Αντιμετώπιση Προκαλώντας Δραστηριότητες στη Διαχείριση Έργων Σαν Pro;
Η διαχείριση του σχεδίου είναι μια σύνθετη θηρίο. Υπάρχουν τόσα πολλάδραστηριότητες στον τομέα της διαχείρισης έργωνότι η παράδοση ένα επιτυχημένο έργο και την ποιότητα των αποτελεσμάτων μπορεί να γίνει δύσκολη.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο έχουμε γράψει αυτό το post για να αναδείξει τις δραστηριότητες διαχείρισης του έργου να αναδείξει ό, τιανάγκες για να γίνεικαι τι πρέπει να προσέξετε.
Ας πάμε να το!
Ποιες είναι οι «Δραστηριότητες», στη διαχείριση του έργου;
Τυπικά, μια δραστηριότητα είναι ένα στάδιο τηςΣχέδιο διαχείρισης έργου .
Κάθε δραστηριότητα του έργου σας περιλαμβάνει μία ή περισσότερες ενέργειες? είναι με την ολοκλήρωση των ενεργειών αυτών που το έργο σας θα προχωρήσουμε στην επόμενη φάση του έργου.
Κάθε δραστηριότητα έχεικαθορισμένη προθεσμίαή χρονική περίοδο εντός της οποίας πρέπει να ολοκληρωθεί. Όταν παίρνετε κάθε δραστηριότητα ως μια σειρά, που θα έχει ως αποτέλεσμα το τελικό παραδοτέο.
Ο καθορισμός των δραστηριοτήτων που απαιτούνται για να επιτευχθεί ολοκλήρωση του έργου είναι ένα από τα βασικά βήματα στηνΠρογραμματισμός Έργου .
Στην πιο βασική του μορφή, ένα επιτυχημένο έργο είναι ένας συνδυασμός των 5 μεγάλων δραστηριοτήτων. Αυτές οι 5 δραστηριότητες που εμπλέκονται στον κύκλο ζωής της διαχείρισης του έργου περιλαμβάνουν:
Σε αυτό το post, θα πάμε πάνω από κάθε μία από αυτές τις δραστηριότητες με τη σειρά.
Ποιες είναι οι διαφορετικές δραστηριότητες στη Διαχείριση Έργων;
Όπως αναφέραμε, υπάρχουν 5 κύριες δραστηριότητες στον κύκλο ζωής της διαχείρισης του έργου. Πριν φτάσουμε στο να συζητούν κάθε μία, είναι σημαντικό να καταλάβουμε ποια είναι η διάρκεια ζωής του έργου είναι.
ο κύκλωμα του έργουείναι η σειρά των σταδίων ή φάσεων ότι κάθε έργο πρέπει να περάσει. Οι πίστες του κύκλου ζωής του έργου από την αρχή του έργου από τοέναρξη του έργου, Σε όλη τη διαδρομή για το κλείσιμο του έργου.
Ποιες είναι αυτές οι φάσεις είναι και τι σειρά που ακολουθούν καθορίζονται από πολλούς διαφορετικούς παράγοντες.
Τα στάδια του κύκλου ζωής του έργου σας επηρεάζεται από τις ανάγκες του οργανισμού σας, από τη φύση του έργου σας, καθώς και την περιοχή τηςεφαρμογή του προγράμματος .
Επιπλέον, θα πρέπει να σημειωθεί ότι το στυλ του κύκλου ζωής του έργου σας μπορεί επίσης να αλλάξει.
κύκλο ζωής του έργου μπορεί να ακολουθήσει μια προσέγγιση σχεδίου με γνώμονα ή περισσότερααλλαγή με γνώμονα .
Τα έργα μετά από μια έξυπνη κύκλου ζωής καθορίζουν τις λεπτομέρειες από την αρχή του έργου και έχουν προ-αποφασίσει πώς να διεύθυνσης αλλαγές στο πεδίο. Εναλλακτικά, προσαρμοστική κύκλο ζωής λεπτομερώς το πεδίο εφαρμογής ορίζεται για συγκεκριμένες επαναλήψεις, αφού το ίδιο το έργο αναπτύσσεται σε πολλαπλάεπαναλήψεις .
Συνήθως, όποιο είδος του έργου κύκλου ζωής του οργανισμού σας ακολουθεί, τον κύκλο ζωής του έργου σας θα περιλαμβάνει 5 κύριες δραστηριότητες ή στάδια.
Κύρια Διαχείρισης Έργου δραστηριότητες είναι:
Η φάση σύλληψη και την έναρξη είναι η πρώτη φάση, κατά την διάρκεια του κύκλου ζωής της διαχείρισης του έργου. Αυτή η φάση περιλαμβάνει την εκκίνηση ενόςΝέο έργο .
Η φάση αυτή περιλαμβάνει την αναγνώριση του λόγο ή ευκαιρία για το έργο. Ένα έργο που αναπτύχθηκε για να προχωρήσουμε με την ευκαιρία που παρουσιάζεται.
Ορισμένα πράγματα πάνε στη φάση έναρξης του κύκλου ζωής του έργου, έτσι ώστε το έργο σας μπορεί να ξεκινήσει αποτελεσματικά και να ανταποκριθεί στις προσδοκίες που πραγματοποιήθηκε από αυτό.
Ένα τέτοιο πράγμα που πρέπει να γίνει πριν από το έργο μπορεί να ξεκινήσει είναι η δημιουργία ενόςεπαγγελματική υπόθεση.
ΕΝΑεπαγγελματική υπόθεσηεξηγεί το λόγο για την έναρξη κάθε συγκεκριμένο έργο. Η περίπτωση των επιχειρήσεων ασχολείται με τις ανησυχίες των επιχειρήσεων του έργου και όχι οποιεσδήποτε τεχνικές πτυχές.
Οι βασικές πτυχές τονίζονται στην περίπτωση των επιχειρήσεων πρέπει να είναι σαφής? λογική, εύκολο να καταλάβει, και των σχετικών.
Η δομή του ατυπική περίπτωση των επιχειρήσεωνθα πρέπει να είναι ως εξής:
Εκτός από την επιχειρηματική περίπτωση, για να ξεκινήσετε σωστά ένα έργο, πρέπει να εκτελέσετε ένα μελέτη σκοπιμότητας.
Μόλις εγκριθεί η επιχειρηματική υπόθεση, πρέπει να πάρετε έναμελέτη σκοπιμότητας .
Χρησιμοποιείται ανάλυση σκοπιμότητας για τον προσδιορισμό της βιωσιμότητας της ιδέας του έργου. Αυτή η ανάλυση εξασφαλίζει πράγματα όπως το έργο είναι νομικά και τεχνικά εφικτό, καθώς εξασφαλίζει ότι το έργο είναι οικονομικά δικαιολογημένο.
Υπάρχουν 5 κύριοι τομείς που εξετάζει μια μελέτη σκοπιμότητας:
Πρέπει επίσης να δημιουργήσετε έναΧάρτης έργου .
ΕΝΑΧάρτης έργουΠεριγράφει το σκοπό του έργου σας καθώς και πώς θα διαρθρωθεί και θα εκτελεστεί. Αυτό βοηθά στην αναγνώριση του οράματος έργου και τους στόχους της. Ορίζει επίσης το πεδίο εφαρμογής του έργου και όλα τα παραδοτέα της.
Αυτό που περιλαμβάνεται στον χάρτη του έργου μπορεί να εξαρτάται από τον πολιτισμό του οργανισμού σας. Ωστόσο, οι τυπικοί χάρτες έργων αποτελούνται από τα εξής:
Σε αυτό το σημείο βρίσκεται στο στάδιο έναρξης ότι το έργο οργανώνεται δομικά,Τεκμηρίωση του σχεδίου έργουκαι υπογραμμίζοντας όλους τους κινδύνους, τα θέματα και τις παραδοχές της καταχώρισης.
Μόλις ολοκληρωθεί η τεκμηρίωση, είναι καιρός ναΣυναρμολογήστε την ομάδα του έργου σας .
Ένα έργο δεν μπορεί να ξεκινήσει χωρίς μια ομάδα να εργαστεί για το έργο. Επομένως, είναι σημαντικό να ορίσετε τοπεριγραφή εργασίαςΓια τους ανθρώπους που θα εφαρμόσουν το σχέδιο του έργου.
Θα πρέπει να επισημάνετε κάθε μέλοςΣτόχοι και ευθύνες. Αυτό θα διασφαλίσει ότι οι ροές εργασίας σας ομαλά σε όλο το έργο.
Μπορεί να είναι επωφελήςΚαταγράψτε τις δεξιότητεςκαι η εμπειρία που απαιτείται για κάθε θέση. Αυτή η ένδειξη διευκολύνει την πλήρωση του ρόλου που θέλετε να κάνετεενοικίασηΓια.
Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι επισημάνετε τα απαιτούμενα προσόντα, καθώς και να εντοπίσετε κριτήρια απόδοσης, μισθός και συνθήκες εργασίας.
Ένα άλλο μέρος της δραστηριότητας έναρξης έργου είναι ναΔημιουργήστε ένα γραφείο έργουαν χρειαστεί.
Το γραφείο του έργου θα είναι η φυσική τοποθεσία που εσείς και η ομάδα σας θα βρίσκεται κατά τη διάρκεια του έργου. Αυτό μπορεί να μην είναι ένα απαραίτητο βήμα αν εργάζεστε ήδη σε μια τέτοια τοποθεσία.
Ωστόσο, μια τέτοια τοποθεσία είναι απαραίτητη για την οικοδόμηση της υποδομής επικοινωνίας καθώς και κάθε τεχνικό εξοπλισμό που θα χρειαστεί για την ολοκλήρωση του έργου.
Πρώτον, πρέπει να αποφασίσετε για μια τοποθεσία και μια φορά που θα γίνει, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι η υποδομή ταιριάζει με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις του έργου σας.
Είναι πλέον καιρός να προχωρήσουμε στην επόμενη δραστηριότητα στον κύκλο ζωής του έργου.
Μόλις ξεκινήσει το έργο και έχει διοριστεί η ομάδα του έργου, είναιΧρόνος για τον προγραμματισμό του έργουΦάση του κύκλου ζωής του έργου.
Ο σχεδιασμός του έργου είναι σημαντικός ώστε όλοι οι εμπλεκόμενοι να γνωρίζουν πού πηγαίνετε με το έργο καθώς και πώς θα πάρετε εκεί.
Κατά τη φάση σχεδιασμού είναι τεκμηριωμένη τα σχέδια του έργου. Ορίστε επίσης τοΠαραδοτέα έργουκαι τις απαιτήσεις, καθώς και ορίζουν τοπρογραμματισμός έργου .
Είναι κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης που δημιουργείτε ένα σύνολο σχεδίων που θα σας βοηθήσουν να σας καθοδηγήσουν και την ομάδα σας από την ομάδα σαςυλοποίηση σχεδίουστο έργο κοντά.
Σκοπός της δραστηριότητας προγραμματισμού του έργου είναι η δημιουργία επιχειρηματικών απαιτήσεων, το χαρακτηριστικό κόστους, το χρονοδιάγραμμα, τα παραδοτέα του έργου, καθώς και οι ημερομηνίες παράδοσης τους.
Επιπλέον, αυτός ο σχεδιασμός σας βοηθάειπροσωπικό ελέγχουΚαι οι εξωτερικοί προμηθευτές για να βεβαιωθούν ότι η παράδοση του έργου σας είναι εγκαίρως και εντός του προϋπολογισμού.
Τις βασικές διαδικασίες τουΟ σχεδιασμός του έργου περιλαμβάνειτο ακόλουθο:
Κατά τη διάρκεια της φάσης σχεδιασμού, οι στόχοι του έργου, οι οποίοι συγκεντρώνονται κατά τη διάρκεια της φάσης έναρξης, βελτιώνονται.
Πρέπει να σχεδιάσετε τα απαραίτητα μέτρα για να καλύψετε τους στόχους του έργου, προσδιορίζοντας τα συγκεκριμένα καθήκοντα και τους πόρους που απαιτούνται για να φέρει τοΈργο ολοκλήρωσης .
Πρέπει να ορίσετε ποσοτικά κριτήρια ώστε να μπορείτε να καθορίσετε την ικανοποίηση του έργου και την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου.
Πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει έγκριση διαχείρισης για τον προγραμματισμό που έχετε κάνει έτσι ώστε να μπορείτε να προχωρήσετε στην επόμενη δραστηριότητα του έργου.
Σε αυτό το στάδιο, τα πράγματα είναι προσωρινά στο έργο σας.
Αυτή η φάση περιλαμβάνει τη διεξαγωγή των λεπτομερειών που επισημάνσατε στον χάρτη του έργου σας που απαιτούνται για να παραδώσετε την υπηρεσία ή το προϊόν στον πελάτη σας ή στους ενδιαφερόμενους.
Αυτή είναι η δραστηριότητα της εφαρμογής των ιδεών και του σχεδίου σας.
Συνήθως, αυτή η δραστηριότητα συνεπάγεται τρία κύρια συστατικά. Αυτά είναι:
Κατά τη διάρκεια της δραστηριότητας σχεδιασμού, θα μπορούσατε πιθανότατα να εμφανιστούν συστήματα και διαδικασίες για να ολοκληρώσετε το έργο σας να ολοκληρώσετε τις απαιτήσεις του οργανισμού σας.
Κολλήσει σε αυτάδιεργασίεςμπορεί να εξασφαλίσει ότι το έργο σας λειτουργεί αποτελεσματικά. Ωστόσο, είναι σημαντικό να έχουμε κατά νου ότι τα σχέδια είναι ένας οδηγός και παράγοντες μπορεί να επηρεάσουν την ικανότητα να τους ακολουθούν.Κολλήσει στο σχέδιό σαςΌταν μια αλλαγή εγγυάται, μπορεί να διακινδυνεύσει την επιτυχή ολοκλήρωση του έργου σας.
Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι σαςπόροιΑκολουθούν επίσης το σχέδιο που δημιουργήθηκε είναι σημαντικό. Βεβαιωθείτε ότι βεβαιωθείτε ότι το σχέδιό σας ακολουθείται, ενώ ενθαρρύνετε επίσης, κίνητρο και φωνάζοντας την ομάδα σας.
Μετά το σχέδιο επικοινωνίας σας και η διατήρηση των καναλιών επικοινωνίας ανοικτοί είναι ένας σημαντικός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι όλα λειτουργούν ομαλά.
Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι συμμετέχετε στους ενδιαφερόμενους και τους πελάτες σας σε όλη τη φάση εκτέλεσης του κύκλου ζωής του έργου.
Αυτό συνεπάγεται και πάλι μετά το σχέδιο επικοινωνίας που δημιουργήσατε.
Η συμμετοχή αυτή μπορεί να αποτρέψει τις δαπανηρές παρεξηγήσεις και τις καθυστερήσεις. Επομένως, θα πρέπει να ενθαρρύνετεΑνοίξτε την επικοινωνίακαι τη διαφάνεια μαζί με την πιο εκτεταμένη φάση του κύκλου ζωής του έργου.
Ένας τρόπος για να διευκολυνθεί η φάση εκτέλεσης είναι μέσω της χρήσης ενόςΕργαλείο διαχείρισης έργου .
Pro Συμβουλή: UDN Task Manager Είναι ένα τέτοιο εργαλείο και μπορεί να σας επιτρέψει να διαχειριστείτε τους πόρους σας μέσω χαρακτηριστικών διαχείρισης εργασιών. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε και να αναθέσετε εργασίες στα μέλη της ομάδας όπου μπορούν να δουν αυτό που είναι υπεύθυνες για και τι αποτελεί προτεραιότητα. Επί πλέον,UDN Task ManagerΟι λειτουργίες επικοινωνίας και συνεργασίας μπορούν να διασφαλίσουν ότι η ομάδα σας παραμένει συνδεδεμένη και είναι στην κορυφή της εργασίας που κάνουν σε όλο το έργο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τοΕργαλεία διαχείρισης συναντήσεωνΓια να εξασφαλίσετε ότι κρατήσετε τακτικά check-in για να συζητήσετε την πρόοδο και να διατηρήσετε τους πελάτες και τους ενδιαφερόμενους στο βρόχο.
Η δραστηριότητα του έργου της παρακολούθησης και του ελέγχου συμβαίνει παράλληλα με την εκτέλεση του έργου.
Παρακολούθηση του έργου σαςΠεριλαμβάνει την αναθεώρηση της κατάστασης του έργου σας ενώ βρίσκεται σε εξέλιξη, αξιολογώντας τυχόν εμπόδια και εφαρμόζοντας τυχόν αλλαγές ανάλογα.
Κατά τη διάρκεια αυτής της δραστηριότητας, πρέπει να διασφαλίσετε ότι εσείςΜείνετε στο πρόγραμμα, να διατηρήσετε τον προϋπολογισμό, να αποφύγετε την ερπυσμό και να διαχειριστείτε τυχόν κινδύνους που προκύπτουν.
Είναι συχνά πολύτιμο να χρησιμοποιηθείοπτικά εργαλείαΑυτό μπορεί να προσδιορίσει ποια παραδοτέα έχουν ολοκληρωθεί και έτσι σας παρέχουν μια επισκόπηση του εάν το έργο σας λειτουργεί σύμφωνα με το σχέδιο.
Ορισμένα τέτοια εργαλεία μπορούν να περιλαμβάνουνGantt chartsκαιKanban Boards. Αυτά τα εργαλεία είναι συχνά διαθέσιμα στις πλατφόρμες διαχείρισης έργων.
UDN Task Manager , για παράδειγμα, προσφέρει γραφήματα Gantt όπου μπορείτε να δείτε τοΠρόοδος ολόκληρου του έργου σαςΕνώ δίνοντας επίσης τη δυνατότητα παρακολούθησης και παρακολούθησης καθηκόντων που έχουν ανατεθεί στα μέλη της ομάδας.
Εξάλλου,UDN Task ManagerΑπελευθερώνει επίσης την πλακέτα του Kanban, η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να πάρει μια σαφή επισκόπηση του έργου σας και να βελτιώσει την αποτελεσματικότητα της ροής εργασίας σας.
Εκτός από αυτά τα οπτικά εργαλεία, το έργο σας μπορεί να εντοπιστεί μέσωΒασικοί Δείκτες Απόδοσης .
Αυτοί οι δείκτες επιτρέπουνΟι διαχειριστές έργων πρέπει να παρακολουθούναν το έργο βρίσκεται σε καλό δρόμο και λειτουργεί σύμφωνα με το σχέδιο.
Υπάρχουν πέντε κύριοι βασικοί δείκτες απόδοσης, οι οποίοι οι διαχειριστές έργων συνήθως επιλέγουν 2 για να καθορίσουν την πρόοδο του έργου τους.
Αυτοί οι δείκτες είναι:
Κατά τη διάρκεια αυτής της δραστηριότητας, πρέπει να διασφαλίσετε ότι το χρονοδιάγραμμα και οι πόροι του έργου προσαρμόζονται. Αυτό εξασφαλίζει ότι το έργο λειτουργεί σε καλό δρόμο σύμφωνα με τις απαιτήσεις που καθορίζονται στην αρχή.
Μόλις επιτευχθούν οι απαιτήσεις του έργου, είναι καιρός να παραδώσετε το πλήρες αποτέλεσμα και να κλείσετε το έργο.
Μόλις συμβεί αυτό το κλείσιμο, είναι καιρός να αξιολογήσετε ολόκληρο το έργο. Κατά τη διάρκεια αυτής της αξιολόγησης, θα επισημάνετε τα πάντα που πήγαν ευνοϊκά καθώς και τυχόν λάθη που έγιναν κατά τη διάρκεια του έργου.
Αυτό σας επιτρέπει και η ομάδα σας να ακολουθήσετε τι πήγε καλά και προσαρμόζεται για να αποφύγετε τα λάθη που συνέβησαν, για να βελτιώσετε το επόμενο έργο που εργάζεστε.
Κατά τη διάρκεια του έργου κλείστε, θα:
συμπέρασμα
Η διαχείριση του έργου είναι μια δύσκολη διαδικασία.
Υπάρχουν πολλά σκαμπανεβάσματα σε όλες τις δραστηριότητες στη διαχείριση του έργου. Ωστόσο, βοηθούμε ότι οι πληροφορίες που επισημαίνονται σε αυτό το άρθρο θα βοηθήσουν να διευκολύνουν τη διαδικασία.
Θυμηθείτε, με τους σωστούς πόρους, τον προγραμματισμό, τα εργαλεία, καθώς και τοσωστή μεθοδολογία στη θέση ενός έργουμπορεί να πάει αδύνατο να αυξάνεται στην επιτυχία. Είναι απλά ζήτημα χρόνου!
Ειδικά τώρα που καταλαβαίνετε τις δραστηριότητες στη Διαχείριση Έργων, ελπίζουμε να συναντήσετε πολλές επιτυχημένες και ευχάριστες εμπειρίες διαχείρισης έργου στο μέλλον σας.
