טיפים כדי ליצור את תבנית תהליך צריכת מושלם עבור פרויקט עבודה
ג'וזי מובילה אתצוות שיווקבחברת טק בגודל בינוני. כשם הנקודה למחלקה שלה, היא לעתים קרובות על הקצה המקבל שלבקשות הפרויקט הנכנסות .
לפעמים הם באים באמצעות דוא"ל או הודעות הודעה מיידית, בעוד פעמים אחרות הם מוזכרים כבדרך אגב פגישות. בכל הכנות, לפעמים אין כל בקשה אמיתית, והיא מרגישה כאילו היא צריכה לקרוא את דעתם של אנשים על מה שצריך לעשות.
זה הרבה בשביל לה ללהטט, והיא יודעת שהיא מבזבזת הרבה זמן שלה, כמו גם את הזמן והאנרגיה של כל הצוות שלה. אז היא על המשמר דרך טובה יותר לנהל אתפּרוֹיֶקטעבודה כי נוחת על הצלחת של הקבוצה שלה.
אחת הדרכים הטובות ביותר שלה לעשות זאת היא ליצור תהליך מוצלח שניתן לשכפל שוב ושוב. אז היא מחליטה ליצור תבנית תהליך צריכת כי היא יכולה להשתמש כדי לייעל את כל הבקשות האלה עבודה ולהגדיר את הקבוצה שלה להצלחה.
למה טמפלטיזציה? היתרונות של יצירת תבנית תהליך צריכת
סטנדרטיזציה זרימת תהליך צריכת העבודה ידרוש קצת עבודה מלפנים, אבל היתרונות רבים לעשות את זה שווה את זה. להלן רק כמה סיבות רבות כי מנהיגי הפרויקט כמו ג'וזי צריך לשקול יצירת פרויקט צריכת תהליך תבנית.
זה משפר עקביות.
ללא תהליך מוגדר במקום, או הבנהמהו תכנון משאביםלפרויקט,זה הרבה יותר מדי דברים ללכת לאיבוד בדשדוש. לבעלי פרויקט יש הבנה מועטה של מה שנדרש מהם כאשר מתווה פרויקט, ואת הצוות שלך אין דרך הוקמה קדימה. זה גורם לבלבול ועיכובים לכולם.
תהליך צריכת הפרויקט המוגדרת היטב מבטל את הבלבול על ידי מתן כל קבוצה של צעדים שיש לעקוב אחר כדי לבקש עבודה מהצוות שלך.
זה יעילתהליך ניהול הביקושעושה את זה קל לכולם לדעת מה צריך לקרות, כמו גם מה יקרה הבא.
זה מקבל לך את המידע שאתה צריך.
אתה מכיר היטב את המאבק של ההרגשה מוכן להתמודד עם פרויקט, רק כדי לגלות אין לך את כל המידע שאתה צריך. אז אתה מבזבז זמן מעקב אחר הפרטים החשובים האלה.
זה משוכה משותפת. בסקר של 300 מנהיגי סוכנות, 27% מהנשאלים מצאו תקצירים יצירתיים להיות לא שלמים או לא עקביים.
זה עוד תועלת של templatizing הפרויקט שלך תהליך זרימת תהליך - במיוחד עם שאלון או קצר יצירתי כי המבקשים צריך למלא. בטופס זה, עליך להגדיר שדות חובה (מנהל המשימות של UDN.עושה את זה קל!), כך שאתה בטוח כי לצוות שלך יש את כל המידע שהם צריכים מלפנים, ללא חבורה של מיותר זמן רב קדימה ואחורה.
זה פותח את הדלת לאוטומציה.
רוב הסיכויים, הנוכחי שלךניהול פרוייקטתהליך צריכת כרוך הרבה משימות חוזרות או חסרות דעת - דברים כמו הגדרת פרויקטים, הקצאת בעלים, ואת הגדרת מועדים. עם תהליך templatized במקום, זה הרבה יותר קל לזהות חתיכות חוזרות או ארציות של זרימת העבודה שיכול בקלות להיות אוטומטי.
את האחריות כמו יצירת הפרויקט שלךתוכנת ניהול עבודהואת הקצאה של משימות יכול בקלות להיותאוטומטיעם הכלי הנכון. בדרך זו, אתה והצוות שלך לא צריך לבזבז זמן על משימות אלה משק הבית והוא יכול לקבל ישר לעבודה שחשוב.
זה נותן לך ידית טובה יותר על עומס העבודה.
כאשר בקשות העבודה טסות מכל עבר, קשה לקבל ידית על כל מה שהצוות שלך עובד על כל זמן נתון.
אבל כאשר כל הבקשות מרוכזות ולעקוב אחר תהליך Templatized, יש לך הבנה מוצקה של כל הפרויקטים כי הם כרגע על צלחת הצוות שלך, כך שתוכל לנהל טוב יותר את מועדים ומשאבים ולהימנע מפזרת הצוות שלך רזה מדי.
זה חוסך לך זמן.
תסתכל אחורה על היתרונות הקודמים שהזכרנו, ואתה תבחין נושא נפוץ: הם לא רק לחסוך לך הרבה טרחה, אבל הם גם לחסוך לך הרבה זמן.
זה אחד ההטבות הגדולות של Templatizing תהליך צריכת הלקוח שלך או תהליך צריכת הפרויקט הפנימי שלך. עם זה במקום,אתה לא reinventing את הגלגל עבור כל בקשה לפרויקט חדש, אשר חוסך לך הרבה שעות (שלא לדבר טונות של אנרגיה).
6 שאלות כל טופס צריכת הפרויקט צריך לשאול
אתה נמכר על היתרונות של הגדרת תהליך צריכת עבודה תבנית. אבל לפני כן, אתה צריך להבין את התשובה לשאלה זו: מהם השלבים בתהליך צריכת?
אלה יכולים להשתנות בהתאם לצוות הייחודי שלך ואת הפרויקטים האופייניים שלך (כולם מבנים את התהליך שלהם אחרת). עם זאת, אנו ממליצים כי תהליך צריכת מתחיל עם הצעד הראשון חשוב:צורת צריכת הפרויקט .
זה בעצם שאלון או קצר יצירתי כי אנשים או צוותים נדרשים למלא על מנת לבקש כי הצוות שלך עובד על פרויקט.
שוב, בדיוק מה זה טופס ייראה יכול להיות תלוי במגוון גורמים. עם זאת, להלן כמה אגוזים וברגים שאלות שכל טופס צריך לשאול.
1. מי הוא נקודת האדם לפרויקט זה?
לעתים קרובות, מישהו יבקש פרויקט מהצוות שלך, אבל זה לא בהכרח אומר שהם יהיו אלה אשר מפקחים על התקדמות ולענות על שאלות כמו הצוות שלך יעבוד.
זו הסיבה שאלה זו כל כך חשובה.זה מבטיח לך וכל אחד אחר יודעים מי הבעלים של הפרויקט, אז אתה יכול להתקרב לאדם הנכון כאשר אתה צריך בהירות או כיוון.
סוג השדה הטוב ביותר לשימוש:תשובה קצרה
2. איזה סוג של פרויקט זה?
אחת השאלות הראשונות שלך טופס הכניסה שלך צריך לשאול הוא איזה סוג של הפרויקט מתבקש. לדוגמה, עם צוות השיווק של ג'וזי, היא צריכה לדעת איזה סוג של עבודה מתבקשת.מסע פרסום חברתי? פוסט בבלוג? סמינר? קמפיין דוא"ל? מִקרֶה?
זה פרט שאתה צריך לדעת מלפנים, כך שתוכל לקבל את ההקשר שאתה צריך. אבל צורות אלה הם אפילו יותר יעיל אם אתה יכול להשתמש בשאלה ראשונית זו כמסנן.
מנהל המשימות של UDN.טופסי בקשה דינמיתלהקל על חייט את שאר השאלון המבוסס על תגובה ראשונית זו. אם המבקש מציין כי הם צריכים לכתוב בלוג, השאלות הבאות תתייחסו רק לסוג זה של הפרויקט, והם לא יצטרכו לענות על כל שאלה לא רלוונטית.
סוג השדה הטוב ביותר לשימוש:להפיל
3. מהי המטרה העיקרית של הפרויקט הזה?
אתה לא רק צריך לדעת מה הפרויקט הוא - אתה צריך להבין את למה מאחורי זה. מה המטרה הכוללת?
זה משהו שהמבקשים צריכים להיות מסוגלים בבירור בעת השלמת צורת הכניסה שלך. הם צריכים גם להצביע על מדד מפתח כי הם יהיו ניטור כך שאתה על כל אותו דף על איך ההצלחה יוגדר.
לאחר מידע זה בהתחלה מאפשר לך להשלים את הפרויקט עם endgame בראש.
סוג השדה הטוב ביותר לשימוש:פסקה
4. מי הקהל לפרויקט זה?
לכל פרויקט ישקהל ספציפי, וזה פרספקטיבה חשובה לך לזכור כמו שאתה עובד על המשימה המבוקשת.
בתוך צורת הכניסה שלך, המבקשים חייבים לציין מי הקהל המיועד שלהם הוא. האם זה לצוות פנימי? הדירקטוריון? לקוחות או לקוחות? תת קבוצה מסוימת של אלה?
זה משהו שאתה צריך לדעת לפני שאתה לוקח צעד אחד קדימה.
סוג השדה הטוב ביותר לשימוש:תיבות סימון ותשובה קצרה
5. מהו התקציב לפרויקט זה?
כמובן, כשמדובר בקשות הפרויקט, כסף הוא דאגה בעולם האמיתי. אתה צריך לדעת כמה אתה יכול להשקיע בהשלמת הפרויקט הזה לפני שתבצע משאב אחד.
בעת מילוי טופס הכניסה, מבקשים צריכים לציין תקציבי שלהםאילוציםמיד - או לכל הפחות, טווח שהפרויקט צריך ליפול בתוך.
סוג השדה הטוב ביותר לשימוש:להפיל
6. מהי המועד האחרון להשלמת הפרויקט?
רוב הסיכויים, הצוות שלך לא להתמודד עם רק פרויקט אחד בכל פעם. אתה כל הזמן מטפל במטח של בקשות ממחלקות או לקוחות שונים. ו, כדי למעשה לתעדף את אלה, אתה צריך לדעת מתי כל פרויקט צריך להיות סיים.
על המבקשים לציין את תאריך ההשלמה הרצוי לפרויקט בעת שליחת הבקשה הראשונית. זה חכם להסביר כי התאריך הרצוי שלהם הוא לא ערובה - זה תלוי כמה עבודה כבר על הצלחת שלך.
בנוסף, כולל אזהרה ישירות על הטופס שלך על כמה שימו לב שאתה צריך להשלים פרויקט טיפוסי (אז אתה לא מקבל חבורה של בקשות של הרגע האחרון).
סוג השדה הטוב ביותר לשימוש:תאריכים
שאלות פוטנציאליות אחרות צורת צריכת העבודה שלך יכול לשאול ...
השאלות הנ"ל חשובות כמעט כל פרויקט וצוות, אך הטופס שלך צפוי לדרוש התאמה אישית נוספת ואולי אפילו שאלות נוספות. הנה כמה עוד שאתה יכול לשקול כולל על תבנית תהליך צריכת:
רוצה עוד יותר השראה כדי לקבל את הגלגלים שלך מסתובב?בדוק את התבניות האלהעבור 10 סוגים שונים של צורות בקשה.
Templatizing פרויקט העבודה שלך: הולך מעבר לצורת צריכת
טופס בקשה הושלם הוא הצעד הראשון בתרשים תהליך עבודה סטנדרטי תהליך, אבל זה באמת רק קצה הקרחון. אתה רוצה לעשות יותר מאשר רק templatize את הטופס צריכת - אתה רוצה templatize כל הפרויקט בעיטה תהליך.
אז פעם אחת הושלמה והוגשה, מה צריך לקרות הבא בפרויקט או לקוח צריכת תהליך זרימת התהליך? הנה השלבים הבאים שאתה ואת הצוות שלך צריך לקחת.
אוטומציה של יצירת פרויקטים ומשימות.
פרויקט לעתים קרובות פוגש צוואר בקבוק אחרי זה ביקש אבל לפני העבודה באמת מתחיל.
כחלק מתהליך הכנסה שלך, עליך לנקוט צעדים כדי להפוך את יצירתם של משימות ופרויקטים. בדרך זו, אלה נוצרים בתוך פלטפורמת ניהול העבודה שלך מיד (ללא כל עבודה נוספת ממך!) כך ההתקדמות יכולה להתחיל מיד.
עם מנהל המשימות של UDN. , זה פשוט כדי להפוך באופן אוטומטי לבקשות הפרויקט לתוך משימות או פרויקטים נבנו לחלוטין, שנוצרו מתבניות אתה יכול להתאים אישית.
אוטומציה של משימות המשימות.
באופן דומה, אתה ואת הצוות כולו שלך צריך להיות יישור על מי אחראי על מה כך הפרויקט יכול להתחיל לנוע. אתה לא יכול לחכות סביב מישהו כדי להגביר את הצלחת.
מסיבה זו, אתה צריך גם להפוך את המשימה של משימות לחברי צוות. זה מגביר את האחריות תוך כדי להבטיח שאין שאלה לגבי מי אמור להתחיל לעבוד.
בנוסף ליצירה אוטומטית של משימות ופרויקטים,מנהל המשימות של UDN.מאפשר לך להקצות באופן אוטומטי סוגים שונים של עבודה על סמך תגובות שדה מותאם אישית כגון מיקום, סוג הפרויקט או דרישות ספציפיות אחרות.
להשאיר זמן לבדיקה.
לאחר משימות אלה נוצרו והקצאות נעשו, לבנות מספיק זמן לתוך תהליך הכנסה שלך עבור חברי צוות כדי לסקור תרומות בודדות שלהם ואת הדרישות.
זה נותן להם הזדמנות להבטיח שיש להם מה שהם צריכים כדי להתחיל, כמו גם לשאול כל שאלות הבהרה יש להם על בקשת הפרויקט.
זכור כי שאלות אלה יש להביא לך או מי הוא מתנהג כמו אדם נקודה על הפרויקט עבור הצוות שלך, כך תקשורת נשארת מרוכזת זורם דרך אדם אחד.
לספק עדכון למבקש.
לאחר מכן, הגיע הזמן לעגל בחזרה עם המבקש הפרויקט המקורי לעשות כמה דברים:
עדיף לעשות את הדברים האלה כהערה על בפועלמְשִׁימָהאו פרויקט בתוך פלטפורמת ניהול העבודה שלך, כך שכל התקשורת והעדכונים הרלוונטיים נשארים במקום זה.
כדי להפוך את התהליך הזה אפילו מהר יותר, שמור את ההערה שלך טקסט איפשהו, כך שתוכל להשתמש במהירות בתור תבנית תגובה עבור כל עדכוני הבקשה בעתיד.
יש פגישה בעיטה.
במיוחד עבור פרויקטים מורכבים או ארוכים, ייתכן גם רוצה לתזמן אפגישת התנעהעבור כל מי יהיה יד בפרויקט זה.
פעולה כל כך מעבר לאישור ראשוני של קבלת ומאפשרת לכל בעלי העניין המפתח ליישר את הציפיות שלהם לפרויקט כך שתוכל להתחמק ממני כל בעיה או נושאים מרכזיים.
צור תבנית תהליך צריכת ו ייעל את עבודת הפרויקט שלך
כמו גם אתה וגם Josie הם לומדים במהירות, templatizing כל תהליך צריכת - מן הבקשה הראשונית למעשה להתחיל - מציע יתרונות רבים, כולל עקביות משופרת שפע של זמן שנשמר.
אמנם יש לך את הגמישות ליצור תהליך שעובד הכי טוב בשבילך ואת הצוות שלך, מבנה כללי צריכת תהליך לעקוב הוא:
לעשות את זה עבור כל פרויקט הצוות שלך צריך להשלים, ואתה תקלה פחות זמן ניהול התהליך ועוד זמן להתמקד במה שחשוב: לדפוק את הפרויקט מתוך הפארק.
מוכן לייעל את תהליך הכנסה שלך עוד יותר? להתחיל עם ניסיון חינם שלמנהל המשימות של UDN. .
ואם אתה רוצה ללמוד עוד על יצירת תבנית תהליך עבודה מושלמת, לבדוק את אלה מעקב הודעות:
