Affrontare attività impegnative nella gestione del progetto come un professionista?
La gestione del progetto è una bestia complessa. Ci sono così tantiAttività nella gestione del progettoche consegnando un progetto di successo e risultati di qualità possono diventare difficili.
Ecco perché abbiamo scritto questo post per evidenziare le attività nella gestione del progetto per evidenziare cosaha bisogno di essere fattoe cosa cercare.
Andiamo ad esso!
Quali sono le "attività" nella gestione del progetto?
Tipicamente, un'attività è una fase delPiano di gestione del progetto .
Ogni attività del tuo progetto include una o più azioni; È sul completamento di queste azioni che il tuo progetto passerà alla prossima fase del progetto.
Ogni attività ha ascadenza specificatao periodo di tempo entro il quale deve essere completato. Quando prendi ogni attività come una serie, comporteranno il risultato finale.
Definizione delle attività necessarie per raggiungere il completamento del progetto è uno dei passaggi chiave inpianificazione del progetto .
Nella sua forma più semplice, un progetto di successo è una combinazione di 5 attività importanti. Queste 5 attività coinvolte nel ciclo di vita di gestione del progetto includono:
In questo post, andremo a turno ciascuna di queste attività.
Quali sono le diverse attività nella gestione del progetto?
Come citato, ci sono 5 attività principali nel ciclo di vita del Gestione del progetto. Prima di andare a discutere di ognuno, è importante capire cosa sia il ciclo di vita del progetto.
Il Project Lifecycle.è la serie di passaggi o fasi che qualsiasi progetto deve passare attraverso. Il ciclo di vita del progetto viene eseguito dall'inizio del progetto dalIniziazione del progetto, fino alla chiusura del progetto.
Ciò che queste fasi sono e quale sequenza seguono sono determinate da diversi fattori diversi.
Le fasi del tuo progetto Lifecycle sono influenzate dalle esigenze della tua organizzazione, la natura del tuo progetto, così come l'area delapplicazione del progetto .
Inoltre, dovresti notare che lo stile del tuo ciclo di vita del tuo progetto può anche cambiare.
I cicli di vita del progetto possono seguire un approccio a piantaggio o sono di piùcambio-driven. .
I progetti che seguono un ciclo di vita predittivo definiscono le specifiche all'inizio del progetto e hanno pre-deciso come affrontare le modifiche allo scopo. In alternativa, la portata dettagliata del ciclo di vita adattativa è definita per le iterazioni specifiche, dal momento che il progetto stesso è sviluppato su piùiterazioni .
In genere, a seconda del tipo di vita del ciclo di vita del progetto, la tua organizzazione, il tuo ciclo di vita del progetto includerà 5 attività principali o fasi.
Le principali attività di gestione del progetto sono:
La fase di concezione e iniziazione è la prima fase all'interno del ciclo di vita del Gestione del progetto. Questa fase prevede l'avvio anuovo progetto .
Questa fase prevede l'identificazione del motivo o opportunità per il progetto. Un progetto è sviluppato per andare avanti con l'opportunità presentata.
Alcune cose vanno nella fase di iniziazione del ciclo di vita del progetto in modo che il tuo progetto possa iniziare in modo efficiente e soddisfare le aspettative tenute.
Una cosa del genere che deve essere fatta prima che il progetto possa iniziare è la creazione di aBusiness case.
UN cassa aziendaleSpiega il motivo per iniziare un particolare progetto. Il business case riguarda le preoccupazioni aziendali del progetto piuttosto che ad eventuali aspetti tecnici.
Gli aspetti chiave evidenziati nel caso economico devono essere chiari; logico, facile da capire e rilevante.
La struttura di aCassa delle imprese tipichedovrebbe essere il seguente:
Oltre al business case, per avviare correttamente un progetto, è necessario eseguire a studio di fattibilità.
Una volta che il caso aziendale è stato approvato è necessario prendere unstudio di fattibilità .
Un'analisi di fattibilità viene utilizzata per determinare la redditività dell'idea del progetto. Questa analisi garantisce cose come che il progetto sia legalmente e tecnicamente fattibile e assicurandosi che il progetto sia economicamente giustificabile.
Ci sono 5 aree principali che uno studio di fattibilità esamina:
Devi anche creare aCharter del progetto .
UN Charter del progettoDelinea lo scopo del tuo progetto e come sarà strutturato ed eseguito. Questo aiuta a identificare la visione del progetto e i suoi obiettivi. Definisce anche la portata del progetto e tutti i suoi risultati.
Ciò che è incluso nella Carta del progetto può dipendere dalla cultura della tua organizzazione; Tuttavia, i tipici charter del progetto sono costituiti da quanto segue:
È a questo punto nella fase di iniziazione che il progetto è organizzato strutturalmente,Documentazione del piano del progettoed evidenziando tutti i rischi, i problemi e le ipotesi di quotazione.
Una volta che questa documentazione è stata completata, è ora di farloAssemblare il tuo team di progetto .
Un progetto non può essere avviato senza una squadra per lavorare sul progetto. Pertanto è importante stabilire ildescrizione del lavoroPer le persone che implementerà il piano del progetto.
Dovresti evidenziare ciascun membroObiettivi e responsabilità. Ciò garantirà che i flussi di lavoro fluiteranno senza problemi durante tutto il progetto.
Può essere utileElenca le abilitàed esperienza richiesta per ogni posizione. Questa indicazione rende più facile riempire il ruolo che stai cercandoassumereper.
Inoltre, assicurarsi di evidenziare qualsiasi qualifica richiesta, oltre a identificare criteri di prestazione, stipendio e condizioni di lavoro.
Un'altra parte dell'attività di iniziazione del progetto èImposta un ufficio di progettose necessario.
L'ufficio del progetto sarà la posizione fisica che tu e il tuo team si troveranno durante il progetto. Questo potrebbe non essere un passo necessario se lavori già in una tanta posizione.
Tuttavia, tale posizione è necessaria per ospitare l'infrastruttura di comunicazione, nonché qualsiasi apparecchiatura tecnica che sarà necessaria per completare il progetto.
Innanzitutto, devi decidere in una posizione, e una volta terminato, dovrai assicurarti che l'infrastruttura corrisponda alle esigenze e ai requisiti del tuo progetto.
È giunto il momento di passare alla prossima attività nel ciclo di vita del progetto.
Una volta avviato il progetto e il team del progetto è stato nominato, lo èTempo per la pianificazione del progettoFase del ciclo di vita del progetto.
La pianificazione del progetto è importante in modo che tutti coinvolti sappiano dove stai andando con il progetto e come ti arriverete.
È durante la fase di pianificazione che i piani del progetto sono documentati. Definisci anche ilProject deliverables.e requisiti, oltre a stabilire ilprogramma del progetto .
È durante questa fase che crei un insieme di piani che ti aiuteranno a guidare te e la tua squadra dalImplementazione del progettoal progetto vicino.
Lo scopo dell'attività di pianificazione del progetto è quello di stabilire requisiti aziendali, costi di evidenziare, programmi, i risultati del progetto, nonché le loro date di consegna.
Inoltre, questa pianificazione ti aiutaStaff di controlloe fornitori esterni per assicurarsi che la consegna del progetto sia in tempo e nel budget.
I processi di base diLa pianificazione del progetto includeil seguente:
Durante la fase di pianificazione, sono raffinati gli obiettivi del progetto, che vengono raccolti durante la fase di iniziazione.
È necessario pianificare i passaggi necessari per soddisfare gli obiettivi del progetto identificando i compiti specifici e le risorse necessarie per portare ilProgetto al completamento .
È necessario definire criteri quantitativi in modo da poter determinare la soddisfazione del progetto e il completamento del progetto di successo.
È inoltre necessario assicurarsi di ottenere l'approvazione della gestione per la pianificazione che hai fatto in modo da poter passare alla prossima attività del progetto.
In questa fase, le cose sono provvisorie nel tuo progetto.
Questa fase prevede l'esecuzione dei dettagli che hai evidenziato nella Carta del progetto che è necessario per fornire il servizio o il prodotto al proprio cliente o ai vostri stakeholder.
Questa è l'attività di implementare le tue idee e piani.
Di solito, questa attività coinvolge tre componenti principali. Questi sono:
Durante l'attività di pianificazione, avresti probabilmente inventato sistemi e procedure per il completamento del tuo progetto entro i requisiti dell'organizzazione.
Attaccare a questiprocessipuò assicurarsi che il tuo progetto funzioni in modo efficiente. Tuttavia, è importante tenere presente che i piani sono una guida e i fattori possono influire sulla capacità di seguirli.Attaccare al tuo pianoQuando è garantita una modifica può rischiare il completamento con successo del tuo progetto.
Inoltre, assicurandosi che il tuorisorsestanno anche seguendo il piano creato è importante. Assicurati di assicurarti che il tuo piano sia seguito, pur incoraggiando, motivando, e incoraggia il tuo team.
Seguendo il tuo piano di comunicazione e mantenere aperti i canali di comunicazione è un modo importante per garantire che tutto funzioni senza intoppi.
Inoltre, assicurati di coinvolgere i tuoi stakeholder e i tuoi clienti in tutta la fase di esecuzione del ciclo di vita del progetto.
Questo comporta nuovamente il seguente il piano di comunicazione che hai creato.
Tale coinvolgimento può prevenire costosi fraintendimenti e ritardi. Pertanto, dovresti incoraggiarecomunicazione apertae trasparenza insieme alla fase più ampia del ciclo di vita del progetto.
Un modo per facilitare la fase di esecuzione è attraverso l'uso di aStrumento di gestione del progetto .
Suggerimento PRO: UDN Task Manager È uno strumento di questo tipo e può consentire di gestire le tue risorse tramite le funzioni di gestione delle task. Puoi facilmente creare e assegnare compiti ai membri del team in cui possono visualizzare ciò che sono responsabili e cos'è una priorità. Inoltre,UDN Task ManagerLe funzionalità di comunicazione e collaborazione possono assicurarsi che il tuo team rimanga connesso ed è in cima al lavoro che stanno facendo tutto il progetto. Puoi anche usare ilStrumenti di gestione della riunionePer assicurarti di mantenere i check-in regolari per discutere i progressi e mantenere i clienti e gli stakeholder nel ciclo.
L'attività del progetto di monitoraggio e controllo avviene in tandem con l'esecuzione del progetto.
Monitoraggio del tuo progettoCoinvolge la revisione dello stato del progetto mentre è in corso, valutando eventuali ostacoli e implementazione di eventuali modifiche di conseguenza.
Durante questa attività, è necessario assicurarti di teRimani nel programma, Conservare nel budget, evitare lo scope creep e gestire eventuali rischi che sorgono.
Spesso è prezioso da usarestrumenti visiviCiò può identificare quali risultati sono stati completati, e quindi fornisce una panoramica del fatto che il progetto sia in esecuzione secondo il piano.
Alcuni strumenti tali possono includereGants Gant. e Kanban Boards.. Questi strumenti sono spesso disponibili nelle piattaforme di gestione del progetto.
UDN Task Manager Ad esempio, offre grafici Gantt dove è possibile visualizzare ilProgresso del tuo intero progettoDando anche la possibilità di monitorare e tracciare compiti assegnati ai membri del team.
Inoltre,UDN Task ManagerSta inoltre rilasciando il suo consiglio di Kanban che può essere utilizzato per ottenere una chiara panoramica del tuo progetto e migliorare l'efficienza del flusso di lavoro.
Oltre a tali strumenti visivi il tuo progetto può essere monitorato attraversoindicatore chiave di prestazione .
Questi indicatori consentonoGestori del progetto da tracciareSe il progetto è in pista e in esecuzione secondo il piano.
Esistono cinque principali indicatori di prestazioni chiave, quali project manager prendono di solito 2 per determinare il progresso del loro progetto.
Questi indicatori sono:
Durante questa attività, è necessario garantire che il programma e le risorse del progetto siano adeguati. Ciò si assicura che il progetto funzioni sulla traccia secondo i requisiti determinati all'inizio.
Una volta raggiunti i requisiti del progetto, è tempo di consegnare il risultato completo e il progetto del progetto.
Una volta che questo closeout si verifica, è il momento di valutare l'intero progetto. Durante questa valutazione, evidenzierai tutto ciò che è andato favorevole e qualsiasi errore fatto durante il progetto.
Ciò consente di seguire ciò che il tuo team di seguire ciò che è andato bene e adattato per evitare errori che si sono verificati, per migliorare il prossimo progetto su cui lavori.
Durante il progetto chiudi anche tu:
Conclusione
La gestione del progetto è un processo impegnativo.
Ci sono molti alti e bassi durante le attività nella gestione del progetto. Tuttavia, aiutiamo che le informazioni evidenziate in questo articolo contribuiranno a rendere il processo molto più facile.
Ricorda, con le risorse corrette, la pianificazione, gli strumenti, così come ilMetodologia giusta in posizione un progettopuò andare dall'impossibile salendo il successo. È solo una questione di tempo!
Soprattutto ora che comprendi le attività nella gestione del progetto, speriamo che incontri molte esperienze di gestione del progetto di successo e gratificanti nel tuo futuro.
