7 chức năng quản lý hoạt động (cộng với các kỹ năng bạn cần để làm chủ chúng)

Tóm lược

Các công ty có bộ phận hoạt động để giữ các chức năng hàng ngày theo dõi. Bộ phận hoạt động tập trung vào việc duy trì hiệu quả của quy trình sản xuất và giúp các đội đưa ra quyết định thông minh. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu bảy chức năng quản lý hoạt động. Những chức năng này phác thảo các nhiệm vụ thiết yếu của nhóm hoạt động.

Quản lý hoạt động giữ các quy trình chạy trơn tru trong các tổ chức. Hãy nghĩ về công ty của bạn như một sân bay. Mỗi đội là một chiếc máy bay cất cánh theo các hướng khác nhau với các dự án và ý tưởng của họ. Là một người quản lý hoạt động, bạn là bộ điều khiển không lưu giữ cho tất cả mọi người và mọi thứ theo dõi.

Bộ điều khiển không lưu theo dõi những thứ như thời tiết, phong trào chuyến bay và truyền thông phi công. Tương tự, có bảy chức năng của quản lý hoạt động .

Hoạt động có liên quan đến hầu hết mọi khía cạnh của một tổ chức. Ví dụ, nếu một quản lý dự án Muốn thuê một thành viên trong nhóm mới, nhóm hoạt động trước tiên sẽ thực hiện một Phân tích lợi ích chi phí . Khi nhóm sản xuất muốn tạo ra một sản phẩm mới, nhóm hoạt động bắt đầu bằng cách đánh giá nhu cầu của khách hàng.

Bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để quản lý một số chức năng hơn những chức năng khác. Ví dụ: nếu công ty của bạn không cung cấp một sản phẩm vật lý, bạn có thể sẽ không tập trung nhiều vào quản lý chuỗi cung ứng. Nhưng hiểu mọi chức năng hoạt động là cách tốt nhất để chuẩn bị để làm việc trong bất kỳ ngành nào.

1. Kế hoạch hoạt động

Kế hoạch hoạt động là chức năng cơ sở của quản lý hoạt động. Nhiệm vụ của bạn trong chức năng này có thể bao gồm:

Vai trò của quản lý hoạt động là duy trì hiệu quả hoạt động . Luôn luôn tìm kiếm những tiến bộ mới để loại bỏ các tắc nghẽn và cải thiện chiến lược vận hành của bạn.

Kỹ năng cần thiết: tháo vát

Khi bạn tháo vát, bạn sẽ có thời gian dễ dàng hơn duy trì các quy trình kinh doanh. Là một người quản lý hoạt động, bạn sẽ phải quản lý đội của mình và giữ cho sự giúp đỡ của công ty. Để xử lý những thay đổi này, bạn cần phải nhanh chóng trên đôi chân của bạn. Trong các tình huống khi bạn không có các công cụ bạn cần theo ý của bạn, điều quan trọng là phải suy nghĩ nhanh chóng và sử dụng những gì bạn phải đưa ra các giải pháp.

2. Tài chính

Tài chính là một chức năng thiết yếu và phổ quát của quản lý hoạt động vì mọi công ty đều cố gắng giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Là một người quản lý hoạt động, bạn sẽ đảm bảo các nhà lãnh đạo của công ty giữ cho ngân sách trong việc xem xét khi họ đưa ra quyết định quan trọng. Một số nhiệm vụ của bạn có thể bao gồm:

Bạn có thể tự hỏi làm thế nào nhiệm vụ tài chính của Đội điều hành khác với các bộ phận tài chính. Bộ Tài chính sẽ xử lý mọi thứ từ doanh thu đến tiền lương. Trong khi đó, bạn nên hạn chế sự tham gia tài chính của mình cho những thứ có liên quan đến quy trình sản xuất.

Kỹ năng cần thiết: Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính xảy ra khi bạn xác định xem doanh nghiệp của bạn có ngân sách để đạt được các mục tiêu và mục tiêu chiến lược. Để đẩy các nhà lãnh đạo công ty của bạn thành công tài chính, bạn sẽ cần phải lên kế hoạch trước.

Giữ chi phí sản xuất thấp bằng cách tìm các nhà cung cấp chất lượng cao với giá thấp. Bạn muốn tạo một sản phẩm hàng đầu giữ trong ngân sách của khách hàng.

3. Thiết kế sản phẩm

Các nhà thiết kế sản phẩm có thể là những sáng tạo của đội, nhưng đội ngũ hoạt động là đôi mắt và tai mà tập hợp thông tin từ thị trường. Khi bạn xác định nhu cầu của khách hàng và Xu hướng tiếp thị , bạn sẽ chuyển tiếp những gì bạn đã học lại với các nhà thiết kế để họ có thể tạo ra một sản phẩm mạnh mẽ.

Nhiệm vụ cụ thể Nhóm của bạn có thể xử lý trong chức năng này bao gồm:

Cung cấp hướng thiết kế để giúp các nhà thiết kế nghĩ ra một sản phẩm

Không có nhóm hoạt động, nhóm thiết kế sản phẩm sẽ gặp khó khăn khi biết cách tạo ra. Thị trường luôn thay đổi, và tạo ra một sản phẩm hoàn thiện thành công đòi hỏi phải nghiên cứu sâu rộng.

Kỹ năng cần thiết: Giải thích dữ liệu

Khả năng diễn giải dữ liệu là một kỹ năng chính cho chức năng quản lý hoạt động này. Là người quản lý hoạt động, bạn phải biến dữ liệu thành các hướng dễ hiểu. Mục tiêu của bạn nên được giao tiếp rõ ràng cách bạn muốn sản phẩm của mình phù hợp hoặc vượt quá các sản phẩm khác trên thị trường.

Một khi bạn có một kế hoạch tại chỗ, Truyền thông hợp lý hóa trên các nhóm bằng cách sử dụng một nền tảng hoặc công cụ. Tạo một kế hoạch dự án trung tâm để theo dõi các mục hành động, thông tin và phản hồi. Sau đó, chia sẻ nó trong một Công cụ quản lý dự án Vì vậy, mọi người có thể truy cập nó và xem những thay đổi trong thời gian thực.

4. Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng đi đôi với thiết kế sản phẩm. Sau khi nhóm sản xuất tạo ra một sản phẩm, nhóm hoạt động sẽ đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Bạn sẽ cần kiểm tra sản phẩm để đảm bảo không có lỗi nào trước khi phát hành nó cho công chúng. Nhiệm vụ của bạn để kiểm soát chất lượng có thể bao gồm:

Biểu diễn Phân tích rủi ro Để xác định các vấn đề tiềm ẩn

Kiểm tra sản phẩm để đảm bảo chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng

Tạo các thử nghiệm để kiểm soát chất lượng sản phẩm của bạn

Mức độ và tiêu chuẩn về kiểm soát chất lượng khác nhau tùy theo ngành - một trong những điều đầu tiên mà nhóm của bạn nên làm trong quá trình kiểm soát chất lượng là thực hiện nghiên cứu thị trường để xác định tiêu chuẩn chất lượng nào nên được trong ngành của bạn. Khi bạn đã phác thảo một tập hợp các tiêu chuẩn chất lượng, hãy sử dụng chúng dưới dạng điểm chuẩn để quản lý chất lượng chuyển tiếp.

Kỹ năng cần thiết: Quản lý xung đột

Không phải mọi sản phẩm sẽ có chất lượng hàng đầu sau một vòng qua quy trình sản xuất. Có thể mất nhiều vòng thiết kế và một vài chuyến đi trở lại bảng vẽ để tạo ra một sản phẩm chất lượng lên đến tiêu chuẩn.

Loại phản hồi này cuối cùng sẽ tạo ra sản phẩm của bạn phiên bản tốt nhất của chính nó, nhưng có thể khó nghe trong thời điểm này. Để vượt trội về chức năng quản lý hoạt động này, hãy xây dựng mạnh mẽ chiến lược quản lý xung đột. . Bằng cách đó, bạn có thể thời tiết những thời điểm không chắc chắn này và tạo ra các sản phẩm mà Wow khách hàng.

5. Dự báo

Dự báo không chỉ là một thuật ngữ cho các nhóm hoạt động thời tiết cũng sử dụng dự báo để dự đoán nhu cầu đối với một sản phẩm. Nhóm của bạn có thể làm chủ dự báo bằng cách cố gắng trả lời các câu hỏi giả thuyết như:

Những gì tiếp thị và khuyến mãi chúng ta nên lên kế hoạch cho sản phẩm này?

Những sáng kiến bán hàng nào chúng ta nên lên kế hoạch cho sản phẩm này?

Chúng ta có thể ước tính chi phí lưu trữ Chúng ta sẽ cần hàng tồn kho?

Chúng ta có thể xác định chi phí tìm nguồn cung ứng và nguyên liệu?

Kỹ năng cần thiết: Đa quyết định dựa trên dữ liệu

ĐĂNG KÝ DỮ LỊCH DỮ LIỆU sẽ phục vụ bạn tốt trong nhiều chức năng quản lý hoạt động. Cách duy nhất để đưa ra dự đoán chính xác là dựa trên dự đoán của bạn về sự thật. Bắt đầu bằng cách dự báo nhu cầu sản phẩm bằng cách phân tích xu hướng trong quá khứ. Sau đó, truyền đạt kết quả dự báo cho các nhà lãnh đạo của Bộ để họ có thể điều chỉnh các kế hoạch trong tương lai phù hợp.

6. Chiến lược

Chiến lược là một hàm rộng về quản lý hoạt động mà có thể liên quan kế hoạch hoạt động , Giám sát và phân tích. Mục tiêu của quản trị chiến lược là để đưa ra quyết định sản xuất chắc chắn phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Công ty của bạn là mục tiêu kinh doanh có thể bao gồm:

Công việc của bạn là quản lý hoạt động là tìm cách để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của công ty bạn. Một số chiến lược bạn có thể sử dụng cho các ví dụ trên bao gồm:

Phân tích hàng tồn kho của bạn: Để thỏa mãn khách hàng ưu tiên, bắt đầu bằng việc phân tích hàng tồn kho của bạn. Điều này có thể làm tăng sự hài lòng của khách hàng bằng cách đảm bảo bạn luôn có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Phối hợp giữa các nhóm: Hơn hợp tác giữa các nhóm sẽ cải thiện hệ thống sản xuất vì truyền thông sẽ tăng lên, dẫn đến ít chỗ cho sai sót.

Ưu tiên các quy trình xanh: Chuyển sang các quy trình thân thiện hơn với môi trường có thể tiết kiệm tiền trong thời gian dài và giữ khách hàng đầu tư vào thương hiệu của bạn.

Kỹ năng cần thiết: Tư duy phê phán

Tư duy phản biện là quan trọng đối với chức năng chiến lược của quản lý hoạt động bởi vì đó là cách bạn tạo ý tưởng chu đáo và buộc chúng lại đến các điểm cơ bản. Khi bạn một cách logic suy nghĩ thấu đáo khái niệm, bạn có thể xây dựng chiến lược mạnh mẽ. Bạn có thể sử dụng nghiên cứu và dữ liệu để hỗ trợ ý tưởng của bạn và sau đó sử dụng những gì bạn đã học được để đưa ra quyết định hỗ trợ tốt cho nhóm của bạn.

7. Quản lý Chuỗi cung ứng

Nếu công ty bạn sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ, công ty của bạn sẽ cần phải quản lý chuỗi cung ứng cho nguồn, sản xuất, và vận chuyển. Bạn có thể có một bộ phận riêng biệt cho các chuỗi cung ứng, nhưng các vấn đề chuỗi cung ứng liên quan đến sản xuất nội bộ sẽ là của bạn để xử lý. Các chuỗi cung ứng nên dòng chảy trong một thời trang có tính chu kỳ như sau:

Các chuỗi cung ứng là chu kỳ bởi vì một khi bạn phân tích nhu cầu tiêu dùng, bạn sẽ tìm nguồn nguyên liệu ngày càng đi xuống chuỗi lại.

Bạn không nhất thiết phải làm theo từng bước. Ví dụ, nếu bạn làm việc ở một công ty nhỏ, bạn có thể gửi sản phẩm hoặc dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng. cắt giảm này ra phân phối và chi phí bán lẻ, nhưng bạn vẫn sẽ cần phải giữ cho chuỗi cung ứng nguyên vẹn. Nếu có một cổ chai trong một giai đoạn của chuỗi cung ứng, nó có thể tàn phá mọi giai đoạn khác.

Kỹ năng cần thiết: Giải quyết vấn đề

Như một người quản lý hoạt động, bạn sẽ cần phải tổ chức, kế hoạch, và đại biểu . Nhưng để có kỹ năng của bạn một bước xa hơn, bạn phải là một tốt vấn giải là tốt. Có nhiều chiến lược giải quyết vấn đề bạn có thể nghiên cứu và giữ bạn hộp công cụ và thành viên trong nhóm của bạn sẽ đánh giá cao các giải pháp nhanh chóng của bạn khi mọi thứ trở nên khó khăn.

Tầm quan trọng của quản lý hoạt động

Các chức năng của quản lý hoạt động rất quan trọng cho mỗi doanh nghiệp cho dù bạn đang ở trong ngành công nghiệp sản xuất hoặc công nghệ. Trong khi các công ty công nghệ có thể tìm thấy tài chính và chiến lược quan trọng hơn và các công ty sản xuất có thể tập trung hơn vào chuỗi cung ứng, bảy chức năng vẽ một bức tranh đầy đủ về cách để chạy bất kỳ nhóm nội bộ.

Các công ty thực hiện nhiều quyết định trong suốt quá trình sản xuất, và các nhóm hoạt động thường đóng vai trò như một tiếng nói của lý trí giữa các phòng ban. Nếu không quản lý hoạt động, các bộ phận có thể có quyết định xếp thẳng rắc rối với các mục tiêu của công ty, tránh xung đột, và các hoạt động giữ chạy trơn tru. Đặc biệt, quản lý hoạt động:

thành viên trong nhóm thúc đẩy: Các nhóm hoạt động thúc đẩy thành viên trong nhóm bằng cách giữ cho nơi làm việc có tổ chức và cải thiện điều kiện môi trường làm việc. thành viên trong nhóm được nhiều hứng thú để làm việc khi họ có một môi trường làm việc hoạt động.

Sử dụng tài nguyên: Một phần khác của công việc của bạn là Giám đốc điều hành là xây dựng ngân sách sử dụng tài nguyên của công ty một cách khôn ngoan. Cố gắng giảm chi phí bất cứ khi nào có thể, kéo dài các nguồn lực để phù hợp với nhu cầu của dự án, và giữ các nguồn lực từ việc lãng phí.

Tăng cường hợp tác: Bạn có thể nâng cao. hợp tác nhóm trong tổ chức của bạn bằng cách cải thiện việc ra quyết định. Khi bạn đưa ra quyết định tốt, bạn thiết lập niềm tin giữa các đội, dẫn đến việc cung cấp các sản phẩm chất lượng hàng đầu cho khách hàng.

Giúp đạt được mục tiêu: Bạn sẽ giúp đạt được Mục tiêu kinh doanh bằng cách phục vụ như một điểm kiểm tra cho các quyết định lớn. Khi các nhà lãnh đạo bách hóa coi những thay đổi hoặc sáng kiến, bạn sẽ đánh giá xem ý tưởng của họ có phù hợp với mục tiêu của công ty.

Cải thiện năng suất: Tăng lên năng suất Bằng cách làm cho quá trình giao hàng của sản phẩm hiệu quả hơn. Các thành viên trong nhóm trong tổ chức của bạn có thể hoàn thành công việc của họ nhanh hơn khi bạn cải thiện sản xuất.

Hiểu nhóm hoạt động liên quan đến các bộ phận khác

Một bộ phận hoạt động có thể đảm nhận các vai trò khác nhau tùy thuộc vào quy mô công ty và sản phẩm. Nếu bạn là một công ty nhỏ, nhóm nhân sự có thể chia sẻ một số nhiệm vụ với nhóm hoạt động, như lập kế hoạch tài chính. Nhưng các công ty sản xuất lớn hơn thường có những dòng rõ ràng giữa các hoạt động và quan hệ con người. Trong cài đặt này, bạn có thể sẽ làm việc trong tay với một nhóm quản lý chuỗi cung ứng.

Bạn có thể tự hỏi tại sao quản lý chuỗi cung ứng là một trong những chức năng chính của quản lý hoạt động nếu đó cũng là một bộ phận riêng. Mặc dù hai quy trình này thường được gắn chặt với nhau, các đội tập trung vào các ưu tiên khác nhau. Theo truyền thống, quản lý hoạt động liên quan đến phần nội bộ của sản xuất, trong khi quản lý chuỗi cung ứng liên quan đến phần bên ngoài.

Hướng dẫn các đội về hiệu quả với Quản lý tác vụ UDN

Mục tiêu của quản lý hoạt động là đưa ra quyết định của bạn thông minh hơn và sản xuất của bạn gầy hơn. Cho dù bạn đang giữ các dự án hàng ngày theo dõi, giám sát chất lượng sản phẩm hoặc phát triển các chiến lược kinh doanh, Quản lý tác vụ UDN có thể cung cấp cho bạn quan điểm cấp cao mà bạn cần làm tất cả.