Ledervejledningen til kommunikationsstile

At vide, hvordan man effektivt kommunikerer med dit hold, er kritisk. Kommunikation er en vigtig del af alt, hvad vi gør på arbejdspladsen. At få vores eget arbejde udført, samarbejder med holdmedlemmer, delegering af arbejde til holdkammerater og deling af statusrapporter afhænger alle af effektiv kommunikation.

Det er her, hvor de fire kommunikationsstile kommer ind. De fire kommunikationsstile kategoriserer, hvordan folk kommunikerer. De er A.fælles koncept.Over hele internettet, og mange mennesker tror, ​​at forstå din kommunikationsstil kan hjælpe dig med at finde ud af, hvordan man effektivt samarbejder med holdmedlemmer.

Problemet er, hvis du kun fokuserer på en persons kommunikationsstil, risikerer du at savne det store billede. Måske viser en holdkammerat en aggressiv eller passiv kommunikationsstil - men hvorfor gør de det? Hvis de virker som en aggressiv kommunikator, hvor er den aggression kommer fra? Hvis de synes at være passive aggressive kommentarer, hvad fik dem til at føle, at de ikke kunne kommunikere mere direkte? Forstå, hvad der påvirket en persons kommunikationsstil - i stedet for kun at fokusere på effekten - kan hjælpe dig bedre med at støtte dine holdmedlemmer og hjælpe demkommunikere mere effektivt. .

Hvad er en kommunikationsstil?

En kommunikationsstil er en måde at beskrive de forskellige måder, folk kommunikerer på. Der er fire hovedkommunikationsstile: passiv kommunikation, aggressiv kommunikation, passiv aggressiv kommunikation og selvsikker kommunikation. Hver kommunikationsstil kan vises verbalt, ikke-verbalt eller i skriftlige former.

De 4 kommunikationsstile

I vid udstrækning er der fire forskellige kommunikationsstile. Sådan er, hvordan hver kommunikationsstil er almindeligt defineret, og hvordan disse stilarter kan dukke op på arbejde:

Passiv kommunikationsstil.En person med denne kommunikationsstil taler ikke ofte op. I stedet er de glade for at gå med strømmen. Passive kommunikatorer er normalt ikke konfronterende, og de kan endda komme ud som underdanig. DeresIkke-verbal kommunikationKan omfatte ting som at krydse deres arme, mens du undgår øjenkontakt.

Aggressiv kommunikationsstil.En person med denne kommunikationsstil er meget sikker på deres synspunkt-til det punkt, hvor de måske ikke lytter til deres holdkammerats meninger. De vil sandsynligvis interject deres egne ideer ofte ind i en samtale, og kan undertiden bruge konfronterende sprog som "du er forkert" eller "du ikke får det." Ikke-verbalt vil denne person opretholde intens øjenkontakt.

Passiv aggressiv kommunikationsstil.En person med denne kommunikationsstil føler sig ikke behageligt at sige, hvad de betyder. Deres verbale ogIkke-verbal kommunikationMå ikke matche - for eksempel, de kan sige, at de er spændte, men viser modstridende kropssprog som en rynke eller slumpede skuldre.

Assertiv kommunikationsstil.En person med denne kommunikationsstil står op for sig selv. De er typen af ​​kommunikator, der ved, hvordan man forklarer og fortaler for, hvad de vil have. Assertive Communicators kan bruge håndbevægelser, mens de kommunikerer ikke-verbalt, og de har sandsynligvis rolige eller glade ansigtsudtryk, mens de taler.

Fordelene ved assertiv kommunikation

På en ideel arbejdsplads skal alle bruge en selvsikker kommunikationsstil. Assertive Communicators understreger samarbejde og forbindelse. Folk, der føler sig komfortable assertivt kommunikere, er mere holdorienterede, fordi den selvsikker kommunikationsstil er bygget pågensidig respekt. De forstår deres arbejdsprioriteter og er ikke bange for at stemme deres behov. I sidste ende føler selvsikker kommunikatorer, at de kan bringe deres fulde selv til at arbejde.

Assertive Communicators er i stand til:

Effektivt udtrykke deres følelser, når de kommunikerer med andre

Prioritere samarbejde og forbindelse

Bede om feedback for løbende at forbedre

Har ligetil og respektfuldt samtaler

Advokat for, hvad de har brug for på arbejdspladsen

På grund af deres evne til at kommunikere effektivt på arbejdspladsen, nyder selvsikker kommunikatorer normalt:

Høj selvværd

God selvbevidsthed

Gensidig respekt på arbejdspladsen

Klare mål og forventninger

Forbedrede kommunikationsevner

Hvad med de andre tre kommunikationsstile?

Hvis du læser dette, forsøger du sandsynligvis at forbedre kommunikationen med dine holdmedlemmer på en eller anden måde, uanset om de viser en passiv, aggressiv eller passiv aggressiv kommunikationsstil.

På overfladen påvirker kommunikationsstile, hvordan holdmedlemmer udtrykker sig. Disse stilarter kan påvirke, hvordan et holdmedlem vises i et møde 1: 1, kommunikerer via e-mail eller interagerer med holdmedlemmer. Kommunikationsstile er meget reelle - og identificerer et teammedlems kommunikationsstil er det første skridt i retning af at muliggøre en effektiv kommunikation på arbejdspladsen.

Identifikation af grundårsagen til et holdmedlems kommunikationsstil

Bare at identificere et holdmedlems kommunikationsstil er dog ikke nok, selvom. Som du måske forestiller dig, kan nogle kommunikationsstile skabe konflikt på arbejdspladsen - for eksempel en aggressiv kommunikator kan gøre det svært for andre holdmedlemmer at udtrykke deres mening.

Hvis et holdmedlem er udadvendt en negativ eller vanskelig kommunikationsstil, er der sandsynligvis en underliggende årsagslignende stress eller uro på arbejdspladsen. Når du er i stand til at identificere et holdmedlems udadgående kommunikationsstil, kan du derefter adressere, hvad der blokerer dem fra at kommunikere påtanke.

Chancerne er, at dine holdmedlemmer sandsynligvis vil være assertive kommunikatorer, fordi selvsikker kommunikation er den bedste måde at skabe et ærligt åbent miljø på. Selv på konkurrencedygtige hold som salg eller lov, bemyndiger assertiv kommunikation holdmedlemmer til effektivt at udtrykke deres ideer og samarbejde med deres holdmedlemmer. Hvis holdmedlemmer ikke kommunikerer i en selvsikker stil, er der sandsynligvis en blokering på arbejde, der holder dem i at være deres fulde selv.

Som deres leder kan du adressere det. Ved at grave dybere ind i hver holdkammerats kommunikationsstil kan du begynde at identificere, hvorfor de måske kommunikerer i en aggressiv, passiv eller passiv aggressiv måde - og hvad du kan gøre ved det. Du kan implementere processer og supportsystemer for at sikre, at holdmedlemmer føler sig godt tilpas at være selv på arbejdspladsen. Når du fjerner de ting, der kan holde dem tilbage, vil folk have beføjelse til at kommunikere omhyggeligt for at fortaler for deres egne behov.

Støtte passive kommunikatorer

Hvis nogen virker som en passiv kommunikator, kan de føle sig ubehagelige ellersocialt ængsteligpå arbejde. Af en eller anden grund kan denne person ikke føle sig i stand til at udtrykke sig trygt eller bringe deres fulde selv til at arbejde. IfølgeMayo klinik, passive kommunikatorer kan lide af øget stress. Dem, der gør, er ikke alene - ifølge arbejdsindeksets anatomi,42% af vidensarbejderebedømt deres stressniveauer som meget høje sidste år.

Hvordan kan du hjælpe: Del en kommunikationsplan

EN Kommunikationsplan.er en oversigt over, hvordan og hvor dit hold skal kommunikere om arbejde. Dette kunne omfatte, hvilke værktøjsholdte holdmedlemmer skal bruge, hvornår man skal bruge live vs. offline kommunikation, og hvem er ansvarlig for hvert af holdets kanaler. Dette kan hjælpe holdmedlemmer, der er socialt ængstelige eller stressede ved at fjerne gættet fra arbejdskommunikation.

Når du deler en kommunikationsplan, skal du sørge for at afklare:

Hvilken kanal skal bruges, når

Når holdmedlemmer skal kommunikere synkront (live) vs.asynkront (i deres egen tid)

Frekvensen med hvilke opdateringer skal deles

Hvordan holdmedlemmer kan indikere, når de er offline eller i fokusfunktion

Den vigtigste del af deling af din kommunikationsplan for at styrke passive kommunikatorer er at afklare, hvilke værktøjer der skal bruges, når. For eksempel påUDN Task Manager, vi bruger:

UDN Task Manager at kommunikere asynkront om arbejde, som at dele opdateringer, feedback ellerProjektstatusrapporter.

Slack.For live, synkron chats og hurtige spørgsmål

Email.at kommunikere med eksterne interessenter, der ikke er i UDN Task Manager

ZoomellerGoogle Meet.Til holdmøder og ansigt til ansigt samtaler med vores globale team

Samarbejde med aggressive kommunikatorer

Hvis nogen virker som en aggressiv kommunikator, kan de føle, at de ikke støttes på arbejdspladsen. Selvom det er underbevidst, kan denne følelse af at blive angrebet naturligvis forårsage et holdmedlem tilreagere defensivt., som manifesterer sig som øget aggression. IfølgeMayo klinik, Teammedlemmer kan bruge aggressive kommunikationsstile til at få det, de vil have, men ved at gøre det, risikerer de at underminere teamtillid.

Hvordan du kan hjælpe: Afklare projektroller og ansvar

Dit holdmedlem kan kommunikere med en aggressiv stil, fordi de tror, ​​det er den eneste måde at få det, de vil have. Den bedste måde at støtte dem på - mens de også styrer dem mod en mere selvsikker kommunikationsstil - er at afklare, hvem der arbejder på, hvad og hvad hvert holdmedlems ansvar er på et givet projekt.

For at gøre det, overvej at skabeRaci Charts.For at præcisere de forskellige roller spiller hvert projektgruppe medlemmer. Raci er et akronym, der står for:

Ansvarlig:Denne person er direkte ansvarlig for arbejdet. De er go-to person for eventuelle spørgsmål. I et racioversigt har hver opgave eller initiativ kun en ansvarlig.

Ansvarlig:Denne person overvåger arbejdet. De er ansvarlige for at sikre, at arbejdet er afsluttet til tiden. I et racioversigt har hver opgave eller initiativ kun en ansvarlig.

Konsulteret:Denne person eller folk underskriver på arbejdet, før det er afsluttet. Der kan være flere konsulterede.

Informeret:Disse mennesker er forbundet med det arbejde, der gøres, men de behøver ikke at blive inkluderet i nogen af ​​revisionsløjferne. De bør holdes informeret om arbejdets fremskridt. Der kan være flere informeret.

Et racioversigt kan give dit teammedlem et klart indblik i, hvem der er direkte ansvarlig for rollen, såvel som hvem der gennemgår eller giver feedback. Oprettelse af et racioversigt kan hjælpe med at understøtte en aggressiv kommunikator på to måder:

Hvis de er inkluderet i racioversigten, Diagrammet giver vagtlænene om, hvad deres rolle gør og ikke medfører.

Hvis de ikke er inkluderet i raci-diagrammet, de kan klart forstå, at de ikke er en interessenter i dette arbejde.

Unblocking passive aggressive kommunikatorer

Hvis nogen virker som en passiv aggressiv kommunikator, kan de føle sig som deres meningerville ikke blive accepteret af gruppen. Hvis direkte kommunikation historisk ikke fungerede for dem, kan de have vendt tilbage til passiv aggressiv kommunikation. IfølgeMayo klinik, Disse kommunikatorer er ubehagelige at være direkte om deres behov.

Hvordan kan du hjælpe: Lav tid til Team Building

Opmuntre passive-aggressive kommunikatorer til at komme ud af deres skal starter på teamniveauet. Hvis du ikke allerede har, skal du sørge for, at dine holdmedlemmer kender hinanden uden for projektet eller opgavekonteksten. Dette vil også hjælpe dem med at lære de bedste måder at samarbejde med hinanden og kommunikere mere ubesværet.

Overvej planlægning af nogle tilbagevendendeTeam Building Activities.på en ugentlig eller månedlig basis. Disse kan være sjove aktiviteter som trivia, eller de kan bare være en tid til dit team at komme sammen og chatte. Ud over disse dedikerede møder, gør du tid til at kende hinanden med jævne mellemrum. PåUDN Task ManagerVi bruger ICEBREAKERS i begyndelsen af ​​de fleste møder for at få bondingstid regelmæssigt. Icebreakers sørger for, at vi har lidt levetid og forbindelse på hvert møde.

Opmuntre holdmedlemmer til at lære hinanden at kende individuelt, også. Når det er muligt, opfordre teammedlemmer til at planlægge uformelle kaffekaler eller 1: 1S med hinanden - vi gør dem hver anden uge påUDN Task Manager-SO de kan binde.

Forbedre kommunikationen ved at skabe et bedre miljø for dit hold

Du vil bemærke, at din indsats arbejder, når holdmedlemmer føler sig godt tilpas med at dele deres ideer, uenige med hinanden og hævde deres behov. Når det er tilfældet, fortsæt med at investere i teambygning, coaching, og kommunikation bedste praksis for at hjælpe dit team med at opretholde deres selvsikker, selvsikker kommunikationsstil.