10 Larangan Manajemen Proyek untuk Mencegah Kegagalan Proyek
Seni manajemen proyek bukanlah sesuatu yang dapat diajarkan dan dipelajari secara instan. Terkadang dibutuhkan keterampilan semata untuk mengembangkan bakat untuk manajer proyek. Butuh bertahun-tahun untuk mencapai tingkat keahlian itu. Tidak peduli berapa banyak sertifikasi PM atau diploma yang Anda peroleh, Anda akan selalu menemukan ruang untuk perbaikan. Begitulah cara kerja dunia profesional hari ini.
Apakah Anda telah mengelola proyek dan tim selama 5 tahun atau 15, Anda selalu dapat menghindari jebakan di tempat kerja. Berikut adalah 10 dukunan manajemen proyek yang mungkin Anda dengar sejak selamanya. Namun, dalam semua kejujuran, "tidak boleh" ini membentuk hasil dari setiap proyek rutin:
1. Jangan mengasingkan tim Anda dari pengambilan keputusan:
Menurut studi Sage, tim yang terlibat dalam pengambilan keputusan bekerja dengan produktivitas, inovasi, dan motivasi yang lebih besar .
Ingat, Anda mendapatkan apa yang Anda dukung. Manajer proyek yang mendukung perilaku partisipatif, memiliki sedikit jumbah pada piring mereka untuk berurusan dengan. Tim manajer semacam itu terus-menerus menyadari tanggung jawab mereka sebagai .
Ketika Anda menyerahkan otonomi pengambilan keputusan kepada tim Anda, Anda menunjukkan kepada mereka kepercayaan yang Anda miliki dalam keterampilan mereka dan yang lebih penting dari nilai peran mereka.
Tim Anda tidak lagi merasa seperti mereka adalah robot yang tidak disengaja diprogram untuk mengikuti pedoman ketat dan sebagai hasilnya, mereka mengembangkan rasa pembebasan yang mendorong mereka untuk menuangkan upaya ekstra ke dalam proyek yang tidak hanya bergantung pada bahu manajer proyek mereka tetapi pada mereka kepala juga.
2. Jangan Melakukan Pertemuan Kosong Berteft of Agenda:
Peringkat # 2 dalam daftar ledakan manajemen proyek kami sedang melakukan pertemuan kosong.
Menurut sebuah laporan oleh Attentiv, 63% dari total pertemuan yang diadakan setiap tahun dilakukan tanpa agenda.
Ingat bocah yang menangis serigala? Nah, Anda tidak ingin menjadi manajer proyek yang meneriakkan pertemuan! Karena sangat mungkin suatu hari dalam waktu mungkin tiba ketika tim Anda akan dengan tegas berhenti percaya pada otoritas kepemimpinan Anda dan akan berhenti membayar perhatian yang signifikan terhadap pertemuan apa pun.
Tim Anda memandang Anda untuk bimbingan, delegasi, dan proyeksi masa depan, pertemuan yang tidak direncanakan hanyalah cara lain untuk membiarkan tim Anda turun dan mengkonfirmasi ketakutan mereka yang lebih buruk: manajer proyek mereka sama tidak mengerti seperti yang lainnya.
Siapa bilang Anda benar-benar harus melakukan pertemuan, tanpa lingkup rapat nyata atau agenda dalam pikiran? Kumpulkan tim Anda hanya ketika dan jika Anda memerlukan brainstorming bulat, pemecahan masalah kolaboratif dan pertukaran ide interaktif.
3. Jangan abaikan pencapaian kecil dalam menghadapi yang besar:
SEBUAHStudi Pengakuan Global, mengungkapkan bahwa 78% pekerja U. melaporkan bahwa diakui memotivasi mereka di pekerjaan mereka.
Ingat, tim Anda adalah jaringan manusia yang bekerja dari keringat alis mereka untuk memenuhi tenggat waktu yang serbalan, perbaiki bug yang mengganggu dan berbelok ke hasil yang membosankan satu demi satu.
Tentu, mereka pulang pada akhir hari untuk mengisi bahan bakar pada tidur, makanan dan keluarga, tetapi apakah Anda benar-benar berpikir tepukan di punggung mereka dari bos bukanlah sesuatu yang akan bekerja dengan keajaiban untuk mengerjakan kepercayaan mereka Keesokan harinya dan bekerja sepanjang waktu dengan dedikasi yang sama-sama unflinching?
Jadi, tidak peduli seberapa kecil pencapaiannya atau seberapa biasa tugas selesai, pastikan Anda memuji tim Anda, mengenali kerja keras mereka dan beri tahu mereka, Anda menghargai jumlah usaha yang mereka masukkan bukan hanya ikan yang lebih besar tetapi juga yang lebih kecil juga.
4. Jangan luput dari ritual umpan balik:
Peringkat # 4 dalam daftar ledakan manajemen proyek kami menghindari umpan balik.
"Ulasan kinerja tahunan sering dianggap waktu - menyebalkan dokumen yang tidak berarti dan pertemuan canggung antara manajer dan bawahan yang tiba-tiba tampak seperti orang asing," jelas Katie Donovan dalam sebuah wawancara denganForbes. .
Memasukkan sistem umpan balik yang sedang berlangsung di mana Anda memberikan masukan reguler kepada anggota tim Anda pada kinerja mereka.
Tidak ada yang bekerja 7 jam sehari, 5 hari seminggu, hanya untuk mendapatkan gaji, kecuali tentu saja, mereka bekerja di pabrik dengan metodologi tetap yang membutuhkan sedikit untuk tidak memantau seorang manajer.
Duduk bersama anggota tim Anda secara individual, menilai pekerjaan mereka dan memberi tahu mereka apa pendapat Anda tentang proses kerja mereka. Tim Anda tumbuh subur pada kata-kata Anda dan apa pendapat Anda tentang mereka. Umpan balik Anda, baik kritik konstruktif atau empati suportif, adalah kekuatan yang mendorong mereka untuk hasil yang lebih baik.
5. Jangan mengarahkan untuk mengotomatiskan alur kerja manajemen Anda:
Survei Manajemen Proyek KPMG 2017melaporkan 80% organisasi, menggunakan lebih dari satu metodologi manajemen proyek.
Jika Anda berpikir Anda dapat mengelola beberapa proyek, melacak waktu, memantau anggaran proyek dan memperkirakan dan menilai kinerja tim semua dengan upaya dua tangan fana dan satu otak, pikirkan lagi.
SEBUAHAlat Manajemen TugasAkan membantu merampingkan semua administratif serta kemasan teknis yang sebaliknya menjadi mishmash besar untuk-DOS, email, tanggal jatuh tempo, pengingat dan undangan rapat yang hilang atau menjadi rasa sakit di kepala untuk dikelola.
6. Jangan mengubah pekerjaan tim Anda:
Yang ke-6 tidak pada daftar manajemen proyek kami adalah manajemen mikro di tempat kerja.
SEBUAHTrinity Solutions SurveiLaporan bahwa 85% karyawan mengungkapkan bahwa kekerasan mikro memiliki dampak negatif pada moral mereka, sedangkan 71% responden mengatakan itu berfungsi sebagai hambatan dalam kinerja mereka.
Jangan terlalu memanjakan diri dalam proses kerja tim Anda. Tim Anda membutuhkan ruang untuk bernafas dan berfungsi dengan percaya diri. Sedangkan Anda benar-benar dapat menghemat waktu dan energi untuk mengabaikan aspek-aspek lain dari proyek.
Tinjauan konstan tentang laporan kinerja dan pembaruan tugas sehari-hari cenderung mencekik bagi karyawan dan juga menyebabkan ketegangan pada kepercayaan yang sangat penting untuk pemeliharaan sinergi tertentu antara manajemen dan tim.
7. Jangan memprioritaskan urgensi atas kepentingan:
Ambillah dari Allan Koltin, CEO Koltin Consulting Group Inc, yang menyarankan untuk membuat 3 kategori untuk menempatkan tugas-tugas prioritas tinggi Anda di: harus dilakukan, harus dilakukan, baik untuk dilakukan.
Sebagai manajer proyek, Anda memiliki daftar api yang tidak pernah berakhir, tugas untuk mengurus dan berencana untuk mengeksekusi. Dan sementara Anda menyulap semua ini dan berusaha untuk menyenangkan semua orang, Anda secara tidak sengaja menjalankan risiko salah urus, klien atau pemangku kepentingan yang tidak bahagia, dan komunikasi yang tidak merata.
Untuk secara efektif memecah tugas mendesak Anda, memanfaatkanMatriks prioritas tindakan. Matriks ini membantu menyederhanakan keputusan Anda karena memanfaatkan matriks Anda harus menilai tugas-tugas Anda terutama berdasarkan dampaknya dan upaya yang diperlukan untuk mengejar mereka.
8. Jangan menetapkan tenggat waktu yang tidak realistis:
Peringkat # 8 dalam daftar donents manajemen proyek kami adalah menetapkan tenggat waktu yang tidak realistis dan tidak dapat diraih.
"Aturannya adalah, tidak ada tujuan yang tidak realistis. Hanya ada tenggat waktu yang tidak realistis "- Tracy Otak
Ada sesuatu yang disebut ambisius. Itu membawa Anda ke tempat. Dan kemudian ada sesuatu yang disebut terlalu ambisius. Ini praktis bisa menghancurkanmu. Mengatur tenggat waktu yang tidak mungkin dicapai, tidak hanya menghasilkan burnout karyawan tetapi meninggalkan seluruh alur kerja yang tergantung dalam urutan yang tidak teratur dan tidak terstruktur.
Karyawan mulai menghadapi penurunan, secara moral ketika mereka tidak dapat memenuhi tenggat waktu yang mustahil secara manusiawi ini. Konsekuensi jangka pendek ini kemudian berubah menjadi konsekuensi jangka panjang yang mengakibatkan pergantian karyawan. Secara bertahap tim mulai hancur, pindah ke padang rumput yang lebih hijau di tempat lain.
9. Jangan mengabaikan risiko proyek sebagai masalah kecil:
"Di dunia bisnis, cermin spion selalu lebih jelas daripada kaca depan" - Warren Buffet
Mengidentifikasi risiko, penghalang jalan yang tak terlihat, dan merumuskan rencana mitigasi adalah komponen vital dari manajemen proyek.
Setiap proyek rentan terhadap satu atau lebih jenis kerentanan, yang dapat beralih untuk membahayakan integritas seluruh proyek jika dibiarkan tanpa pengawasan.
Menjaga repositori risiko yang solid membantu memberi semua orang pada tim ide yang jelas dan transparan tentang seberapa sehat dan stabil proyek.
GunakanAlat Manajemen RisikoUntuk membantu Anda berlatih penilaian risiko yang cepat dan adroit, pelaporan dan mitigasi.
10. Jangan retribusi beban ekstra ke tim kekurangan staf:
Yang terakhir tidak pada daftar manajemen proyek kami adalah memuntahkan beban kerja yang luar biasa pada tim proyek.
Menurut rekan penelitian survei Princeton, hampir 70% pekerja merasa seolah-olah mereka memiliki terlalu banyak pekerjaan pada piring mereka.
Ini seharusnya tidak mengejutkan bagi Anda tetapi semakin besar tingkat karyawan yang ditekan, semakin besar pergantian karyawan Anda, penurunan produktivitas dan akhirnya gagal untuk memberikan.
Hindari kram anggota tim Anda dengan laju kerja besar di atas tugas yang sudah ada. Anda mungkin ingin memperluas tim Anda untuk membagi beban kerja jika terjadi alur kerja yang lebih cepat dan lebih halus.
Jauh lebih nyaman untuk merekrut tim Anda dengan bijak sebelum proyek dimulai.
Mengevaluasi dan menilai anggota mana yang memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu.
Dan menghitung estimasi yang solid dari sumber daya yang cukup yang akan dibutuhkan pada setiap tahap proyek. Dengan cara ini Anda dapat membuat penggunaan sumber daya Anda secara maksimal dan setiap anggota memberikan yang terbaik dari perannya.
