Lederen guide til kommunikasjon stiler

Å vite hvordan du effektivt kommunisere med laget ditt er kritisk. Kommunikasjon er en viktig del av alt vi gjør på jobb. Å få vårt eget arbeid, samarbeid med gruppemedlemmer, delegere arbeid til lagkamerater, og deling av fremdriftsrapporter alle avhengige av effektiv kommunikasjon.

Det er der de fire kommunikasjon stiler kommer i. De fire kommunikasjon stiler kategorisere hvordan mennesker kommuniserer. De er en felles konsept over hele nettet, og mange tror at det å forstå din kommunikasjon stil kan hjelpe deg å finne ut hvordan du effektivt samarbeide med gruppemedlemmer.

Problemet er, hvis du bare fokuserer på noens kommunikasjon stil, kjører du risikoen for mangler det store bildet. Kanskje en lagkamerat viser en aggressiv eller passiv kommunikasjon stil-men hvorfor gjør de det? Hvis de virker som en aggressiv kommunikator, der er at aggresjon kommer fra? Hvis de synes å være å gjøre passiv-aggressive kommentarer, hva som førte dem til å føle at de ikke kunne kommunisere mer direkte? Forstå hva påvirket noens kommunikasjon stil-i stedet for bare å fokusere på effekt kan hjelpe deg bedre støtte dine gruppemedlemmer og hjelpe dem kommunisere mer effektivt .

[1. 3]Hva er en kommunikasjonsstil?

En kommunikasjonsstil er en måte å beskrive ulike måter å kommunisere på. Det er fire hoved kommunikasjon stiler: passiv kommunikasjon, aggressiv kommunikasjon, passiv-aggressiv kommunikasjon, og selvsikker kommunikasjon. Hver kommunikasjonsstil kan vises verbalt, nonverbalt, eller i skriftlige former.

De 4 kommunikasjon stiler

Grovt sett er det fire ulike kommunikasjonsstiler. Her er hvordan hver kommunikasjonsstil er ofte definert, og hvordan disse stilene kan dukke opp på jobb:

Passiv kommunikasjonsstil. En person med denne kommunikasjonen stil snakker ikke opp ofte. I stedet er de glade for å gå med strømmen. Passive kommunikatorer vanligvis ikke er konfronterende, og de kan også komme av som underdanig. Deres ikke-verbal kommunikasjon kan omfatte ting som krysser armene samtidig unngå øyekontakt.

Aggressive kommunikasjon stil. En person med denne kommunikasjonsstil er veldig trygg i sine synspunkt til et punkt der de ikke kan lytte til sin medspiller meninger. De vil sannsynligvis interject sine egne ideer ofte inn i en samtale, og kan noen ganger bruke konfronterende språk som “du tar feil” eller “du ikke får det.” Nonverbally, vil denne personen opprettholde intens øyekontakt.

Passiv-aggressive kommunikasjonsstil. En person med denne kommunikasjonsstil ikke føler deg komfortabel å si hva de mener. Deres verbal og ikke-verbal kommunikasjon kan matche-for ikke eksempel kan de sier de er glade, men viser motstridende kroppsspråk som en rynke eller slumped skuldre.

Sikker kommunikasjon stil. En person med denne kommunikasjonsstil står opp for seg selv. De er den typen kommunikator som vet hvordan jeg skal forklare og argumentere for hva de ønsker. Dogmatiske kommunikatører kan bruke håndbevegelser mens de kommuniserer nonverbally, og de sannsynligvis har rolige eller lykkelige ansiktsuttrykk mens du snakker.

I en ideell arbeidsplass, bør alle være å bruke en selvsikker kommunikasjon stil. Dogmatiske kommunikatorer understreke samarbeid og tilkobling. Folk som føler seg komfortabel selvsikre kommunisere er mer team-orientert, fordi selvsikker kommunikasjon stil er bygget på gjensidig respekt . De forstår deres arbeid prioriteringer, og er ikke redd for å gi uttrykk for sine behov. Til syvende og sist, dogmatiske formidlere føler at de kan bringe sine fulle selv i arbeid.

På grunn av deres evne til å kommunisere effektivt på jobb, dogmatiske kommunikatorer vanligvis ha nytte av:

Hvis du leser dette, er du sannsynligvis prøver å forbedre kommunikasjonen med gruppemedlemmene på noen måte, uansett om de er å vise en passiv, aggressiv eller passiv-aggressive kommunikasjonsstil.

På overflaten, kommunikasjon stiler innvirkning hvordan teammedlemmer uttrykke seg. Disse stilene kan påvirke hvordan et teammedlem viser opp i en 1: 1 møte, kommuniserer via e-post, eller samhandler med gruppemedlemmer. Kommunikasjon stiler er svært reell og identifisere et gruppemedlem kommunikasjon stil er det første steget mot muliggjør effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen.

Identifisere årsaken til et gruppemedlem kommunikasjon stil

Bare identifisere et gruppemedlem kommunikasjon stil er ikke nok, skjønt. Som du kan forestille deg, kan noen kommunikasjon stiler skaper konflikt på arbeidsplassen, for eksempel, kan en aggressiv formidler gjøre det vanskelig for andre gruppemedlemmer til å uttrykke sin mening.

Hvis et gruppemedlem er utad viser en negativ eller vanskelig stil for kommunikasjon, er det sannsynligvis en underliggende årsak som stress eller uro på jobben. Når du er i stand til å identifisere et team medlem utad kommunikasjon stil, kan du deretter adresse hva som blokkerer dem fra å kommunisere assertively.

Sjansene er, gruppemedlemmene sannsynlig vil være påståelig kommunikatorer, fordi selvsikker kommunikasjon er den beste måten å lage en ærlig, åpent miljø. Selv på konkurrerende lag som salg eller lov, selvsikker kommunikasjon hjelper gruppemedlemmene til effektivt å uttrykke sine ideer og samarbeide med sine gruppemedlemmer. Hvis gruppemedlemmer ikke kommuniserer i en selvsikker stil, er det sannsynlig at noen blocker på jobb som holder dem fra å være deres fulle selv.

Som manager, kan du ta det. Ved å grave dypere inn i hver lagkamerat kommunikasjon stil, kan du begynne å identifisere hvorfor de kan kommunisere på en aggressiv, passiv, eller passiv-aggressiv måte-og hva du kan gjøre med det. Du kan implementere prosesser og støttesystemer for å sikre gruppemedlemmer føler deg komfortabel å være seg selv på jobb. Når du oppheve blokkeringen av ting som kan holde dem tilbake, folk vil ha fullmakt til å kommunisere assertively til talsmann for sine egne behov.

Hvis noen virker som en passiv formidler, kan de føle ubehag eller sosialt engstelig på jobb. Uansett grunn, denne personen ikke føler seg i stand til å uttrykke seg trygt eller bringe sine fulle selv i arbeid. Ifølge Mayo Clinic. , Passive formidlere kan lide av økt stress. De som gjør er ikke alene-i henhold til Anatomy of Work Index, 42% av kunnskapsarbeidere rangert stressnivået som svært høy i fjor.

Hvordan du kan hjelpe: Del en kommunikasjonsplan

EN Kommunikasjonsplan er en oversikt over hvordan og hvor laget ditt kommer til å kommunisere om arbeid. Dette kan omfatte hvilke verktøy lag medlemmer bør bruke, når du skal bruke levende vs offline kommunikasjon, og hvem som har ansvar for hver av lagets kanaler. Dette kan bidra til gruppemedlemmer som er sosialt engstelig eller stresset ved å fjerne gjetting fra jobb kommunikasjon.

Den viktigste delen av å dele din kommunikasjonsplan for å styrke passive formidlere er å klargjøre hvilke verktøy skal brukes når. For eksempel, på UDN Task Manager , vi bruker:

E-post å kommunisere med eventuelle eksterne interessenter som ikke er i UDN Task Manager

Zoom eller Google møtes For lagmøter og ansikt til ansikt samtaler med vårt globale lag

Hvis noen virker som en aggressiv kommunikator, kan de føle at de ikke støttes på jobb. Selv om det er underbevisst, kan denne følelsen av å bli angrepet selvfølgelig forårsake et lagmedlem til reagere defensivt , som kan manifestere som økt aggresjon. Ifølge Mayo Clinic. , Teammedlemmer kan bruke aggressive kommunikasjonsstiler for å få det de vil, men ved å gjøre det risikerer de å undergrave Team Trust.

Hvordan du kan hjelpe: Klargjøre prosjektroller og ansvar

Teammedlemmet ditt kan kommunisere med en aggressiv stil fordi de tror det er den eneste måten å få det de vil ha. Den beste måten å støtte dem - mens du også styrer dem mot en mer selvsikker kommunikasjonsstil, er å klargjøre hvem som jobber med hva, og hva hvert lagmedlems ansvar er på et gitt prosjekt.

Å gjøre det, vurder å skape RACI-diagrammer For å klargjøre de ulike rollene, spiller hvert prosjektgruppemedlem. Raci er et akronym som står for:

Ansvarlig: Denne personen er direkte ansvarlig for arbeidet. De er go-to person for eventuelle spørsmål. I et RACI-diagram har hver oppgave eller initiativ bare en ansvarlig.

Ansvarlig: Denne personen overvåker arbeidet. De er ansvarlige for at arbeidet er fullført i tide. I et RACI-diagram har hver oppgave eller initiativ bare en ansvarlig.

Konsultert: Denne personen eller folk logger seg på arbeidet før det er fullført. Det kan være flere konsultert.

Informert om: Disse menneskene er knyttet til arbeidet som gjøres, men de trenger ikke å bli med i noen av revisjonsløkkene. De bør holdes informert om fremdriften av arbeidet. Det kan være flere informert.

Et RACI-diagram kan gi ditt teammedlem, fjern innsikt i hvem som er direkte ansvarlig for rollen, så vel som hvem som vurderer eller gir tilbakemelding. Å lage et RACI-diagram kan bidra til å støtte en aggressiv kommunikator på to måter:

Hvis de er inkludert i RACI-diagrammet , diagrammet gir beskyttelsesbransjen av hva deres rolle gjør og ikke medfører.

Hvis de ikke er inkludert i RACI-diagrammet , de kan tydelig forstå at de ikke er en interessent i dette arbeidet.

Hvis noen virker som en passiv aggressiv kommunikator, kan de føle seg som deres meninger ville ikke bli akseptert av gruppen . Hvis direkte kommunikasjon historisk ikke fungerte for dem, kan de ha gått tilbake til passiv aggressiv kommunikasjon. Ifølge Mayo Clinic. Disse kommunikatørene er ubehagelige å være direkte om deres behov.

Hvordan kan du hjelpe: Gjør tid til lagbygging

Å oppmuntre passive aggressive kommunikatører til å komme ut av deres skall starter på lagnivået. Hvis du ikke allerede har det, må du sørge for at gruppemedlemmene dine blir kjent med hverandre utenfor prosjektet eller oppgavekonteksten. Dette vil også hjelpe dem med å lære de beste måtene å samarbeide med hverandre og kommunisere mer uanstrengt.

Vurder å planlegge noen gjentatte Lagbyggingsaktiviteter på ukentlig eller månedlig basis. Disse kan være morsomme aktiviteter som trivia, eller de kan bare være en tid for at teamet ditt kommer sammen og chatte. I tillegg til disse dedikerte møtene, gjør det en stund for å bli kjent med hverandre regelmessig. På UDN Task Manager , Vi bruker isbrytere i begynnelsen av de fleste møter for å få bindingstid med jevne mellomrom. Isbrytere sørger for at vi har litt levity og tilkobling på hvert møte.

Oppmuntre lagmedlemmer til å bli kjent med hverandre individuelt. Når det er mulig, oppfordrer gruppemedlemmene til å planlegge uformelle kaffekost eller 1: 1s med hverandre - vi gjør dem hver annen uke på UDN Task Manager -Så de kan binde seg.

Du vil legge merke til at innsatsen din fungerer når lagmedlemmer føler seg komfortable å dele sine ideer, uenig med hverandre og hevde deres behov. Når det skjer, fortsetter du å investere i lagbygging, coaching og kommunikasjons beste praksis for å hjelpe teamet ditt til å opprettholde sin selvsikker, selvsikker kommunikasjonsstil.