lansare pentru a vă asigura că încă mai funcționează, sau revizuirea livrabil final cu părțile interesate).

Examinați planul de proiectsă-și încheie capetele libere și asigurați-vă că nu ați uitat nimic.

sarcini administrative completedocumentație actualizarea -cum ar fi, finalizarea dvs.bugetul proiectuluiȘi reatribuirea resurse.

Comunicați noteși următorii pașipărțile interesate .

Ține o proiect de întâlnire post-mortem la lecții învățate de revizuire și să dea echipa o șansă de a oferi un feedback și să ajusteze procesele lor.

Circulați un raport finalcare descrie modul în care proiectul dumneavoastră efectuate în raport cu obiectivele sale.

Cele 5 faze ale managementului de proiect

Termenul „închidere a proiectului“ vine de lamodel de management de proiect de cinci fazecreat de Project Management Institute (PMI). PMI descrie acest model în Ghidul lor Organismului de Management a Proiectului de cunoștințe, de asemenea, cunoscut sub numele de Ghidul PMBOK®. Modelul lor împarte ciclul de viață al proiectului în aceste cinci etape:

Initierea proiectului : Să definească în linii mari proiectul și sigur buy-in.

Planificarea proiectului : Crearea de obiective detaliate șiproiect foaie de parcurs.

Execuția proiectului: Lansarea proiectul folosind informații de la primele două etape.

Proiect de performanță: Eficacitate Măsura folosindIndicatori cheie de performanță (KPI) .

Incheierea proiectului: Încheiere se termină în vrac, debrief cu părțile interesate, și pașii următori finalize.

De ce este important proiect de închidere?

Se simte minunat pentru a atinge finala dvs.reperesau a lovit-gol, dar dumneavoastră, care nu înseamnă munca ta este terminat. După ce ați prăjită la succesul dumneavoastră, există încă unele sarcini importante pentru a verifica de pe lista înainte de a ajunge în mod oficial la sfârșitul proiectului. Iată cum de închidere a proiectului poate ajuta să bifați fiecare cutie și încheia inițiative cu încredere.

Asigurați-vă că munca ta este completă

În urma unui proces predefinit de închidere a proiectului, asigură că munca dvs. este completă și că nu ați uitat sarcini în planul dvs. de proiect. Această ultimă fază a proiectului include toate aceste detalii ușoare, cum ar fi testarea finală, revizuirea planului dvs. de proiect și comunicarea rezultatelor părților interesate - astfel încât să puteți încheia proiecte știind că ați verificat fiecare cutie.

În plus, faza de închidere vă ajută să stabiliți un consens cu părțile interesate că munca dvs. este eficientă și completă. În acest fel, toată lumea știe ce ați realizat și înțelegeți că proiectul sa terminat.

Furnizați pașii următori

Când proiectul dvs. este închis corect, aveți betonii următori pași: Mâna de lucru la o altă echipă, începeți un nou proiect pentru a vă îmbunătăți munca sau pentru a încorpora lecții cheie în viitoarele inițiative.

În acest fel, închiderea proiectului vă ajută să evitați scenariile nedorite ca acestea:

Proiectul dvs. nu are o dată de încheiere a concretă, iar echipa dvs. este responsabilă pentru menținerea pe o perioadă nedefinită. De exemplu, imaginați-vă că ați avut un proiect pentru a îmbunătăți traficul site-ului cu 20%. Fără închiderea corectă a proiectului dvs., ați putea fi trasă la răspundere pentru mici tweaks, îmbunătățiri și testare pe termen nelimitat pentru a îmbunătăți traficul site-ului.

Proiectul dvs. nu este înmânat echipei potrivite, așa că doar se așează și adună praful. De exemplu, imaginați-vă că ați creat un nou proiect pentru a testa o caracteristică pe site-ul dvs. Web. Pentru a închide proiectul corect, trebuie să comunicați părților interesate că ați realizat scopul și domeniul de aplicare al proiectului dvs. (adică pentru a testa o caracteristică). Apoi, trebuie să vă dați instrucțiunile de testare la echipa de produse corespunzătoare pentru a construi funcția.

Capturați lecțiile învățate

Fiecare proiect oferă echipei dvs. posibilitatea de a învăța și de a îmbunătăți și închiderea proiectului vă asigură că capturați acele învățări în loc să le lăsați în urmă în notele dvs. de proiect. Asta pentru că aîntâlnire post-mortemEste construit în procesul de închidere, astfel încât echipa dvs. are șansa de a reflecta asupra a ceea ce a mers bine și ceea ce ar putea fi îmbunătățit data viitoare. Discutarea închiderii proiectului cu echipa dvs. adesea iluminează problemele pe care le-ați gândit, deoarece membrii echipei pot oferi o perspectivă on-the-ground. Asta înseamnă că poțiîmbunătățită continuuManagementul proiectului dvs. în timp - cu fiecare proiect, aveți șansa de a învăța și de a raționaliza procesele de echipă, comunicarea și execuția proiectului.

În afară de îmbunătățirile procesului, închiderea proiectului vă ajută, de asemenea, să capturați și să împărtășiți învățarea principală a proiectului. În raportul final pe care îl împărțiți cu părțile interesate, puteți capturalecții învățateDin datele dvs. reale de date de la un test A / B, rezultatele unui studiu de cercetare de utilizator sau cronologia pentru construirea unei noi caracteristici de aplicație. În acest fel, părțile interesate pot învăța din proiectul dvs. și pot încorpora aceste constatări în munca lor.

De unde știi când un proiect este complet?

Înainte de a vă închide proiectul, trebuie să determinați dacă este complet. Dar ce înseamnă exact asta?

Există câteva modalități de a determina dacă proiectul dvs. este terminat, dar cel mai mare indicator este dacă ați realizat obiectivele proiectului pe care le-ați stabilit în timpul planificării. Indiferent destabilirea obiectivelorMetodologia pe care o utilizați, obiectivele definesc cum arată succesul pentru proiectul dvs. și vă oferă o țintă clară de a urmări. Există mai multe metode de stabilire a obiectivelor, inclusivObiective și rezultate cheie (OKRS) , Indicatori cheie de performanță (KPI), șiGoluri inteligente .

Nu toate proiectele își atinge obiectivele și asta e în regulă. Chiar dacă nu ați atins obiectivele, puteți spune că proiectul dvs. este terminat când:

Ați terminat livrările prezentate în dvs.Domeniul de aplicare al proiectului

V-ați completatCronologie de proiect

Ți-ai folosit întregulbugetul proiectului

Cum să închideți un proiect în 8 pași

Închiderea unui proiect nu trebuie să fie greu. Pe măsură ce lucrați la proiecte, veți afla ce funcționează și ce nu funcționează pentru echipa dvs. Cu acea cunoaștere, vă puteți dezvolta propriile cele mai bune practici de închidere a proiectului.

Dacă aceasta este prima dată când închideți oficial un proiect, încercați acești opt pași de mai jos. Ia note despre ceea ce funcționează și ceea ce nu funcționează, astfel încât să puteți rafina procesul în viitor

1. Efectuați teste finale

Acest prim pas este cel mai util pentru echipele axate pe lansarea de noi produse sau caracteristici. Înainte de a termina în mod oficial lucrările la proiectul dvs., executați teste finale pentru a vă asigura că livrarea finală este stabilă și continuă să se aștepte. Acest lucru este important deoarece performanța schimbă adesea post-lansă, mai ales dacă produsul dvs. a trăit la un număr mare de clienți. Adesea, poate fi greu de prezis modul în care un produs va funcționa la scară înainte de a fi lansat efectiv.

În afară de a alerga teste tehnice, puteți monitoriza, de asemenea, feedback-ul clienților (în special pe canalele dvs. de social media) pentru a vedea dacă utilizatorii întâmpină erori de produs. Dacă întâmpinați probleme mari, creați un proiect de urmărire pentru a le repara.

2. Înfășurați capetele libere

Apoi, este timpul să vă revizuițiplan de proiectși să steag sarcinile incomplete. Acest lucru vă ajută să vă așezați capete libere și vă asigură că nu uitați de pași critici. Dacă utilizațiSoftware de management de proiect ca Manager de sarcini UDN.Acest pas este ușor deoarece puteți vedea toate sarcinile de proiect într-un singur loc - plus data scadenței, proprietarul și starea de completare.

Dacă ați uitat ceva, nu vă faceți griji. Faceți stocul de sarcini incomplete și decideți dacă sunt în dvs.Domeniul de aplicare al proiectuluisau în afara domeniului de aplicare. Dacă sunt în scop, faceți un plan pentru a aborda aceste sarcini rămase. Dacă sunt în afara scopului, părțile interesate să cunoască și să preia aceste sarcini echipei corespunzătoare.

De exemplu, imaginați-vă că echipa dvs. de dezvoltare tocmai a terminat un proiect de redesignare a site-ului și vă dați seama că nu ați finalizat o sarcină pentru a actualiza imaginile banner pe site. După consultarea declarației dvs. de aplicare a proiectului, decideți că această sarcină nu este în afara domeniului, deoarece echipa dvs. a fost axată în primul rând asupra îmbunătățirilor infrastructurii. Prin urmare, treceți sarcina rămasă echipei de design, care poate folosi infrastructura pe care ați creat-o pentru a actualiza imaginile Banner.

3. Sarcini administrative complete

Acum că ați înfășurat capete libere, este timpul să abordăm partea administrativă a proiectului dvs. În timp ce sarcinile administrative pot varia în funcție de proiect, aici sunt unele comune de a lua în considerare:

Asigurați-vă că toate fișierele și activele proiectului sunt în locul potrivitși că părțile interesate știu unde sunt.

Actualizați documentația de proiect, ca.Documentația procesului, tabugetul proiectului, si al tauprogramul proiectului. În timpul acestui proces, comparați estimările la rezultatele reale pentru a vedea dacă ați fost corect. De exemplu, comparați rezultatele estimate vs. reale pentru bugetul dvs. și cronologia proiectului.

Asigurați-vă că documentele de proiect sunt semnate, ca orice contracte sau acorduri de furnizori.

Închideți toate contractelepentru consumabile, subcontractanți, donatori sau părți interesate similare.

Înfășurați finanțele proiectului. Asigurați-vă că plățile finale sunt primite sau trimise și trimiteți echipa de finanțe o actualizare cu numerele dvs. de buget final.

Asigurați-vă că membrii echipei au fost realocațila diferite proiecte.

Vindem sau transfer de echipamentesau alte resurse de proiect la diferite echipe după cum este necesar.

4. Notificați echipa dvs. despre pașii următori

Apoi, scrieți o notă echipei dvs. pentru a le completa în planul dvs. de înfășurare. Lăsați-i să știe despre pașii următori, cum ar fi modul în care veți aborda sau transfera proprietatea asupra oricărui rezultate remarcabile de proiecte. În plus, spuneți echipei dvs. despre închiderea evenimentelor pe care ar trebui să o participă, ca aretrospectiv , Proiect post-mortem, sau o întâlnire finală cu părțile interesate. Dacă doriți ca echipa dvs. să ofere feedback în timpul unei post-mortem, acum este momentul să le informați astfel încât să poată începe pregătirea.

5. Actualizați părțile interesate și trimiteți un raport final

După ce v-ați conectat cu echipa dvs., este timpul să vă sincronizați cu părțile interesate. Aceasta poate fi o actualizare asincronă, fie o întâlnire oficială de încheiere. Indiferent de formatul, asigurați-vă că includeți următoarele informații:

Un raport final, inclusiv un rezumat al proiectului dvs. realizat, cum a fost efectuat în comparație cu obiectivele pe care le-ați setat și cu orice succese sau eșecuri cheie.

O listă de elemente incomplete care au fost în scop, plus cum le veți aborda.

O listă de elemente incomplete care nu au fost în afara scopului, cu o explicație rapidă și detalii despre modul în care veți urmări echipa corespunzătoare.

O listă de urmărire rapidă pe care intenționați să o completați ca parte a proiectului dvs. curent sau să treceți la o altă echipă.

O cerere de feedback. În mod ideal, acest lucru poate fi scris de feedback sub forma unui chestionar sau sondaj.

6. Țineți un proiect post-mortem de proiect

Ținând A.Ședința post-mortem de proiectEste cea mai bună modalitate de a capta și revizui lecțiile învățate în timpul fiecărui proiect. În timpul unei post-mortem, membrii echipei au posibilitatea de a oferi feedback despre ceea ce a mers bine, ceea ce nu a mers bine și ce ar putea fi îmbunătățit pentru data viitoare.

Iată câteva sfaturi de luat în considerare înainte de a vă găzdui următorul post-mortem:

Trimiteți membrilor echipei o listă de întrebări pentru a gândi la cel puțin două zile înainte de întâlnirea post-mortem. Aceste întrebări pot fi la fel de simple ca: "Ce a mers bine, ce nu a mers bine și ce am învățat?" Acest lucru vă ajută să vă structurați gândurile în prealabil, astfel încât să se simtă pregătite și gata să participe.

În timpul întâlnirii, împărtășiți ecranul (dacă puteți) și să luați în mod activ note pentru a înregistra feedback-ul fiecărei persoane. În acest fel, echipa dvs. poate vedea că intrarea lor este evaluată.

Dați fiecărui membru al echipei dedicat timpului de a împărtăși feedbackul în timpul întâlnirii. În acest fel, puteți să vă asigurați că vocea tuturor sunt auzite.

Lăsați timp la sfârșitul întâlnirii dvs. pentru a mulțumi membrilor echipei pentru contribuția lor. Și când vă distrageți feedbackul în elemente de acțiune concretă (vom ajunge la asta în pasul următor), trimiteți echipa dvs. o actualizare pentru a le spune cum vă adresați preocupărilor.

7. Creați o foaie de parcurs pentru îmbunătățiri

După ce ați analizat modul în care a mers proiectul dvs., este timpul să vă uitați spre viitor. În acest moment, puteți folosi aProiectul de parcurs de proiectPentru a planifica modul în care vă veți îmbunătăți și repeta procesele finale de livrare și de gestionare:

Luați în considerare rezultatele testului final de la pasul unu și identificați orice problemă prioritară pe care doriți să o abordați. De exemplu, dacă mulți clienți se plâng de timpii de încărcare lentă, puteți prioritiza o inițiativă de îmbunătățire a vitezei de încărcare a site-ului.

Compilați feedbackul pe care l-ați primit de la părțile interesate și de echipa dvs. de proiect. Căutați teme comune și evidențiați orice elemente de acțiune pe care doriți să le adresați. De exemplu, dacă membrii echipei au împărtășit că nu au avut timp suficient pentru a finaliza sarcinile, puteți seta un element de acțiune pentru a adăuga un timp de tampon suplimentar în programele de proiect viitoare.

Creați o foaie de parcurs pentru a planifica cum și când veți aborda aceste elemente de acțiune.

Adresați-vă echipei dvs. pentru feedback-ul cu foaia de parcurs și să vă deconectați de la părțile interesate relevante.

Crearea unei foi de parcurs pentru îmbunătățiri viitoare vă asigură că continuați să vă îmbunătățiți și să repetați procesele finale de gestionare și gestionare a proiectelor. În plus, vă permite să închideți oficial proiectul actual, apoi să abordați orice îmbunătățiri într-o inițiativă complet nouă. În acest fel, puteți împiedica tragerea proiectelor până când rezultatul final este "perfect" (ceva care nu este într-adevăr atins oricum).

8. Sărbătoriți

Nu în ultimul rând, renunțați la timp pentru a sărbători realizările echipei dvs. Afișarea aprecierii este esențială pentru construirea unui puterniccultura organizationalași promovareaLucrul în echipă la locul de muncă .

Sărbătoarea poate veni în multe cadouri sau cărți asemănătoare formelor, un mesaj de mulțumire, o oră fericită de echipă sau chiar o după-amiază liberă de lucru. Luați în considerare dinamica echipei dvs. și preferințele fiecărui membru al echipei și alegeți opțiunea pe care o considerați că toată lumea va aprecia cel mai mult.

Închideți cu încredere

Înalt cinci - tocmai ați închis cu succes proiectul. Ați verificat toate cutiile și legați toate capetele libere. Acum puteți trece la următoarea inițiativă cu liniștea minții, știind că totul este îngrijit și aveți un plan concret pentru pașii următori.

Dacă doriți să vă standardizați procesul de închidere al echipei dvs., luați în considerare transformarea procesului de închidere a proiectului într-oȘablonul de proiect personalizat. Șabloanele vă permit să creați un set predefinit de pași (ca o listă de verificare) pe care le puteți duplica și reutiliza de fiecare dată când încheiați un proiect.