10 điều nên tránh Quản lý dự án để Failure Dự án Ngăn chặn
Nghệ thuật quản lý dự án không phải là cái gì đó có thể được dạy và học ngay lập tức. Đôi khi phải mất kỹ năng tuyệt để phát triển một sở trường riêng cho các nhà quản lý dự án. Nó có thể mất nhiều năm để đạt đến mức độ chuyên môn. Không có vấn đề bao nhiêu PM xác nhận hoặc văn bằng bạn mua, bạn sẽ luôn tìm chỗ cho sự cải tiến. Đó là cách làm việc chuyên nghiệp thế giới những ngày này.
Cho dù bạn đã được quản lý dự án và các đội trong 5 năm hoặc 15, bạn luôn có thể tránh chạy vào cạm bẫy nơi làm việc. Dưới đây là 10 điều nên tránh trong quản lý dự án mà bạn có thể đã được nghe kể từ mãi mãi. Tuy nhiên, trong tất cả sự trung thực, những “không nên” định hình kết quả của mỗi dự án thường xuyên:
1. Đừng xa lánh nhóm của bạn từ việc ra quyết định:
Theo một nghiên cứu SAGE , Các đội được tham gia vào việc ra quyết định làm việc với năng suất cao hơn, đổi mới, và động lực .
Hãy nhớ rằng, bạn sẽ có được những gì bạn ủng hộ. Những người quản lý dự án mà tán thành hành vi có sự tham gia, chỉ còn lại ít mớ bòng bong trên đĩa của họ để đối phó với. Đội của nhà quản lý đó là liên tục nhận thức được trách nhiệm của mình như .
Khi bạn trao quyền tự chủ của việc ra quyết định vào nhóm của bạn, bạn chỉ cho họ sự tin tưởng bạn có các kỹ năng của họ và quan trọng hơn giá trị của vai trò của họ.
nhóm của bạn không còn cảm thấy như họ đang robot tự nguyện lập trình để làm theo hướng dẫn nghiêm ngặt và kết quả là, họ phát triển một cảm giác của sự giải thoát mà đẩy họ đổ thêm nỗ lực vào các dự án mà dựa không chỉ trên vai của người quản lý dự án của họ nhưng trên họ đứng đầu là tốt.
2. Đỗ không tiến hành các cuộc họp rỗng bereft của chương trình nghị sự:
Xếp hạng # 2 trong danh sách của chúng ta về không nên làm quản lý dự án đang tiến hành các cuộc họp rỗng.
Theo một báo cáo của Attentiv , 63% tổng số các cuộc họp tổ chức hàng năm được tiến hành mà không có một chương trình nghị sự.
Hãy nhớ rằng các cậu bé đã khóc sói? Vâng, bạn không muốn trở thành người quản lý dự án đã khóc cuộc họp! Cho nó rất có khả năng là một ngày trong thời gian có thể đến khi nhóm của bạn sẽ khoát ngăn chặn tin vào quyền lãnh đạo của bạn và sẽ bỏ trả bất kỳ sự chú ý đáng kể cho các cuộc họp của bất kỳ thiên nhiên.
Nhóm của bạn trông tùy thuộc vào bạn để được hướng dẫn, phái đoàn, và dự báo trong tương lai, các cuộc họp vô kế hoạch chỉ là một cách khác để cho đội xuống và tái khẳng định sợ hãi tồi tệ hơn họ: quản lý dự án của họ là giống như tránh khỏi thất bại như phần còn lại của họ.
Ai nói rằng bạn hoàn toàn phải tiến hành một cuộc họp, không có phạm vi cuộc họp thật hay chương trình nghị sự trong tâm trí? Thu thập nhóm của bạn chỉ khi nào và nếu bạn cần động não nhất trí, giải quyết vấn đề hợp tác và trao đổi tương tác của ý tưởng.
3. Đừng bỏ qua những thành tựu nhỏ khi đối mặt với những người lớn:
MỘT Nghiên cứu công nhận toàn cầu , Tiết lộ rằng 78% người lao động ở Hoa Kỳ báo cáo rằng được công nhận thúc đẩy họ trong công việc của họ.
Hãy nhớ rằng, nhóm của bạn là một mạng lưới của con người làm việc kể từ đổ mồ hôi trán của họ để đáp ứng thời hạn không như mong đợi, sửa chữa pesky lỗi gây phiền nhiễu và biến trong phân phôi tẻ nhạt cái khác.
Chắc chắn, họ trở về nhà vào cuối ngày để tiếp nhiên liệu trên giấc ngủ, thực phẩm và gia đình, nhưng bạn có thực sự nghĩ rằng một pat trên lưng của họ từ các ông chủ không phải là cái gì đó sẽ làm việc kỳ diệu trong việc thúc đẩy sự tự tin của họ đến làm việc ngày hôm sau và làm việc suốt ngày đêm với sự cống hiến như nhau không nao núng?
Vì vậy, không có vấn đề nhỏ như thế nào đạt được là hoặc làm thế nào bình thường của một công việc hoàn tất, hãy chắc chắn bạn hoan nghênh nhóm của bạn, nhận công việc khó khăn của họ và cho họ biết, bạn đánh giá cao những nỗ lực mà họ đưa vào chiên không chỉ là cá lớn nhưng những cái nhỏ quá.
4. Đỗ không thoát khỏi nghi lễ thông tin phản hồi:
Xếp hạng # 4 trong danh sách của chúng ta về không nên làm quản lý dự án là tránh phản hồi.
“Đánh giá hiệu suất hàng năm thường được coi là thời gian hút giấy tờ vô nghĩa và các cuộc họp lúng túng giữa người quản lý và cấp dưới người đột nhiên có vẻ như những người xa lạ,” giải thích Katie Donovan trong một cuộc phỏng vấn với Forbes .
Hấp dẫn một hệ thống phản hồi đang diễn ra nơi bạn cung cấp đầu vào thường xuyên cho các thành viên trong nhóm của bạn về hiệu suất của họ.
Không ai làm việc 7 giờ một ngày, 5 ngày một tuần, chỉ cần có tiền lương, trừ khi tất nhiên, họ đang làm việc trong một nhà máy có phương pháp cố định đòi hỏi rất ít để không giám sát thay mặt cho người quản lý.
Ngồi với các thành viên trong nhóm của bạn, đánh giá công việc của họ và nói với họ những gì bạn nghĩ về quá trình làm việc của họ. Nhóm của bạn phát triển mạnh về những lời của bạn và những gì bạn nghĩ về họ. Phản hồi của bạn, có thể là sự phê bình mang tính xây dựng hoặc sự đồng cảm hỗ trợ, là lực lượng thúc đẩy họ đến kết quả tốt hơn.
5. Đừng lái tự động hóa quy trình quản lý của bạn:
Khảo sát quản lý dự án của KPMG 2017 Báo cáo 80% tổ chức, sử dụng nhiều hơn một phương pháp quản lý dự án.
Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể quản lý nhiều dự án, theo dõi thời gian, hãy theo dõi ngân sách dự án và ước tính và đánh giá hiệu suất của nhóm tất cả bởi nỗ lực của hai bàn tay chết và một bộ não duy nhất, hãy suy nghĩ lại.
MỘT Công cụ quản lý nhiệm vụ sẽ giúp hợp lý hóa tất cả các thông số hành chính cũng như các thành phẩm kỹ thuật, nếu không sẽ trở thành một mối quan hệ gì đối với Mishmash khổng lồ của DOS, email, ngày đáo hạn, nhắc nhở và đáp ứng các lời mời gặp phải bị mất hoặc trở thành một cơn đau trong đầu để quản lý.
6. Đừng vi mô công việc của nhóm bạn:
Thứ 6 không có trong danh sách các chức năng quản lý dự án của chúng tôi là quản lý vi mô tại nơi làm việc.
MỘT Khảo sát Giải pháp Trinity. Các báo cáo rằng 85% nhân viên tiết lộ rằng vi mô có tác động tiêu cực đến tinh thần của họ, trong khi 71% số người được hỏi nói rằng nó là một trở ngại trong hiệu suất của họ.
Không được thưởng thức quá mức trong quá trình làm việc của nhóm bạn. Nhóm của bạn cần không gian của nó để thở và chức năng tự tin. Trong khi bạn thực sự có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng để bỏ qua các khía cạnh quan trọng khác của dự án.
Tổng quan về báo cáo hiệu suất và các cập nhật nhiệm vụ hàng ngày có xu hướng nghẹt thở cho nhân viên và cũng gây căng thẳng về sự tin tưởng là rất quan trọng để duy trì một sức mạnh tổng hợp nhất định giữa quản lý và nhóm.
7. Đừng ưu tiên tính khẩn cấp về tầm quan trọng:
Mang nó từ Allan Koltin, CEO của Koltin Consulting Group Inc, người đề xuất tạo 3 loại để đặt các nhiệm vụ ưu tiên cao của bạn vào: phải làm, nên làm, tốt đẹp để làm.
Là một người quản lý dự án, bạn có một danh sách các đám cháy không bao giờ kết thúc để đưa ra, các nhiệm vụ để chăm sóc và lên kế hoạch thực hiện. Và trong khi bạn tung hứng tất cả những điều này và cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người, bạn vô tình có nguy cơ cao về quản lý sai, khách hàng bất hạnh hoặc các bên liên quan, và giao tiếp loang lổ.
Để phá vỡ hiệu quả các nhiệm vụ khẩn cấp của bạn, sử dụng Matrix ưu tiên hành động . Ma trận này giúp đơn giản hóa quyết định của bạn vì bạn vì sử dụng ma trận, bạn phải đánh giá các nhiệm vụ của mình dựa trên tác động của họ và nỗ lực cần thiết để theo đuổi chúng.
8. Không đặt thời hạn không thực tế:
Xếp hạng số 8 trong danh sách các chức năng quản lý dự án của chúng tôi là đặt thời hạn không thực tế, không thể hiểu được.
Quy tắc là, không có mục tiêu không thực tế. Chỉ có thời hạn không thực tế "- Brain Tracy
Có một thứ được gọi là tham vọng. Nó đưa bạn đến nơi. Và sau đó là một thứ được gọi là quá nhiều tham vọng. Điều này thực tế có thể phá hủy bạn. Đặt thời hạn không thể đạt được, không chỉ dẫn đến kiệt sức của nhân viên mà còn khiến toàn bộ quy trình làm việc treo trong một trật tự vô tổ chức và không cấu trúc.
Nhân viên bắt đầu đối mặt với một giọt, trong tinh thần khi họ không thể gặp những thời hạn không thể của con người này. Những phân nhánh ngắn hạn này sau đó biến thành những hậu quả lâu dài dẫn đến doanh thu nhân viên. Dần dần các đội bắt đầu tan rã, di chuyển cho các đồng cỏ xanh ở nơi khác.
9. Đừng bỏ qua rủi ro dự án là vấn đề nhỏ nhặt:
"Trong thế giới kinh doanh, gương chiếu hậu luôn rõ ràng hơn kính chắn gió" - Warren Buffet
Xác định rủi ro, rào cản chưa từng thấy, và xây dựng các kế hoạch giảm thiểu là một thành phần quan trọng của quản lý dự án.
Mỗi dự án đều dễ bị một hoặc nhiều loại lỗ hổng, có thể biến thành gây nguy hiểm cho tính toàn vẹn của toàn bộ dự án nếu không được giám sát.
Giữ một kho lưu trữ rủi ro vững chắc giúp cung cấp cho mọi người trong nhóm một ý tưởng rõ ràng và minh bạch về việc một dự án khỏe mạnh và ổn định như thế nào.
Sử dụng một Công cụ quản lý rủi ro Để giúp bạn thực hành đánh giá rủi ro nhanh chóng và adroit, báo cáo và giảm thiểu.
10. Đừng tải thêm tải cho một đội ngũ bị thiếu:
Lần cuối cùng không có trong danh sách các chức năng quản lý dự án của chúng tôi là Levying khối lượng công việc áp đảo trên nhóm dự án.
Theo các cộng sự nghiên cứu khảo sát Princeton, gần 70% công nhân cảm thấy như thể họ có quá nhiều công việc trên các tấm của họ.
Điều này sẽ không gây ngạc nhiên cho bạn nhưng mức độ của nhân viên căng thẳng lớn hơn, doanh thu nhân viên của bạn càng lớn, hãy giảm năng suất và cuối cùng là sự cố để cung cấp.
Tránh chuột rút các thành viên trong nhóm của bạn với những người làm việc khổng lồ trên đầu các nhiệm vụ đã tồn tại. Bạn có thể muốn mở rộng nhóm của mình để chia khối lượng công việc trong trường hợp quy trình làm việc nhanh hơn, nhanh hơn.
Nó thuận tiện hơn nhiều để tuyển dụng đội của bạn một cách khôn ngoan trước khi dự án khởi động.
Đánh giá và đánh giá Thành viên nào sở hữu bộ kỹ năng cần thiết để hoàn thành một công việc nhất định.
Và tính toán một ước tính vững chắc về đủ tài nguyên sẽ cần thiết ở mỗi giai đoạn của dự án. Bằng cách này, bạn có thể sử dụng tối đa các tài nguyên của mình và mỗi thành viên mang đến vai trò tốt nhất của vai trò của mình.
