การจัดการกิจกรรมที่ท้าทายในการจัดการโครงการเช่นมืออาชีพ?

การจัดการกิจกรรมที่ท้าทายในการจัดการโครงการเช่นมืออาชีพ?

การจัดการโครงการเป็นสัตว์ร้ายที่ซับซ้อน มีมากมายกิจกรรมในการบริหารโครงการที่ส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จและผลลัพธ์ที่มีคุณภาพอาจเป็นเรื่องยาก

นั่นคือเหตุผลที่เราเขียนโพสต์นี้เพื่อเน้นกิจกรรมในการจัดการโครงการเพื่อเน้นอะไรต้องทำเสร็จแล้วและสิ่งที่ต้องระวัง

มารับมันกันเถอะ!

กิจกรรม 'กิจกรรม' ในการจัดการโครงการคืออะไร?

โดยทั่วไปกิจกรรมคือขั้นตอนของแผนการจัดการโครงการ .

แต่ละกิจกรรมของโครงการของคุณมีการกระทำหนึ่งอย่างขึ้นไป เมื่อเสร็จสิ้นการกระทำเหล่านี้ที่โครงการของคุณจะไปยังขั้นตอนโครงการต่อไป

แต่ละกิจกรรมมีกำหนดเวลาที่ระบุหรือช่วงเวลาที่จะต้องเสร็จสิ้น เมื่อคุณใช้แต่ละกิจกรรมเป็นซีรีส์พวกเขาจะส่งผลให้ส่งมอบสุดท้าย

การกำหนดกิจกรรมที่จำเป็นในการเข้าถึงโครงการเสร็จสมบูรณ์เป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญในการวางแผนโครงการ .

ในรูปแบบพื้นฐานที่สุดโครงการที่ประสบความสำเร็จคือการรวมกันของกิจกรรมสำคัญ 5 กิจกรรม กิจกรรมทั้ง 5 นี้เกี่ยวข้องกับวงจรการจัดการโครงการรวมถึง:

ในโพสต์นี้เราจะไปที่แต่ละกิจกรรมเหล่านี้ในทางกลับกัน

กิจกรรมต่าง ๆ ในการจัดการโครงการคืออะไร?

ตามที่เรากล่าวถึงมี 5 กิจกรรมหลักในวงจรการจัดการโครงการ ก่อนที่เราจะไปคุยกันแต่ละคนเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจว่าวงจรชีวิตของโครงการคืออะไร

ที่วงจรโครงการโครงการเป็นชุดของขั้นตอนหรือขั้นตอนที่โครงการใด ๆ จำเป็นต้องผ่าน วงจรชีวิตของโครงการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจากการเริ่มต้นของโครงการตลอดทางในการปิดโครงการ

สิ่งที่ขั้นตอนเหล่านี้คืออะไรและลำดับที่พวกเขาทำตามจะถูกกำหนดโดยปัจจัยต่าง ๆ ที่แตกต่างกัน

ระยะเวลาของโครงการวงจรชีวิตของคุณได้รับผลกระทบจากความต้องการขององค์กรของคุณลักษณะของโครงการของคุณเช่นเดียวกับพื้นที่ของการประยุกต์ใช้โครงการ .

นอกจากนี้คุณควรทราบว่าสไตล์ของวงจรโครงการของคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้

วงจรชีวิตของโครงการสามารถติดตามวิธีการที่ขับเคลื่อนด้วยแผนหรือมากกว่าเปลี่ยนขับเคลื่อน .

โครงการดังต่อไปนี้วงจรชีวิตที่คาดการณ์กำหนดข้อมูลเฉพาะที่จุดเริ่มต้นของโครงการและได้ตัดสินใจล่วงหน้าวิธีการเปลี่ยนแปลงการเปลี่ยนแปลงขอบเขต อีกทางเลือกหนึ่งการปรับขอบเขตการปรับขอบเขตขอบเขตจะถูกกำหนดไว้สำหรับการทำซ้ำเฉพาะเนื่องจากโครงการนั้นมีการพัฒนามากกว่าหลายรายการการทำซ้ำ .

โดยทั่วไปแล้วโครงการวงจรชีวิตของโครงการของคุณตามวงจรชีวิตโครงการของคุณจะมีกิจกรรมหรือขั้นตอนหลัก 5 กิจกรรม

กิจกรรมการจัดการโครงการหลักคือ:

ขั้นตอนความคิดและการเริ่มต้นเป็นระยะแรกภายในวงจรชีวิตการจัดการโครงการ ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการเริ่มต้นโครงการใหม่ .

ระยะนี้เกี่ยวข้องกับการระบุเหตุผลหรือโอกาสสำหรับโครงการ โครงการได้รับการพัฒนาเพื่อก้าวไปข้างหน้าด้วยโอกาสที่นำเสนอ

บางสิ่งบางอย่างเข้าสู่ขั้นตอนการเริ่มต้นของวงจรชีวิตของโครงการเพื่อให้โครงการของคุณสามารถเริ่มต้นได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองความคาดหวังที่ถือครอง

สิ่งหนึ่งที่ต้องทำก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นคือการสร้างกรณีธุรกิจ

ให้กรณีธุรกิจอธิบายเหตุผลในการเริ่มต้นโครงการใด ๆ กรณีธุรกิจเกี่ยวข้องกับข้อกังวลทางธุรกิจของโครงการมากกว่าด้านเทคนิคใด ๆ

ประเด็นสำคัญที่เน้นในกรณีธุรกิจจำเป็นต้องมีความชัดเจน ตรรกะง่ายต่อการเข้าใจและเกี่ยวข้อง

โครงสร้างของกรณีธุรกิจทั่วไปควรมีดังนี้:

นอกเหนือจากกรณีธุรกิจเพื่อเริ่มโครงการอย่างถูกต้องคุณต้องดำเนินการ การศึกษาความเป็นไปได้

เมื่อกรณีธุรกิจได้รับการอนุมัติแล้วคุณต้องใช้เวลาการศึกษาความเป็นไปได้ .

การวิเคราะห์ความเป็นไปได้ถูกใช้เพื่อกำหนดความมีชีวิตของแนวคิดโครงการ การวิเคราะห์นี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสิ่งต่าง ๆ เช่นโครงการนั้นเป็นไปตามกฎหมายและเป็นไปได้ทางเทคนิคเช่นเดียวกับการตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการมีความสมเหตุสมผลทางเศรษฐกิจ

มี 5 พื้นที่หลักที่การศึกษาความเป็นไปได้ตรวจสอบ:

คุณต้องสร้างกฎบัตรโครงการ .

ให้กฎบัตรโครงการสรุปวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณรวมถึงวิธีการที่จะมีโครงสร้างและดำเนินการ สิ่งนี้จะช่วยระบุวิสัยทัศน์ของโครงการและวัตถุประสงค์ นอกจากนี้ยังกำหนดขอบเขตของโครงการและการส่งมอบทั้งหมด

สิ่งที่รวมอยู่ในกฎบัตรโครงการสามารถขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรของคุณ อย่างไรก็ตาม Charters โครงการทั่วไปประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

มันอยู่ที่จุดนี้ในขั้นตอนการเริ่มต้นที่โครงการจัดโครงสร้างจัดทำเอกสารแผนโครงการและเน้นความเสี่ยงปัญหาและข้อสมมติฐานของรายการทั้งหมด

เมื่อเอกสารนี้เสร็จสมบูรณ์แล้วจะถึงเวลาแล้วประกอบทีมโครงการของคุณ .

โครงการไม่สามารถริเริ่มโดยไม่มีทีมงานในโครงการ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะกำหนดรายละเอียดงานสำหรับคนที่จะดำเนินการตามแผนโครงการ

คุณควรเน้นสมาชิกแต่ละคนวัตถุประสงค์และความรับผิดชอบ. สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณราบรื่นตลอดโครงการ

มันอาจเป็นประโยชน์ต่อทำรายการทักษะและประสบการณ์ที่จำเป็นสำหรับแต่ละตำแหน่ง สิ่งบ่งชี้นี้ทำให้ง่ายต่อการเติมบทบาทที่คุณต้องการจ้างสำหรับ.

นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเน้นคุณสมบัติที่ต้องการรวมถึงการระบุเกณฑ์ประสิทธิภาพเงินเดือนและสภาพการทำงาน

อีกส่วนหนึ่งของกิจกรรมการเริ่มต้นโครงการคือการตั้งค่าสำนักงานโครงการถ้าต้องการ

สำนักงานโครงการจะเป็นสถานที่ทางกายภาพที่คุณและทีมของคุณจะอยู่ในระหว่างโครงการ นี่อาจเป็นขั้นตอนที่จำเป็นหากคุณทำงานที่สถานที่ดังกล่าวอยู่แล้ว

อย่างไรก็ตามสถานที่ดังกล่าวจำเป็นต้องใช้โครงสร้างพื้นฐานการสื่อสารรวมถึงอุปกรณ์ทางเทคนิคใด ๆ ที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์

ก่อนอื่นคุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับสถานที่และเมื่อเสร็จแล้วคุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างพื้นฐานตรงกับความต้องการและข้อกำหนดของโครงการของคุณ

ถึงเวลาแล้วที่จะไปยังกิจกรรมต่อไปในวงจรชีวิตการจัดการโครงการ

เมื่อโครงการได้รับการริเริ่มและทีมงานโครงการได้รับการแต่งตั้งเป็นเวลาสำหรับการวางแผนโครงการขั้นตอนของวงจรชีวิตของโครงการ

การวางแผนโครงการเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมรู้ว่าคุณกำลังไปกับโครงการรวมถึงวิธีที่คุณจะไปที่นั่น

มันเป็นช่วงการวางแผนขั้นตอนที่มีการบันทึกแผนโครงการ คุณยังกำหนดการส่งมอบโครงการและข้อกำหนดเช่นเดียวกับกำหนดตารางโปรเจ็ค .

มันอยู่ในช่วงนี้ที่คุณสร้างชุดของแผนที่จะช่วยแนะนำคุณและทีมของคุณจากการดำเนินโครงการไปยังโครงการปิด

วัตถุประสงค์ของกิจกรรมการวางแผนโครงการคือการสร้างความต้องการทางธุรกิจต้นทุนไฮไลท์กำหนดการส่งมอบของโครงการรวมถึงวันที่ส่งมอบของพวกเขา

นอกจากนี้การวางแผนนี้ช่วยคุณได้เจ้าหน้าที่ควบคุมและซัพพลายเออร์ภายนอกเพื่อให้แน่ใจว่าการส่งมอบโครงการของคุณตรงเวลาและภายในงบประมาณ

กระบวนการพื้นฐานของการวางแผนโครงการรวมถึงต่อไปนี้:

ในช่วงขั้นตอนการวางแผนวัตถุประสงค์ของโครงการซึ่งรวมตัวกันในช่วงการเริ่มต้นได้รับการขัดเกลา

คุณต้องวางแผนขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ของโครงการโดยการระบุงานเฉพาะและทรัพยากรที่จำเป็นในการนำมาซึ่งโครงการที่จะเสร็จสิ้น .

คุณต้องกำหนดเกณฑ์เชิงปริมาณเพื่อให้คุณสามารถกำหนดความพึงพอใจของโครงการและความสำเร็จของโครงการที่ประสบความสำเร็จ

คุณต้องให้แน่ใจว่าคุณได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารสำหรับการวางแผนที่คุณทำเพื่อให้คุณสามารถไปยังกิจกรรมโครงการต่อไป

ในขั้นตอนนี้สิ่งต่าง ๆ ไม่แน่นอนในโครงการของคุณ

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการดำเนินการรายละเอียดที่คุณเน้นในกฎบัตรโครงการของคุณที่จำเป็นสำหรับการให้บริการหรือผลิตภัณฑ์แก่ลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้เสียของคุณ

นี่คือกิจกรรมของการใช้ความคิดและแผนของคุณ

โดยปกติกิจกรรมนี้เกี่ยวข้องกับองค์ประกอบหลักสามส่วน เหล่านี้คือ:

ในระหว่างกิจกรรมการวางแผนคุณจะมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นกับระบบและขั้นตอนเพื่อให้โครงการของคุณเสร็จสิ้นภายในความต้องการขององค์กรของคุณ

เกาะติดกับสิ่งเหล่านี้กระบวนการสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าแผนเป็นแนวทางและปัจจัยอาจส่งผลต่อความสามารถในการติดตามพวกเขาติดอยู่กับแผนของคุณเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการเปลี่ยนแปลงสามารถเสี่ยงต่อการสำเร็จของโครงการที่ประสบความสำเร็จ

ยิ่งไปกว่านั้นทำให้แน่ใจว่าของคุณทรัพยากรนอกจากนี้ยังติดตามแผนที่สร้างขึ้นเป็นสิ่งสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมั่นใจว่าแผนของคุณจะตามมาในขณะที่ให้กำลังใจสร้างแรงบันดาลใจและเชียร์ทีมของคุณ

การติดตามแผนการสื่อสารของคุณและการรักษาช่องทางของการสื่อสารเปิดเป็นวิธีที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น

นอกจากนี้ให้แน่ใจว่าคุณเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้เสียและลูกค้าของคุณตลอดระยะการดำเนินการของวงจรชีวิตของโครงการ

อีกครั้งเกี่ยวข้องกับการติดตามแผนการสื่อสารที่คุณสร้างขึ้นอีกครั้ง

การมีส่วนร่วมดังกล่าวสามารถป้องกันความเข้าใจผิดและความล่าช้าของราคาแพง ดังนั้นคุณควรให้กำลังใจเปิดการสื่อสารและความโปร่งใสพร้อมกับระยะที่กว้างขวางที่สุดของวงจรชีวิตของโครงการ

วิธีหนึ่งในการบรรเทาขั้นตอนการดำเนินการคือการใช้งานของเครื่องมือการจัดการโครงการ .

เคล็ดลับโปร: ผู้จัดการงาน UDN เป็นหนึ่งเครื่องมือดังกล่าวและสามารถให้คุณจัดการทรัพยากรของคุณผ่านคุณสมบัติการจัดการงาน คุณสามารถสร้างและมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมได้อย่างง่ายดายซึ่งพวกเขาสามารถดูสิ่งที่พวกเขารับผิดชอบและสิ่งที่สำคัญคืออะไร นอกจากนี้,ผู้จัดการงาน UDNคุณสมบัติการสื่อสารและการทำงานร่วมกันสามารถมั่นใจได้ว่าทีมของคุณยังคงเชื่อมต่อและอยู่ด้านบนของงานที่พวกเขาทำตลอดโครงการ คุณยังสามารถใช้เครื่องมือการจัดการการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่าคุณถือเช็คอินปกติเพื่อหารือเกี่ยวกับความก้าวหน้าและให้ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในลูป

กิจกรรมโครงการของการตรวจสอบและควบคุมเกิดขึ้นควบคู่กับการดำเนินการของโครงการ

ตรวจสอบโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบสถานะของโครงการของคุณในขณะที่อยู่ในระหว่างดำเนินการประเมินอุปสรรคใด ๆ และดำเนินการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ตามนั้น

ในระหว่างกิจกรรมนี้คุณต้องแน่ใจว่าคุณอยู่ภายในกำหนดการเก็บไว้ในงบประมาณหลีกเลี่ยงการคืบคลานและจัดการความเสี่ยงที่เกิดขึ้น

มันมักจะมีค่าที่จะใช้เครื่องมือภาพที่สามารถระบุว่าการส่งมอบใดที่เสร็จสมบูรณ์แล้วจึงให้ภาพรวมของโครงการของคุณทำงานตามแผน

เครื่องมือดังกล่าวบางอย่างอาจรวมถึงแผนภูมิ GanttและKanban Boards. เครื่องมือเหล่านี้มักจะมีอยู่ในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ

ผู้จัดการงาน UDN ตัวอย่างเช่นเสนอแผนภูมิ Gantt ที่คุณสามารถดูความคืบหน้าของโครงการทั้งหมดของคุณในขณะเดียวกันก็ให้ความสามารถในการติดตามและติดตามงานที่กำหนดให้กับสมาชิกในทีม

นอกจากนี้,ผู้จัดการงาน UDNยังเปิดตัว Kanban Board ซึ่งสามารถใช้เพื่อรับภาพรวมที่ชัดเจนของโครงการของคุณและปรับปรุงประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ของคุณ

นอกเหนือจากเครื่องมือภาพที่โครงการของคุณสามารถติดตามได้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ .

ตัวบ่งชี้เหล่านี้อนุญาตผู้จัดการโครงการติดตามไม่ว่าจะเป็นโครงการในการติดตามและทำงานตามแผน

มีตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักห้าประการซึ่งผู้จัดการโครงการมักจะเลือก 2 เพื่อกำหนดความคืบหน้าของโครงการของพวกเขา

ตัวบ่งชี้เหล่านี้คือ:

ในระหว่างกิจกรรมนี้คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปรับกำหนดการโครงการและทรัพยากร สิ่งนี้ทำให้แน่ใจว่าโครงการทำงานบนแทร็กตามข้อกำหนดที่กำหนดเมื่อเริ่มต้น

เมื่อความต้องการของโครงการประสบความสำเร็จเป็นเวลาที่จะมอบผลลัพธ์ที่สมบูรณ์และปิดโครงการ

เมื่อหยุดชะโกนนี้เกิดขึ้นแล้วถึงเวลาที่จะประเมินโครงการทั้งหมด ในระหว่างการประเมินผลนี้คุณจะเน้นทุกอย่างที่เป็นที่นิยมเช่นเดียวกับข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในระหว่างโครงการ

สิ่งนี้ช่วยให้คุณและทีมของคุณติดตามสิ่งที่เป็นไปด้วยดีและปรับเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเพื่อปรับปรุงโครงการต่อไปที่คุณทำงาน

ในระหว่างการปิดโครงการคุณจะ:

บทสรุป

การจัดการโครงการเป็นกระบวนการที่ท้าทาย

มีหลายตัวขึ้นและลงตลอดกิจกรรมในการจัดการโครงการ อย่างไรก็ตามเราช่วยให้ข้อมูลที่ไฮไลต์ในบทความนี้จะช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นมาก

โปรดจำไว้ว่าด้วยทรัพยากรที่เหมาะสมการวางแผนเครื่องมือเช่นเดียวกับวิธีการที่เหมาะสมในการวางโครงการสามารถไปจากที่เป็นไปไม่ได้ที่จะทะยานสู่ความสำเร็จ มันเป็นเพียงเรื่องของเวลา!

โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้ที่คุณเข้าใจกิจกรรมในการจัดการโครงการเราหวังว่าคุณจะได้พบกับประสบการณ์การจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จและน่ายินดีในอนาคตของคุณ