6 passaggi per creare un modello di programmazione giornaliero (con l'esempio)

Sommario

Un programma giornaliero è un ottimo modo per gestire le parti mobili della vita. Può darti la struttura, ridurre lo stress e aumentare la produttività. Quando si crea il modello di programmazione giornaliero in uno strumento online, avrai la flessibilità aggiuntiva per apportare modifiche e traccia aggiornamenti in tempo reale. Inoltre, visualizzando il tuo lavoro in più modi, puoi pianificare la tua giornata e prepararti per il successo.

Spesso può sentire come se non avessi abbastanza ore al giorno. Ma può essere utile pensare a un giorno non come una singola unità, ma come blocchi di tempo di 24 ore. Separando fuori ogni blocco, è possibile dedicare tempo specifico per lavorare, socializzare, mangiare e creare.

Quando hai una chiara comprensione di come stai usando il tuo tempo, non ti sentirai sempre come se ne hai esaurito. Oggi imparerai l'importanza di un programma giornaliero pergestione del tempo. Con la pianificazione quotidiana, puoi prepararti per il successo, anche nei giorni in cui non si sente tutto ciò che produttivo.

Ma prima: parliamo del tuo pianificatore di programma

Amiamo tutti un buon pianificatore di programmi fisici ed esteticamente gradevoli. Ma, lettore, saremo onesti con te, bello come devono guardare, gli orari giornalieri fisici non hanno quello che serve per aiutarti a organizzare la tua vita.

Probabilmente hai già sperimentato i classici problemi del programma fisico: disorganizzazione, scrittura angusta, non abbastanza spazio, nessun contesto, e-noi rabbrividiamo nemmeno pensare che perdendo il tuo pianificatore.

La verità è che l'unico modo per evitare confusione, disorganizzazione e inconveniente, è optare per un programma giornaliero online.

A differenza di un programma giornaliero scritto, un'applicazione di pianificazione ha i seguenti vantaggi:

Priorità con le attività ed eventi

Fornisce spazio al contesto

Condivisabile con i membri del team

Sempre accessibile online

Ti consente di creare più calendari in un unico posto

Se stai cercando uno strumento di pianificazione online, prova UDN Task Manager . UDN Task Managerè una piattaforma di gestione del lavoro che può aiutarti a organizzare il tuo lavoro in modo da sapere cosa devi fare e quando hai bisogno di farlo.

6 passaggi per creare un programma giornaliero

Indipendentemente dallo strumento di pianificazione online che scegli, segui questi sei passaggi per creare un programma giornaliero organizzato e bellissimo.

1. Elenco degli articoli da fare

Prima di poter organizzare i tuoi to-dos, devi primafare un elencodi tutti gli articoli che devi fare per il giorno. Puoi aggiungere questi articoli uno per uno alla tua app di programmazione in modo da sapere che li hai registrati o usa una tecnica come ilOttenere il metodo delle cose (GTD)Catturare sistematicamente tutto ciò che devi fare.

Includere compiti ricorrenti nella tua lista come riunioni, esercizio fisico e appuntamenti. Includere anche attività una tantum come scadenze o telefonate. Puoi decidere quanto specifico ottenere con il tuo elenco di attività. Ad esempio, se vuoi includere "Vai al pranzo" come compito ricorrente per aggiungere la struttura quotidiana, vai avanti.

Consiglio:Va bene se non conosci ogni compito che sta arrivando nella settimana a venire. Puoi sempre aggiungere altri articoli da fare alla tua lista in quanto sorgono.

2. Direzione delle attività

Non preoccuparti se ti senti sopraffatto dopo aver creato la tua lista di cose da fare. La tua lista si sentirà più organizzata una volta che hai priorità. Quando pricitizza il lavoro, ottieni un senso più chiaro di ciò che deve essere fatto quando. In questo modo, se sembra che non sarai in grado di completare tutti i tuoi compiti in un dato giorno, puoi concentrarti su quelli che sono la massima priorità - in altre parole, quelle che avranno il massimo impatto.

a prioritizzareIl tuo lavoro, inizia a segnare ogni attività come alta, media o bassa priorità. Alcune domande che puoi chiedere se stessi quando si ordinano i tuoi compiti includono:

Quali compiti hanno scadenze rigorose?

Quali compiti devo completare su giorni specifici?

Quali compiti sottolineo se non li completo presto?

Quali compiti voglio completare il prossimo?

Quali compiti possono aspettare?

Consiglio:Se hai compiti che sono in conflitto tra loro, considera quale compito è più urgente. Ad esempio, se un progetto è per un cliente e l'altro è per il tuo capo, allora il progetto client verrà probabilmente prima. Quando i termini conflitti, chiedono aiuto ai membri del tuo team e al tuo manager. Vedere se c'è qualche lavoro che puoidelegareo rinviare.

3. Nota scadenze

Se non hai già fatto, passa attraverso la tua lista online di cose da fare e assicurati che ogni compito abbia una scadenza. Se non sei sicuro di quale sia la scadenza, selezionare una scadenza che ha senso per ora, dopo tutto, puoi sempre aggiornarlo in seguito.

Come le priorità, le scadenze ti dicono quali compiti sono più importanti e quando hai bisogno di fare il tuo lavoro. Senza scadenze chiare, potresti perdere accidentalmente un deliverable, anche se avevi un sacco di tempo per lavorarci. Infatti,processi non chiarisono il secondo più grande fattore che contribuisce a scadenze perse

Consiglio:Le scadenze non si applicano solo ai progetti di lavoro. Puoi creare le tue scadenze per i compiti personali per tenerti responsabile. Ad esempio, se hai intenzione di eseguire una mezza maratona, dovresti impostare le scadenze di allenamento per quante miglia da eseguire a settimana. Creando queste scadenze, puoi assicurarti di essere in forma quando arriverà la gara.

4. Identificare gli eventi ricorrenti

Una volta che hai notato le scadenze nella tua lista di cose da fare online, evidenzia eventi che accadono su base ricorrente. Questi eventi possono includere riunioni settimanali del team, un club di libri mensili o telefonate con clienti.

Quindi, usare.Software di gestione del progettoPer programmare eventi ricorrenti nel tuo programma giornaliero. In questo modo, non dovrai tenere traccia degli articoli di riprogrammazione ogni settimana o mese.

Consiglio:Ora è anche un buon momento per fare un rapido controllo dei tuoi eventi ricorrenti. C'è qualcosa che fai regolarmente che dovresti smettere di fare, o delegare a qualcun altro?

5. Ordinare gli articoli per tempo, priorità o scadenza

Il grande momento è arrivato, ora, è il momento di prendere gli oggetti sulla tua lista di cose da fare e ordinarli per giorno e ora. Puoi anche ordinare i tuoi articoli con altre preferenze come la priorità o la scadenza.

Mentre ordini i tuoi articoli a tuo piacimento, considera i passaggi che hai eseguito sopra. I tuoi elementi ad alta priorità dovrebbero verificarsi prima, mentre gli articoli prioritari bassi possono succedere in seguito durante il giorno o la settimana. Scattare i tuoi eventi ricorrenti durante il modello del calendario di conseguenza. Come si riduce la tua lista di cose da fare, la tua agenda quotidiana si riempirà.

Consiglio:Puoi cambiare la tua lista di cose da fare alla vista del calendario per vedere quanto è pieno il tuo calendario. Se il tuo programma sembra troppo pieno, puoi aggiungere un passo in più nel processo di pianificazione. Rimuovere eventuali compiti che non si sentono necessari in modo da avere la respirazione per riposare o apportare modifiche.

6. Resta flessibile

Ora che hai una visione chiara di ciò che sarà il tuo programma giornaliero, puoi andare a lavorare. È importante rimanere flessibile durante tutto il giorno e la settimana perché il programma che inizi probabilmente non sarà gli eventi esatti che si svolgono.

La parte migliore di un pianificatore digitale è che le attività di pianificazione diventano più semplici e i cambiamenti futuri diventano meno gravosi. La vita è imprevedibile e difficile da controllare. I clienti cambieranno le scadenze e le riunioni settimanali del lunedì possono passare al mercoledì. Queste modifiche saranno meno stressanti quando sei in grado di regolare il calendario giornaliero con il clic di un pulsante.

Consiglio:È possibile utilizzare il software di gestione del progetto come strumento di pianificazione stand alone. PiùTipi di software di gestione del progettoConcentrati sull'organizzazione, sulla personalizzazione e sulla visualizzazione. Se approfitti di queste funzionalità, è possibile creare un programma giornaliero funzionale e flessibile.

Modello di programmazione giornaliero

È possibile utilizzare il modello di programmazione giornaliero sottostante quando si organizza la tua lista di cose da fare. Se stai creando un modello di programma settimanale, copia questo modello per ogni giorno della settimana.

Mentre questo modello di programma giornaliero utilizza i blocchi del tempo generale, puoi rendere il tuo programma più dettagliato se lo desideri. Ad esempio, è possibile assegnare l'attività 1 tra le ore di 7 A.M. e 7:30 A.M. per praticare la meditazione del mattino. Un modello orario può formare buone abitudini e tenerti responsabile dei tuoi obiettivi.

3 modi per organizzare il tuo programma giornaliero

Ci sono vari modi per organizzare il tuo programma giornaliero. Potresti preferire concentrarti su un periodo di tempo quando lavori o potresti essere più orientato alle attività. Considera le opzioni di seguito:

Ogni ora

Un pianificatore orario è la tradizionale disposizione di un programma giornaliero. Per creare un programma orario, seguire i passaggi sopra e assegnare tempi per le tue attività importanti. Questo programma fornisce una struttura chiara per ogni parte della tua giornata. Inoltre, è anche possibile pianificare gli obblighi al di fuori del lavoro, come l'appuntamento del medico personale dopo l'orario di lavoro.

Per priorità

Se preferisci un programma giornaliero non integrato, è possibile elencare i tuoi compiti per priorità e lavorare da questo elenco attraverso il giorno. Questo può sembrare una lista semplice da fare, ma avrai ancora bisogno di regolare le tue priorità per il giorno di fronte a te. Ad esempio, le tue priorità cambieranno in base alle riunioni, alle commissioni, agli eventi e agli appuntamenti che accadono in quel giorno.

Sotto, vedrai un programma giornaliero ordinato per la priorità usandoUDN Task Manager 'S Software di gestione del lavoro :

Per scadenza

Ordinamento del tuo programma per scadenze può portare un senso di urgenza alla tua giornata. Vedendo quali progetti dovuti ti diranno cosa dovrebbe venire prima nel tuo pianificatore personale. Come la tua lista di priorità, la tua lista delle scadenze cambierà ogni giorno. Ogni mattina dovrai valutare la tua lista e compilare eventi ricorrenti o impegni una tantum.

Perché è importante un programma giornaliero?

Quando crei un programma giornaliero, fai più che delineare i tuoi compiti per il giorno. Un programma giornaliero può migliorare la tua mentalità, aiutarti a prepararti per gli eventi imminenti e impostare il tono per il modo in cui il resto della tua settimana si svolgerà.

Alcuni vantaggi della creazione di un programma giornaliero includono:

Forma buone abitudini

Crea struttura

Impedisceindugio

Aumentiproduttività

Riduce lo stress.

Risparmia tempo

Miglioramessa a fuoco

La ricerca mostrache le routine beneficiano del nostro benessere. "L'esecuzione di attività di routine riduce lo stress rendendo la situazione più controllabile e prevedibile", afferma Indumathi Bendi, M.D., un medico di base di primario in Piemonte. "La preparazione è un modo fondamentale per prevenire lo stress."

Gestione del tempo principale con un programma giornaliero

La creazione di un programma giornaliero è un ottimo modo per padroneggiare la gestione del tempo e sentirsi più in controllo della tua vita. Con il pianificatore di programmazione quotidiano giusto, guadagnerai struttura nella tua giornata pur avendo ancora la flessibilità per apportare modifiche man mano che sorgono.

Non devi scegliere come organizzare il programma giornaliero quando usiSoftware di gestione del progetto. Se si desidera visualizzare il programma ordinato per scadenza o priorità, attivare ogni opzione nella parte superiore della pagina. Puoi anche visualizzare il tuo programma come un calendario mensile e collaborare con i membri del team sui loro calendari.