10 Don'ts of Project Management for å forhindre prosjektfeil

Prosjektledelsen er ikke noe som kan læres og læres umiddelbart. Noen ganger tar det rene ferdigheter å utvikle en knack for prosjektledere. Det kan ta år å nå det nivået av kompetanse. Uansett hvor mange PM-sertifiseringer eller diplomer du kjøper, vil du alltid finne rom for forbedring. Det er slik den profesjonelle verden jobber i disse dager.[1. 3] Enten du har styrket prosjekter og lag i 5 år eller 15, kan du alltid unngå å løpe inn i arbeidsplassen fallgruver. Her er 10 don'ts av prosjektledelse som du kanskje har hørt siden for alltid. Men i all ærlighet, former disse "ikke" utfallet av hvert rutinemessig prosjekt:[1. 3] 1. Ikke fremmedgjøre teamet ditt fra beslutningstaking: UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Ifølge en salvie studie , lag som var involvert i beslutningstaking arbeidet med større produktivitet, innovasjon og motivasjon . [1. 3] Husk at du får det du støtter. Prosjektledere som støtter deltakende oppførsel, har mindre jumble på platene sine for å håndtere. Lag av slike ledere er stadig klar over deres ansvar som .[1. 3] Når du leverer autonomi av beslutningsprosesser til teamet ditt, viser du dem tilliten du har i sine ferdigheter og enda viktigere verdien av deres rolle.[1. 3] Teamet ditt føles ikke lenger som om de er ufrivillige roboter som er programmert for å følge strenge retningslinjer, og som følge av dette utvikler de en følelse av frigjøring som driver dem til å helle ekstra innsats i prosjektet som ikke bare er på grunnlag av deres prosjektleder, men på deres hoder også.[1. 3] 2. Ikke utfør tomme møter berøvet av agenda: UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Rangering # 2 På vår liste over ikke bruk av prosjektledelse utfører tomme møter.[1. 3] Ifølge en rapport av attentiv , 63% av de totale møtene som holdes årlig gjennomføres uten en agenda.[1. 3] Husk gutten som gråt ulv? Vel, du vil ikke være prosjektleder som gråt møter! For det er høyst sannsynlig en dag i tide kan komme når laget ditt ville kategorisk stoppe å tro på din lederskap og vil slutte å betale betydelig oppmerksomhet mot møter i enhver natur.[1. 3] Teamet ditt ser opp til deg for veiledning, delegasjon og fremtidige prognoser, dårlig planlagte møter er bare en annen måte å la teamet ditt ned og bekrefte deres verre frykt: deres prosjektleder er like clueless som resten av dem.[1. 3] Hvem sa at du absolutt må gjennomføre et møte, uten ekte møteområder eller agenda i tankene? Samle bare laget ditt når og hvis du trenger enstemmig brainstorming, samarbeidsproblemløsning og interaktiv utveksling av ideer.[1. 3] 3. Ikke ignorere små prestasjoner i møte med store: UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner EN Global anerkjennelse studie , avslørte at 78% av U.S-arbeidstakere rapporterer at det blir anerkjent motiverer dem på jobben sin.[1. 3] Husk at teamet ditt er et nettverk av mennesker som jobber fra svette av deres panne for å møte greitiske tidsfrister, fikse pesky irriterende bugs og slå i kjedelige leveranser en etter hverandre.[1. 3] Sikkert, de går hjem på slutten av dagen for å fylle på søvn, mat og familie, men tror du virkelig et klapp på ryggen fra sjefen er ikke noe som vil fungere underverk i å øke tilliten til å komme til å jobbe Neste dag og jobber døgnet rundt med like unflinching dedikasjon?[1. 3] Så uansett hvor lite prestasjonen er eller hvor vanlig av en oppgave er fullført, sørg for at du applaudere teamet ditt, gjenkjenne deres harde arbeid og gi dem beskjed, du setter pris på mengden innsats de legger i steking, ikke bare den større fisken, men de mindre også.[1. 3] 4. Ikke unnslippe tilbakemeldingsritualen: UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Rangering # 4 På vår liste over don'ts av prosjektledelse unngår tilbakemelding.[1. 3] "Årlige forestillinger vurderinger ofte betraktes som tidsstøt av meningsløse papirarbeid og vanskelige møter mellom leder og underordnet som plutselig virker som fremmede," forklarer Katie Donovan i et intervju med Forbes . [1. 3] Oppsummer et pågående system med tilbakemelding hvor du gir regelmessig innsats til lagmedlemmene dine på deres ytelse. [1. 3] Ingen jobber 7 timer om dagen, 5 dager i uken, bare for å få en lønnsslipp, med mindre selvfølgelig jobber de i en fabrikk med faste metoder som krever lite til ingen overvåkning på vegne av en leder.[1. 3] Sitt med dine lagmedlemmer individuelt, vurder deres arbeid og fortell dem hva du tenker på deres arbeidsprosess. Teamet ditt trives på dine ord og hva du tenker på dem. Din tilbakemelding, det er konstruktiv kritikk eller støttende empati, er den kraften som driver dem til bedre resultater.[1. 3] 5. Ikke styre fra å automatisere ledelsesflyten din: UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner KPMGs prosjektledelsesundersøkelse 2017 Rapportert 80% av organisasjonene, bruk mer enn en prosjektledelsesmetode.[1. 3] Hvis du tror at du kan administrere flere prosjekter, sporet tid, overvåke prosjektbudsjettet og estimater og vurdere team ytelse hele innsatsen til to dødelige hender og en enkelt hjerne, tenk igjen.[1. 3] EN Oppgavebehandlingsverktøy Vil bidra til å effektivisere alle de administrative så vel som den tekniske glasset som ellers blir en stor mishmash av DOS, e-post, forfallsdatoer, påminnelser og møte invitasjoner som enten går seg vill eller blir en smerte i hodet for å administrere.[1. 3] 6. Ikke mikromanasje ditt lags arbeid: UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Den 6. ikke på vår liste over ikke med prosjektledelse er mikromanagement på jobb.[1. 3] EN Trinity Solutions Survey. Rapporter at 85% av ansatte viste at mikromanagement hadde en negativ innvirkning på deres moral, mens 71% av respondentene sa at det fungerte som et hinder i deres ytelse.[1. 3] Avstå fra over-hengende i lagets arbeidsprosess. Teamet ditt trenger plass til å puste og fungere trygt. Mens du virkelig kan spare tid og energi til å overse andre viktige aspekter av prosjektet.[1. 3] Konstant oversikt over ytelsesrapporter og daglige oppdateringer har en tendens til å være kvelende for ansatte og forårsaker også en belastning på tilliten som er avgjørende for vedlikehold av en bestemt synergi mellom ledelsen og laget.[1. 3] 7. Ikke prioritere haster over betydning: UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Ta det fra Allan Koltin, administrerende direktør i Koltin Consulting Group Inc, som foreslår å skape 3 kategorier for å plassere dine høy prioriterte oppgaver i: Må gjøre, bør gjøre, hyggelig å gjøre.[1. 3] Som prosjektleder har du en uendelig liste over branner for å sette ut, oppgaver å ta vare på og planlegger å utføre. Og mens du jonglerer alle disse og forsøker å tilfredsstille alle, driver du utilsiktet en høy risiko for mismanagement, ulykkelige kunder eller interessenter, og ujevn kommunikasjon.[1. 3] For å effektivt bryte ned dine presserende oppgaver, bruk Handlingsprioritetsmatrise . Denne matrisen bidrar til å forenkle din beslutning for deg, for å gjøre bruk av matrisen, må du vurdere dine oppgaver basert hovedsakelig på deres innflytelse og innsatsen som trengs for å forfølge dem.[1. 3] 8. Ikke sett urealistiske tidsfrister: UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Rangering # 8 På vår liste over ikke for prosjektledelse er det urealistiske, uoppnåelige tidsfrister.[1. 3] "Regelen er, det er ingen urealistiske mål. Det er bare urealistiske tidsfrister "- Brain Tracy[1. 3] Det er en ting som kalles å være ambisiøs. Det tar deg steder. Og så er det en ting som kalles å være over-ambisiøs. Dette kan praktisk talt ødelegge deg. Innstilling av frister som er umulige å oppnå, resulterer ikke bare i ansattes utbrenthet, men etterlater hele arbeidsflyten i en uorganisert og ustrukturert rekkefølge.[1. 3] Ansatte begynner å møte en dråpe, i moral når de ikke klarer å møte disse menneskelige umulige tidsfrister. Disse kortsiktige konsekvensene blir så til langsiktige konsekvenser som resulterer i medarbeideromsetningen. Gradvis lag begynner å desintegrere, flytte for grønnere beite andre steder.[1. 3] 9. Ikke overse prosjektrisikoen som smålige problemer: UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner "I næringslivet er bakspeilet alltid klarere enn vindruten" - Warren Buffet[1. 3] Identifisere risikoer, usynlige roadblocks og formulering av reduksjonsplaner er en viktig del av prosjektledelsen. [1. 3] Hvert prosjekt er utsatt for en eller flere typer sårbarhet, som kan vende seg for å sette i fare integriteten til hele prosjektet hvis det blir uovervåket.[1. 3] Å holde et solidt arkiv for risiko bidrar til å gi alle på laget en klar og gjennomsiktig ide om hvor sunn og stabil et prosjekt er.[1. 3] Bruk en Risikostyringsverktøy For å hjelpe deg med å øve rask og Adroit Risikovurdering, rapportering og reduksjon.[1. 3] 10. Ikke legg til ekstra belastning til et underbemannet lag: UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner Den siste ikke på vår liste over ikke med prosjektledelsen er å legge ut overveldende arbeidsbelastning på prosjektgruppen.[1. 3] Ifølge Princeton Survey Research Associates, føler nesten 70% av arbeidstakere som om de har for mye arbeid på platene sine.[1. 3] Dette bør ikke komme som ingen overraskelse for deg, men jo større nivået på stressede ansatte, jo større er din ansattes omsetning, faller i produktiviteten og til slutt en manglende levering.[1. 3] Unngå å kramme dine lagmedlemmer med store aktiviteter på toppen av allerede eksisterende oppgaver. Du vil kanskje utvide teamet ditt for å dele arbeidsbelastningen i tilfelle en raskere, finere arbeidsflyt.[1. 3] Det er langt mer praktisk å rekruttere teamet ditt klokt før prosjektet sparker av.[1. 3] Evaluer og vurder hvilket medlem som har ferdighetssettet som trengs for å få en bestemt jobb gjort.[1. 3] Og beregne et solidt estimat av tilstrekkelige ressurser som vil være nødvendig på hvert trinn i prosjektet. På denne måten får du maksimal bruk av ressursene dine, og hvert medlem leverer til det beste av hans / hennes rolle.[1. 3]

10 Don'ts of Project Management for å forhindre prosjektfeil

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner

Enten du har styrket prosjekter og lag i 5 år eller 15, kan du alltid unngå å løpe inn i arbeidsplassen fallgruver. Her er 10 don'ts av prosjektledelse som du kanskje har hørt siden for alltid. Men i all ærlighet, former disse "ikke" utfallet av hvert rutinemessig prosjekt:[1. 3]

1. Ikke fremmedgjøre teamet ditt fra beslutningstaking:

Ifølge en salvie studie , lag som var involvert i beslutningstaking arbeidet med større produktivitet, innovasjon og motivasjon . [1. 3]

Husk at du får det du støtter. Prosjektledere som støtter deltakende oppførsel, har mindre jumble på platene sine for å håndtere. Lag av slike ledere er stadig klar over deres ansvar som .[1. 3]

Når du leverer autonomi av beslutningsprosesser til teamet ditt, viser du dem tilliten du har i sine ferdigheter og enda viktigere verdien av deres rolle.[1. 3]

Teamet ditt føles ikke lenger som om de er ufrivillige roboter som er programmert for å følge strenge retningslinjer, og som følge av dette utvikler de en følelse av frigjøring som driver dem til å helle ekstra innsats i prosjektet som ikke bare er på grunnlag av deres prosjektleder, men på deres hoder også.[1. 3]

2. Ikke utfør tomme møter berøvet av agenda:

Rangering # 2 På vår liste over ikke bruk av prosjektledelse utfører tomme møter.[1. 3]

Ifølge en rapport av attentiv , 63% av de totale møtene som holdes årlig gjennomføres uten en agenda.[1. 3]

Husk gutten som gråt ulv? Vel, du vil ikke være prosjektleder som gråt møter! For det er høyst sannsynlig en dag i tide kan komme når laget ditt ville kategorisk stoppe å tro på din lederskap og vil slutte å betale betydelig oppmerksomhet mot møter i enhver natur.[1. 3]

Teamet ditt ser opp til deg for veiledning, delegasjon og fremtidige prognoser, dårlig planlagte møter er bare en annen måte å la teamet ditt ned og bekrefte deres verre frykt: deres prosjektleder er like clueless som resten av dem.[1. 3]

Hvem sa at du absolutt må gjennomføre et møte, uten ekte møteområder eller agenda i tankene? Samle bare laget ditt når og hvis du trenger enstemmig brainstorming, samarbeidsproblemløsning og interaktiv utveksling av ideer.[1. 3]

3. Ikke ignorere små prestasjoner i møte med store:

EN Global anerkjennelse studie , avslørte at 78% av U.S-arbeidstakere rapporterer at det blir anerkjent motiverer dem på jobben sin.[1. 3]

Husk at teamet ditt er et nettverk av mennesker som jobber fra svette av deres panne for å møte greitiske tidsfrister, fikse pesky irriterende bugs og slå i kjedelige leveranser en etter hverandre.[1. 3]

Sikkert, de går hjem på slutten av dagen for å fylle på søvn, mat og familie, men tror du virkelig et klapp på ryggen fra sjefen er ikke noe som vil fungere underverk i å øke tilliten til å komme til å jobbe Neste dag og jobber døgnet rundt med like unflinching dedikasjon?[1. 3]

Så uansett hvor lite prestasjonen er eller hvor vanlig av en oppgave er fullført, sørg for at du applaudere teamet ditt, gjenkjenne deres harde arbeid og gi dem beskjed, du setter pris på mengden innsats de legger i steking, ikke bare den større fisken, men de mindre også.[1. 3]

4. Ikke unnslippe tilbakemeldingsritualen:

Rangering # 4 På vår liste over don'ts av prosjektledelse unngår tilbakemelding.[1. 3]

"Årlige forestillinger vurderinger ofte betraktes som tidsstøt av meningsløse papirarbeid og vanskelige møter mellom leder og underordnet som plutselig virker som fremmede," forklarer Katie Donovan i et intervju med Forbes . [1. 3]

Oppsummer et pågående system med tilbakemelding hvor du gir regelmessig innsats til lagmedlemmene dine på deres ytelse. [1. 3]

Ingen jobber 7 timer om dagen, 5 dager i uken, bare for å få en lønnsslipp, med mindre selvfølgelig jobber de i en fabrikk med faste metoder som krever lite til ingen overvåkning på vegne av en leder.[1. 3]

Sitt med dine lagmedlemmer individuelt, vurder deres arbeid og fortell dem hva du tenker på deres arbeidsprosess. Teamet ditt trives på dine ord og hva du tenker på dem. Din tilbakemelding, det er konstruktiv kritikk eller støttende empati, er den kraften som driver dem til bedre resultater.[1. 3]

5. Ikke styre fra å automatisere ledelsesflyten din:

KPMGs prosjektledelsesundersøkelse 2017 Rapportert 80% av organisasjonene, bruk mer enn en prosjektledelsesmetode.[1. 3]

Hvis du tror at du kan administrere flere prosjekter, sporet tid, overvåke prosjektbudsjettet og estimater og vurdere team ytelse hele innsatsen til to dødelige hender og en enkelt hjerne, tenk igjen.[1. 3]

EN Oppgavebehandlingsverktøy Vil bidra til å effektivisere alle de administrative så vel som den tekniske glasset som ellers blir en stor mishmash av DOS, e-post, forfallsdatoer, påminnelser og møte invitasjoner som enten går seg vill eller blir en smerte i hodet for å administrere.[1. 3]

6. Ikke mikromanasje ditt lags arbeid:

Den 6. ikke på vår liste over ikke med prosjektledelse er mikromanagement på jobb.[1. 3]

EN Trinity Solutions Survey. Rapporter at 85% av ansatte viste at mikromanagement hadde en negativ innvirkning på deres moral, mens 71% av respondentene sa at det fungerte som et hinder i deres ytelse.[1. 3]

Avstå fra over-hengende i lagets arbeidsprosess. Teamet ditt trenger plass til å puste og fungere trygt. Mens du virkelig kan spare tid og energi til å overse andre viktige aspekter av prosjektet.[1. 3]

Konstant oversikt over ytelsesrapporter og daglige oppdateringer har en tendens til å være kvelende for ansatte og forårsaker også en belastning på tilliten som er avgjørende for vedlikehold av en bestemt synergi mellom ledelsen og laget.[1. 3]

7. Ikke prioritere haster over betydning:

Ta det fra Allan Koltin, administrerende direktør i Koltin Consulting Group Inc, som foreslår å skape 3 kategorier for å plassere dine høy prioriterte oppgaver i: Må gjøre, bør gjøre, hyggelig å gjøre.[1. 3]

Som prosjektleder har du en uendelig liste over branner for å sette ut, oppgaver å ta vare på og planlegger å utføre. Og mens du jonglerer alle disse og forsøker å tilfredsstille alle, driver du utilsiktet en høy risiko for mismanagement, ulykkelige kunder eller interessenter, og ujevn kommunikasjon.[1. 3]

For å effektivt bryte ned dine presserende oppgaver, bruk Handlingsprioritetsmatrise . Denne matrisen bidrar til å forenkle din beslutning for deg, for å gjøre bruk av matrisen, må du vurdere dine oppgaver basert hovedsakelig på deres innflytelse og innsatsen som trengs for å forfølge dem.[1. 3]

8. Ikke sett urealistiske tidsfrister:

Rangering # 8 På vår liste over ikke for prosjektledelse er det urealistiske, uoppnåelige tidsfrister.[1. 3]

"Regelen er, det er ingen urealistiske mål. Det er bare urealistiske tidsfrister "- Brain Tracy[1. 3]

Det er en ting som kalles å være ambisiøs. Det tar deg steder. Og så er det en ting som kalles å være over-ambisiøs. Dette kan praktisk talt ødelegge deg. Innstilling av frister som er umulige å oppnå, resulterer ikke bare i ansattes utbrenthet, men etterlater hele arbeidsflyten i en uorganisert og ustrukturert rekkefølge.[1. 3]

Ansatte begynner å møte en dråpe, i moral når de ikke klarer å møte disse menneskelige umulige tidsfrister. Disse kortsiktige konsekvensene blir så til langsiktige konsekvenser som resulterer i medarbeideromsetningen. Gradvis lag begynner å desintegrere, flytte for grønnere beite andre steder.[1. 3]

9. Ikke overse prosjektrisikoen som smålige problemer:

"I næringslivet er bakspeilet alltid klarere enn vindruten" - Warren Buffet[1. 3]

Identifisere risikoer, usynlige roadblocks og formulering av reduksjonsplaner er en viktig del av prosjektledelsen. [1. 3]

Hvert prosjekt er utsatt for en eller flere typer sårbarhet, som kan vende seg for å sette i fare integriteten til hele prosjektet hvis det blir uovervåket.[1. 3]

Å holde et solidt arkiv for risiko bidrar til å gi alle på laget en klar og gjennomsiktig ide om hvor sunn og stabil et prosjekt er.[1. 3]

Bruk en Risikostyringsverktøy For å hjelpe deg med å øve rask og Adroit Risikovurdering, rapportering og reduksjon.[1. 3]

10. Ikke legg til ekstra belastning til et underbemannet lag:

Den siste ikke på vår liste over ikke med prosjektledelsen er å legge ut overveldende arbeidsbelastning på prosjektgruppen.[1. 3]

Ifølge Princeton Survey Research Associates, føler nesten 70% av arbeidstakere som om de har for mye arbeid på platene sine.[1. 3]

Dette bør ikke komme som ingen overraskelse for deg, men jo større nivået på stressede ansatte, jo større er din ansattes omsetning, faller i produktiviteten og til slutt en manglende levering.[1. 3]

Unngå å kramme dine lagmedlemmer med store aktiviteter på toppen av allerede eksisterende oppgaver. Du vil kanskje utvide teamet ditt for å dele arbeidsbelastningen i tilfelle en raskere, finere arbeidsflyt.[1. 3]

Det er langt mer praktisk å rekruttere teamet ditt klokt før prosjektet sparker av.[1. 3]

Evaluer og vurder hvilket medlem som har ferdighetssettet som trengs for å få en bestemt jobb gjort.[1. 3]

Og beregne et solidt estimat av tilstrekkelige ressurser som vil være nødvendig på hvert trinn i prosjektet. På denne måten får du maksimal bruk av ressursene dine, og hvert medlem leverer til det beste av hans / hennes rolle.[1. 3]