Enfrentando atividades desafiadoras no gerenciamento de projetos como um profissional?
O gerenciamento de projetos é uma besta complexa. Há muitosAtividades no gerenciamento de projetosIsso entregando um projeto de sucesso e resultados de qualidade pode se tornar difícil.
É por isso que escrevemos este post para destacar as atividades no gerenciamento de projetos para destacar o queprecisa ser feitoe o que olhar para fora.
Vamos lá!
O que são "atividades" no gerenciamento de projetos?
Normalmente, uma atividade é um estágio doPlano de gerenciamento de projetos .
Cada atividade do seu projeto inclui uma ou mais ações; É sobre a conclusão dessas ações que seu projeto passará para o próximo estágio do projeto.
Cada atividade tem umPrazo especificadoou período de tempo dentro do qual ele precisa ser concluído. Quando você toma cada atividade como uma série, elas resultarão na entrega final.
Definindo as atividades necessárias para chegar a conclusão do projeto é uma das principais etapas emPlanejamento de projetos .
Em sua forma mais básica, um projeto de sucesso é uma combinação de 5 principais atividades. Essas 5 atividades envolvidas no ciclo de vida de gerenciamento de projetos incluem:
Neste post, vamos passar por cima de cada uma dessas atividades, por sua vez.
Quais são as diferentes atividades no gerenciamento de projetos?
Como mencionamos, existem 5 principais atividades no ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Antes de entrarmos a discutir cada um, é importante entender o que é o ciclo de vida do projeto.
O ciclo de vida do projetoé a série de etapas ou fases que qualquer projeto precisa passar. O ciclo de vida do projeto é executado desde o início do projeto doIniciação do projeto, todo o caminho para o fechamento do projeto.
O que esses estágios são e qual sequência eles seguem são determinadas por vários fatores diferentes.
Os estágios do ciclo de vida do seu projeto são afetados pelas necessidades de sua organização, a natureza do seu projeto, bem como a área doAplicação do projeto .
Além disso, você deve observar que o estilo do ciclo de vida do seu projeto também pode mudar.
Os ciclos de vida do projeto podem seguir uma abordagem orientada por plano ou são maismudou-driven. .
Projetos Após um ciclo de vida preditivo definem os detalhes no início do projeto e têm pré-decidido como lidar com mudanças no escopo. Alternativamente, os ciclos de vida adaptativos detalhados são definidos para iterações específicas, uma vez que o próprio projeto é desenvolvido em váriositerações. .
Tipicamente, qualquer tipo de ciclo de vida do projeto sua organização segue, seu ciclo de vida do projeto incluirá 5 principais atividades ou etapas.
As principais atividades de gerenciamento de projetos são:
A fase de concepção e iniciação é a primeira fase dentro do ciclo de vida de gerenciamento de projetos. Esta fase envolve a inicialização de umnovo projeto .
Esta fase envolve a identificação do motivo ou oportunidade para o projeto. Um projeto é desenvolvido para avançar com a oportunidade apresentada.
Certas coisas vão para a fase de iniciação do ciclo de vida do projeto para que seu projeto possa começar de forma eficiente e atender às expectativas realizadas dela.
Uma dessas coisas que precisa ser feita antes que o projeto possa começar é a criação de umcaso de negócios.
UMACaso de negóciosExplica o motivo para iniciar qualquer projeto específico. O caso de negócios lida com as preocupações de negócios do projeto em vez de quaisquer aspectos técnicos.
Os principais aspectos destacados no caso de negócios precisam ser claros; lógico, fácil de entender e relevante.
A estrutura de umCaso de negócios típicodeve ser o seguinte:
Além do caso de negócios, para iniciar adequadamente um projeto, você precisa realizar um estudo de viabilidade.
Uma vez que o caso de negócios tenha sido aprovado, você precisa tomar umestudo de viabilidade .
Uma análise de viabilidade é usada para determinar a viabilidade da ideia do projeto. Essa análise garante coisas como se o projeto é legalmente e tecnicamente viável, além de garantir que o projeto seja economicamente justificável.
Existem 5 áreas principais que um estudo de viabilidade examina:
Você também tem que criar umCarta do projeto .
UMACarta do projetodescreve o objetivo do seu projeto, bem como como ele será estruturado e executado. Isso ajuda a identificar a visão do projeto e seus objetivos. Também define o escopo do projeto e todas as suas entregas.
O que é incluído na Carta do Projeto pode depender da cultura da sua organização; No entanto, as tradições típicas do projeto consistem no seguinte:
É neste momento no estágio de iniciação que o projeto é organizado estruturalmente,Documentando o plano de projetoe destacando todos os riscos, problemas e listando suposições.
Uma vez que esta documentação tenha sido completa, é hora demontar sua equipe de projeto .
Um projeto não pode ser iniciado sem uma equipe para trabalhar no projeto. Portanto, é importante estabelecer odescrição do trabalhopara as pessoas que implementarão o plano de projeto.
Você deve destacar cada membroobjetivos e responsabilidades. Isso garantirá que seus fluxos de trabalho sem problemas durante o projeto.
Pode ser benéfico paraListar as habilidadese experiência necessária para cada posição. Esta indicação torna mais fácil preencher o papel que você está procurandocontratarpara.
Além disso, assegure-se de destacar quaisquer qualificações necessárias, além de identificar critérios de desempenho, salário e condições de trabalho.
Outra parte da atividade de iniciação do projeto éConfigurar um escritório de projetose necessário.
O escritório do projeto será o local físico que você e sua equipe serão localizados durante o projeto. Isso pode não ser um passo necessário se você já trabalha em tal local.
No entanto, esse local é necessário para abrigar a infraestrutura de comunicação, bem como qualquer equipamento técnico que seja necessário para concluir o projeto.
Primeiro, você deve decidir sobre um local e, uma vez feito, terá que garantir que a infraestrutura corresponda às necessidades e aos requisitos do seu projeto.
Agora é hora de passar para a próxima atividade no ciclo de vida de gerenciamento de projetos.
Uma vez que o projeto tenha sido iniciado e a equipe do projeto foi nomeada, éTempo para o planejamento do projetofase do ciclo de vida do projeto.
O planejamento do projeto é importante para que todos os envolvidos saibam onde você está indo com o projeto, bem como como você vai chegar lá.
É durante a fase de planejamento que os planos do projeto são documentados. Você também define oentregas de projetoe requisitos, bem como definir ocronograma do projeto .
É durante esta fase que você cria um conjunto de planos que ajudarão a guiá-lo e sua equipe doimplementação de projetopara o projeto de perto.
O objetivo da atividade de planejamento do projeto é estabelecer requisitos de negócios, realce custo, programação, entregas do projeto, bem como suas datas de entrega.
Além disso, este planejamento ajuda vocêpessoal de controlee fornecedores externos para garantir que a entrega do seu projeto esteja no prazo e dentro do orçamento.
Os processos básicos dePlanejamento de projetos incluira seguir:
Durante a fase de planejamento, os objetivos do projeto, que são reunidos durante a fase de iniciação, são refinados.
Você precisa planejar as etapas necessárias para atender aos objetivos do projeto, identificando as tarefas e recursos específicos necessários para trazerprojeto para conclusão .
Você deve estabelecer critérios quantitativos para que você possa determinar a satisfação do projeto e a conclusão do projeto bem-sucedida.
Você também precisa garantir que você obtenha aprovação de gerenciamento para o planejamento que você fez para que você possa passar para a próxima atividade do projeto.
Nesta fase, as coisas são tentativas em seu projeto.
Esta fase envolve a realização dos detalhes que você destacou em sua carta de projeto que é necessária para entregar o serviço ou produto ao seu cliente ou aos seus stakeholders.
Esta é a atividade de implementar suas ideias e plano.
Normalmente, esta atividade envolve três componentes principais. Estes são:
Durante a atividade de planejamento, você provavelmente teria sistemas e procedimentos para obter seu projeto para conclusão nos requisitos da sua organização.
Aderindo a estesprocessos.pode garantir que seu projeto funcione de forma eficiente. No entanto, é importante ter em mente que os planos são um guia e fatores podem afetar a capacidade de segui-los.Aderindo ao seu planoQuando uma mudança é garantida pode arriscar a conclusão bem-sucedida do seu projeto.
Além disso, certificando-se de que o seuRecursosTambém estão seguindo o plano que foi criado é importante. Certifique-se de que você garanta que seu plano seja seguido enquanto também incentiva, motivando e aplaudindo sua equipe.
Após o plano de comunicação e manter os canais de comunicação abertos é uma maneira importante de garantir que tudo funcione sem problemas.
Além disso, garantir que você envolva suas partes interessadas e clientes em toda a fase de execução do ciclo de vida do projeto.
Isso envolve novamente após o plano de comunicação que você criou.
Tal envolvimento pode evitar mal-entendidos e atrasos custos. Portanto, você deve encorajarcomunicação abertae transparência junto com a fase mais extensa do ciclo de vida do projeto.
Uma maneira de aliviar a fase de execução é através do uso de umFerramenta de gerenciamento de projetos .
Dica pro: Gerenciador de tarefas UDN. é uma dessas ferramentas e pode permitir que você gerencie seus recursos por meio de recursos de gerenciamento de tarefas. Você pode criar e atribuir facilmente tarefas aos membros da equipe onde eles podem visualizar o que são responsáveis e o que é uma prioridade. Além disso,Gerenciador de tarefas UDN.Os recursos de comunicação e colaboração podem garantir que sua equipe permaneça conectada e esteja no topo do trabalho que eles estão fazendo ao longo do projeto. Você também pode usar oFerramentas de gerenciamento de reuniãoPara garantir que você mantenha check-ins regulares para discutir o progresso e manter os clientes e as partes interessadas no loop.
A atividade do projeto de monitoramento e controle ocorre em conjunto com a execução do projeto.
Monitorando seu projetoenvolve a revisão do status do seu projeto enquanto estiver em processo, avaliando quaisquer obstáculos e implementando quaisquer alterações de acordo.
Durante esta atividade, você precisa garantir que vocêficar dentro do horário, mantenha dentro do orçamento, evite o escopo do escopo e gerencie quaisquer riscos que surjam.
Muitas vezes é valioso usarFerramentas Visuais.Isso pode identificar quais entregas foram concluídas e, portanto, fornecem uma visão geral de saber se o seu projeto está sendo executado de acordo com o plano.
Certas ferramentas podem incluirGráficos de gantt e Placas Kanban. Essas ferramentas estão frequentemente disponíveis nas plataformas de gerenciamento de projetos.
Gerenciador de tarefas UDN. , por exemplo, oferece gráficos de Gantt onde você pode ver oProgresso de todo o seu projetoAo também dar a capacidade de monitorar e rastrear tarefas atribuídas aos membros da equipe.
Além disso,Gerenciador de tarefas UDN.Também está lançando sua placa Kanban, que pode ser usada para obter uma visão geral do seu projeto e melhorar a eficiência do seu fluxo de trabalho.
Além dessas ferramentas visuais, seu projeto pode ser rastreado através deIndicadores Chave de Performance .
Esses indicadores permitemGerentes de projeto para rastrearSe o projeto está no caminho certo e funcionando de acordo com o plano.
Existem cinco principais indicadores de desempenho chave, que os gerentes de projeto geralmente escolhem 2 para determinar o progresso do projeto.
Esses indicadores são:
Durante esta atividade, você precisa garantir que o cronograma e os recursos do projeto sejam ajustados. Isso garante que o projeto seja executado no caminho de acordo com os requisitos determinados no início.
Depois que os requisitos do projeto tiverem sido alcançados, é hora de entregar o resultado completo e o fechamento do projeto.
Uma vez que este fechamento ocorre, é hora de avaliar todo o projeto. Durante esta avaliação, você destacará tudo o que foi favorável, bem como qualquer erro que fosse feito durante o projeto.
Isso permite que você e sua equipe seguem o que correu bem e se ajustaram para evitar erros que ocorreram, para melhorar o próximo projeto que você trabalha.
Durante o projeto, você também irá:
Conclusão
O gerenciamento de projetos é um processo desafiador.
Há muitos altos e baixos em todas as atividades no gerenciamento de projetos. No entanto, ajudamos que as informações destacadas neste artigo ajudarão a tornar o processo muito mais fácil.
Lembre-se, com os recursos certos, planejamento, ferramentas, bem como oMetodologia certa no lugar um projetopode ir de impossível para subir para o sucesso. É só uma questão de tempo!
Especialmente agora que você entende as atividades no gerenciamento de projetos, esperamos que você atenda a muitas experiências de gerenciamento de projetos bem-sucedidos e gratificantes em seu futuro.
