معالجة الأنشطة الصعبة في إدارة المشاريع مثل الموالية؟
إدارة المشاريع هي وحش معقد. هناك الكثير الأنشطة في إدارة المشاريع أن تقديم مشروع ناجح وجودة يمكن أن يصبح من الصعب.
هذا هو السبب في أننا كتبنا هذا المنشور لتسليط الضوء على الأنشطة في إدارة المشاريع لتسليط الضوء على مايحتاج إلى القيام بهوما تبحث عنه.
دعنا نذهب اليها!
ما هي "الأنشطة" في إدارة المشاريع؟
عادة، النشاط هو مرحلة من خطة إدارة المشروع وبعد
يتضمن كل نشاط مشروعك إجراءات واحدة أو أكثر؛ عند الانتهاء من هذه الإجراءات التي سينتقل مشروعك إلى مرحلة المشروع التالية.
كل نشاط لديهالموعد النهائي المحددأو الفترة الزمنية التي يجب أن تكتمل بها. عندما تأخذ كل نشاط كسلسلة، فإنها ستؤدي إلى التسليم النهائي.
تحديد الأنشطة اللازمة للوصول إلى إكمال المشروع هي واحدة من الخطوات الرئيسية فيتخطيط المشروعوبعد
في شكلها الأساسي، مشروع ناجح هو مزيج من 5 أنشطة رئيسية. هذه الأنشطة الخمس المعنية في دورة حياة إدارة المشاريع تشمل:
في هذا المنصب، سنذهب إلى كل من هذه الأنشطة بدوره.
ما هي الأنشطة المختلفة في إدارة المشاريع؟
كما ذكرنا، هناك 5 أنشطة رئيسية في دورة حياة إدارة المشاريع. قبل أن نناقش لكل واحد، من المهم أن نفهم ما هو دورة حياة المشروع.
ال دورة حياة المشروعهي سلسلة من الخطوات أو المراحل التي يحتاجها أي مشروع للمرور. يعمل دورة حياة المشروع من بداية المشروع منبدء المشروع، كل الطريق إلى إغلاق المشروع.
ما هي هذه المراحل وما يسمى التسلسل الذي يتبعه من قبل عدة عوامل مختلفة.
تتأثر مراحل دورة حياة مشروعك احتياجات مؤسستك، طبيعة مشروعك، وكذلك مساحةتطبيق المشروعوبعد
علاوة على ذلك، يجب أن تلاحظ أن أسلوب دورة حياة مشروعك يمكن أن يتغير أيضا.
يمكن أن تتبع دورة حياة المشروع نهجا مدفوعا للخطة أو أكثرتغيير مدفوعةوبعد
تحدد المشاريع بعد دورة دورة حياة تنبؤية التفاصيل في بداية المشروع وقررت مسبقا كيفية معالجة التغييرات في النطاق. بدلا من ذلك، يتم تحديد مدى الحياة التكيفية نطاق مفصل للتكرارات المحددة، حيث تم تطوير المشروع نفسه على المتعددالتكراراتوبعد
عادة، أي نوع من نوع دورة حياة المشروع يتبعها مؤسستك، ستشمل دورة حياة مشروعك 5 أنشطة أو مراحل رئيسية.
أنشطة إدارة المشاريع الرئيسية هي:
مرحلة الحمل والبدء هي المرحلة الأولى داخل دورة حياة إدارة المشاريع. هذه المرحلة تنطوي على بدءمشروع جديدوبعد
تنطوي هذه المرحلة على تحديد سبب المشروع أو الفرصة للمشروع. تم تطوير مشروع للمضي قدما في الفرصة المعروضة.
تنقل بعض الأشياء إلى مرحلة البدء في دورة حياة المشروع حتى يتمكن مشروعك بكفاءة وتلبية التوقعات التي عقدت منها.
أحد الأشياء التي يجب القيام بها قبل أن تبدأ المشروع هو إنشاء أقضية أعمال.
أ قضية أعماليشرح سبب بدء أي مشروع معين. تتعامل حالة العمل مع مخاوف العمل للمشروع بدلا من أي جوانب تقنية.
يجب أن تكون الجوانب الرئيسية المميزة في حالة العمل واضحة؛ منطقية وسهلة الفهم وذات الصلة.
هيكل أحالة الأعمال النموذجيةيجب أن يكون كما يلي:
بصرف النظر عن قضية العمل، لبدء مشروع بشكل صحيح، تحتاج إلى أداءدراسة الجدوى.
بمجرد الموافقة على حالة العمل، عليك أن تأخذدراسة الجدوىوبعد
يستخدم تحليل الجدوى لتحديد صلاحية فكرة المشروع. يضمن هذا التحليل أشياء مثل المشروع ممكن من الناحية القانونية والمنتقنية وكذلك التأكد من أن المشروع مبررا اقتصاديا.
هناك 5 مجالات رئيسية تفحص دراسة جدوى:
يجب عليك أيضا إنشاءميثاق المشروعوبعد
أ ميثاق المشروعيحدد الغرض من مشروعك وكذلك كيف سيتم تنظيمه وتنفيذه. هذا يساعد على تحديد رؤية المشروع وأهدافه. وتحدد أيضا نطاق المشروع وجميع النواتج لها.
ما يتم تضمينه في ميثاق المشروع يمكن أن يعتمد على ثقافة مؤسستك؛ ومع ذلك، تتكون مواثيق المشروع النموذجي مما يلي:
في هذه المرحلة في مرحلة البدء التي يتم تنظيم المشروع هيكليا، توثيق خطة المشروع وتسليط الضوء على جميع المخاطر والقضايا وافتراضات الإدراج.
بمجرد اكتمال هذه الوثائق، حان الوقت لتجميع فريق المشروع الخاص بكوبعد
لا يمكن بدء مشروع دون فريق للعمل في المشروع. لذلك من المهم وضعالمسمى الوظيفيبالنسبة للأشخاص الذين سينفذون خطة المشروع.
يجب أن تسليط الضوء على كل عضوالأهداف والمسؤولياتوبعد سيضمن ذلك أن سير العمل الخاص بك بسلاسة في جميع أنحاء المشروع.
يمكن أن يكون مفيدا لقائمة المهاراتوالخبرة المطلوبة لكل موقف. هذا المؤشر يجعل من السهل ملء الدور الذي تتطلع إليهتوظيفبالنسبة.
علاوة على ذلك، تأكد من أن تسليط الضوء على أي مؤهلات مطلوبة، بالإضافة إلى تحديد معايير الأداء والراتب وظروف العمل.
جزء آخر من نشاط بدء المشروع هوإعداد مكتب المشروعإذا لزم الأمر.
سيكون مكتب المشروع هو الموقع الفعلي الذي ستكون فيه وفريقك خلال المشروع. قد لا تكون هذه خطوة ضرورية إذا كنت تعمل بالفعل في مثل هذا الموقع.
ومع ذلك، فإن هذا الموقع ضروري لإيواء البنية التحتية للاتصالات وكذلك أي معدات تقنية ستكون هناك حاجة لإكمال المشروع.
أولا، يجب أن تقرر موقعا، وبمجرد الانتهاء من ذلك، سيتعين عليك التأكد من أن البنية التحتية تطابق احتياجات ومتطلبات مشروعك.
لقد حان الوقت الآن للانتقال إلى النشاط التالي في دورة حياة إدارة المشروع.
بمجرد بدء المشروع وتم تعيين فريق المشروع، فهو الوقت لتخطيط المشروع مرحلة من دورة حياة المشروع.
يعلم تخطيط المشروع بحيث يعرف الجميع المشاركين أين تذهب مع المشروع وكذلك كيف ستصل إلى هناك.
خلال مرحلة التخطيط، يتم توثيق خطط المشروع. أنت أيضا تحديدالنواتج المشروعوالمتطلبات، وكذلك وضعالجدول الزمنى للمشروعوبعد
إنه خلال هذه المرحلة التي تقوم بإنشاء مجموعة من الخطط التي ستساعد في توجيهك وفريقك منتنفيذ المشروعإلى المشروع قريبة.
الغرض من نشاط تخطيط المشروع هو إنشاء متطلبات تجارية، وتسليط الضوء على التكلفة، والجدول الزمني، وتنازل المشروع، وكذلك تواريخ التسليم الخاصة بهم.
علاوة على ذلك، فإن هذا التخطيط يساعدكمراقبة الموظفينوالموردون الخارجيين للتأكد من أن تسليم مشروعك في الوقت المحدد وداخل الميزانية.
العمليات الأساسية للوتشمل تخطيط المشاريعما يلي:
خلال مرحلة التخطيط، يتم تنقيح أهداف المشروع، التي يتم جمعها خلال مرحلة البدء.
تحتاج إلى التخطيط للخطوات اللازمة لتلبية أهداف المشروع من خلال تحديد المهام والموارد المحددة اللازمة لإحضارمشروع لإكمالوبعد
يجب عليك تحديد المعايير الكمية حتى تتمكن من تحديد رضا المشروع وإنجاز المشروع الناجح.
تحتاج أيضا إلى ضمان الحصول على موافقة الإدارة على التخطيط الذي قمت به حتى تتمكن من الانتقال إلى نشاط المشروع التالي.
في هذه المرحلة، تكون الأمور مبدئية في مشروعك.
تنطوي هذه المرحلة على تنفيذ التفاصيل التي أبرزتها في ميثاق مشروعك المطلوب لتوفير الخدمة أو المنتج إلى عميلك أو أصحاب المصلحة.
هذا هو نشاط تنفيذ أفكارك وخططك.
عادة، ينطوي هذا النشاط على ثلاثة مكونات رئيسية. وهذه هي:
خلال نشاط التخطيط، ستوصلت على الأرجح إلى أنظمة وإجراءات للحصول على إكمال مشروعك في متطلبات مؤسستك.
التمسك بهذهالعملياتيمكن أن تضمن أن مشروعك يعمل بكفاءة. ومع ذلك، من المهم أن نضع في اعتبارك أن الخطط هي دليل وعوامل قد تؤثر على القدرة على متابعتها.التمسك بخطتكعندما يكون هناك ما يبرر التغيير يمكن أن يخاطر بإكمال مشروعك بنجاح.
علاوة على ذلك، التأكد من أنكمصادرتتابع أيضا الخطة التي تم إنشاؤها مهمة. تأكد من التأكد من اتباع خطتك في حين أن تشجيع فريقك ومحفزته وتهديده.
بعد خطة الاتصال الخاصة بك والحفاظ على قنوات الاتصالات مفتوحة مفتوحة هي وسيلة مهمة لضمان تشغيل كل شيء بسلاسة.
علاوة على ذلك، تأكد من أن تنطوي على أصحاب المصلحة والعملاء طوال مرحلة تنفيذ دورة حياة المشروع.
هذا ينطوي مرة أخرى على اتباع خطة الاتصال التي قمت بإنشائها.
هذه المشاركة يمكن أن تمنع سوء الفهم والتأخير مكلفة. لذلك، يجب أن تشجعتواصل مفتوحوالشفافية جنبا إلى جنب مع المرحلة الأكثر شمولا في دورة حياة المشروع.
طريقة واحدة لتخفيف مرحلة التنفيذ هي من خلال استخدام أداة إدارة المشاريع وبعد
نصيحة محترف: UDN مدير المهام هي أداة واحدة ويمكن أن تسمح لك بإدارة مواردك من خلال ميزات إدارة المهام. يمكنك بسهولة إنشاء وتعيين مهام لأعضاء الفريق حيث يمكنهم عرض ما هي المسؤولة عنه وما هي الأولوية. بالإضافة إلى، UDN مدير المهام يمكن أن يضمن ميزات التواصل والتعاون أن فريقك يبقى متصلا وهو أعلى العمل الذي يقومون به طوال المشروع. يمكنك أيضا استخدامأدوات إدارة الاجتماعاتللتأكد من أنك تحمل إجراءات تحقق منتظمة لمناقشة التقدم المحرز والحفاظ على العملاء وأصحاب المصلحة في الحلقة.
يحدث نشاط المشروع للرصد والسيطرة على جنبا إلى جنب مع تنفيذ المشروع.
مراقبة مشروعكينطوي على مراجعة حالة مشروعك أثناء عملها، وتقييم أي عقبات، وتنفيذ أي تغييرات وفقا لذلك.
خلال هذا النشاط، تحتاج إلى التأكد من أنكالبقاء داخل الجدول، استمر في الميزانية، وتجنب النطاق الزحف، وإدارة أي مخاطر تنشأ.
غالبا ما تكون قيمة للاستخدامأدوات مرئيةيمكن أن تحديد النواتج التي تم الانتهاء منها، وبالتالي توفر لك نظرة عامة على ما إذا كان مشروعك يعمل وفقا للخطة.
بعض هذه الأدوات يمكن أن تشملمخططات غانت و لوحات Kanban.وبعد غالبا ما تكون هذه الأدوات متوفرة في منصات إدارة المشروع.
UDN مدير المهام على سبيل المثال، تقدم مخططات Gantt حيث يمكنك عرضتقدم مشروعك بأكملهمع إعطاء أيضا القدرة على مراقبة وتتبع المهام التي يتم تعيينها لأعضاء الفريق.
علاوة على ذلك، UDN مدير المهام تقوم أيضا بإصدار لوحة Kanban الخاصة بها والتي يمكن استخدامها للحصول على نظرة عامة واضحة عن مشروعك وتحسين كفاءة سير عملك.
بخلاف هذه الأدوات المرئية، يمكن تتبع مشروعك مؤشرات الأداء الرئيسية وبعد
هذه المؤشرات تسمحمديرو المشاريع لتتبعما إذا كان المشروع على المسار الصحيح وتشغيله وفقا للخطة.
هناك خمس مؤشرات أداء رئيسية رئيسية، والتي عادة ما يختار مديرو المشاريع 2 لتحديد تقدم مشروعهم.
هذه المؤشرات هي:
خلال هذا النشاط، تحتاج إلى التأكد من تعديل جدول المشروع والموارد. هذا يتأكد من أن المشروع يعمل على المسار الصحيح حسب المتطلبات المحددة في البداية.
بمجرد أن تحقق متطلبات المشروع، حان الوقت لتسليم النتيجة الكاملة وإغلاق المشروع.
بمجرد حدوث هذا الإغلاق، حان الوقت لتقييم المشروع بأكمله. خلال هذا التقييم، سوف تسليط الضوء على كل ما ذهب مواتية بالإضافة إلى أي أخطاء تم إجراؤها أثناء المشروع.
يتيح لك ذلك وفريقك اتباع ما الذي سار الصواب والضبط لتجنب الأخطاء التي حدثت، لتحسين المشروع التالي الذي تعمل عليه.
أثناء المشروع، ستؤدي أيضا:
خاتمة
إدارة المشاريع عملية صعبة.
هناك العديد من الصعود والهبوط في جميع الأنشطة في إدارة المشاريع. ومع ذلك، نحن نساعد على أن المعلومات المميزة في هذه المقالة ستساعد في جعل العملية أسهل بكثير.
تذكر، مع الموارد الصحيحة والتخطيط والأدوات، وكذلكالمنهجية الصحيحة في مكان مشروعيمكن أن تذهب من المستحيل في الارتفاع إلى النجاح. أنها فقط مسألة وقت!
لا سيما الآن أنك تفهم الأنشطة في إدارة المشاريع، نأمل أن تقابل العديد من تجارب إدارة المشاريع الناجحة والإرضائية في مستقبلك.
