4 jenis klien Anda akan bekerja dengan dan bagaimana menyenangkan mereka

Jika Anda pernah membuka kertas minggu dan langsung menuju ke bagian komik, Anda tidak ragu menikmati humor Sardonis Dilbert.

Dan banyak dari kita dapat berhubungan! Dalam menghadapi klienmanajemen proyek, Kita harus berurusan dengan banyak kepribadian yang berbeda. Salah satu keterampilan paling penting yang dapat kita pelajari adalah bagaimana berhubungan dengan, bekerja dengan, dan memanfaatkan kekuatan anggota tim kami.

Di ebook kami "Akselerasi Manajemen Perubahan: Mendapatkan 7 Kepribadian di Board, "Kami menyoroti penawaran dari David Rock, penulis" kepemimpinan yang tenang ":

"Memesan orang untuk berubah dan kemudian memberitahu mereka bagaimana melakukannya menembakkan koneksi pemicu rambut Cortex prefrontal ke Amygdala. Semakin Anda mencoba meyakinkan orang bahwa Anda benar dan mereka salah, semakin mereka mendorong kembali. Otak akan mencoba membela diri dari ancaman. "

Untuk pemimpin layanan profesional, mampu menyesuaikan gaya komunikasi untuk memenuhi kepribadian lain tidak hanya berakhir dengan tim Anda. Untuk mengelola proyek yang sukses untuk klien, Anda harus menjadi bunglon. Anda perlu menyesuaikan dengan gaya klien Anda saat memahamiApa itu manajemen klien, memelihara alur kerja, dan mengikutiproyekpraktik terbaik manajemen. Dan itu tidak selalu mudah!

Berikut adalah 4 jenis kepribadian klien dan beberapa strategi yang dapat ditindaklanjuti untuk menyenangkan mereka tanpa mengorbankan produktivitas - atau kewarasan Anda.

Klien "helikopter"

Yang benar adalah, proyek-proyek tidak selalu berjalan dengan lancar dan banyak klien merasakan luka bakar sebelumnya. Dalam kitaSurvei Manajemen Kerja Industri Layanan Profesional, 97% responden melaporkan mengalami keterlambatan proyek ke tingkat tertentu. Jadi, jika Anda mengalami penundaan dan klien cemas yang dapat datang bersama mereka, Anda tidak sendirian.

Dalam penelitian yang sama, kami menemukan bahwa alasan utama untuk klien churn adalah kurangnya visibilitasstatus proyek. Apakah letih dari proyek-proyek sebelumnya atau hanya terlalu tertarik, klien Anda dapat membanjiri kotak masuk Anda dengan "check in" email. Jika demikian, Anda mungkin memiliki klien helikopter di tangan Anda. Tantangan terbesar dengan menyenangkan klien ini menjadi responsif untuk memperbarui permintaan tanpa membiarkannya mengambil terlalu banyak waktu.

Survei kami juga mengungkapkan bahwa sekitar 60% responden menghabiskan 1-3 jam pembaruanStatus proyek, Mengirim Perbarui Email, Membuat Laporan Status, atau Memiliki Perbarui Rapat setiap minggu - dan 11% menghabiskan lebih dari 4 jam seminggu! Dengan klien helikopter, Anda menjalankanmempertaruhkanWasting begitu banyak waktu yang berharga untuk pembaruan yang Anda tidak pernah mendapatkan kesempatan untuk benar-benar bekerja.

Senang mereka dengan visibilitas

Sulit untuk menjadi proaktif ketika Anda terus-menerus merespons permintaan pembaruan. Tetapi menggunakan satu sumber kebenaran dan visibilitas bangunan ke dalam alur kerja Anda akan menjadi saus rahasia Anda. Tergantung pada kebutuhan Anda, Anda dapat menggunakan aplatform manajemen proyek atau spreadsheet Exceluntuk memvisualisasikan tugas dan memusatkan detail proyek.

Ketika ditanya tentang kemampuan apa yang akan berdampak terbesar pada bisnis mereka, 1 dari 3 respons survei teratas adalah "dashboard di mana klien dan pemangku kepentingan internal dapat melihat kemajuan proyek waktu-nyata." Memiliki satu sumber kebenaran menetapkan "basis rumah" di mana klien dapat menemukan informasi di setetes topi. Cari alat yang dimilikikemampuan dasbor yang menunjukkan status tugas proyek. Ketika Anda memulai proyek, berjalanlah klien melalui status alur kerja yang akan Anda gunakan, bagaimana mereka akan diberi tahutugasPerubahan status, dan cara mengakses dasbor dengan cepat.

Anda harus kuat dan konsisten dalam menempelkan senjata dengan klien ini. Pengaturan proses dari awal danMemberikan visibilitasMenyenangkan klien yang cemas atau penasaran. Namun, Anda juga perlu memastikan bahwa proses dan status bertindak sebagai dasar alur kerja Anda. Dengan begitu tim Anda dapat memberikan klien visibilitas ini tanpa harus melakukan pekerjaan ekstra!

Klien "tangan"

Di sisi yang berlawanan dari spektrum adalah klien "lepas tangan" Anda. Mereka hanya ingin informasi tingkat tinggi dan ingin Anda menjalankan pertunjukan. Tantangan Anda membuat mereka mendapat informasi tanpa membanjiri mereka.

Sementara jenis klien ini dapat mempercayai Anda untuk bertanggung jawab, pendekatan praktis mereka datang dengan tantangan mengejutkan seperti:

Ketika proyek tertunda, frustrasi dan kecurigaan dapat dengan cepat muncul karena klien tidak sepenuhnya memahamicakupan. Survei kami menunjukkan bahwa salah satu alasan utama untuk churn pelanggan adalah kesulitan komunikasi atau penundaan. Alasan utama untuk penundaan? Menunggu umpan balik klien. Jika ini adalah tantangan yang Anda hadapi, Anda mungkin memiliki klien "tangan" di tangan Anda.

Menyenangkan mereka dengan peta proyek

Klien "lepas tangan" ingin mengikuti petunjuk Anda, jadi masukkan topi safari Anda dan bersiaplah untuk menjadi panduan utama untuk proyek proyek mereka.

Mulai Perjalanan Proyek Anda dengankuesioner yang mengumpulkan semua informasi proyek yang dibutuhkan. Misalnya, padaUDN Task Manager., ini datang dalam bentuk aFormulir Permintaan Dinamis. Tim membuat formulir yang memicu pertanyaan spesifik berdasarkan pada respons. Formulir kuesioner membantu klien "Hands off" memikirkan kebutuhan mereka sehingga Anda dapat menetapkan harapan dari awal.

Anda juga tidak memerlukan alat manajemen proyek untuk mengeksekusi ini. Anda dapat mendaftar pertanyaan preset untuk berbagai proyek di Google Form, Spreadsheet, atau Document.

Jika Anda seperti kebanyakan tim, banyak proyek Anda mengikuti jalur serupa. Sama seperti panduan menggunakan peta untuk membantu penjelajah memvisualisasikan perjalanan mereka, Anda akan ingin membuat template proyek dengan langkah-langkah yang konsisten, status alur kerja, dan cara-cara untuk memberi tahu para pemangku kepentingan ketika proyek bergerak.

Sekarang Anda tahu dari kuesioner Anda, apa persyaratan proyek, tendang proyek dengan templat yang dengan jelas menyatakan kapan Anda akan memberikan pekerjaan dan kapan Anda memerlukan umpan balik mereka. Memudahkan bagi mereka untuk mencerna semua informasi ini dengan aGantt Chart.tampilan proyek.

Di dalamUDN Task Manager., Formulir permintaan dinamis dapat diatur untuk secara otomatis membuat proyek dari template dan menetapkan anggota tim yang tepat, yang membuat proyek memetakan angin sepoi-sepoi. Anda juga dapat melihat jadwal proyek dengan cara yang berbeda, seperti pada grafik Gantt, untuk membantu klien "lepas tangan" dengan mudah mencerna sorotan proyek tanpa kewalahan. Anda juga dapat mengotomatiskan pemberitahuan penugasan dan berkomunikasi di platform dengan @mentions untuk mengingatkan pemangku kepentingan ketika mereka perlu mengambil tindakan.

Klien "sadar keamanan"

Antara Maret 2017 dan Maret 2018, ada 2.216 pelanggaran dataDan lebih dari 53.000 insiden cybersecurity melaporkan di 65 negara. Angka-angka itu hanya diperkirakan akan tumbuh pada tahun 2019. Karena pelanggaran data meningkat, klien menjadi lebih berhati-hati tentang bagaimana dan di mana mereka memiliki informasi mereka.

Dalam survei kami terhadapIndustri Layanan Profesional, 60% responden melaporkan bahwa masalah keamanan data membuat mereka tidak fleksibel dan memungkinkan mereka untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan. Mereka juga mengatakan bahwa kemampuan untuk menyeimbangkan kepatuhan keamanan terhadap visibilitas klien adalah salah satu kemampuan yang akan memiliki dampak positif terbesar pada tim mereka.

Klien "Keamanan Sadar" akan ragu-ragu untuk memberikan Anda semua detail yang Anda butuhkan untuk berhasil. Mereka juga mungkin ingin bekerja dalam sistem kolaborasi mereka sendiri, yang membawa tim Anda keluar dari alur kerja normal mereka.

Senang mereka dengan integrasi, kemampuan, dan protokol yang didokumentasikan

Dalam hal baruUDN Task Manager.Artikel berjudul "Keamanan: Keunggulan Kompetitif Baru untuk Tim Layanan Profesional, "Kami mencakup 3 cara tim Anda dapat dengan mudah menambahkan pengukuran keamanan ke dalam aliran Anda yang akan menyenangkan pelanggan ini. Baca artikel untuk detail lengkap tetapi pada tingkat tinggi, kemampuan itu adalah:

Agar fleksibel untuk klien "Keamanan Sadar" Anda, Anda akan menginginkan alat manajemen proyek yang dapat diintegrasikan dengan aman ke dalam alat lain seperti Slack, bendungan, CRM, dan banyak lagi. Menyenangkan klien ini dengan meluangkan waktu untuk mendokumentasikan kemampuan dan integrasi keamanan Anda.

Menawarkan platform manajemen kerja yang aman memberi Anda dan klien Anda ruang aman untuk menciptakan strategi yang menang. Apa pun yang terjadiAlat Manajemen KerjaAnda memilih, pastikan itu membantu Anda berdua mengelolaProyek Kliendan menyediakan perlindungan industri-terkemuka untuk kolaborasi penuh.

Klien "terlalu banyak koki di dapur"

Kita semua telah ada di sana, di tengah-tengah proyek, menunggu umpan balik, dan tampaknya Harry, Sally, Betty, Doug, dan Frank semua memiliki pendapat yang saling bertentangan. Menurut survei kami, 21% tim berjuang dengan konsolidasi umpan balik dan komunikasi di seluruh utas email, spreadsheet, dll., Dan alasan # 1 untuk penundaan proyek adalah perubahan menit terakhir untuk persyaratan yang diikuti oleh penundaan karena penundaan. Kita semua tahu betapa menantang pekerjaan kelompok. Dengan berbagai kepribadian, drive, dan tujuan yang terlibat, sulit bagi para pemimpin proyek untuk membuat semua orang bahagia.

Adegan umum bisa terlihat seperti ini: Anda adalah agen kreatif dan baru saja menyelesaikan draf pertama aset promosi untuk klien Anda. Anda mengirim aset melalui email ke semua pemangku kepentingan. Satu per satu, email kembali dengan umpan balik. Beberapa "balas semua," beberapa balas hanya untuk pengirim, beberapa bahkan meneruskan desain ke yang terpisahStakeholder., dan satu ping Anda kendur dengan pikiran mereka. Dalam waktu singkat, Anda memiliki iterasi yang melayang dengan umpan balik yang saling bertentangan untuk memilah-milah.

Senang mereka dengan struktur dan kerangka kerja

Dengan klien "terlalu banyak memasak di dapur", Anda akan menghadapi tantangan terbesar seputar kepemilikan tugas, perubahan kebutuhan, dan kesulitan dalam proses persetujuan.

Sebelum kickoff proyek, selalu tentukan peran dan tanggung jawab.Menggunakan kerangka kerja tanggung jawab seperti RACI, RAPID, atauDaci.memberikan struktur ke grup. Inilah contoh dari apakerusakan kerangka tanggung jawab RACIakan terlihat seperti:

Memberi kepemilikan pemangku kepentingan dan mendefinisikan peran membuat seluruh tim tetap fokus ketika proyek berlangsung. Tim Anda harus memanfaatkan kerangka kerja ini untuk menjaga klien secara profesional tetap di jalur dan memeriksa ketika anggota "informasi" mencoba melampaui batas-batas mereka.

Setelah Anda memiliki peran yang jelas, menetapkan bagaimana Anda akan mengelola rintangan terbesar untuk klien ini: pemeriksaan dan persetujuan.

PadaUDN Task Manager., penggunaan para pemimpin proyek kamiUDN Task Manager.Bukti. Ketika mereka membutuhkan umpan balik pada aset seperti email, mereka mengunggahnyaUDN Task Manager.di mana mereka dapat menugaskan para pemangku kepentingan untuk memberikan umpan balik. Peninjau secara digital menandai aset sehingga semua pemangku kepentingan dapat melihat komentar secara real time. Ini memecah silo komunikasi dan merampingkan tindakan yang diperlukan untuk mendapatkan persetujuan akhir itu.

Anda dapat mencapai ini dengan alat yang ada dengan mendefinisikan dengan jelas siapa yang Anda inginkan dari umpan balik, bagaimana Anda menginginkannya, dan ketika itu jatuh tempo.

Menjadi bunglon klien

Meskipun tawa bisa menjadi obat terbaik ketika berhadapan dengan situasi stres, tidak ada alasan kehidupan kerja Anda harus terasa seperti komik Dilbert. Memahami cara menikmati kepribadian klien yang berbeda dan gaya kerja akan membuat Anda terlepas dari kompetisi dan membuat klien kembali lagi dan lagi.

Untuk meningkatkan skala taktik ini, Anda perlu menenun praktik terbaik manajemen proyek ke dalam alur kerja Anda secara konsisten. 17.500+ bisnis memanfaatkanUDN Task Manager.Platform manajemen kerja kolaboratif untuk membantu mereka menikmati klien saat membangun alur kerja yang sangat produktif.

Ingin memulai hari ini?Berikut ini uji coba 2 minggu gratisUDN Task Manager. .