3 funzionalità dei migliori calendari della squadra

Dal momento del tempo antico, i calendari sono stati usati per aiutare le persone a rimanere allineate e lavorare insieme per eseguire con successo i progetti, come raccolti o edificio piramidale. Mentre il mondo del lavoro ha iniziato ad evolvere, i calendari stessi avevano bisogno di una sorta di allineamento.

Il calendario gregoriano.Usiamo oggi è stato adottato durante la vita di George Washington - è abbastanza nuovo. Prima, l'Europa usa per lo più il calendario Julian. Ma ogni anno, è scivolato più lontano dal calendario ebraico ed equinozi, causando un disastro. Il calendario gregoriano ha corretto questo e tutti si sono trasferiti, tranne l'Inghilterra. Quello andava bene fino a quando un anno bisestile spostò il paese 11 giorni da tutti gli altri. Quindi George Washington è nato l'11 febbraio sul calendario Julian, ma celebriamo il suo compleanno il 22 febbraio.

Vedi il problema?

Mentre 2 compleanni sarebbero fantastici, immagina un mondo di business in cui tutti hanno usato diversi calendari. Non funzionerebbe. E ancora,Con il 43% delle squadre che funzionano da remoto, spesso in diversi fusi orari, ci aspettiamo che collaborassero, coordinano e comunichiamo efficacemente senza ilLe funzionalità del calendario destro per gestire tutti i loro diversi progetti .

Secondo il nostro studio sullo stress dei dipendenti sul posto di lavoro, il più stressante è una cattiva comunicazione, anche se il 98% dei dirigenti spende fino all'87% della loro settimana lavorativa sulla comunicazione da sola.

I nostri team hanno bisogno di strumenti che fanno più che segnare una data di scadenza. Hanno bisogno di aiuto per gestire progetti e collaborazione. Lo strumento del calendario della squadra giusta può farlo, ma trovare quello giusto e la creazione di equilibrio e la visibilità può essere una sfida. Ecco 3 funzionalità da cercare nei migliori calendari della squadra.

3 funzionalità dei migliori calendari della squadra

Crea, Color-Code-Code e Livello Multiple Team Calendar

Come chiunque abbia cercato di ottenere i to-dos della loro squadra e le date dovute visivamente allineate in un calendario possono attestare, può essere schiacciante sia visivamente che amministrativamente. Mantenere un calendario aggiornato e pulito è un'impresa enorme, che rende strumenti come Excel o Google Calendar che sfidano per le esigenze di gestione del lavoro di squadra.

Immagina come travolgente un contenutocalendario di marketing.potrebbe essere, per esempio. Dagli ebook ai post dei blog, ai casi di studio, alle e-mail, alle promozioni, ai webinar e al più, se il calendario è solo una serie di date dovute, è difficile visualizzare e gestire dipendenze e lavori sovrapposti. Mentre è importante avere tutto questo lavoro in un unico posto per ottenere un'immagine completa del carico di lavoro, ogni pezzo di contenuto richiede un approccio molto diverso. Dovrai assicurarti di poter ottimizzare e strategicamente come entità separate.

Cosa c'è che non va nel solo elenco di Long To-Doe e non ottimizzando il calendario per ogni tipo di contenuto? Bene,Il content marketing genera 3 volte più leade costa il 62% in meno rispetto al marketing in uscita e solo il 9% dei marketer haha sviluppato un processo di gestione dei contenuti sistematici, dalla produzione alla distribuzione. Ciò significa che ci sono i conduttori e le entrate che vengono lasciate sul pavimento della stanza da taglio. Quindi come puoi massimizzare il tuo ROI?

I nostriTeam di vendita del contenuto aUDN Task Manager , ad esempio, usi UDN Task ManagerCalendari. Invece di avere tutte quelle risorse su un grande calendario, la squadra crea calendari individuali per ogni tipo. Quindi codici a colori e livelli ogni calendario per ottenere una singola visione che chiarisce scadenze e dipendenze. La squadra può vedere tutti i loro calendari stratificati tutti insieme, a strati come necessario, o uno alla volta.

Con così tanti progetti e beni diversi, i calendari stratificanti facilitano l'identificazionepianificazioneconflitti. Ma tu guardi anche per stato, canale, pubblico e altro ancora. Questo aiuta a separare i lavori in modo che il team possa ottenere sia una visione degli occhi di uccello o entrare nel nitty graticcio dei dettagli secondo necessità - tutto in tempo reale.

L'allineamento del team non si ferma a compiti e dalle date dovute. Puoi livellare su altri calendari chiave, come calendari di vacanza del team per gestire i carichi di lavoro e assicurarsi che nulla cada attraverso le crepe se qualcuno è fuori ufficio. La capacità di aggiungere o rimuovere i livelli aiuta il tuo team che affina la loro strategia. Puoi scegliere di vedere tutto ciò che il tuo team sta facendo, o semplificarlo per aiutare tutti a concentrarsi senza distrarre da un calendario disordinato.

Capacità chiave da cercare:

Connetti calendari condivisi a sottostanti progetti e compiti in modo che tutto sia collegato e aggiornato - non importa cosa

I calendari tradizionali sono fantastici perpianificazioneincontri e organizzando la tua giornata. Ma non importa quanto ci provieni, i nostri giorni e compiti raramente vanno come previsto. Il nostro lavoro è costantemente spostando, e mentre l'aggiornamento manuale dei nostri calendari potrebbe essere gestibile, il tuo team ha bisogno di più quando si tratta di gestire il loro lavoro.

Quando gestisce il lavoro della tua squadra all'interno di un calendario tradizionale rigido, ti ritroverai a perdere tempo ad aggiornarlo e spostando le cose intorno o ignorando tutto insieme. Invece di agire come aSingola fonte di veritàCiò mantiene allineato la tua squadra, il calendario diventa uno strumento amministrativo imbarazzante che deve essere rivolto e continuamente aggiornato e organizzato.

La verità è che non hai semplicemente impostato le date dovute e lasciarle lì.Il nostro studio del settore dei servizi professionaliha riferito che il 97% dei progetti è in ritardo in una certa misura. Per quanto cerchiamo di rimanere al bersaglio, le cose accadono - tutto il tempo, a quasi tutti. Sia che tu stia muovendo una data di scadenza a causa di un ritardo o semplicemente devi cambiare alcune cose intorno, il calendario del team dovrebbe renderlo facile per te.

Un team di campagna integrato è un grande esempio di una squadra con date dovute in continua spostamento. Stanno lavorando a croce, funzionalmente con altre squadre come contenuti, vendite, prodotto e altro ancora. Con un sacco di pezzi di progetto in movimento e campagne che si lanciano in una volta, è una chiave che sono in grado di mantenere i loro calendari in tempo reale per fare la programmazione tra così tante squadre una brezza. Quindi, come possono mantenere tutto fino ad oggi senza alcun lavoro extra?

Come esempio,UDN Task Manager.La squadra integrata delle campagne integrata mantiene tutto allineato utilizzandoUDN Task Manager.Calendari all'interno della piattaforma di gestione del lavoro collaborativa. Quando costruiscono un progetto inUDN Task Manager., possono impostare le dipendenze e le date dovute all'interno delcompito. La semplice passaggio a una vista del calendario popola automaticamente il calendario. Se avessero mai bisogno di spostare un'attività, possono trascinarla e rilasciarla nella vista del calendario o passare la data nell'attività e cambierà automaticamente sul calendario.

Questa facilità d'uso rende il miglior calendario della squadra fino ad oggi senza sforzo. Un bonus aggiunto? Perché puoi impostare le attività all'interno del tuogestione di progettoIl calendario deve dipendere, quando si trascina e rilascia un compito sul calendario, tutte le attività dipendenti si adattano automaticamente. La riprogrammazione non è mai stata più veloce.

Diciamo che stai lavorando su alancio del prodotto. Hai e-mail, comunicati stampa, blog, video, formazione vendite e altro, dipendono da uno dall'altro. Se una di queste aree ha un ritardo, ha un impatto su altre squadre e compiti. Avere un calendario che è collegato al tuo strumento di gestione del progetto rende facile allineare gli sforzi e prevenire le scadenze di cadere attraverso le crepe. Invece di passare il tempo ad aggiornare i calendari slitti o inviare aggiornamenti agli stakeholder, è possibile utilizzareUDN Task Manager.Calendari per ospitare tutte le relative informazioni, file e conversazioni quindi è facile per il tuo team saltare dal calendario direttamente nel lavoro.

Utilizzando un'app per calendario condivisa in aStrumento di gestione del lavoropiaceUDN Task Manager., scoprirai che i compiti pianificati contengono tutte le relative informazioni, file e conversazioni potrebbero essere necessari. Le modifiche alla scadenza effettuate direttamente all'interno dei compiti vengono automaticamente popolate, il che significa che tutti possono vedere i piani e gli orari più aggiornati. Ciò consente di risparmiare un sacco di membri del team di tempo potrebbero tentare di tenere premuto le informazioni sulle attività o chiedere aggiornamenti.

Capacità chiave da cercare:

Condividi il lavoro internamente ed esternamente con visibilità in tempo reale

Abbiamo sperimentato tutti di lavorare con una varietà di squadre o clienti con esigenze drasticamente diverse quando si trattaVisibilità del progetto. Alcuni vogliono vedere ogni piccolo dettaglio ed essere in grado di immergerti in profondità nelle erbacce. Altri semplicemente vogliono una comprensione di alto livello di cose come date o progressioni. Un calendario flessibile agisce come un camaleonte collaborativo in modo da non essere necessario modificare i processi e gli strumenti per soddisfare queste diverse esigenze.

Come accennato nell'ultima sezione, con il calendario collegato o all'interno del tuo strumento di gestione del lavoro è fondamentale. Il livello successivo è un calendario che puoi condividere in modo flessibile internamente ed esternamente. Quando si tratta di comunicare timeline e date dovute, un calendario del team è uno dei modi migliori per visualizzare universalmente un progetto in team.

I team di servizi professionali conoscono tutto bene l'importanza di mantenere diverse squadre nel ciclo senza sovraccaricarle o violare la privacy dei dati. Nel nostro sondaggio sui servizi professionali,i primi 3 motivi per il clientesono: progetti che vanno su budget o scadenza, difficoltà di comunicazione o ritardi e mancanza di visibilità instato del progetto .

La trasparenza è la chiave. È necessario mantenere entrambe le parti interessate interne ed esterne nel ciclo, e hai bisogno di un calendario che consente di controllare quante informazioni sono condivise. I team di servizi professionali, ad esempio, come dare ai propri clienti una panoramica di alto livello del progresso del progetto senza travolgendoli con i dettagli. Ma alcuni clienti vogliono vedere tutti quei dettagli nitty-grintosi.

Volerai un calendario che offre sia un collegamento interno che esterno per far condividere facilmente. Insieme aUDN Task ManagerAd esempio, è possibile creare un collegamento esterno e condividerlo con gli stakeholder anche se non hanno aUDN Task Manageraccount. Come admin, controlli la visibilità per i partner esterni. È possibile impostarlo in modo che gli stakeholder esterni possano vedere i nomi delle attività del calendario ma non fare clic per ulteriori informazioni sul progetto. Ciò fornisce altre squadre o clienti un visual ma aiuta a evitare qualsiasi rischio di sicurezza o schiacciante chiunque. Aggiornamento dei collegamenti esterni automaticamente come modifiche al progetto in modo da poter continuare facilmente ai fornitori, ai clienti e ad altre parti esterne aggiornate sui progressi del progetto.

Essere in grado di condividere i calendari effettua più facili sforzi di collaborazione e coordinamento tra le squadre e i clienti.I calendari ti aiutano a tenere tracciadi ciò che deve essere lavorato e quando, rimani in sincronizzazione e visualizzare il tuoprogramma del progetto. Quando gli stakeholder possono visualizzare un progetto in una vista del calendario rispetto a dover eseguire la scansione di un elenco di to-DOS, possono facilmente spot pubblicare roadblock o colli di bottiglia. Possono vedere come tutto collega e si svolgerà, che dà loro fiducia e motiva tutti a rimanere in cima al lavoro.

Capacità chiave da cercare:

I calendari della squadra ti aiutano ad andare da sopravvivere a prosperare

Più lavoratori che mai sonolavorando da remoto, cross-funzionale e attraverso i paesi. Alcune aziende hanno prosperato in questo nuovo ordine mondiale, mentre altri combattono per sopravvivere. UNArticolo recente dell'HBR.Trovato che la comunicazione e il coordinamento sono le chiavi per le aziende di colmare il divario tra a malapena sopravvivere e completamente fiorente - e lo strumento del calendario della squadra giusta può aiutare con entrambi.

Quando tutti nella tua azienda utilizzano i loro calendari di team flessibili all'interno di una soluzione di gestione del lavoro, possono iniziare a stabilireflussi di lavoro ben definiti che fanno seamless di comunicazione, coordinamento e collaborazione- attraverso fusi orari, uffici, squadre e altro ancora.

Morale della storia? Non essere come l'Inghilterra del XVIII secolo e finisci per 11 giorni dietro la tua competizione.Inizia la tua prova gratuita di 2 settimane di UDN Task Manageroggi e ricevi tutte le tue squadre allineate conUDN Task ManagerCalendario. La tua squadra sarà fiorente in pochissimo tempo.

Quali sono alcuni dei diversi modi in cui il tuo team usa i calendari? Fateci sapere nei commenti qui sotto! Inoltre, controlla i nostri post di follow-up: