Het aanpakken van uitdagende activiteiten in projectmanagement zoals een Pro?
Projectmanagement is een complex beest. Er zijn er zo veelActiviteiten in projectmanagementDie het leveren van een succesvolle project- en kwaliteitsresultaten kan moeilijk worden.
Daarom hebben we deze post geschreven om de activiteiten in Project Management te benadrukken om wat te benadrukkenmoet worden gedaanen waar je op moet letten.
Laten we erbij komen!
Wat zijn 'activiteiten' in projectmanagement?
Meestal is een activiteit een fase van deprojectmanagementplan .
Elke activiteit van uw project bevat een of meer acties; Het is bij de voltooiing van deze acties die uw project naar de volgende projectfase zal gaan.
Elke activiteit heeft eengespecificeerde deadlineof tijdsperiode waarbinnen het moet worden voltooid. Wanneer u elke activiteit als reeks neemt, zullen ze resulteren in de uiteindelijke leverbare.
De activiteiten definiëren die nodig zijn om de voltooiing van het project te bereiken, is een van de belangrijkste stappen inproject planning .
In de meest elementaire vorm is een succesvol project een combinatie van 5 belangrijke activiteiten. Deze 5 activiteiten die betrokken zijn bij de levenscyclus van het projectbeheer omvatten:
In dit bericht gaan we op hun beurt over elk van deze activiteiten.
Wat zijn de verschillende activiteiten in projectmanagement?
Zoals we noemden, zijn er 5 hoofdactiviteiten in de levenscyclus van het projectmanagement. Voordat we elk bespreken om elk te bespreken, is het belangrijk om te begrijpen wat de levenscyclus van het project is.
De Project Lifecycleis de reeks stappen of fasen die elk project nodig heeft om door te gaan. De levenscyclus van het project loopt vanaf het begin van het project van deInitiatie van het project, helemaal tot de sluiting van het project.
Wat deze fasen zijn en welke volgorde die ze volgen, worden bepaald door verschillende factoren.
De stadia van uw project Lifecycle worden beïnvloed door de behoeften van uw organisatie, de aard van uw project, evenals het gebied van deToepassing van het project .
Bovendien moet u opmerken dat de stijl van uw levenscyclus ook kan veranderen.
Project Lifecycles kunnen een plan-gedreven aanpak volgen of meer zijnveranderd .
Projecten na een voorspellende levenscyclus Definiëren de details aan het begin van het project en hebben vooraf geconfronteerd hoe u wijzigingen in scope kunt aanpakken. Als alternatief is adaptieve lifecycles gedetailleerde scope gedefinieerd voor specifieke iteraties, omdat het project zelf is ontwikkeld over meerdereiteraties .
Meestal, op welk type project Lifecycle uw organisatie volgt, uw project Lifecyclus bevat 5 hoofdactiviteiten of fasen.
Belangrijkste projectmanagementactiviteiten zijn:
De conceptie- en initiatiefase is de eerste fase binnen de levenscyclus van het projectmanagement. Deze fase omvat het opstarten van eennieuw project .
Deze fase omvat het identificeren van de reden of de gelegenheid voor het project. Er wordt een project ontwikkeld om verder te gaan met de gepresenteerde kans.
Bepaalde dingen gaan naar de initiatiefase van de levenscyclus van het project, zodat uw project efficiënt kan starten en aan de verwachtingen van hem vasthouden.
Eén zoiets dat moet worden gedaan voordat het project kan beginnen is het creëren van eenbusiness case.
EENbusinesscaseverklaart de reden voor het starten van een bepaald project. De businesscase behandelt de zakelijke zorgen van het project in plaats van technische aspecten.
De belangrijkste aspecten die zijn gemarkeerd in de businesscase moeten duidelijk zijn; logisch, gemakkelijk te begrijpen en relevant.
De structuur van eenTypische businesscasezou als volgt moeten zijn:
Afgezien van de businesscase, om een project goed te initiëren, moet u een haalbaarheidsstudie.
Zodra de businesscase is goedgekeurd, moet u een nemenHaalbaarheidsstudie .
Een haalbaarheidsanalyse wordt gebruikt om de levensvatbaarheid van het projectidee te bepalen. Deze analyse zorgt voor dingen zoals dat het project wettelijk en technisch haalbaar is, evenals ervoor te zorgen dat het project economisch gerechtvaardigd is.
Er zijn 5 hoofdgebieden die een haalbaarheidsstudie onderzoekt:
Je moet ook een makenProjectcharter .
EENprojectcharterschetst het doel van uw project en hoe deze wordt gestructureerd en uitgevoerd. Dit helpt de projectvisie en de doelstellingen ervan te identificeren. Het definieert ook de reikwijdte van het project en alle deliverables.
Wat is inbegrepen in het projectcharter kan afhangen van de cultuur van uw organisatie; Typische projectcharters bestaan echter uit het volgende:
Het is op dit punt in de initiatiefase dat het project structureel is georganiseerd,Documentatie van het projectplanen benadrukt alle risico's, problemen en vermelding van aannames.
Zodra deze documentatie is voltooid, is het tijd omMonteer je projectteam .
Een project kan niet worden geïnitieerd zonder een team om aan het project te werken. Daarom is het belangrijk om defunctieomschrijvingVoor de mensen die het projectplan zullen implementeren.
Je moet elke leden benadrukkenDoelstellingen en verantwoordelijkheden. Dit zorgt ervoor dat uw workflows soepel in het hele project is.
Het kan gunstig zijn voorMaak een lijst van de vaardighedenen ervaring vereist voor elke positie. Deze indicatie maakt het gemakkelijker om de rol te vullen die u zoektarbeidskrachtvoor.
Zorg bovendien ervoor dat u de vereiste kwalificaties markeert, evenals het identificeren van prestatiekriteria, salaris en arbeidsomstandigheden.
Een ander deel van de projectinitiatieactiviteit is omeen projectkantoor instellenIndien nodig.
Het projectbureau is de fysieke locatie die u en uw team bevindt zich tijdens het project. Dit is mogelijk geen noodzakelijke stap als u al op een dergelijke locatie werkt.
Een dergelijke locatie is echter noodzakelijk om de communicatie-infrastructuur te huisvesten, evenals alle technische apparatuur die nodig is om het project te voltooien.
Ten eerste moet u beslissen over een locatie, en zodra dat is gedaan, moet u ervoor zorgen dat de infrastructuur overeenkomt met de behoeften en vereisten van uw project.
Het is nu tijd om door te gaan naar de volgende activiteit in de levenscyclus van het projectmanagement.
Zodra het project is geïnitieerd en het projectteam is benoemd, is hetTijd voor de projectplanningfase van de levenscyclus van het project.
Projectplanning is belangrijk, zodat iedereen betrof waar je met het project gaat en hoe je er gaat komen.
Het is tijdens de planningsfase dat de projectplannen zijn gedocumenteerd. Je definieert ook deprojectresultatenen vereisten, evenals uiteengezet deproject planning .
Het is tijdens deze fase die u een reeks plannen maakt die u helpt u en uw team van deProjectimplementatienaar het project dichtbij.
Het doel van de projectplanningsactiviteit is om bedrijfsvereisten vast te stellen, de kosten, het schema, de deliverables van het project, evenals hun bezorgdata te markeren.
Bovendien helpt deze planning ucontroleen externe leveranciers om ervoor te zorgen dat de levering van uw project op tijd en binnen het budget is.
De basisprocessen vanProjectplanning omvathet volgende:
Tijdens de planningsfase zijn de doelstellingen van het project, die tijdens de initiatiefase worden verzameld, verfijnd.
U moet de stappen plannen die nodig zijn om aan de doelstellingen van het project te voldoen door de specifieke taken en middelen te identificeren die nodig zijn om deProject to voltooiing .
U moet kwantitatieve criteria uiteenzetten, zodat u de voltooiing van de projecttevredenheid en het succesvolle project kunt bepalen.
U moet ook ervoor zorgen dat u de goedkeuring van het management krijgt voor de planning die u hebt gedaan, zodat u verder kunt gaan met de volgende projectactiviteit.
In dit stadium zijn dingen voorlopig in je project.
Deze fase omvat het uitvoeren van de details die u hebt gemarkeerd in uw projectcharter die nodig is om de service of het product aan uw klant of uw stakeholders te leveren.
Dit is de activiteit van het implementeren van uw ideeën en plan.
Meestal omvat deze activiteit drie hoofdcomponenten. Dit zijn:
Tijdens de planningsactiviteit zou u hoogstwaarschijnlijk met systemen en procedures bedenken om uw project te voltooien in de vereisten van uw organisatie.
Vasthouden aan dezeprocessenkan ervoor zorgen dat uw project efficiënt werkt. Het is echter belangrijk om in gedachten te houden dat plannen een gids zijn en factoren kunnen van invloed zijn op het vermogen om ze te volgen.Vasthouden aan je planWanneer een wijziging is gerechtvaardigd, kan het de succesvolle voltooiing van uw project riskeren.
Bovendien, zorg ervoor dat uwbronnenVolgens het plan dat is gemaakt, is belangrijk. Zorg ervoor dat je ervoor zorgt dat je plan wordt gevolgd terwijl je ook bemoedigend, motiverend en je team aanmoedigt.
Het volgen van uw communicatieplan en het openhouden van kanalen van communicatie open is een belangrijke manier om ervoor te zorgen dat alles soepel loopt.
Zorg bovendien ervoor dat u uw stakeholders en klanten in de uitvoeringsfase van de Levenscyclus van het project betrekken.
Dit omvat opnieuw na het communicatieplan dat u hebt gemaakt.
Een dergelijke betrokkenheid kan kostbare misverstanden en vertragingen voorkomen. Daarom moet u aanmoedigenopen communicatieen transparantie samen met de meest uitgebreide fase van de levenscyclus.
Een manier om de uitvoeringsfase te verzachten is door het gebruik van eenProject Management Tool .
Pro Tip: Udn taakmanager Is een gereedschap en kan u toestaan om uw bronnen te beheren via functies van taakbeheer. U kunt eenvoudig taken maken en toewijzen aan teamleden waar ze kunnen bekijken waarvoor ze verantwoordelijk zijn en wat een prioriteit is. Verder,Udn taakmanagerDe communicatie- en samenwerkingsfuncties kunnen ervoor zorgen dat uw team verbonden blijft en bovenop het werk is dat ze in het hele project aan het doen zijn. Je kunt ook deMeeting Management ToolsOm ervoor te zorgen dat u regelmatig check-ins vasthoudt om de voortgang te bespreken en de klanten en stakeholders in de lus te behouden.
De projectactiviteit van monitoring en controle vindt plaats in Tandem met de uitvoering van het project.
Monitoring van uw projectBetreft het beoordelen van de status van uw project terwijl het in het proces is, evalueert alle hindernissen en het implementeren van eventuele wijzigingen dienovereenkomstig.
Tijdens deze activiteit moet u ervoor zorgen dat uBlijf binnen het schema, blijf binnen het budget, vermijd scope kruipen en beheer alle risico's die ontstaan.
Het is vaak waardevol om te gebruikenVisuele gereedschappenDat kan identificeren welke deliverables zijn voltooid en dus een overzicht geven van of uw project volgens plan loopt.
Bepaalde dergelijke gereedschappen kunnen omvattenGantt-grafieken en Kanban Boards. Deze hulpmiddelen zijn vaak verkrijgbaar in projectbeheerplatforms.
Udn taakmanager Bijvoorbeeld, biedt Gantt-grafieken waar u deVooruitgang van uw volledige projectHoewel ook de mogelijkheid bieden om taken te bewaken en bij te houden die aan teamleden zijn toegewezen.
Bovendien,Udn taakmanagerGeeft ook zijn KANBAN-bord vrij dat kan worden gebruikt om een duidelijk overzicht van uw project te krijgen en de efficiëntie van uw workflow te verbeteren.
Anders dan dergelijke visuele hulpmiddelen kan uw project worden gevolgd doorKritieke Prestatie Indicatoren .
Deze indicatoren maken toeProjectmanagers om te volgenOf het project op schema en loopt volgens plan.
Er zijn vijf belangrijkste prestatie-indicatoren, die projectmanagers meestal 2 kiezen om de voortgang van hun project te bepalen.
Deze indicatoren zijn:
Tijdens deze activiteit moet u ervoor zorgen dat het projectschema en middelen worden aangepast. Dit zorgt ervoor dat het project op schema loopt volgens de aan het begin van de vereisten.
Zodra de vereisten van het project zijn bereikt, is het tijd om het volledige uitkomst over te dragen en het project te sluiten.
Zodra deze closeout optreedt, is het tijd om het volledige project te evalueren. Tijdens deze evaluatie benaderde u alles wat gunstig is en eventuele fouten die tijdens het project zijn gemaakt.
Hierdoor kunt u en uw team volgen wat goed ging en zich aanpassen om fouten die zich voordeden te voorkomen, om het volgende project waar u aan werkt te verbeteren.
Tijdens het project sluit u ook:
Conclusie
Projectmanagement is een uitdagend proces.
Er zijn veel ups en downs tijdens de activiteiten in projectmanagement. We helpen echter dat de informatie die in dit artikel is gemarkeerd, het proces een stuk eenvoudiger zal maken.
Onthoud, met de juiste middelen, planning, tools, evenals dejuiste methodologie op hun plaats een projectkan van onmogelijk gaan om naar succes te gaan. Het is gewoon een kwestie van tijd!
Vooral nu u de activiteiten in Project Management begrijpt, hopen we dat u veel succesvolle en bevredigende projectmanagementervaringen in uw toekomst ontmoet.
