Projektmeilensteine: Setzen Sie sie, erreichen Sie sie, feiern Sie sie

Wenn Sie ein Fan des Projektmanagements sind (und wir hoffen, dass Sie sind), wissen Sie, dass organisierte Pläne Zeit und Ressourcen sparen. Tatsächlich das Projektmanagement-Institut. stellte fest, dass "Organisationen, die in Projektmanagement investieren, 13-mal weniger Geld, da ihre strategischen Initiativen erfolgreicher abgeschlossen sind."

Nicht alle Projektpläne entstehen jedoch gleich. Nehmen wir an, Sie arbeiten an Ihrem neuesten Plan. Es hat Ziele, Aufgaben, Aufgabenbesitzer und Fristen. Es hat Abhängigkeiten und Ergebnisse. Sie sind zuversichtlich, dass es sich um ein Werk der Projektplanungskunst handelt, das Ihr Team zum Erfolg bringen wird. Aber erinnerst du dich daran, Projektmeilensteine aufzunehmen?

Wenn Ihr Projekt keine Meilensteine hat, tun Sie sich selbst ein Diservice. Projekt Meilensteine vereinfachen Ihre Rolle als Projektleiter, da sie Ihren Teammarken ansprechen, um die Interessengruppen Ihren Fortschritt auf einem anzeigenden Niveau zu zeigen, an dem sie interessiert sind. Die gute Nachricht ist, dass Projektmeilensteine leicht zu einem Projekt hinzufügen können (auch die bereits in Arbeit), und sie bieten mehrere Vorteile.

Schauen wir uns an, welche Projektmeilensteine sind und was sie für Sie tun können.

Was ist ein Projektmeilenstein?

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Projektmeilensteine markieren spezifische Punkte entlang der Zeitleiste eines Projekts. Sie sind Kontrollpunkte, die identifizieren, wenn Aktivitäten oder Aktivitätengruppen abgeschlossen sind oder wenn eine neue Phase oder Aktivität gestartet wird. Sie können Meilensteine von anderen Elementen einer Timeline differenzieren, da sie keine Zeit nehmen, um abzuschließen. Denken Sie an sie als Wegweiser, die die Dinge auf dem Laufenden halten.

Warum sind Projektmeilensteine wichtig?

Meilensteine sind leistungsstark, weil sie in Ihrem Projektplan den Vorwärtsfortschritt demonstrieren. Sie helfen, Ihr Team zu motivieren und auszurichten, indem sie jedem ermöglichen, den Fortschritt zu sehen Prioritäten richten . Und sie helfen Ihnen, Termine zu überwachen, wichtige Daten zu erkennen und mögliche Engpässe innerhalb des Projekts zu erkennen. Wenn Sie die Aufgaben von Ihrem ablegen würden Projekt Zeitleiste Die Meilensteine hätten immer noch einen Überblick über die wichtigsten Schritte oder Phasen des Projekts.

Es kann leicht sein, Projektmeilensteine mit anderen Aspekten des Projektmanagements zu verwirren, also überprüfen wir die Unterschiede.

Meilensteine vs. Tore.

Ziele sind das, was Sie freuen möchten; Meilensteine werfen einen Blick auf das, was Sie bereits getan haben. Denken Sie an Meilensteine als Sprossen auf der Leiter, um ein Ziel zu erreichen.

Beispiel: A. Marketing-Team Arbeiten an der unternehmensweiten Rebranding-Initiative - ein großes Projekt mit vielen beweglichen Teilen - könnte ein Ziel einstellen, das Projekt bis Ende des dritten Quartals abzuschließen. Sie könnten dann Meilensteine auf dem Weg verwenden, um wichtige Entscheidungen oder Aktivitäten als komplett zu markieren, z. B. die ausgewählten Farben, die erstellte Entwurfsvorlagen erstellt, der Startplan genehmigt usw.

Meilensteine vs. Projektphasen

Meilensteine überfallen oft mit dem Start oder dem Abschluss von Projektphasen (wie Initiation, Planung, Ausführung und Schließung). Eine Projektphase kann Wochen oder Monate dauern, bis sie mehrere Aufgaben und Teammitglieder betrifft. Ein Meilenstein ist ein Zero-Time-Häkchen des wichtigsten Fortschritts, der wichtig ist, um zu bestätigen und zu berichten.

Beispiel: Bei einem Umbrandprojekt deckt die Initiationsphase viele Aufgaben ab, z. B. Fokusgruppen, um Ideen zu den neuen Branding- und kreativen Brainstorming-Sitzungen zu sammeln. Ein Meilenstein am Ende der Initiationsphase würde die Bereitschaft des Teams, in die Planungsphase zu wechseln.

Meilensteine vs. Projektergebnisse

EIN Projekt lieferbar ist ein Produkt oder ein Ergebnis, während ein Meilenstein einen Zeitpunkt ist. Die Ergebnisse sind manchmal Beweise für den Abschluss eines Meilensteins.

Beispiel: Die Ergebnisse des Umrandungsprojekts könnten den aktualisierten Stilhandbuch PDF und die zugehörigen Logo-Dateien enthalten. Der Abschluss dieser Projekte ist erwähnenswert (und sogar feiern!), So dass der Marketingmanager einen Meilenstein hinzufügen könnte, der diese Leistung bezeichnet.

Meilensteine vs. Aufgaben.

Aufgaben sind die Bausteine Ihres Projekts, und sie brauchen Zeit, um zu erreichen. Meilensteine haben keine Dauer und sind eher wie Zeilen im Sand, die eine Gruppe von Aufgaben wie abgeschlossen markieren.

Beispiel: Ein Rebranding-Projekt verfügt über viele kleinere und größere Aufgaben, z. B. das Erstellen von Logos, der Social-Media-Konten einrichten und Pressemitteilungen schreiben. Ein Meilenstein könnte den Abschluss einer Gruppe von verwandten Aufgaben markieren.

Anpassen von Projektmeilensteinen in Ihre Projektpläne

Projektmeilensteine können zu jeder Art von Projektplan hinzugefügt werden, um es sanft zu unterstützen. Sie können besonders hilfreich sein, wenn es um die Planung geht, da Meilensteine neben den relevanten Aufgaben oder Phasen platziert werden müssen; Die Einrichtung von Meilensteinen hilft Ihnen, sich auf Zieldatum zu konzentrieren und den Projektplan nach Bedarf anzupassen.

Sie können auch Spaß mit Meilensteinen haben! Zum Beispiel planen Feiern, wenn große Projektmeilensteine abgeschickt werden. Diese Art von Bestätigung steigert Moral. und verbessert das Engagement.

Sie können Meilensteine zu einem Projekt in jeder Phase hinzufügen, also warten Sie also nicht auf Ihren nächsten Projekt-Kickoff, um zu beginnen. Wenn Sie wiederkehrende Projekte haben, arbeiten Sie Meilensteine in Ihre Vorlagen Nun, damit Sie sie für die Zukunft an Ort und Stelle haben.

So erstellen Sie ein Projekt Meilensteinplan

Denken Sie an Ihre Projektmeilensteine als Momente in der Zeit - eher als Ziele , Liefermittel oder Aufgaben. Daher sollten Sie Meilensteine erstellen, um wichtige Kontrollpunkte in Ihrem Projekt darzustellen. Schauen Sie sich Ihren Projektplan an und prüfen Sie alle Kontrollpunkte oder wichtige Momente. Wenn Sie beispielsweise a planen Produkteinführung , erstellen Sie wahrscheinlich Meilensteine, um das Abschluss des Start-Messagings zu repräsentieren, indem Sie Ihre Produkt-Webseite starten und tatsächlich das Produkt starten.

FAQ: Wie viele Meilensteine sollten ein Projekt haben?

Es gibt keine festgelegte Anzahl von Meilensteinen, die Ihr Projekt haben sollte. Einige Projekte haben nur zwei oder drei Meilensteine, andere könnten näher an einem Dutzend haben. Anstatt zu versuchen, eine bestimmte Anzahl von Meilensteinen zu treffen, setzen Sie Meilensteine für wichtige Ereignisse, die während des Fortschritts Ihres Projekts passieren. Denken Sie daran: Meilensteine sollten Momente in der Zeit sein - die Aufgaben, die es dauert, dass diese Meilensteine an anderer Stelle in Ihrem Projekt dargestellt werden sollten.

Projekt einstellen Meilensteinfristen

Da Meilensteine Momente in der Zeit sind und die Prozesse nicht nachverfolgen, die Sie benötigen, um in diesen Moment zu gelangen, sollten Sie Ihre Milestone-Fristen dafür einstellen, wann die Initiative gestartet wird oder live geht. Wenn Sie beispielsweise ein virtuelles Ereignis planen, sollte Ihr Meilenstein für den Tag festgelegt sein, an dem das virtuelle Ereignis erfolgt - nicht die Vorbereitungsarbeit, die es braucht, um dorthin zu gelangen. Meilensteine bezeichnen wichtige Momente in Ihrem Projektfortschritt, und helfen Ihnen, zu dauern, ob Ihr Projekt erfolgreich war oder nicht.

Project Meilensteine Beispiele

Ein Projektmeilenstein markiert einen erheblichen Zeitpunkt. Sie können benutzen Meilensteine in Ihren Projekten Um Ereignisse wie Schlüsselergebnisse darzustellen, wurde der Projekt Kickoff abgeschlossen, den endgültigen Plan genehmigt, Erfassung von Anforderungen , Design genehmigt, Projektphase abgeschlossen und vieles mehr.

Lassen Sie uns durch vier Beispiele, wie Meilensteine für Ihr Team arbeiten können.

Kritische Aufgaben markieren. Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt oder dem Projekt abgeschlossen werden müssen, werden blockiert, z. B. eine kreative Konzeptzulassung für eine Marketingkampagne.

Markieren Sie das Ende einer Phase oder einer Phase. Das Ende einer Phase oder einer Bühne eines Hauptwerks, wie Sammeln von Budgetanfragen von jeder Abteilung für Unternehmensplanung.

Scheinwerfer ein wichtiges Ereignis oder lieferbar. Eine wichtige Ereignisse oder zu liefern, wie zum Beispiel den Aufbau eines neuen Büros, der Ihr Unternehmen eröffnet, eröffnet, damit Sie mit dem Bewegen von Menschen hineingehen können.

Konzentrieren Sie sich auf das Treffen von Toren und Schlüsselergebnissen. Projektziele und Schlüsselergebnisse (KRS), z. B. das Treffen Ihres dreimonatigen Umsatzziels für ein Produkt, das kürzlich gestartet wurde.

Berichterstattung über Projektmeilensteine

Die Festlegung von Meilensteinen ist ein guter Anfang, aber Sie ernten nicht den vollen Nutzen, bis Sie sich aufspüren und berichten. Meilensteine sind großartig Reporting-Tools. Für die Kommunikation mit Stakeholdern, die keine Updates auf Aufgabenebene wünschen oder benötigen. Diese "breiten Strich" -Daten hilft Ihnen, sofort zu sehen, welche Phasen abgeschlossen sind, wenn das Projekt auf dem Weg ist, um seine zukünftigen Key-Meilensteine zu treffen, und wie nahe Sie sind zu Ihrem Ziel. Sie können immer noch auf ein körnigeres Niveau bohren und die auf Ihre Meilensteine gebundenen Aufgaben betrachten; Dies kann Ihnen helfen, zu sehen, welche Schritte und Besitzer Ihnen geholfen haben, zu einem Meilenstein zu gelangen oder Straßensperren zu identifizieren, die möglicherweise im Weg waren.

Durch die Verfolgung von Meilensteinen können Sie auf Ihrer wichtigsten Arbeit zu Hause gehen und den wahren Status der Projekte sehen, während Sie das Wissen geben, um es zu teilen Projektfortschritt sicher. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektmanagement-Tool enthält Status Updates Dieser Bericht über Meilensteine, sodass Sie Teammitglieder und Interessengruppen in der Schleife über das, was Ihr Team erreicht hat, aufbewahren und welcher Meilenstein in Richtung nächster arbeiten.

Pro Tipp: Was tun, wenn Sie nicht Ihre Meilensteinziele treffen?

Manchmal vermisst Ihr Team Ihre Meilensteinfrist. Das passiert - aber je nach der Wichtigkeit Ihres Meilensteins kann Sie wirklich wieder einrichten und Ihre Initiative oder den Start verzögern.

Wenn Sie nicht Ihre Meilensteinziele treffen, nehmen Sie einen Schritt zurück mit Ihrem Team, um herauszufinden, warum Sie den Meilenstein verpasst haben. War dein Meilenstein falsch geplant oder zu ehrgeizig? Schauen Sie sich die Aufgaben und die Ergebnisse an, die zu Ihrem Meilenstein beitragen. War einer von ihnen verzögert? Oft, mit so vielen bewegten Stücken, ist es schwer, genau zu wissen, was passiert, wann. Um diese Arten von Fehlern in der Zukunft zu verhindern, suchen Sie nach einem Projektmanagement-Tool, das über eine visuelle Komponente verfügt, sodass Sie Ihre Projekte auf verschiedene Weise wie Zeitpläne, Kalender und Kanban-Boards sehen können.

Die Tatsachen: Gemeinsamer Projektmeilenstein-Fallstricke

Die Einstellung von Meilensteinen ist eine Kunst, keine Wissenschaft. Es gibt kein genaues richtiges oder falsches Weg, um es zu tun. Das heißt, dies sind einige der üblichen Fallstricke, die Teams stoßen, wenn sie zunächst mit dem Einrichten von Meilensteinen beginnen:

Einstellung zu viele Meilensteine. Die Anzahl der Meilensteine, die Sie benötigen, hängt von der Größe und den Umfang Ihrer Initiative ab. Vermeiden Sie es, eine bestimmte Anzahl von Meilensteinen zu setzen ", nur weil. Achten Sie stattdessen auf die wichtigsten Aufgaben, die Ihr Team erreichen muss, damit Ihr Projekt Fortschrittesprojekte stattfindet.

Meilensteine als Aufgaben verwenden. Meilensteine sollten einen Zeitpunkt darstellen. Um die Arbeit zu verfolgen, die Sie benötigen, um dorthin zu gelangen, verwenden Sie stattdessen Aufgaben. Verwenden Sie dann Meilensteine, um darzustellen, wenn eine Gruppe von Aufgaben abgeschlossen sein sollte.

Halten Sie Ihre Meilensteine von anderen Arbeiten getrennt. Der beste Weg, um Ihre Fristen zu treffen und ein erfolgreiches Projekt auszuführen ist, alle Ihre Arbeit an einem Ort zu verwalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektmanagement-Tool Ermöglicht das Verwalten von Aufgaben, setzen Meilensteine und visualisieren Sie Ihren Projektfortschritt an einem Ort.

Geh weiter und setze Meilensteine

Jetzt wissen Sie, welche Projektmeilensteine sind und wie sie die Planung, Durchführung und Berichterstattung Ihrer Projekte positiv beeinflussen können. Betrachten Sie sie ein anderes Werkzeug in Ihrem Projektmanagement-Gürtel-ONE Sie werden sicher, dass Sie eine Menge Gebrauch bekommen. Wenn Sie mit der Planung mit Meilensteinen beginnen, möchten Sie niemals einen Projektplan ohne sie aufbauen.

Bist du bereit, mit der Planung mit Projektmeilensteinen zu beginnen? Sie benötigen zuerst das richtige Arbeitsmanagement-Tool. Kasse UDN-Task-Manager , ein führender Anbieter auf dem Markt und das beste Arbeitsmanagement-Tool für Ihr Team.