10 Don'ts of Project Management for at forhindre projektfejl
Art of Project Management er ikke noget, der kan læres og læres øjeblikkeligt. Nogle gange tager det en ren færdighed at udvikle en evne til projektledere. Det kunne tage år at nå det niveau af ekspertise. Uanset hvor mange PM certificeringer eller eksamensbeviser du erhverver, vil du altid finde plads til forbedring. Sådan fungerer den professionelle verden i disse dage.
Uanset om du har styret projekter og hold i 5 år eller 15, kan du altid undgå at køre ind i arbejdspladsen. Her er 10 don'ts af projektledelse, som du måske har hørt siden for evigt. Men i ærlighed, disse "don'ts" forme resultatet af hvert rutinemæssigt projekt:
1. Udnien ikke dit hold fra beslutningstagning:
Ifølge en SAGE undersøgelse, hold, der var involveret i beslutningsprocessen arbejdet med større produktivitet, innovation og motivation .
Husk, du får hvad du støtter. Projektledere, der godkendte deltagende adfærd, har mindre jumble på deres plader til at håndtere. Hold af sådanne ledere er konstant opmærksomme på deres ansvar som .
Når du overleverer autonomi for beslutningstagning til dit team, viser du dem den tillid, du har i deres færdigheder, og vigtigere er værdien af deres rolle.
Dit hold føles ikke længere, at de er ufrivillige robotter, der er programmeret til at følge strenge retningslinjer, og som følge heraf udvikler de en følelse af befrielse, der fremdriver dem til at hælde ekstra indsats i projektet, der ikke kun afhænger af skuldrene i deres projektleder, men på deres Hoveder også.
2. Gennemfør ikke tomme møder beredt af dagsordenen:
Ranking nr. 2 På vores liste over Don'ts of Project Management gennemfører tomme møder.
Ifølge en rapport af Attentiv, 63% af de samlede møder, der afholdes årligt, udføres uden dagsorden.
Husk den dreng, der græd ulv? Nå, du vil ikke være projektleder, der råbte møder! For det er meget sandsynligt en dag i tide, kan ankomme, når dit hold vil kategorisk stoppe med at tro på din lederskabsmyndighed og vil holde op med at betale nogen betydelig opmærksomhed på møder af enhver art.
Dit hold ser op til dig for vejledning, delegation og fremtidige fremskrivninger, dårlige planlagte møder er bare en anden måde at lade dit hold ned og bekræfte deres værre frygt: deres projektleder er lige så clueless som resten af dem.
Hvem sagde, at du absolut skal gennemføre et møde, uden reelt mødeområde eller dagsorden i tankerne? Indsamle kun dit hold, når og hvis du har brug for enstemmig brainstorming, samarbejdsproblemer, der løser og interaktiv udveksling af ideer.
3. Undgå ikke små præstationer i lyset af de store:
EN Global Recognition Study., afslørede, at 78% af U.S-arbejdstagerrapporterer, at den anerkendte motiverer dem på deres job.
Husk, at dit hold er et netværk af mennesker, der arbejder fra sveden af deres pande, for at møde galt deadlines, fix pesky irriterende bugs og dreje i kedelige leverancer hinanden efter hinanden.
Sikker på, de går hjem i slutningen af dagen for at genoplive i søvn, mad og familie, men tror du virkelig, at en klapp på ryggen fra chefen ikke er noget, der vil fungere vidundere til at øge deres tillid til at komme til at arbejde Næste dag og arbejde døgnet rundt med lige så utilfredshed dedikation?
Så uanset hvor lille præstationen er eller hvor almindelig af en opgave er afsluttet, skal du sørge for at applaudere dit hold, genkende deres hårde arbejde og lade dem vide, du sætter pris på mængden af indsats, de sætter i stegning ikke bare den større fisk, men de mindre også.
4. Undkobl ikke feedback ritual:
Ranking # 4 På vores liste over Don'ts of Project Management undgår feedback.
"Årlige resultater Anmeldelser ofte betragtes som time-suger af meningsløse papirarbejde og akavede møder mellem leder og underordnet, der pludselig virker som fremmede," forklarer Katie Donovan i et interview medForbes. .
Indstil et igangværende system af feedback, hvor du giver regelmæssig input til dine holdmedlemmer på deres præstationer.
Ingen arbejder 7 timer om dagen, 5 dage om ugen, simpelthen for at få en lønseddel, medmindre de selvfølgelig arbejder på en fabrik med faste metoder, der kræver lidt uden overvågning på vegne af en leder.
Sid sammen med dine holdmedlemmer individuelt, vurdere deres arbejde og fortælle dem, hvad du synes om deres arbejdsproces. Dit hold trives på dine ord og hvad du synes om dem. Din feedback, det være sig konstruktiv kritik eller støttende empati, er den kraft, der driver dem til bedre resultater.
5. Styr ikke fra at automatisere din ledelsesarbejde:
KPMGs projektledelsesundersøgelse 2017Rapporteret 80% af organisationerne, brug mere end en projektstyringsmetode.
Hvis du mener, at du kan styre flere projekter, spore tid, overvåge projektbudget og estimater og vurdere teamets ydeevne alt ved at indsatsen på to dødelige hænder og en enkelt hjerne, tænk igen.
EN Task Management Tool.vil hjælpe med at strømline hele administrativt og den tekniske glut, som ellers bliver en enorm mishums of to-dos, e-mails, forfaldsdatoer, påmindelser og møde invitationer, der enten går tabt eller bliver en smerte i hovedet til at styre.
6. Micromanage ikke dit holds arbejde:
Den 6. ikke på vores liste over don'ts of Project Management er mikromanagement på arbejdspladsen.
EN Trinity Solutions Survey.Rapporter, at 85% af medarbejderne viste, at mikromanagementet havde en negativ indvirkning på deres moral, mens 71% af respondenterne sagde, at den tjente som en hindring i deres præstationer.
Afstå fra over-indulging i dit holds arbejdsproces. Dit hold har brug for sin plads til at trække vejret og fungere trygt. Mens du virkelig kunne spare tid og energi til at overse andre vigtigere aspekter af projektet.
Konstant overblik over præstationsrapporter og daglige opgavereopdateringer har tendens til at være kvælende for medarbejderne og forårsager også en belastning på den tillid, der er afgørende for vedligeholdelsen af en bestemt synergi mellem ledelsen og holdet.
7. Prioriterer ikke uopsættelighed over vigtigheden:
Tag det fra Allan Koltin, administrerende direktør for Koltin Consulting Group Inc, som foreslår at oprette 3 kategorier for at placere dine højtstående opgaver i: skal gøre, skal gøre, rart at gøre.
Som projektleder har du en uendelig liste over brande, der skal udpege, opgaver til at tage sig af og planlægger at udføre. Og mens du jonglerer alle disse og forsøger at behage alle, driver du utilsigtet en høj risiko for dårlig forvaltning, ulykkelige klienter eller interessenter og patchy kommunikation.
For effektivt at nedbryde dine presserende opgaver, skal du gøre brug afAction Priority Matrix.. Denne matrix hjælper med at forenkle din beslutning for dig, fordi du skal bruge matrixen, du skal vurdere dine opgaver, primært baseret på deres indflydelse og den indsats, der er nødvendig for at forfølge dem.
8. Indstil ikke urealistiske deadlines:
Ranking # 8 På vores liste over Don'ts of Project Management sætter urealistiske, uopnåelige frister.
"Reglen er, der er ingen urealistiske mål. Der er kun urealistiske deadlines "- Brain Tracy
Der er en ting, der hedder at være ambitiøs. Det tager dig steder. Og så er der en ting, der hedder at være over-ambitiøs. Dette kunne næsten ødelægge dig. Indstilling af frister, der er umulige at opnå, ikke kun resulterer i medarbejderbrænde, men efterlader hele workflow hængende i en uorganiseret og ustruktureret rækkefølge.
Medarbejdere begynder at stå over for en dråbe, i moral, når de ikke er i stand til at opfylde disse menneskelige umulige deadlines. Disse kortsigtede forgreninger bliver derefter til langsigtede konsekvenser, der resulterer i medarbejderomsætning. Gradvist begynder holdet at desintegreres, flytte til grønnere græsgange andetsteds.
9. Overser ikke projektrisici som småproblemer:
"I erhvervslivet er det bageste spejl altid klarere end forruden" - Warren Buffet
Identifikation af risici, usynlige vejkørsel og formulering af afbødningsplaner er en vigtig del af projektledelsen.
Hvert projekt er tilbøjelig til en eller flere former for sårbarhed, der kan vende for at bringe integriteten af hele projektet i fare, hvis det ikke er opstået.
At holde et solidt lager af risici hjælper med at give alle på holdet en klar og gennemsigtig ide om, hvor sundt og stabilt et projekt er.
Brug enRisikostyringsværktøjFor at hjælpe dig med at udøve hurtig og adroit risikovurdering, rapportering og afhjælpning.
10. Lever ikke ekstra belastning til et underbemandet hold:
Den sidste ikke på vores liste over Don'ts of Project Management opkræver overvældende arbejdsbyrde på projektgruppen.
Ifølge Princeton Survey Research Associates føler næsten 70% af arbejdstagerne, at de har for meget arbejde på deres plader.
Dette skulle være uden overraskelse for dig, men jo større er niveauet af stressede medarbejdere, desto større er din medarbejderomsætning, falder i produktiviteten og i sidste ende manglende levering.
Undgå at krampe dine teammedlemmer med store vinkler af arbejde på toppen af allerede eksisterende opgaver. Du vil måske udvide dit team til at opdele arbejdsbyrden i tilfælde af en hurtigere, finere workflow.
Det er langt mere bekvemt at rekruttere dit hold klogt, før projektet starter.
Evaluere og vurdere hvilket medlem der har det færdige sæt, der er nødvendigt for at få et bestemt job udført.
Og beregne et solidt skøn over tilstrækkelige ressourcer, der vil være nødvendige på hvert trin i projektet. På denne måde får du maksimalt brug af dine ressourcer, og hvert medlem leverer til det bedste af hans / hendes rolle.
