دليل المدير إلى أساليب الاتصال
معرفة كيفية التواصل الفعال مع فريقك أمر بالغ الأهمية. التواصل هو مكون رئيسي في كل ما نقوم به في العمل. الحصول على عملنا الخاص المنجز، والتعاون مع أعضاء الفريق، وتفويض العمل إلى زملائه في الفريق، وتبادل تقارير التقدمية تعتمد جميعا على التواصل الفعال.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه أنماط الاتصال الأربعة. أنماط الاتصال الأربعة تصنف كيف يتواصل الناس. هممفهوم مشتركفي جميع أنحاء الويب، يعتقد الكثير من الناس أن فهم أسلوب الاتصال الخاص بك يمكن أن يساعدك في معرفة كيفية التعاون بشكل فعال مع أعضاء الفريق.
المشكلة هي، إذا كنت تركز فقط على أسلوب اتصال شخص ما، فأنت تدير مخاطر مفقود الصورة الكبيرة. ربما يعرض زميله في الفريق أسلوب اتصال عدواني أو سلبي - ولكن لماذا يفعلون ذلك؟ إذا كانت تبدو وكأنها التواصل العدواني، أين يأتي هذا العدوان؟ إذا سمحوا بتعليقات سلبية عدوانية، فما أدى إليهم أن يشعروا بأنهم لا يستطيعون التواصل بشكل مباشر؟ فهم ما أثر على أسلوب اتصال شخص ما - بدلا من التركيز فقط على التأثير - يمكن أن يساعدك بشكل أفضل على دعم أعضاء فريقك ومساعدتهمالتواصل بشكل أكثر فعاليةوبعد
ما هو أسلوب الاتصال؟
نمط الاتصال هو وسيلة لوصف الطرق المختلفة التي يتواصل بها الأشخاص. هناك أربعة أساليب اتصال رئيسية: الاتصالات السلبية والاتصال العدواني والاتصال العدواني العدواني والاتصال الحازم. يمكن عرض كل نمط الاتصالات لفظيا أو غير مرغوب فيه أو في أشكال مكتوبة.
أساليب الاتصال الأربعة
على نطاق واسع، هناك أربعة أنماط اتصال مختلفة. إليك كيفية تعريف كل نمط الاتصالات بشكل شائع، وكيف يمكن أن تظهر هذه الأساليب في العمل:
نمط الاتصالات السلبية.شخص مع نمط الاتصال هذا لا يتكلم كثيرا. بدلا من ذلك، يسعدهم الذهاب مع التدفق. عادة ما لا يكون التواصل السلبي عادة، وقد ينطلقون حتى من الخضوع. همالتواصل غير اللفظيقد تشمل أشياء مثل عبور أذرعهم مع تجنب اتصال العين.
أسلوب الاتصال العدواني.الشخص الذي يحتوي على أسلوب الاتصال هذا واثق جدا في وجهة نظرهم - إلى النقطة التي قد لا يستمعون إليها لآراءهم في الفريق. من المرجح أن تتدخل أفكارهم الخاصة بشكل متكرر في محادثة، وقد تستخدم في بعض الأحيان لغة المواجهة مثل "أنت مخطئ" أو "أنت لا تحصل عليه". غير مرن، سيحافظ هذا الشخص على اتصال العين الشديد.
أسلوب الاتصال العدواني السلبي.لا يشعر شخص مع نمط الاتصال هذا بالراحة في قول ما تعنيه. لفظيهم والتواصل غير اللفظيقد لا تتطابق - على سبيل المثال، قد يقولون إنهم متحمسون، لكنهم عرض لغة جسد متناقضة مثل كتف عبوس أو تراجع.
نمط الاتصال الحازم.شخص مع نمط الاتصال هذا يقف لأنفسهم. إنهم نوع التواصل الذي يعرف كيفية التفسير والمدافع عن ما يريدون. يجوز للتخليص الحازم استخدام إيماءات اليد أثناء الاتصال بعدم التواصل، من المحتمل أن يكون لديهم تعبيرات هادئة أو سعيدة في الوجه أثناء التحدث.
فوائد الاتصال الحازم
في مكان عمل مثالي، يجب أن يستخدم الجميع أسلوب اتصال حازم. التواصل الحازم يؤكد على التعاون والاتصال. الأشخاص الذين يشعرون بالراحة التواصل الحازم هم أكثر توجها نحو الفريق، لأن نمط الاتصال الحازي مبني علىاحترام متبادلوبعد إنهم يفهمون أولويات عملهم ولا يخافون من التعبير عن احتياجاتهم. في نهاية المطاف، يشعر التواصل الحديث بأنهم يمكنهم إحضار أنفسهم الكاملين للعمل.
التواصل الحلي قادر على:
التعبير بشكل فعال مشاعرهم عند التواصل مع الآخرين
إعطاء الأولوية للتعاون والاتصال
طلب ردود الفعل من أجل تحسين المستمر
محادثات واضحة ومحترمة
داعية لما يحتاجون إليه في العمل
بسبب قدرتهم على التواصل بشكل فعال في العمل، عادة ما يستفيد التواصل الحديث من:
ارتفاع احترام الذات
الوعي الذاتي الجيد
الاحترام المتبادل في العمل
أهداف وتوقعات واضحة
تحسين مهارات الاتصال
ماذا عن أساليب الاتصال الثلاثة الأخرى؟
إذا كنت تقرأ هذا، فمن المحتمل أنك تحاول تحسين التواصل مع أعضاء فريقك بطريقة ما، بغض النظر عما إذا كانوا يعرضون أسلوب اتصال سلبي أو عدواني أو سلبي عدواني.
على السطح، تؤثر أساليب الاتصال على كيفية التعبير أعضاء الفريق أنفسهم. قد تؤثر هذه الأساليب على كيفية عرض عضو في الفريق في اجتماع 1: 1 أو يتواصل عبر البريد الإلكتروني أو يتفاعل مع أعضاء الفريق. أنماط الاتصالات حقيقية للغاية وتحديد نمط اتصال عضو الفريق هو الخطوة الأولى نحو تمكين الاتصالات الفعالة في العمل.
تحديد السبب الجذري لأسلوب اتصال عضو الفريق
ببساطة تحديد نمط اتصال عضو الفريق لا يكفي، رغم ذلك. كما قد تتخيل، يمكن أن تخلق بعض أساليب الاتصالات صراعا في مكان العمل - على سبيل المثال، قد يجعل من الصعب على التواصل العدواني لأعضاء الفريق الآخرين عن رأيهم.
إذا كان أحد أعضاء الفريق يعرض أسلوبا سلبيا أو صعبا للتواصل، فمن المحتمل أن يكون هناك إجهاد يشبه الأساس أو الاضطرابات في العمل. عندما تكون قادرا على تحديد نمط الاتصال الخارجي لعضو الفريق، يمكنك بعد ذلك معالجة ما الذي يحجبها من التواصل بشكل أساسي.
احتمالات الفرص، من المرجح أن يرغب أعضاء فريقك في التواصل الحزم، لأن التواصل الحازي هو أفضل طريقة لإنشاء بيئة صادقة مفتوحة. حتى على الفرق التنافسية مثل المبيعات أو القانون، فإن أفراد الاتصالات الحازمة يعبرون بفعالية عن أفكارهم وتعاونهم مع أعضاء فريقهم. إذا كان أعضاء الفريق لا يتواصلون في أسلوب حازم، فهناك بعض المانع في العمل الذي يحتفظ بها من أن تكون أنفسهم الكاملة.
كمديرهم، يمكنك معالجة ذلك. عن طريق حفر أعمق في أسلوب اتصال كل زميل في الفريق، يمكنك البدء في تحديد سبب توصيلها بطريقة عدوانية أو سلبية أو سلبية عدوانية - وما يمكنك القيام به حيال ذلك. يمكنك تطبيق العمليات وأنظمة الدعم لضمان أن يشعر أعضاء الفريق بالراحة في أنفسهم في العمل. عند إلغاء حظر الأشياء التي قد تعيقها، سيتم تمكين الناس من التواصل بشكل حازم للدفاع عن احتياجاتهم الخاصة.
دعم التواصل السلبي
إذا كان شخص ما يبدو وكأنه التواصل السلبي، فقد يشعرون بعدم الارتياح أوقلق اجتماعيافي العمل. لأي سبب من الأسباب، لا يشعر هذا الشخص بالتعبير عن أنفسهم بثقة أو إحضار أناسهم الكاملة للعمل. بحسب المايو كلينيك، قد يعاني التواصل السلبي من زيادة التوتر. تلك التي لا تكون وحدها - وفقا لتشريح مؤشر العمل،42٪ من عمال المعرفةصنف مستويات التوتر الخاصة بهم في العام الماضي
كيف يمكنك المساعدة: مشاركة خطة اتصال
أ خطة تواصلهو الخطوط العريضة لكيفية وأين سيتواصل فريقك حول العمل. يمكن أن يشمل ذلك الأدوات التي يجب أن يستخدمها أعضاء الفريق، عند استخدام Live مقابل الاتصالات دون اتصال بالإنترنت، ومن المسؤول عن كل من قنوات الفريق. هذا يمكن أن يساعد أعضاء الفريق الذين يشعرون بالقلق اجتماعيا أو شددوا من خلال إزالة التخمين من اتصال العمل.
عند مشاركة خطة اتصال، تأكد من توضيح:
القناة التي يجب استخدامها عندما
عندما يجب على أعضاء الفريق التواصل بشكل متزامن (LIVE) مقابل. غير متزامن (في وقتهم)
التردد الذي يجب أن يتم تقاسم التحديثات
كيف يمكن لأعضاء الفريق الإشارة إلى متى يكونوا حاليا أو في وضع التركيز
الجزء الأكثر أهمية في مشاركة خطة الاتصال الخاصة بك لتمكين الاتصال السلبي هو توضيح الأدوات التي يجب استخدامها عندما. على سبيل المثال، في UDN مدير المهام ، نحن نستخدم:
UDN مدير المهام للتواصل بشكل غير متزامن حول العمل، مثل مشاركة التحديثات، ردود الفعل، أو تقارير حالة المشروع
تثاقلللهوثات الحية والمزامنة والأسئلة السريعة
بريد الالكترونيللتواصل مع أي أصحاب المصلحة الخارجيين غير في UDN مدير المهام
تكبير أو جوجل تلبيةلاجتماعات الفريق والمحادثات وجها لوجه مع فريقنا العالمي
التعاون مع التواصل العدواني
إذا كان شخص ما يبدو وكأنه متواصل عدواني، فقد يشعرون بأنهم غير مدعومين في العمل. حتى لو كانت اللاوعي، فإن هذا الشعور بالتعرض للهجوم يمكن أن يسبب بشكل طبيعي عضو في الفريقرد فعل دفاعي، والتي يمكن أن تظهر على أنها زيادة العدوان. بحسب المايو كلينيك، قد يستخدم أعضاء الفريق أنماط الاتصالات العدوانية للحصول على ما يريدون، ولكن من خلال القيام بذلك، فإنهم يخاطرون بتقويض ثقة الفريق.
كيف يمكنك المساعدة: توضيح أدوار المشروع والمسؤوليات
قد يتواصل عضو فريقك بأسلوب عدواني لأنهم يعتقدون أن هذه هي الطريقة الوحيدة للحصول على ما يريدون. إن أفضل طريقة لدعمها - أثناء توجيهها أيضا نحو أسلوب اتصال أكثر حكايا - هي توضيح من يعمل على ما، وما هي مسؤوليات كل عضو في أي مشروع معين.
للقيام بذلك، فكر في خلقالرسوم البيانية الراسانيةلتوضيح الأدوار المختلفة كل عضو في فريق المشروع يلعب. RACI هو اختصار بمناسبة:
مسؤول:هذا الشخص مسؤول مباشرة عن العمل. هم الذهاب إلى شخص لأية أسئلة. في مخطط Raci، كل مهمة أو مبادرة لديها مسؤول واحد فقط.
مسؤولة:هذا الشخص يشرف على العمل. إنهم مسؤولون عن التأكد من اكتمال العمل في الوقت المحدد. في مخطط Raci، كل مهمة أو مبادرة لديها مساءلة واحدة فقط.
استشارت:هذا الشخص أو الأشخاص يوقعون على العمل قبل الانتهاء. يمكن أن يكون هناك مشاريع متعددة.
اطلاع:يرتبط هؤلاء الأشخاص بالعمل الذي يتم إجراؤه، لكنهم لا يحتاجون إلى إدراجهم في أي من حلقات المراجعة. يجب أن تبقى على علم بتقدم العمل. يمكن أن يكون هناك إطلاعي متعددة.
يمكن أن يمنح مخطط Raci أعضاء الفريق نظرة واضحة من منظمة الصحة العالمية المسؤولة مباشرة عن الدور، وكذلك من يراجع أو تقديم ملاحظات. يمكن أن يساعد إنشاء مخطط Raci في دعم التواصل العدواني بطريقتين:
إذا تم تضمينها في الرسم البياني ل RACI، يوفر الرسم البياني حماة ما يفعله دورهم ولا يستلزمه.
إذا لم يتم تضمينها في الرسم البياني ل RACI، يمكنهم أن نفهم بوضوح أنهم ليسوا أصحاب مصلحة في هذا العمل.
إلغاء حظر الاتصالات السلبية العدوانية
إذا كان شخص ما يبدو وكأنه التواصل السلبي العدواني، فقد يشعرون بأن آرائهملن يتم قبولها من قبل المجموعةوبعد إذا لم تنجح الاتصالات المباشرة تاريخيا، فقد يكون قد عادوا إلى الاتصالات السلبية العدوانية. بحسب المايو كلينيك، هذه التواصل غير مريحة كونها مباشرة مع احتياجاتهم.
كيف يمكنك المساعدة: جعل الوقت لبناء الفريق
تشجيع التواصل السلبي العدواني على الخروج من قذيفة يبدأ في مستوى الفريق. إذا لم تقم بذلك بالفعل، فتأكد من معرفة أعضاء فريقك بعضهم البعض خارج سياق المشروع أو المهام. هذا سيساعدهم أيضا على تعلم أفضل الطرق للتعاون مع بعضهم البعض والتواصل بشكل أكثر جهدا.
النظر في جدولة بعض المتكررأنشطة بناء الفريقعلى أساس أسبوعي أو شهري. يمكن أن تكون هذه أنشطة ممتعة مثل Trivia، أو يمكن أن تكون مجرد وقت لفريقك للاتصال والدردشة. بالإضافة إلى هذه الاجتماعات المخصصة، قم بتقديم بعض الوقت للتعرف على بعضها البعض بشكل منتظم. في UDN مدير المهام نحن نستخدم الجليد في بداية معظم الاجتماعات للحصول على وقت الترابط بشكل منتظم. نظير الجليد تأكد من أن لدينا القليل من الرفع والاتصال في كل اجتماع.
تشجيع أعضاء الفريق على التعرف على بعضهم البعض بشكل فردي، كذلك. عند الإمكان، تشجيع أعضاء الفريق على جدولة دردشات القهوة غير الرسمية أو 1: 1s مع بعضنا البعض - نحن نقوم بها كل أسبوع آخر في UDN مدير المهام من أنهم يمكن أن السندات.
تحسين التواصل عن طريق إنشاء بيئة أفضل لفريقك
ستلاحظ أن جهودك تعمل عندما يشعر أعضاء الفريق بالراحة في تقاسم أفكارهم، لا يتوافق مع بعضهم البعض، وتؤكد احتياجاتهم. بمجرد حدوث ذلك، استمر في الاستثمار في أفضل الممارسات في بناء الفريق، والتدريب، والاتصالات أفضل ممارسات لمساعدة فريقك على الحفاظ على أسلوب الاتصال الواثق والحزم.
