10 Donts of Project เพื่อป้องกันไม่ให้โครงการล้มเหลว
ศิลปะการจัดการโครงการไม่ใช่สิ่งที่สามารถสอนและเรียนรู้ได้ทันที บางครั้งทักษะที่แท้จริงในการพัฒนาความสามารถพิเศษสำหรับผู้จัดการโครงการ อาจใช้เวลาหลายปีในการเข้าถึงระดับความเชี่ยวชาญนั้น ไม่ว่าคุณจะได้รับการรับรอง PM หรือ Diplomas กี่ครั้งคุณจะพบกับห้องสำหรับการปรับปรุงเสมอ นั่นเป็นวิธีที่โลกมืออาชีพทำงานในปัจจุบัน
ไม่ว่าคุณจะได้รับการจัดการโครงการและทีมเป็นเวลา 5 ปีหรือ 15 ปีคุณสามารถหลีกเลี่ยงการทำงานสู่หลุมพรางในที่ทำงานได้ตลอดเวลา นี่คือ 10 Don'ts ของการจัดการโครงการที่คุณอาจได้ยินมาตั้งแต่ตลอดไป อย่างไรก็ตามในความซื่อสัตย์ทั้งหมดเหล่านี้ "Don'ts" เหล่านี้เป็นรูปร่างของทุกโครงการประจำ:
1. อย่าแปลกแยกทีมของคุณจากการตัดสินใจ:
ตามการศึกษา Sageทีมที่มีส่วนร่วมในการตัดสินใจทำงานร่วมกับประสิทธิภาพการผลิตนวัตกรรมและแรงจูงใจที่มากขึ้น .
จำไว้ว่าคุณได้รับสิ่งที่คุณรับรอง ผู้จัดการโครงการที่รับรองพฤติกรรมการมีส่วนร่วมมีความสับสนน้อยลงบนจานของพวกเขาเพื่อจัดการกับ ทีมผู้จัดการดังกล่าวตระหนักถึงความรับผิดชอบของพวกเขาอย่างต่อเนื่อง .
เมื่อคุณมอบความเป็นอิสระของการตัดสินใจให้กับทีมของคุณคุณแสดงให้พวกเขาเห็นความไว้วางใจที่คุณมีในทักษะของพวกเขาและที่สำคัญกว่าคือคุณค่าของบทบาทของพวกเขา
ทีมของคุณไม่รู้สึกเหมือนพวกเขาเป็นหุ่นยนต์ที่ไม่สมัครใจที่ตั้งโปรแกรมให้ปฏิบัติตามแนวทางที่เข้มงวดและเป็นผลให้พวกเขาพัฒนาความรู้สึกของการปลดปล่อยที่ผลักดันให้พวกเขาสามารถใช้ความพยายามพิเศษในโครงการซึ่งต้องอาศัยไม่เพียง แต่ในไหล่ของผู้จัดการโครงการของพวกเขาเท่านั้น หัวเช่นกัน
2. อย่าดำเนินการประชุมที่ว่างเปล่าของวาระการประชุม:
อันดับ # 2 ในรายการ Don'ts ของการจัดการโครงการคือการประชุมที่ว่างเปล่า
ตามรายงานโดย Attentiv, 63% ของการประชุมทั้งหมดที่จัดขึ้นเป็นประจำทุกปีจะดำเนินการโดยไม่มีวาระการประชุม
จำเด็กผู้ชายที่ร้องไห้หมาป่า? คุณไม่ต้องการที่จะเป็นผู้จัดการโครงการที่ร้องไห้การประชุม! เพราะมีโอกาสสูงในเวลาที่ทีมของคุณจะหยุดการเชื่อในการเป็นผู้นำของคุณอย่างเด็ดขาดและจะออกจากการให้ความสนใจอย่างมีนัยสำคัญกับการประชุมของธรรมชาติใด ๆ
ทีมของคุณจะขึ้นอยู่กับการแนะนำการมอบอำนาจและการคาดการณ์ในอนาคตการประชุมที่ไม่ดีเป็นเพียงวิธีอื่นในการปล่อยให้ทีมของคุณลดลงและยืนยันความกลัวที่เลวร้ายยิ่งของพวกเขา: ผู้จัดการโครงการของพวกเขาเป็นเพียง Clueless เป็นส่วนที่เหลือของพวกเขา
ใครบอกว่าคุณต้องดำเนินการประชุมโดยไม่มีขอบเขตการประชุมจริงหรือวาระการประชุมในใจ? รวบรวมทีมของคุณเฉพาะเมื่อและถ้าคุณต้องการระดมสมองเป็นเอกฉันท์การแก้ปัญหาความร่วมมือและการแลกเปลี่ยนความคิดแบบโต้ตอบ
3. อย่าเพิกเฉยต่อความสำเร็จเล็กน้อยในการเผชิญกับคนที่มีขนาดใหญ่:
ให้การศึกษาการจดจำทั่วโลกเปิดเผยว่า 78% ของพนักงานของ U.S รายงานว่าการได้รับการยอมรับเป็นแรงบันดาลใจในงานของพวกเขา
โปรดจำไว้ว่าทีมของคุณเป็นเครือข่ายของมนุษย์ที่ทำงานจากเหงื่อของคิ้วไปที่จะเป็นไปตามกำหนดเวลาที่น่ากลัวแก้ไขข้อบกพร่องที่น่ารำคาญที่น่ารำคาญและเปลี่ยนเป็นสิ่งส่งมอบที่น่าเบื่อหนึ่งหลัง
แน่นอนว่าพวกเขากลับบ้านในตอนท้ายของวันเพื่อเติมเชื้อเพลิงในการนอนหลับอาหารและครอบครัว แต่คุณคิดว่าการตบเบา ๆ ของพวกเขาจากเจ้านายไม่ใช่สิ่งที่จะทำงานกับสิ่งมหัศจรรย์ในการเพิ่มความมั่นใจในการทำงาน วันถัดไปและทำงานตลอดเวลาด้วยการอุทิศตนที่ไม่น่าเชื่ออย่างเท่าเทียมกัน?
ดังนั้นไม่ว่าความสำเร็จจะมีขนาดเล็กเพียงใด คนที่เล็กกว่าเช่นกัน
4. อย่าหลบหนีข้อเสนอแนะพิธีกรรม:
อันดับที่ 4 ในรายการ Don'ts ของการจัดการโครงการคือการหลีกเลี่ยงความคิดเห็น
"บทวิจารณ์การแสดงประจำปีมักจะถือว่าเป็นเวลาที่ใช้งานเอกสารที่ไม่มีความหมายและการประชุมที่น่าอึดอัดใจระหว่างผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชาที่ดูเหมือนคนแปลกหน้า" Katie Donovan ในการสัมภาษณ์ฟอร์บ .
กระตุ้นระบบการตอบรับที่ดำเนินต่อไปซึ่งคุณให้ข้อมูลเข้ากับสมาชิกในทีมเป็นประจำเกี่ยวกับการแสดงของพวกเขา
ไม่มีใครทำงานได้ 7 ชั่วโมงต่อวัน 5 วันต่อสัปดาห์เพียงเพื่อรับ Paycheck เว้นแต่แน่นอนว่าพวกเขากำลังทำงานในโรงงานที่มีวิธีการแก้ไขที่ต้องมีการติดตามเพียงเล็กน้อยในนามของผู้จัดการ
นั่งกับสมาชิกในทีมของคุณทีละคนประเมินผลงานของพวกเขาและบอกสิ่งที่คุณคิดว่ากระบวนการทำงานของพวกเขา ทีมของคุณเติบโตตามคำพูดของคุณและสิ่งที่คุณคิดของพวกเขา ความคิดเห็นของคุณไม่ว่าจะเป็นคำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์หรือการเอาใจใส่สนับสนุนเป็นพลังที่ขับเคลื่อนพวกเขาไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
5. อย่าคัดท้ายจากการทำงานของการจัดการของคุณโดยอัตโนมัติ:
การสำรวจการจัดการโครงการของ KPMG 2017รายงาน 80% ขององค์กรใช้วิธีการจัดการโครงการมากกว่าหนึ่งรายการ
หากคุณคิดว่าคุณสามารถจัดการหลายโครงการเวลาติดตามตรวจสอบงบประมาณโครงการและการประมาณการและประเมินประสิทธิภาพของทีมโดยความพยายามของมือสองของมนุษย์และสมองเดียวคิดอีกครั้ง
ให้เครื่องมือการจัดการงานจะช่วยปรับปรุงการบริหารทั้งหมดรวมถึงโททับทางเทคนิคซึ่งกลายเป็นมิฉะนั้นจะกลายเป็น MishMash จำนวนมากถึง DOS, อีเมลวันที่ครบกำหนด, การแจ้งเตือนและการเชิญประชุมที่สูญหายหรือกลายเป็นความเจ็บปวดในหัวเพื่อจัดการ
6. อย่าทำงานของทีมงานของคุณ:
อันดับที่ 6 ไม่ได้อยู่ในรายชื่อของการจัดการโครงการของเราคือการจัดการ micromanagement
ให้การสำรวจโซลูชั่นทรินิตี้รายงานว่าพนักงาน 85% เปิดเผยว่า micromanagement มีผลกระทบเชิงลบต่อขวัญกำลังใจในขณะที่ 71% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าเป็นอุปสรรคในการแสดงของพวกเขา
ละเว้นจากการดื่มด่ำกับกระบวนการทำงานของทีมของคุณ ทีมของคุณต้องการพื้นที่ในการหายใจและทำหน้าที่อย่างมั่นใจ ในขณะที่คุณสามารถประหยัดเวลาและพลังงานเพื่อมองข้ามสิ่งสำคัญอื่น ๆ ของโครงการ
ภาพรวมที่คงที่ของรายงานประสิทธิภาพและการอัปเดตงานประจำวันมีแนวโน้มที่จะหายใจไม่ออกสำหรับพนักงานและทำให้ความเครียดในความไว้วางใจที่สำคัญสำหรับการบำรุงรักษาการทำงานร่วมกันระหว่างการจัดการและทีม
7. อย่าให้ความสำคัญกับความเร่งด่วนเกินความสำคัญ:
รับจาก Allan Koltin ซีอีโอของ Koltin Consulting Group Inc ซึ่งแสดงให้เห็นถึงการสร้าง 3 หมวดหมู่เพื่อให้งานที่มีลำดับความสำคัญสูงของคุณใน: ต้องทำควรทำดีที่ต้องทำ
ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณมีรายการไฟที่ไม่มีที่สิ้นสุดเพื่อนำออกงานเพื่อดูแลและวางแผนที่จะดำเนินการ และในขณะที่คุณเล่นปาหี่เหล่านี้ทั้งหมดและพยายามที่จะทำให้ทุกคนพอใจคุณได้รับความเสี่ยงสูงในการจัดการที่ผิดพลาดลูกค้าที่ไม่มีความสุขหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและการสื่อสารเป็นหย่อม ๆ
เพื่อทำลายงานเร่งด่วนของคุณอย่างมีประสิทธิภาพใช้ประโยชน์จากเมทริกซ์ลำดับความสำคัญการกระทำ. เมทริกซ์นี้ช่วยให้การตัดสินใจของคุณง่ายขึ้นเพราะการใช้เมทริกซ์คุณต้องประเมินผลงานของคุณตามผลกระทบและความพยายามที่จำเป็นในการไล่ตาม
8. อย่าตั้งค่ากำหนดเวลาที่ไม่สมจริง:
อันดับที่ 8 ในรายการ Don'ts ของการจัดการโครงการคือการตั้งค่ากำหนดเวลาที่ไม่สมจริงและไม่สามารถทำได้
"กฎคือไม่มีเป้าหมายที่ไม่สมจริง มีเพียงกำหนดเวลาที่ไม่สมจริง "- สมองเทรซี่
มีสิ่งที่เรียกว่ามีความทะเยอทะยาน มันใช้เวลาคุณ แล้วมีสิ่งที่เรียกว่ามีความทะเยอทะยานมากเกินไป นี่อาจทำลายคุณได้ การตั้งค่ากำหนดเวลาที่เป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุเป้าหมายไม่เพียง แต่ผลลัพธ์ในการเหนื่อยหน่ายของพนักงาน แต่ทิ้งเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดที่แขวนอยู่ในลำดับที่ไม่เป็นระเบียบและไม่มีโครงสร้าง
พนักงานเริ่มเผชิญหน้ากับการตกต่ำในขวัญกำลังใจเมื่อพวกเขาไม่สามารถตอบสนองกำหนดเวลาที่เป็นไปไม่ได้มนุษย์เหล่านี้ ดังนั้นการแยกระยะสั้นเหล่านี้จึงกลายเป็นผลที่ตามมาระยะยาวซึ่งส่งผลให้พนักงานหมุนเวียน ทีมค่อย ๆ เริ่มสลายตัวย้ายไปหาทุ่งหญ้าที่เขียวขจีที่อื่น
9. อย่ามองข้ามความเสี่ยงของโครงการเป็นปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ :
"ในโลกธุรกิจกระจกมองหลังนั้นชัดเจนกว่ากระจกหน้ารถเสมอ" - Warren Buffet
การระบุความเสี่ยงสิ่งกีดขวางบนถนนที่มองไม่เห็นและแผนการลดการกำหนดเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการโครงการ
ทุกโครงการมีแนวโน้มที่จะมีช่องโหว่หนึ่งประเภทขึ้นไปที่สามารถเปลี่ยนเป็นอันตรายต่อความสมบูรณ์ของโครงการทั้งหมดหากไม่ต้องใส่ข้อมูล
การรักษาความเสี่ยงที่มั่นคงของความเสี่ยงช่วยให้ทุกคนในทีมเป็นแนวคิดที่ชัดเจนและโปร่งใสของโครงการที่มีสุขภาพดีและมั่นคง
ใช้เครื่องมือการจัดการความเสี่ยงเพื่อช่วยให้คุณฝึกการประเมินความเสี่ยงที่รวดเร็วและอยู่อาศัยการรายงานและการลดลง
10. อย่าเรียกเก็บเงินมากเป็นพิเศษกับทีมที่เหมาะสม:
สุดท้ายไม่ได้อยู่ในรายชื่อของเราในการจัดการโครงการของเราคือการจัดเก็บภาระงานที่ท่วมท้นบนทีมงานโครงการ
ตามที่ผู้ร่วมงานวิจัยสำรวจพรินซ์ตันเกือบ 70% ของคนงานรู้สึกราวกับว่าพวกเขามีงานมากเกินไปบนจานของพวกเขา
สิ่งนี้ไม่น่าแปลกใจสำหรับคุณ แต่ยิ่งระดับของพนักงานที่เครียดมากเท่าไหร่การหมุนเวียนพนักงานของคุณก็ยิ่งเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและในที่สุดก็ล้มเหลวในการส่งมอบ
หลีกเลี่ยงการทำให้เป็นตะคริวสมาชิกในทีมของคุณด้วย Anvils ขนาดใหญ่ของการทำงานที่ด้านบนของงานที่มีอยู่แล้ว คุณอาจต้องการขยายทีมของคุณเพื่อแบ่งภาระงานในกรณีที่เร็วขึ้นเวิร์กโฟลว์ที่ละเอียดกว่า
สะดวกในการรับสมัครทีมของคุณอย่างชาญฉลาดก่อนที่โครงการจะเริ่มทำงาน
ประเมินและประเมินว่าสมาชิกใดที่มีชุดทักษะที่จำเป็นในการทำงานที่แน่นอน
และคำนวณการประมาณการที่มั่นคงของทรัพยากรที่เพียงพอที่จะต้องใช้ในแต่ละขั้นตอนของโครงการ วิธีนี้คุณจะได้รับทรัพยากรของคุณสูงสุดและสมาชิกแต่ละคนมอบให้กับบทบาทที่ดีที่สุดของเขา / เธอ
