La guida del manager agli stili di comunicazione

Sapere come comunicare efficacemente con il tuo team è fondamentale. La comunicazione è un componente chiave di tutto ciò che facciamo al lavoro. Ottenere il nostro lavoro svolto, collaborando con i membri del team, delegando il lavoro ai compagni di squadra e condividere i rapporti sui progressi dipendono da tutta la comunicazione efficace.

È qui che entrano i quattro stili di comunicazione. I quattro stili di comunicazione classificano come comunicare le persone. Loro sono unconcetto comuneTutto il web, e molte persone credono che la comprensione del tuo stile di comunicazione possa aiutarti a capire come collaborare efficacemente con i membri del team.

Il problema è che se ti concentri solo sullo stile di comunicazione di qualcuno, esegui il rischio di perdere la grande immagine. Forse un compagno di squadra sta mostrando uno stile di comunicazione aggressivo o passivo, ma perché lo stanno facendo? Se sembrano un comunicatore aggressivo, da dove viene quell'aggressione? Se sembrano fare commenti passivi-aggressivi, ciò che li ha portati a sentirsi come se non potessero comunicare più direttamente? Capire ciò che ha influenzato lo stile di comunicazione di qualcuno, invece di solo concentrarsi sull'effetto, può aiutarti a supportare meglio i tuoi membri del tuo team e aiutarliComunicare in modo più efficace .

Cos'è uno stile di comunicazione?

Uno stile di comunicazione è un modo per descrivere i diversi modi in cui le persone comunicano. Ci sono quattro principali stili di comunicazione: comunicazione passiva, comunicazione aggressiva, comunicazione passiva e comunicazione aggressiva e comunicazione assertiva. Ogni stile di comunicazione può essere visualizzato verbalmente, non verbalizzato o in moduli scritti.

I 4 stili di comunicazione

Avviso, ci sono quattro diversi stili di comunicazione. Ecco come ogni stile di comunicazione è comunemente definito e come questi stili possono presentarsi al lavoro:

Stile di comunicazione passivo.Una persona con questo stile di comunicazione non parla frequentemente. Invece, sono felici di andare con il flusso. I comunicatori passivi di solito non sono conflittuali, e potrebbero persino venire come sottomesso. Lorocomunicazione non verbalePuò includere cose come attraversare le braccia evitando il contatto visivo.

Stile di comunicazione aggressivo.Una persona con questo stile di comunicazione è molto fiducioso nel loro punto di vista, al punto in cui potrebbero non ascoltare le opinioni del loro compagno di squadra. Probabilmente interrogano le loro idee frequentemente in una conversazione, e a volte possono usare un linguaggio conflittuale come "Hai torto" o "non capisci". Non verbalmente, questa persona manterrà un contatto visivo intenso.

Stile di comunicazione aggressivo-passivo-aggressivo.Una persona con questo stile di comunicazione non si sente a mio agio a dire cosa significano. Il loro verbale ecomunicazione non verbalePotrebbe non corrispondere, ad esempio, potrebbero dire che sono entusiasti, ma mostrano un linguaggio del corpo contraddittorio come un cipiglio o spalle crollate.

Stile di comunicazione assertivo.Una persona con questo stile di comunicazione si alza per se stessi. Sono il tipo di comunicatore che sa come spiegare e difendere ciò che vogliono. I comunicatori assertivi possono utilizzare i gesti delle mani mentre comunicano non verbalizzare, e probabilmente hanno espressioni facciali calme o felici mentre parlano.

I vantaggi della comunicazione assertiva

In un luogo di lavoro ideale, tutti dovrebbero usare uno stile di comunicazione assertivo. I comunicatori assertivi sottolineano la collaborazione e la connessione. Le persone che si sentono a proprio agio che comunicano in modo assertivo sono più orientate alla squadra, perché lo stile di comunicazione assertivo è integratorispetto reciproco. Comprendono le loro priorità del lavoro e non hanno paura di esprimere i loro bisogni. In definitiva, i comunicatori assertivi si sentono come se possono portare i loro sé completi per funzionare.

I comunicatori assertivi sono in grado di:

Esprimere efficacemente i loro sentimenti quando comunicano con gli altri

Prioritare la collaborazione e la connessione

Richiedi un feedback per migliorare continuamente

Avere conversazioni semplici e rispettose

Avvocato per quello di cui hanno bisogno al lavoro

A causa della loro capacità di comunicare efficacemente al lavoro, i comunicatori assertivi di solito beneficiano di:

Alta autostima

Buona consapevolezza di sé

Rispetto reciproco al lavoro

Cancella obiettivi e aspettative

Migliore abilità di comunicazione

E gli altri tre stili di comunicazione?

Se stai leggendo questo, probabilmente stai cercando di migliorare la comunicazione con i membri del tuo team in qualche modo, indipendentemente dal fatto che stiano visualizzando uno stile di comunicazione passivo, aggressivo o passivo-aggressivo.

Sulla superficie, gli stili di comunicazione hanno un impatto sul modo in cui i membri del team si esprimono. Questi stili potrebbero influenzare come un membro del team si presenta in un incontro 1: 1, comunica via email o interagisce con i membri del team. Gli stili di comunicazione sono molto reali - e identificando lo stile di comunicazione del membro del team è il primo passo verso l'abilitazione di comunicazioni efficaci sul lavoro.

Identificare la causa principale dello stile di comunicazione del membro del team

Identificare semplicemente lo stile di comunicazione del membro del team non è sufficiente, però. Come potresti immaginare, alcuni stili di comunicazione potrebbero creare conflitti sul posto di lavoro, ad esempio, un comunicatore aggressivo potrebbe rendere difficile per altri membri del team di esprimere la loro opinione.

Se un membro del team è visualizzato verso l'esterno uno stile di comunicazione negativo o difficile, è probabile che sia probabile che sia uno stress o il tumulto come la causa sottostante. Quando sei in grado di identificare lo stile di comunicazione verso l'esterno di un membro del team, puoi quindi affrontare ciò che li blocca dal comunicare in modo assertivo.

Le probabilità sono che i membri del tuo team potrebbero voler essere comunicatori assertivi, perché la comunicazione assertiva è il modo migliore per creare un ambiente onesto, aperto. Anche sulle squadre competitive come le vendite o la legge, la comunicazione assertiva consente ai membri del team per esprimere efficacemente le loro idee e collaborare con i loro membri del team. Se i membri del team non stanno comunicando in uno stile assertivo, è probabile che un po 'di blocco sul lavoro che li tiene da essere i loro sé completi.

Come loro manager, puoi rivolgerlo. Scavando più in profondità nello stile di comunicazione di ciascun compagno di squadra, puoi iniziare a identificare perché potrebbero comunicare in modo aggressivo, passivo o passivo-aggressivo, e cosa puoi fare a riguardo. È possibile implementare processi e sistemi di supporto per garantire che i membri del team si sentono a proprio agio essere se stessi al lavoro. Quando sblocchi le cose che potrebbero tenerli indietro, le persone saranno autorizzate a comunicare in modo assertivo di sostenere i propri bisogni.

Supportando comunicatori passivi

Se qualcuno sembra un comunicatore passivo, possono sentirsi a disagio osocialmente ansiosoal lavoro. Per qualsiasi ragione, questa persona non si sente in grado di esprimersi con fiducia o portare i loro sé completi per funzionare. Secondo ilMayo Clinic., i comunicatori passivi possono soffrire di un maggiore stress. Quelli che non sono soli, secondo l'anatomia dell'indice di lavoro,42% dei lavoratori della conoscenzavalutato i loro livelli di stress come molto alto l'anno scorso.

Come puoi aiutare: condividere un piano di comunicazione

UN Piano di comunicazioneè uno schema di come e dove la tua squadra comunicherà sul lavoro. Ciò potrebbe includere quali utensili i membri del team dovrebbero usare, quando utilizzare la comunicazione in diretta VS. Offline, e chi è responsabile di ciascuno dei canali della squadra. Questo può aiutare i membri del team che sono socialmente ansiosi o stressati rimuovendo le congetture dalla comunicazione del lavoro.

Quando condividi un piano di comunicazione, assicurati di chiarire:

Quale canale dovrebbe essere usato quando

Quando i membri del team dovrebbero comunicare sincrono (live) vs.asincrono (nel loro tempo)

La frequenza con cui gli aggiornamenti dovrebbero essere condivisi

Come i membri del team possono indicare quando sono offline o in modalità messa a fuoco

La parte più importante della condivisione del tuo piano di comunicazione per potenziare i comunicatori passivi è chiarire quali strumenti dovrebbero essere utilizzati quando. Ad esempio, aUDN Task Manager, noi usiamo:

UDN Task Manager Per comunicare in modo asincrono sul lavoro, come condividere aggiornamenti, feedback oRapporti sullo stato del progetto

AllentatoPer chat dal vivo, sincrono e domande rapide

E-mailcomunicare con eventuali stakeholder esterni che non sono in UDN Task Manager

Ingrandisci o Google Meet.Per le riunioni di squadra e conversazioni faccia a faccia con il nostro team globale

Collaborazione con comunicatori aggressivi

Se qualcuno sembra un comunicatore aggressivo, potrebbero sentirsi come se non siano supportati al lavoro. Anche se è subconscio, questa sensazione di essere attaccata può naturalmente causare un membro del team areagire difensivamente, che può manifestarsi come aumento dell'aggressione. Secondo ilMayo Clinic.I membri del team possono utilizzare stili di comunicazione aggressivi per ottenere ciò che vogliono, ma facendo così, rischiano di sottolineare la fiducia della squadra.

Come puoi aiutare: chiarire i ruoli e le responsabilità del progetto

Il tuo membro del team potrebbe comunicare con uno stile aggressivo perché pensano che sia l'unico modo per ottenere ciò che vogliono. Il modo migliore per supportarli, pur guidandoli anche verso uno stile di comunicazione più assertivo, è quello di chiarire chi sta lavorando su cosa, e quali sono le responsabilità dei membri di ciascuna squadra in qualsiasi progetto.

Fare così, considera di creareGrafici di racciPer chiarire i vari ruoli che ogni membro del team di progetto sta giocando. Racci è un acronimo che rappresenta:

Responsabile:Questa persona è direttamente responsabile del lavoro. Sono la persona per qualsiasi domanda. In un grafico RACI, ogni compito o iniziativa ha solo un responsabile.

Responsabile:Questa persona sta sorvegliando il lavoro. Sono responsabili di assicurarsi che il lavoro sia completato in tempo. In un grafico RACI, ogni attività o iniziativa ha solo un responsabile.

Consultato:Questa persona o persone firmano sul lavoro prima che sia completata. Ci possono essere più consultati.

Informato:Queste persone sono collegate al lavoro che viene fatto, ma non hanno bisogno di essere incluse in nessuno dei loop di revisione. Dovrebbero essere tenuti informati sul progresso del lavoro. Ci possono essere più informati.

Un grafico RaCai può dare al tuo membro del team intuitivo intuitivo su chi è direttamente responsabile del ruolo, nonché chi sta revisionando o fornendo feedback. La creazione di un grafico RACI può aiutare a supportare un comunicatore aggressivo in due modi:

Se sono inclusi nel grafico RACI, il grafico fornisce i guardrails di ciò che il loro ruolo non comporta.

Se non sono inclusi nel grafico RACI, possono capire chiaramente che non sono uno stakeholder in questo lavoro.

Sblocco comunicatori passivi-aggressivi

Se qualcuno sembra un comunicatore passivo-aggressivo, possono sentirsi come le loro opinioninon sarebbe accettato dal gruppo. Se la comunicazione diretta storicamente non ha funzionato per loro, potrebbero aver rivertito alla comunicazione passiva-aggressiva. Secondo ilMayo Clinic., questi comunicatori sono scomodi essere diretti sulle loro esigenze.

Come puoi aiutare: rendere il tempo per il team building

Incoraggiare i comunicatori passivi-aggressivi a uscire dalla loro shell inizia a livello della squadra. Se non lo hai già fatto, assicurati che i membri del team possano conoscerne l'un l'altro al di fuori del progetto o del contesto dell'attività. Ciò aiuterà anche a imparare i modi migliori per collaborare l'uno con l'altro e comunicare più senza sforzo.

Considera la programmazione di alcuni ricorrentiAttività di team Building.su base settimanale o mensile. Queste possono essere attività divertenti come la trivia, o possono essere solo un momento per la tua squadra di stare insieme e chattare. Oltre a queste riunioni dedicate, fare del tempo per conoscersi regolarmente su base regolare. InUDN Task Manager, usiamo rompighiaccio all'inizio della maggior parte delle riunioni per ottenere un tempo di incollaggio su base regolare. Icebreaker assicurano che abbiamo un po 'di leggerezza e connessione in ogni riunione.

Incoraggiare i membri del team a conoscersi individualmente, pure. Quando possibile, incoraggiare i membri del team per programmare chat caffè informali o 1: 1 l'uno con l'altro, li facciamo ogni due settimane aUDN Task Manager-Co possono legarti.

Migliora la comunicazione creando un ambiente migliore per la tua squadra

Noterai che i tuoi sforzi stanno lavorando quando i membri del team si sentono a proprio agio di condividere le loro idee, non sono d'accordo con l'altro e affermando i loro bisogni. Una volta che accade, continua a investire in team building, coaching e comunicazione best practice per aiutare la tua squadra a mantenere il loro stile di comunicazione fiducioso e assertivo.