Apa itu manajemen integrasi proyek? (Panduan Ultimate)

Udn Webber

Manajer konten

Penasaran dengan Manajemen integrasi proyek ?

Meskipun mungkin terdengar rumit, manajemen integrasi proyek hanya mengikat bersama berbagai bagian pekerjaan proyek Anda.

Ini seperti merakit furnitur IKEA.

Kecuali bahwa manajemen integrasi proyek jauh lebih mudah daripada yang terlihat, bukan sebaliknya.

Pada artikel ini, kami akan membahas manajemen integrasi proyek apa, mengapa Anda membutuhkannya, langkah-langkah yang masuk ke dalamnya , dan manfaat utamanya.

Kami juga akan menyoroti bagaimana alat manajemen proyek membuat manajemen proyek terintegrasi mudah angin.

Ayo gulung.

Apa itu manajemen integrasi proyek?

Manajemen integrasi proyek Mengacu pada proses dan kegiatan yang mengoordinasikan semua elemen proyek Anda. Ini sangat berguna ketika proyek Anda melibatkan tim lintas fungsional dan akan mendapat manfaat dari yang lebih bersatu pendekatan untuk manajemen proyek.

Dengan kata lain, manajemen proyek terintegrasi (IPM) adalah semua yang Anda lakukan untuk memastikan bahwa bit dan bagian proyek Anda bekerja bersama.

Semacam seperti apa Nick Fury lakukan untuk Avengers!

Di bawah IPM, Anda mengidentifikasi, mendefinisikan, mengintegrasikan, dan mengoordinasikan serangkaian proses individu organisasi seperti divisi kerja, pengadaan, hasil, dan sebagainya.

Dan kadang-kadang, ini berarti membuat trade-off antara setiap objektif dan kelompok proses yang bersaing dalam organisasi Anda.

Apa tujuan dari manajemen proyek terintegrasi?

Di dalam proyek konvensional , itu cukup standar untuk Tim dari berbagai departemen untuk bekerja sama. Dan Anda mungkin mengharapkan pendekatan yang cukup konsisten dan terintegrasi untuk manajemen proyek di seluruh tim ini karena mereka semua bekerja menuju tujuan bersama.

Tidak!

Sebagian besar tim berfungsi di silo dari pembuatan mereka sendiri.

Sepertinya mereka berada di pulau-pulau yang terpisah, diisolasi oleh keheningan radio.

Yap, berita mengerikan untuk proyek dan organisasi Anda.

Untungnya, ini persis apa Manajemen integrasi proyek membantu mengakhiri.

Tidak ada lagi yang bekerja di silo atau pulau.

Dengan pendekatan manajemen proyek terintegrasi, Anda dapat menambahkan stabilitas dan persatuan untuk:

Mari kita masuk ke bagaimana Anda dapat mengaturnya:

Apa enam proses manajemen integrasi proyek?

Ada enam langkah penting dalam manajemen integrasi proyek:

Berikut adalah tampilan yang lebih baik pada masing-masing proses manajemen integrasi proyek:

1. Buat Piagam Proyek

Mendefinisikan Piagam proyek biasanya merupakan langkah pertama dalam perjalanan integrasi proyek Anda.

Piagam adalah daftar dokumen singkat cakupan , hasil kerja proyek, informasi tentang pemangku kepentingan dan sponsor proyek, dan pengetahuan lain yang diperlukan seperti anggaran dan risiko.

Ini adalah aset proses organisasi yang kritis diakui secara resmi Keberadaan proyek dan mengesahkan penggunaan sumber daya manajer proyek untuk kegiatan proyek. Ini adalah cara termudah untuk mendapatkannya setiap orang pada halaman yang sama tentang proyek dari awal.

Pikirkan bahwa proyek tersebut disewa sebagai kontrak, yang mengikat sepanjang siklus hidup proyek.

Atau seperti yang dikatakan di Game of Thrones:

"Di depan tujuh, saya dengan ini menyegel kedua entitas ini: the proyek dan manajer proyek.

Mulai hari ini, sampai akhir proyek, Anda berada satu sama lain. "

Setidaknya itulah yang kita memikirkan mereka berkata.

Ke membuat Piagam proyek , Anda harus terlebih dahulu memiliki pengetahuan yang cukup tentang:

Setelah semua yang Anda butuhkan tersedia, Anda dapat membuat piagam proyek.

Tapi di mana Anda membuat satu?

Tentu, Anda dapat melakukannya dengan cara yang benar-benar keras dengan alat-alat seperti Excel atau Word.

Atau Anda dapat mengambil mudah (dan cerdas) rute dan menciptakan piagam menggunakan UDN Task Manager. Dokumen .

Tunggu, apa UDN Task Manager. ?

UDN Task Manager. adalah salah satu dunia perangkat lunak manajemen proyek tertinggi dinilai digunakan oleh tim berkinerja tinggi untuk mengelola proyek secara efektif.

Apakah kita menyebutkan bahwa itu juga Gratis ?

Cha-ching!

Menggunakan UDN Task Manager. Dokumen untuk membangun dokumen internal dan eksternal, wiki, basis pengetahuan, dan banyak lagi.

Membuat project charter dengan Docs sangat mudah.

Dan sekali Anda mengetik dalam semua informasi yang diperlukan ke dalam dokumen, Anda dapat dengan mudah:

Untuk informasi lebih lanjut tentang proyek charter, periksa artikel ini:

2. Mengembangkan rencana manajemen proyek

Mengembangkan rencana terpadu mungkin adalah langkah yang paling penting dari semua dalam proses manajemen proyek.

Tanpa yang tepat Rencana Manajemen Proyek , Anda bisa berakhir dalam kekacauan mutlak.

tujuan tidak jelas, tenggat waktu terjawab, perkiraan anggaran yang tidak akurat ... daftar ini tak ada habisnya.

Di sisi lain, rencana proyek dengan baik-curated akan membantu Anda angin masa lalu tenggat waktu Anda dengan mudah. Ini akan memberi semua departemen proyek Anda gagasan tentang apa untuk mengikuti dan bagaimana mengkoordinasikan bersama-sama atas pekerjaan.

Tapi apa rencana manajemen proyek?

Rencana manajemen proyek adalah daftar lengkap dari semua proses proyek dan langkah untuk membimbing Anda untuk penyelesaian proyek.

Anggap saja sebagai rencana untuk rencana.

Sebuah rencana manajemen proyek dapat mencakup area pengetahuan seperti:

Baca lebih lanjut tentang rencana ini.

Dibandingkan dengan piagam proyek, rencana proyek adalah dokumen proyek yang jauh lebih rinci karena mencakup semua aspek dari proyek pengiriman.

Rencana manajemen proyek menggambarkan unsur-unsur piagam proyek Anda, seperti:

Tapi kecuali Anda Dr Strange, menciptakan rencana dalam rencana dalam rencana Anda sendiri tidak akan mudah.

Membuat rencana manajemen proyek yang cukup rumit, tetapi tidak harus langsung menegangkan.

Dengan perangkat lunak manajemen proyek seperti UDN Task Manager. , perencanaan proyek mungkin hanya menjadi hobi favorit Anda.

Dengan UDN Task Manager. , kamu bisa:

3. Mengelola pelaksanaan proyek

Eksekusi projek adalah inarguably I-ingin-to-tarik-keluar-my-rambut panggung. Ini sering tahap terpanjang dan paling kompleks dalam siklus hidup proyek Anda di mana Anda menjalankan rencana Anda dengan sempurna dibuat.

Dan kebanyakan tim selalu menemukan diri mereka merasa seperti ini:

Setelah rencana proyek Anda siap, tetap proaktif untuk memastikan bahwa pelaksanaan proyek Anda sebenarnya berjalan sesuai rencana. Aktif melacak hal-hal untuk memastikan bahwa semua tim proyek Anda dan departemen memiliki segala yang mereka perlu untuk berkolaborasi secara efektif.

Ingat, sebagai manajer proyek , Kaulah memanggil tembakan selama tahap pelaksanaan proyek.

Dan tahap pelaksanaan proses manajemen integrasi proyek biasanya melibatkan:

Terasa seperti drag?

Tidak masalah!

Dengan UDN Task Manager. , Melaksanakan rencana induk proyek belum pernah lebih mudah:

Dapatkan sedetail dan kreatif seperti yang Anda inginkan!

4. pekerjaan proyek Memantau

Ketika Anda sedang leher-jauh dalam pekerjaan, sangat mudah untuk melihat kehilangan seberapa jauh Anda telah datang, atau berapa banyak kebutuhan yang harus dicapai.

Untuk manajemen proyek yang efektif, Anda harus secara teratur memonitor kinerja proyek dan membandingkannya dengan baseline proyek yang sudah mapan. Penting juga untuk memantau seberapa baik setiap orang bekerja bersama dan jika departemen proyek Anda sama bersatu seperti yang Anda inginkan.

Ajukan pertanyaan seperti:

Tanpa alat yang tepat, menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti itu dan bertindak pada mereka tidak mungkin.

Tetapi dengan alat yang tepat seperti UDN Task Manager. , Ini sepotong kue.

Alat manajemen proyek ini memungkinkan Anda untuk:

Fitur pemantauan proyek ini membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi masalah yang mungkin, memberikan kepala ke tim proyek Anda, dan memodifikasi rencana proyek yang sesuai.

5. Lakukan kontrol perubahan

Dengan proyek apa pun, Anda harus berurusan dengan Tidak Diketahui yang Tidak Terduga .

Ini adalah hal-hal yang melampaui kontrol proyek segera dan dapat menggagalkan kemajuan proyek.

Jangan khawatir. Ini semua bagian dari permainan.

Anda hanya perlu sistem dalam strategi manajemen integrasi Anda untuk mengatasi hal-hal seperti pemangku kepentingan yang meminta modifikasi tambahan, dan tidak tersedianya.

Sebuah proses kontrol perubahan terintegrasi Itu dapat dengan mudah memproses dan menyetujui permintaan perubahan sangat penting. Ini adalah salah satu cara paling cerdas untuk memastikan bahwa proses Anda tetap dipersatukan dan terhubung, terlepas dari setiap cegukan proyek di sepanjang jalan.

Tetapi bagaimana Anda melakukannya?

Sementara memiliki dokumen yang menyatakan permintaan perubahan dapat membantu Anda, itu tidak dapat menangani besarnya dan frekuensi sebagian besar perubahan dadakan yang dapat muncul.

Atau, Anda dapat mengirim email bolak-balik dari perubahan yang disetujui.

Namun, tidak hanya ini sangat lambat, tetapi akan sulit untuk mempertanggungjawabkan akuntabilitas untuk kontrol perubahan terintegrasi.

UDN Task Manager. Memecahkan dilema ini dalam manajemen perubahan melalui ITS:

6. Tutup proyek

Setelah semua kerja keras Anda, proyek Anda akhirnya selesai, dan sudah waktunya untuk mengatakan kata-kata ajaib, "Tutup Proyek!"

Tetapi bertahan, masih ada hal-hal yang mungkin ingin Anda tinjau:

Membayar kembali. Punya secangkir kopi di tangan. Dan renungkan.

Sekarang, Anda perlu meluangkan waktu untuk berbicara dengan anggota tim proyek Anda dan para pemangku kepentingan terkait. Beri mereka tur tugas yang ditangani dan tonggak sejarah tercapai. Ini cara yang bagus untuk mendapatkannya bersatu Umpan balik tentang apa yang dapat Anda tingkatkan untuk proyek-proyek masa depan.

Anda juga perlu meneruskan dokumen penyelesaian proyek ke klien Anda, termasuk lampiran penting, detail penagihan, manual pengguna, dll.

UDN Task Manager. Sempurna untuk semua kasus penggunaan ini:

Ini dia, keenam langkah dalam melakukan pekerjaan dengan baik dengan manajemen integrasi proyek.

Apa manfaat penerapan manajemen integrasi proyek?

Kami telah berbicara tentang segala sesuatu tentang manajemen proyek terintegrasi kecuali satu hal.

Apa yang ada di dalamnya untukmu?

Manfaat utama penerapan manajemen proyek terintegrasi adalah:

Kesimpulan

Dari membuat piagam proyek untuk menutup proyek dengan sukses, manajemen proyek terintegrasi membantu Anda mengoordinasikan berbagai bagian proyek secara efisien.

Tetapi Anda tidak dapat mengintegrasikan semua bagian proyek sendiri.

Untuk manajemen integrasi proyek yang sukses, Anda perlu perangkat lunak manajemen proyek Suka UDN Task Manager. .

Dengan ton fitur , dari perencanaan kapasitas ke Manajemen Proyek Jarak Jauh , UDN Task Manager. dapat membantu Anda di semua bidang pengiriman proyek terintegrasi.

Mendapatkan UDN Task Manager. Gratis hari ini dan hubungkan semuanya di ruang proyek Anda dalam waktu singkat!