كيفية إنشاء جدول زمني للمشروع في 7 خطوات بسيطة
إدارة مشروع؟ عرض العمل في جدول زمني - بدلا من جدول بيانات أو غير منظم قائمة - هو واحد من فوائد إدارة المشاريع وبعد يمكن أن يوضح لك الجدول الزمني كيف يصلح جميع القطع من خطتك معا. لذلك، لماذا لم تصنع واحدة حتى الآن؟ بدون التكنولوجيا المناسبة، يمكن أن يكون إنشاء جدول زمني للمشروع فوضوي ودليل.
الحنق لا أكثر. إليك مثال خطوة بخطوة لإنشاء جدول زمني للمشروع - بغض النظر عن عنوان عملك أو الصناعة أو قسمه. اتبع هذه الخطوات ومعرفة كيفية إنشاء مواقع الجدول الزمنية التي تضعك في مقعد السائق و بناء قالب الجدول الزمني للمشروع الخاص بك وبعد
1. إنشاء موجز مشروع
للحفاظ على جميع أصحاب المصلحة في المشروع محاذاة حول الخطة، يجب أن يبدأ كل مشروع بمشروع موجزوبعد إنه بمثابة خريطة طريق وطريقة لشرح الغرض والأهداف والمعالم ورؤية المشروع العام. فيما يلي بعض الأسئلة للإجابة في وجيزة:
ما هي الخاصة بكالأهدافللمشروع، داخليا وخارجيا؟
أي أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين هم جزء من المشروع؟ ما هي أدوارهم؟
ما هو الإطار الزمني للمشروع؟
ما هيالمعالم الرئيسيةمن المشروع؟
دعونا نضع هذه الخطوة موضع التنفيذ. أنت مسؤول عن التخطيط لعشاء تقدير العميل لهذا العام. هدفك الشخصي لهذا الحدث هو أن تكون منظمة، منتجة، وكفاءة قدر الإمكان وبعد أنت واثق من أنه يمكنك القيام بذلك، وفهم كل شيء يبدأ بوضع موجز متماسك لحدثك. إجاباتك على الأسئلة الأربعة المذكورة أعلاه هي:
ما هي أهدافك للمشروع، داخليا وخارجيا؟
الهدف الداخلي هو التخطيط لحضور عميل عالي التأثير أقل من 15000 دولار. الهدف الخارجي هو تحقيق معدل RSVP 50٪ و 80٪ معدل الحضور.
أي أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين هم جزء من المشروع؟
أصحاب المصلحة الداخلييون هم لجنة التخطيط لهذا الحدث (جون، سام، تارا، ليندا)، VP من نجاح العميل، وفريق التسويق. خارجيا، يشمل أصحاب المصلحة جميع العملاء الحاليين، وبعض البائعين (شركة تقديم الطعام ومكان الحدث وما إلى ذلك).
ما هو الإطار الزمني للمشروع؟
ينطلق تخطيط المشروع في 15 يناير وسيعقد الحدث في 30 أغسطس.
ما هي المهام التي يجب اعتبارها معالم في المشروع؟
نشر صفحة التسجيل، وتأمين المكان، وتوقيع بائعين معينين.
بمجرد أن يكون لديك موجز وأهداف المشروع المبينة، ستكون مستعدا للعمل للخلف ومعرفة جميع الخطوات التي تحتاجها للوصول إلى هناك ويمكنك البدء في إنشاء جدول زمني للمشروع.
2. قائمة إلى dos الخاص بك
من أجل الحصول على جدول زمني ناجح للمشروع، ستحتاج إلى إنشاء قائمة بكل ما سيحضر حدوثه خلال عملية تخطيط المشروع على طول الطريق إلى التسليم النهائي الخاص بك، سواء كان تقريرا أو حدثا. أعتقد أن الكبير والصغير من حيث الخطوات. يجب أن تكتمل أي مهام تساعدك في إكمال مشروعك في الوقت المحدد وفي الميزانية في هذه القائمة.
في هذه المرحلة، لا تقلق كثيرا على ترتيب جميع خطواتك أو عندما تحتاج إلى إنجازها - سنغطي ذلك لاحقا.
على سبيل المثال، قد يبدو انهيار عشاء تقدير العميل الخاص بنا:
اكتب خطة الحدث
وضع اللمسات الأخيرة على الميزانية
تأكيد مكان الحدث
حدد الطعام
اختر موضوع الحدث
تصميم مفاهيم الإبداعية للحدث
قم بإعداد صفحة RSVP
يرسل دعوات
الإعلان عن الحدث
النظام غنيمة
اختبار A / V
وضع اللمسات الأخيرة على العروض
إعداد جميع الحدث ضمانات وغنيمة
يوم - قائمة المراجعة
لخطوات أطول أو أكثر تعقيدا، اقتحمها في مجموعات فرعية أصغر وسهلة الهضم. لن يساعدك فقط في معرفة النطاق الحقيقي للخطوة، لكنه سيضمن أيضا أنك لا تنسى أي تفصيل صغير وجعل معالجة تكنولوجيا المعلومات أكثر قابلية للإدارة.
في مثال الحدث لدينا، لجعل "تحديد المطاعم" خطوة أقل ساحقة، وسوف نقسم هذا الجزء من المشروع في قطع الجهاز الهضمي:
إنشاء قائمة من المطاعم المحتملة
الحصول على علامات اقتباسات من كل ضريبة
مقارنة الاقتباسات والقوائم
يجتمع مع أفضل اللقطات
اختيار الادوية
وضع اللمسات الأخيرة على العقد
3. تقدير كم من الوقت سوف تأخذ كل خطوة
بمجرد حصولك على قائمة شاملة من كل خطوة في مشروعك، ستتخذ بعد ذلك مقدار الوقت الذي سيأتمل فيه كل منها. عند القيام بذلك. بمجرد معرفة مقدار الوقت الذي ستستغرق كل مهمة، ستتمكن من التخطيط والتسلسل بشكل صحيح لكل مهمة لإنشاء خريطة طريق مشروع.
متابعة من خلال مثال الحدث الخاص بتقدير العملاء لدينا، دعنا نأخذ خطوة "تحديد المطاعم"، إلى جانب كل من عمليات البحث عنها، وتقدير مقدار الوقت الذي ستستغرق المهام الفردية.
اختيار المطاعم (9 أسابيع)
إنشاء قائمة من المطاعم المحتملة (أسبوع واحد)
الحصول على عروض الأسعار من كل ضريبة (3 أسابيع)
مقارنة الأسعار والقوائم (أسبوع واحد)
يجتمع مع أفضل اللقطات (أسبوعين)
اختيار الوفاء (أسبوع واحد)
وضع اللمسات الأخيرة على العقد (أسبوع واحد)
استنادا إلى توقعات وقتنا، فإن عملية اختيار شركة تقديم الطعام ستتخذ ما مجموعه تسعة أسابيع. من خلال العمل للخلف، يمكنك تحديد متى تحتاج إلى البدء في هذه الخطوة الخاصة وملء جدول مشروعك مع التواريخ الفعلية.
4. خريطة التبعيات
أثناء تشغيل مشروع، يمكن عمل بعض الخطوات في وقت واحد - خاصة إذا كانت زملائيات الفريق المختلفة مسؤولة عن كل مهمة من المهام المتداخلة. ومع ذلك، لا يمكن بدء أو الانتهاء من الآخرين حتى يتم الانتهاء من خطوة أخرى. بمعنى آخر، تعتمد بعض الخطوات على الآخرين من الانتهاء أولا. على سبيل المثال، لا يمكنك طلب الطعام قبل تحديد المطاعم. هذا هو واحد من العديد من الأسباب التي تجعلالجدول الزمنيمهم جدا. رؤية بصريا كل خطوة، وكيف تتداخل الخطوات، وكمية الوقت الذي يستغرق كل منهما سيبقيك في الدورة التدريبية.
هذا هو الوقت المناسب لمعرفة من المسؤول عن كل خطوة. إن تعيين من المسؤول عن كل جزء من المشروع في وقت مبكر سيساعدك في اكتشاف وضبط تعارضات التوقيت أو الموارد، وتجنب المفاجآت والتأخير في المستقبل. في الخطوة 6، ستتعلم كيفية مشاركة جدول مشروعك مع المشاركين، مما يجعل المسؤوليات واضحة.
واحدة من المهام لحدث المثال لدينا هي إرسال الدعوات. في حين أن هذه الخطوة الخاصة تبدو واحدة سهلة، هناك العديد من الأشياء الأخرى التي تحتاج إلى حدوثها قبل أن نفكر في إرسال الدعوات. يجب تصميم الدعوات، ولا يمكننا تصميمها حتى يتم اختيار موضوع لحدثنا. يجب أن تحدث مهمة واحدة قبل بدء آخر. علي سبيل المثال:
موضوع الحدث(فريق تخطيط الأحداث) →مبادئ التصاميم(ليندا) →اختر التصميم(فريق تخطيط الأحداث) →خلق دعوة(ليندا) →يرسل دعوات(تارا)
الأمر يستحق الوقت لخريطة خارج كل الاعتمادوتسلسل (أو طلب) لكل مهمة. ستبدأ بسرعة لرؤية لغز مشروعك معا. تقرير من سيفعل ما هو أمر بالغ الأهمية. من سيعمل على وضع اللمسات الأخيرة على موضوع الحدث؟ من سيقوم بتصميم الدعوات؟ لا تنتظر حتى حان الوقت لمهمة البدء قبل تعيينها لشخص ما - احصل على كل ما يسرن في وقت مبكر لتجنب النزاعات أو الفواق.
والخبر السار هو عملية الدعوة وتحديدات الطعام يمكن أن تحدث في نفس الوقت (والتي ستظهر في الجدول الزمني للمشروع).
5. إنشاء الجدول الزمني الخاص بك
هل بدأت تصور ما هو الجدول الزمني للمشروع الخاص بك يمكن أن يبدو ب على الرغم من أنه غير عملي للحفاظ على هذه الصورة (وجميع هذه المهام والتواريخ المستحقة) في رأسك، فمن واقعيا الحصول عليها على الورق (أو على الشاشة). قد يكون غريزتك الأولى لفتح جدول بيانات Excel أو PowerPoint - ولكن الانتظار. نظرا لأن أيا كانت مصممة لتخطيط أو إدارة المشاريع، فسوف تعمل في بعض التحديات التي يمكن تجنبها عن طريق اختيار أداة أفضل وبعد
بدلا من ذلك، اختر أداة إدارة المشروع المصممة للبناء و إدارة الجدول الزمنية للمشروع -مثل UDN مدير المهام وبعد ليس فقط سيوفر لك الوقت في رسم الوقت الزمني الخاص بك (نظرا لأنك لن تضطر إلى محاولة للاختراق الخلايا وضيف الصيغ لتحويل جدول بيانات إلى جدول زمني للمشروع)، فسيسمح لك بمواصلة إدارة الجدول الزمني الخاص بك بعد بدء المشروع. مخصصة أدوات إدارة المشاريع تسمح لك لبسهولة تكييف الجدول الزمني الخاص بكأثناء العمل، وتحديث أصحاب المصلحة الخاصة بك على التغييرات والتقدم.
مع الأداة المناسبة، سيتم ربط الجدول الزمني الخاص بك بعملك الأساسي وسيبقى دائما حتى الآن. يمكن أن يكون الفرق بين مشروع يعمل على المسار الصحيح والمرء الذي يسير إلى Haywire.
كيفية إنشاء جدول زمني في UDN مدير المهام
يستخدم UDN مدير المهام الجدول الزمنيميزة إلى إنشاء جدول المشروع الخاص بك في
أدخل جميع خطوات المشروع الخاصة بك كامرأة في القائمة
إضافة تواريخ البدء والنهاية لكل مهمة
أضف مالك مهمة لكل واحد
ارسم التبعيات بين المهام
انقر فوق "الجدول الزمني" عرض لرؤية قائمتك ترجمت إلى جدول زمني مرئي.
نصيحة:إذا كنت قد قمت بالفعل بإنشاء خطتك في جدول بيانات، يمكنك استيرادها بسرعة UDN مدير المهام باستخدام لديناتكامل المستورد CSV، والتخطي إلى الخطوة الرابعة.
قوالب الجدول الزمني للمشروع لتبدأ
أسهل طريقة لإعداد جدول زمني للمشروع بسرعة هي البدء بقالب المشروعوبعد فيما يلي بعض قوالب المشروع، التي أنشأتها UDN مدير المهام ، يمكنك استخدام الآن. يبدأ كل مشروع كأداة عرض قائمة، ولكن يمكنك النقر فوق علامة التبويب "الجدول الزمني" لتحويلها إلى جدول زمني:
قالب إطلاق تسويق المنتجات
قالب تخطيط الأحداث
قالب خارطة الطريق المنتج
قالب خطة المشروع العامة
6. شاركها مع أصحاب المصلحة
تذكر عندما أضفت قائمة بجميع أصحاب المصلحة في المشاريع على وجيزة في بداية هذه العملية؟ الآن بعد أن بنيت الجدول الزمني الخاص بك، من المهم مشاركتها مع الجميع المعنيين. يمكننا أن نعد أننا سنسخرون لمعرفة مدى امتلاك خطتك. أسهل أنت جزء من المشروع، كلما زاد عدد مجدك في طريقك.
عند استخدام أداة إدارة المشاريع لبناء الجدول الزمني الخاص بك، تقاسمها سريعة وسلاسة. ننسى رسائل البريد الإلكتروني والمكائنات المتعددة - في أي وقت من الأوقات، سيعرف أصحاب المصلحة من من يفعل ما عندما.
بالنسبة لحدث تقدير العميل، سنرغب في مشاركة الجدول الزمني لدينا مع الجميع المشاركين في المشروع بأكمله، وليس فقط أولئك الذين لديهم مسؤوليات فورية. في أي وقت، سيتمكن شخص ما من تتبع جزء من المشروع وتبعيةها دون الحاجة إلى Ping لك للحصول على معلومات.
7. إدارة والتكيف كما تذهب
إذا كنت قد عملت في أي مشروع، فأنت تعرف أن الأمور لا تذهب دائما كما هو مخطط لها. ومع ذلك، عندما تكون مستعدا للتكيف، لا يبدو التغييرات من الصعب للغاية التعامل معها. الجداول الزمنية ليست رائعة فقط للتخطيط؛ سيساعدونك أيضا في ضبط التأخيرات أو التغييرات حتما.
لا يجب أن تكون المهام المتحركة التي حولها شاقة أو تعطيل المشروع بأكمله. إذا تم تشغيل جزء واحد من المشروع في تأخير، كالمالك للمشروع، سيكون لديك وضوح حول تأثير بقية المشروع. بعد ذلك، ستتمكين من نقل الأمور وفقا لذلك، لذلك لا يزال بإمكان المشروع الإجمالي المضي قدما بشكل منتج.
كماوظائف الرصيدملاحظات، يمكن إدارة تغييرات المشروع ضمن خطوات خاصة بهم، ولكن بمجرد أن يكون التغيير نهائيا، حان الوقت لتحديث الجدول الزمني الخاص بك. لأن الجدول الزمنية تخرج بسرعة عند تغيير الخطط، الاعتماد على أداة إدارة المشاريع ، بدلا من البريد الإلكتروني أو جداول البيانات، يقدم فائدة كبيرة. بصفتك صاحب المشروع، فإن مسؤوليتك مسؤولية التواصل مع جميع أصحاب المصلحة ما هو مصدر الحقيقة الوحيد (الجدول الزمني الخاص بك) وتأكد من تحديثه دائما.
اتخاذ إجراءات فورية.بمجرد تأكيد التغيير، قم بتحديث الجدول الزمني الخاص بك لتعكس ذلك.
إخطار أصحاب المصلحة.يجب أن يفهم أي شخص يتأثر بالتغيير في جدول مشروعك كيف يؤثر عليهم وتكون قادرا على رؤية التغيير بصريا في جدول المشروع.
تحديد التأثير.بمجرد تحديث الجدول الزمني الخاص بك، ستتمكن من معرفة ما إذا كانت هناك فترات زمنية مكتظة وأصحاب المصلحة الذين لديهم الكثير من المهام. يمكنك نقل مهمة لضمان المزيد من الوقت؟ هل يستطيع شخص آخر تولي هذه المسؤولية أو قدم يدك؟
لالتقاط مثال الحدث لدينا، دعنا نقول أنك تمكنت من اختيار متعهد في عشاء تقدير العميل. أنت على وشك الانتهاء من العقد عندما تأتي المكالمة في أن شركة المطاعم حجزت أنفسهم. لسوء الحظ، يجب أن تجد شركة تقديم الطعام الجديدة.
من خلال الجدول الزمني، من السهل ضبط التواريخ المستحقة لأي مهمة أو أي أعضاء فريق يتأثر بهذا التغيير. الجزء الإيجابي من هذا التحدي هو أننا مررنا بالفعل بعدة المهام الأولية ويمكن أن نرى ذلك ينعكس على الجدول الزمني. في حين أن هذه مشكلة محبطة، إلا أنها تشعر أكثر قابلية للإدارة لأن الجدول الزمني لدينا أبقمنا نظاما وعلى المسار الصحيح.
أسئلة شائعة حول الجدول الزمنية للمشروع
إن معرفة كيفية إنشاء جدول زمني للمشروع منظم جيدا هو الخطوة الأولى الرائعة نحو فهم كيفية استخدام هذه الأداة القوية، لكن قد لا يزال لديك عدد قليل من الأسئلة. انت لست وحدك. فيما يلي إجابات لزوجين أسئلة شائعة لدى الناس حول مواعيد المشروع:
ما الفرق بين الجدول الزمني ورسم مخطط غانت؟
مخططات غانتالتركيز أكثر على ذلكسير العملوتبعية المهام. إنهم أكثر خطية ولا يحسبون تغييرات أو أشياء متعددة تحدث في وقت واحد. الجداول الزمنية مرنة وتتكيف بسهولة بالتغييرات في خطط المشروع. أنها تسمح بتحديث سير العمل دون عناء. كلاهما بمثابة أدوات مرئية.
كيف يمكنك تتبع تقدم المشروع، خاصة إذا كنت تدير مشاريع متعددة؟
هذا أمر صعب القيام به في جداول البيانات، ولكنه أسهل في أداة إدارة المشروع. هناك طرق عرض متعددة لتكون قادرة على رؤية مشروع واحد في وقت واحد، أو يمكنك إدارة مشاريع متعددة من خلالعرض نمط المحفظةوبعد
بمعنى آخر، يمكنك تصور عندما يكون لديك المزيد من الوقت للعمل على مهام محددة وعندما تكون في القدرة، يمكنك ضبط حسب الحاجة حتى عبء العمل الفريق وبعد
قم بإنشاء الجدول الزمني التالي للمشروع بثقة
لا يكفي أن يأتي فقط لخطة المشروع.تحديد كيفية تنفيذ ذلك بنفس القدروبعد تطوير جدول زمني لكيفية تتطور الخطة أمر بالغ الأهمية لمرحلة التخطيط، كما يجعل إدارة المشروع أكثر كفاءة.
باستخدام هذه العملية خطوة بخطوة لكل جدول زمني لإدارة المشاريع سيبقيك على المهمة وأقل إجهادا. جربه، وتكييفه إلى عملك، ومشاركتها!
لاتخاذ الجدول الزمنية للمشروع، قم بإنشاء الجدول الزمني التالي الخاص بك باستخدام UDN مدير المهام وبعد
