¿Abordar las actividades desafiantes en la gestión de proyectos como un profesional?
La gestión de proyectos es una bestia compleja. Hay tantosActividades en gestión de proyectos.que entregar un proyecto exitoso y resultados de calidad puede ser difícil.
Es por eso que hemos escrito este post para resaltar las actividades en la gestión de proyectos para resaltar quénecesita hacerseY qué cuidar.
¡Hagámoslo!
¿Qué son las 'actividades' en la gestión de proyectos?
Típicamente, una actividad es una etapa de laplan de gestión de proyectos .
Cada actividad de su proyecto incluye una o más acciones; Está al finalizar estas acciones que su proyecto pasará a la siguiente etapa del proyecto.
Cada actividad tiene unFecha límite especificadao período de tiempo dentro del cual debe completarse. Cuando toma cada actividad como una serie, resultarán en la entrega final.
Definir las actividades requeridas para alcanzar la finalización del proyecto es uno de los pasos clave enplanificación de proyectos .
En su forma más básica, un proyecto exitoso es una combinación de 5 actividades principales. Estas 5 actividades involucradas en el ciclo de vida de la gestión de proyectos incluyen:
En esta publicación, pasaremos por encima de cada una de estas actividades a su vez.
¿Cuáles son las diferentes actividades en la gestión de proyectos?
Como mencionamos, hay 5 actividades principales en el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Antes de continuar discutiendo cada uno, es importante entender lo que es el ciclo de vida del proyecto.
losCiclo de vida del proyectoEs la serie de pasos o fases que cualquier proyecto debe pasar. El ciclo de vida del proyecto se extiende desde el inicio del proyecto desde elIniciación del proyecto., todo el camino al cierre del proyecto.
Lo que son estas etapas y qué secuencia siguen están determinadas por varios factores diferentes.
Las etapas de su proyecto Lifecycle se ven afectadas por las necesidades de su organización, la naturaleza de su proyecto, así como el área de laAplicación del proyecto. .
Además, debe tener en cuenta que el estilo de su proyecto de vida también puede cambiar.
Los ciclos de vida del proyecto pueden seguir un enfoque impulsado por el plan o son mástransmitido por el cambio .
Los proyectos después de un ciclo de vida predictivo definen los detalles al principio del proyecto y han previsto cómo abordar los cambios en el alcance. Alternativamente, el alcance de los ciclos de vida adaptativos se define para iteraciones específicas, ya que el proyecto en sí se desarrolla en múltiplesiteraciones .
Normalmente, lo que siga el tipo de ciclo de vida del proyecto, su proyecto Lifecycle incluirá 5 actividades principales o etapas.
Las actividades principales de gestión de proyectos son:
La fase de concepción e iniciación es la primera fase dentro del ciclo de vida de la gestión del proyecto. Esta fase implica iniciar unnuevo proyecto .
Esta fase implica identificar la razón u oportunidad para el proyecto. Se desarrolla un proyecto para avanzar con la oportunidad presentada.
Ciertas cosas entran en la fase de iniciación del ciclo de vida del proyecto para que su proyecto pueda comenzar de manera eficiente y satisfacer las expectativas de ella.
Una de esas cosas que se debe hacer antes de que pueda comenzar el proyecto es la creación de unCaja de negocios.
A caja de negociosexplica la razón para iniciar cualquier proyecto en particular. El caso comercial se ocupa de las preocupaciones comerciales del proyecto en lugar de cualquier aspecto técnico.
Los aspectos clave destacados en el caso de negocio deben ser claros; lógico, fácil de entender y relevante.
La estructura de uncaso de negocio típicodebe ser el siguiente:
Aparte del caso de negocio, para iniciar adecuadamente un proyecto, debe realizar un estudio de factibilidad.
Una vez que el caso de negocio ha sido aprobado, debe tomar unestudio de factibilidad .
Se utiliza un análisis de viabilidad para determinar la viabilidad de la idea del proyecto. Este análisis garantiza que las cosas, como el que el proyecto sea legal y técnicamente factible, así como asegurarse de que el proyecto sea económicamente justificable.
Hay 5 áreas principales que examina un estudio de factibilidad:
También tienes que crear unCarta del proyecto .
A carta del proyectoEsquema el propósito de su proyecto, así como cómo será estructurado y ejecutado. Esto ayuda a identificar la visión del proyecto y sus objetivos. También define el alcance del proyecto y todos sus entregables.
Lo que se incluye en la Carta del Proyecto puede depender de la cultura de su organización; Sin embargo, las Cartas Típicas del Proyecto consisten en lo siguiente:
Está en este punto de la etapa de iniciación que el proyecto está organizado estructuralmente,Documentando el plan de proyecto.y destacando todos los riesgos, problemas y supuestos de listado.
Una vez que esta documentación ha sido completa, es hora deMonte su equipo de proyecto .
Un proyecto no se puede iniciar sin un equipo para trabajar en el proyecto. Por lo tanto es importante establecer eldescripción del trabajoPara las personas que implementarán el plan del proyecto.
Debes resaltar cada miembroObjetivos y responsabilidades.. Esto asegurará que sus flujos de trabajo suavemente en todo el proyecto.
Puede ser beneficioso paraListar las habilidadesy experiencia requerida para cada posición. Esta indicación hace que sea más fácil llenar el papel que está buscandocontratarpor.
Además, asegúrese de resaltar las calificaciones requeridas, así como identificar los criterios de desempeño, el salario y las condiciones de trabajo.
Otra parte de la actividad de iniciación del proyecto es paraestablecer una oficina de proyectosi es necesario.
La oficina del proyecto será la ubicación física que usted y su equipo se ubicarán durante el proyecto. Es posible que este no sea un paso necesario si ya trabaja en un lugar de este tipo.
Sin embargo, una ubicación de este tipo es necesaria para albergar la infraestructura de comunicación, así como cualquier equipo técnico que sea necesario para completar el proyecto.
Primero, debe decidir sobre una ubicación, y una vez que se haga, deberá asegurarse de que la infraestructura coincida con las necesidades y requisitos de su proyecto.
Ahora es el momento de pasar a la siguiente actividad en el ciclo de vida de la gestión de proyectos.
Una vez que se haya iniciado el proyecto y el equipo del proyecto ha sido designado, esTiempo para la planificación del proyecto.Fase del ciclo de vida del proyecto.
La planificación del proyecto es importante para que todos los involucrados sepa dónde va con el proyecto, así como cómo va a llegar allí.
Es durante la fase de planificación que se documentan los planes del proyecto. Usted también define elproyectos Deliverabley requisitos, así como establecieron elcronograma del proyecto .
Es durante esta fase que crea un conjunto de planes que lo ayudarán a guiarlo a usted y a su equipo de laimplementacion de proyectoal proyecto cerca.
El propósito de la actividad de planificación del proyecto es establecer requisitos comerciales, resaltar el costo, programar, los entregables del proyecto, así como sus fechas de entrega.
Además, esta planificación te ayuda.personal de controly proveedores externos para asegurarse de que la entrega de su proyecto sea a tiempo y dentro del presupuesto.
Los procesos básicos deLa planificación del proyecto incluyela siguiente:
Durante la fase de planificación, los objetivos del proyecto, que se recopilan durante la fase de iniciación, se refinan.
Debe planificar los pasos necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto identificando las tareas y los recursos específicos necesarios para llevar elproyecto para su finalización .
Debe establecer criterios cuantitativos para que pueda determinar la satisfacción del proyecto y la finalización exitosa del proyecto.
También necesita asegurarse de obtener la aprobación de la administración para la planificación que ha realizado para que pueda pasar a la siguiente actividad del proyecto.
En esta etapa, las cosas son tentativas en su proyecto.
Esta fase implica llevar a cabo los detalles que resaltó en su carta de proyectos que se requieren para entregar el servicio o el producto a su cliente o sus partes interesadas.
Esta es la actividad de implementar sus ideas y planificar.
Por lo general, esta actividad involucra tres componentes principales. Estos son:
Durante la actividad de planificación, lo más probable es que haya aparecido sistemas y procedimientos para que su proyecto se complete dentro de los requisitos de su organización.
Pegando a estosprocesosPuede asegurarse de que su proyecto funcione de manera eficiente. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los planes son una guía y los factores pueden afectar la capacidad de seguirlos.Pegando a su planCuando se justifica un cambio, puede arriesgar la finalización exitosa de su proyecto.
Por otra parte, asegurándose de que surecursosTambién están siguiendo el plan que se creó es importante. Asegúrese de garantizar que se siga su plan, alentando, motivando y animando a su equipo.
Después de su plan de comunicación y mantener abierto los canales de comunicación es una forma importante de garantizar que todo se ejecute sin problemas.
Además, asegúrese de involucrar a sus partes interesadas y clientes a lo largo de la fase de ejecución del ciclo de vida del proyecto.
Esto nuevamente implica seguir el plan de comunicación que creó.
Dicha participación puede prevenir malentendidos y retrasos costosos. Por lo tanto, deberías alentarComunicación abiertay la transparencia junto con la fase más extensa del ciclo de vida del proyecto.
Una forma de facilitar la fase de ejecución es a través del uso de unHerramienta de gestión de proyectos .
PRO SUGERENCIA: Gestor de tareas UDN Es una de esas herramientas y puede permitirle administrar sus recursos a través de las funciones de administración de tareas. Puede crear y asignar tareas fácilmente a los miembros del equipo donde puedan ver de qué son responsables y qué es una prioridad. Es más,Gestor de tareas UDNLas funciones de comunicación y colaboración pueden asegurarse de que su equipo permanezca conectado y esté al tanto del trabajo que están haciendo durante todo el proyecto. También puedes usar elHerramientas de gestión de la reuniónPara asegurarse de realizar registros regulares para discutir el progreso y mantener a los clientes y partes interesadas en el bucle.
La actividad del proyecto de monitoreo y control se produce en tándem con la ejecución del proyecto.
Seguimiento de su proyectoimplica revisar el estado de su proyecto mientras está en proceso, evaluando los obstáculos e implementando cualquier cambio en consecuencia.
Durante esta actividad, necesitas asegurarte de que ustedQuédate dentro del horario, manténgase dentro del presupuesto, evite el alcance, y administre los riesgos que surjan.
A menudo es valioso usarherramientas visualesEso puede identificar qué entregas se han completado y, por lo tanto, le proporcionará una visión general de si su proyecto se está ejecutando de acuerdo con el plan.
Ciertas tales herramientas pueden incluirDiagramas de Gantt y Tableros de Kanban. Estas herramientas a menudo están disponibles en las plataformas de gestión de proyectos.
Gestor de tareas UDN , por ejemplo, ofrece gráficos de Gantt donde puede ver elprogreso de todo tu proyectoAl tiempo que también da la capacidad de monitorear y rastrear las tareas asignadas a los miembros del equipo.
Es más,Gestor de tareas UDNTambién está liberando su placa KANBAN, que se puede usar para obtener una descripción general clara de su proyecto y mejorar la eficiencia de su flujo de trabajo.
Aparte de tales herramientas visuales, su proyecto puede ser rastreado a través deIndicadores clave de rendimiento .
Estos indicadores permitenGestores de proyectos para rastrearSi el proyecto está en camino y funcionando de acuerdo con el plan.
Hay cinco indicadores principales de rendimiento clave, que los gerentes de proyectos generalmente eligen 2 para determinar el progreso de su proyecto.
Estos indicadores son:
Durante esta actividad, debe asegurarse de que se ajusten el programa y los recursos del proyecto. Esto se asegura de que el proyecto se ejecute en la pista según los requisitos determinados al inicio.
Una vez que se hayan logrado los requisitos del proyecto, es hora de entregar el resultado completo y el cierre del proyecto.
Una vez que ocurra este cierre, es hora de evaluar todo el proyecto. Durante esta evaluación, resaltará todo lo que fue favorable, así como cualquier error que se hicieron durante el proyecto.
Esto le permite a usted y su equipo seguir lo que se fue bien y se ajustará para evitar errores que ocurrieron, para mejorar el siguiente proyecto en el que trabaja.
Durante el proyecto Cerrar también lo harás:
Conclusión
La gestión de proyectos es un proceso desafiante.
Hay muchos altibajos en las actividades en la gestión de proyectos. Sin embargo, ayudamos a que la información resaltada en este artículo le ayudará a hacer que el proceso sea mucho más fácil.
Recuerde, con los recursos, planificación, herramientas, así como laMetodología derecha en lugar de un proyecto.Puede ir de imposible al elevar al éxito. ¡Es solo cuestión de tiempo!
Especialmente ahora que entiende las actividades en la gestión de proyectos, esperamos que cumpla con muchas experiencias de gestión de proyectos exitosas y gratificantes en su futuro.
