Milestone: set-le, le atinge, le sărbători

Daca esti un fan al managementului de proiect (și sperăm că sunteți), știți că planurile organizate economisi timp și resurse. De fapt,Institutul de Management de Proiecta constatat că „organizațiile care investesc în deșeuri de management de proiect de 13 ori mai puțini bani, deoarece inițiativele strategice ale acestora sunt finalizate cu mai mult succes.“

Nu toate planurile de proiect sunt create egale, cu toate acestea. Să presupunem că lucrați la cele mai recente planul. Are obiective, sarcini, proprietarii de sarcini și termene limită. Ea are dependențe și rezultate. Ești încrezător că este o operă de artă de planificare a proiectului, care va transporta echipa spre succes. Dar a vă amintiți să includă etapele de proiect?

În cazul în care proiectul dumneavoastră nu are repere, atunci faci tu însuți un deserviciu. Milestone simplifica rolul dumneavoastră în calitate de lider de proiect, deoarece acestea dau semne echipei dvs. pentru a urmări în timp ce arată, de asemenea, părțile interesate progresul la un nivel de care sunt interesați. Vestea bună este că etapele proiectului sunt ușor de a adăuga la orice proiect (chiar și cele deja în curs de desfășurare), și le oferă multiple avantaje.

Să uite la ce sunt etapele proiectului și ceea ce pot face pentru tine.

Ce este un proiect de piatră de hotar?

Milestone marchează puncte specifice de-a lungul cronologie a unui proiect. Acestea sunt puncte de control care identifică atunci când activitățile sau grupuri de activități au fost finalizate sau atunci când se lansează o nouă fază sau activitate. Puteți face diferența între etapele de la alte elemente ale unui calendar, deoarece acestea nu iau timp pentru a finaliza; gândesc la ei ca semnele de circulație care țin lucrurile pe drumul cel bun.

De ce sunt importante repere ale proiectului?

Momente importante sunt puternice, deoarece acestea demonstrează un progres înainte în planul de proiect. Ele ajuta motiva și alinia echipa, permițând tuturor să vedere progresul șiprioritățile judecător. Și ei vă ajuta să monitorizați termenele, pentru a identifica datele importante, și să recunoască potențialele blocaje în cadrul proiectului. Dacă ar fi să se dezbrace sarcinile de la dvs.Cronologie de proiect, Etapele ar da în continuare o schiță a pașilor cheie sau faze ale proiectului.

Acesta poate fi ușor de Milestone confundat cu alte aspecte ale managementului de proiect, deci să revizor diferențele.

Repere vs. goluri

Golurisunt ceea ce doriți să realizeze așteaptă cu nerăbdare; repere ia o înapoi privire la ceea ce ai deja făcut. Gândiți-vă la etape ca treptele pe scara pentru a atinge un obiectiv.

Exemplu: AEchipa de marketinglucrează la inițiativa-un mare proiect de rebranding la nivel de companie, cu multe piese în mișcare-ar putea stabili un obiectiv pentru a finaliza proiectul până la sfârșitul celui de al treilea trimestru. Ele ar putea folosi apoi etape de-a lungul mod de a marca decizii-cheie sau activități completă, cum ar fi culorile selectate, template-uri de design creat, plan de lansare aprobat, etc.

Momente importante etape ale proiectului vs.

Repere de multe ori coincide cu începerea sau finalizarea etapelor proiectului (cum ar fi inițierea, planificarea, execuția, și de închidere). O fază de proiect poate dura săptămâni sau luni pentru a finaliza, care implică sarcini multiple și membrii echipei; o piatră de hotar este un zero-time „bifă“ de progres major care este important să se recunoască și să raporteze cu privire.

Exemplu: Pentru un proiect de rebranding, faza de inițiere va acoperi mai multe sarcini, cum ar fi focus grupuri pentru a aduna idei cu privire la noul branding si sesiuni de brainstorming creativ. O piatră de hotar la sfârșitul fazei de inițiere va marca disponibilitatea echipei de a trece la etapa de planificare.

Repere rezultatelor proiectului vs.

A proiect livrabileste un produs sau un rezultat, în timp ce un punct de reper este un moment în timp. Livrabile sunt uneori dovada realizării unui reper.

Exemplu: livrabile pentru proiectul de rebranding ar putea include actualizat Ghid stilistic fișierele logo asociate PDF și. Finalizarea acestor proiecte este demn de remarcat (și chiar și sărbători!), Astfel încât managerul de marketing ar putea adăuga o piatră de hotar care indică această realizare.

Repere vs. sarcini

Sarcinile sunt blocurile de construcție ale proiectului dvs. și iau timp pentru a realiza. Milestone nu au nici o durată și sunt mai multe linii în nisip care marchează un grup de sarcini ca fiind complete.

Exemplu: Un proiect de rebranding va avea multe sarcini mai mici și mai mari, cum ar fi crearea de logo-uri, înființarea conturilor sociale media și scrierea comunicatelor de presă. O piatră de hotar ar putea marca finalizarea unui grup de sarcini conexe.

Montarea etapelor de proiect în planurile dvs. de proiect

Momentele de proiect pot fi adăugate la orice tip de plan de proiect pentru ao ajuta să funcționeze fără probleme. Ele pot fi deosebit de utile atunci când vine vorba de programare, deoarece etapele vor trebui plasate alături de sarcinile sau fazele relevante; Configurarea reperelor vă ajută să vă concentrați pe datele țintă și să ajustați planul de proiect după cum este necesar.

De asemenea, vă puteți distra cu reperele! De exemplu, planurile de planificare pentru când sunt verificate etapele majore ale proiectului. Acest tip de confirmareÎmbunătățește moralulși îmbunătățește angajamentul.

Puteți adăuga repere la un proiect în orice etapă, deci nu așteptați ca următorul proiect de kickoff pentru a începe. De asemenea, dacă aveți proiecte recurente, funcțiile de lucru în dvs.ȘabloaneAcum, ca să le aveți în loc pentru viitor.

Cum se creează un program de referință al proiectului

Gândiți-vă la etapele proiectului dvs. ca momente în timp - mai degrabă decâtobiective, rezultate sau sarcini. Ca atare, ar trebui să creați repere pentru a reprezenta puncte de control importante în proiectul dvs. Uitați-vă la programul dvs. de proiect și identificați orice punct de control sau momente importante. De exemplu, dacă planificați alansarea produsului, probabil că ați creat repere pentru a reprezenta finalizarea mesajelor de lansare, lansarea paginii dvs. web a produsului și lansarea de fapt a produsului.

Întrebări frecvente: Câte etape ar trebui să aibă un proiect?

Nu există un număr stabilit de repere pe care proiectul dvs. ar trebui să îl aibă. Unele proiecte vor avea doar două sau trei etape-altele ar putea să se apropie de o duzină. În loc să încerce să atingă un anumit număr de repere, setați repere pentru evenimente importante care se întâmplă în timpul progresului proiectului dvs. Amintiți-vă: Rilele ar trebui să fie momente în timp - sarcinile necesare pentru a lovi aceste etape ar trebui să fie reprezentate în altă parte a proiectului dvs.

Setarea termenelor de redactare a proiectului

Deoarece etapele sunt momente în timp și nu urmăresc procesele de care aveți nevoie pentru a ajunge în acel moment, ar trebui să vă stabiliți termenele de redactare atunci când inițiativa este lansată sau trăiește. De exemplu, dacă planificați un eveniment virtual, piatra de hotar ar trebui să fie setată pentru ziua în care evenimentul virtual are loc - nu locul de preparare necesar pentru a ajunge acolo. Milestone denotă momente importante în progresul proiectului dvs. și vă ajută să evaluați dacă proiectul dvs. a avut succes sau nu.

Exemple de repere de proiect

Un proiect de piatră marchează un punct semnificativ în timp. Poți să foloseștirepere din proiectele dvs.Pentru a reprezenta evenimente precum rezultatele cheie primite, proiectul Kickoff a fost finalizat, planul final aprobat,Colectarea cerințelor, Design aprobat, faza de proiect a fost finalizată și multe altele.

Să mergem prin patru exemple de modul în care etapele pot funcționa pentru echipa dvs.

Marchează sarcinile critice.Sarcinile care trebuie completate la un anumit moment sau proiectul vor fi blocate, cum ar fi aprobarea conceptului creativ pentru o campanie de marketing.

Evidențiați sfârșitul unei faze sau a unei etape.Sfârșitul unei faze sau a unei etape a unei lucrări majore, cum ar fi colectarea cererilor bugetare din partea fiecărui departament pentru planificarea companiei.

Spotlight un eveniment major sau livrat.Un eveniment major sau livrat, cum ar fi finalizarea construirii unui nou birou, compania dvs. se deschide astfel încât să puteți începe să mutați oamenii în ea.

Concentrați-vă pe lovirea obiectivelor și a rezultatelor cheie.Obiectivele proiectului și rezultatele cheie (KRS), cum ar fi lovirea obiectivului dvs. de venituri de trei luni pentru un produs care a fost lansat recent.

Raportarea cu privire la etapele proiectului

Setarea reperelor este un început bun, dar nu veți beneficia de beneficiul complet până când urmăriți și raportați-le. Momentele sunt minunateInstrumente de raportarePentru comunicarea cu părțile interesate care nu doresc sau au nevoie de actualizări la nivel de sarcini. Acest "Datele de accident vascular cerebral" vă ajută să vedeți instantaneu care faze au fost finalizate, dacă proiectul este pe drumul cel bun pentru a-și atinge viitoarele repere cheie și cât de aproape sunteți la obiectivul dvs. Încă mai puteți găuri până la un nivel mai granular, privindu-se la sarcinile legate de etapele dvs.; Acest lucru vă poate ajuta să vedeți ce pași și proprietarii v-au ajutat să ajungeți la o piatră de hotar sau să identificați blocajele care ar fi putut fi în cale.

Urmărirea repere vă permite să vă acționați la cea mai importantă lucrare și să vedeți adevărata stare de proiecte, oferindu-vă cunoștințele necesareprogresul proiectuluicu încredere. Asigurați-vă că instrumentul dvs. de gestionare a proiectului includeActualizări de stareAcest raport privind reperele, astfel încât să puteți păstra membrii echipei și părțile interesate în bucla despre ceea ce a realizat echipa dvs. și ce piatră de hotar lucrați spre următorul.

Pro Sfat: Ce trebuie să faceți atunci când nu atingeți obiectivele de referință

Uneori, echipa dvs. va pierde termenul dvs. de redactare. Acest lucru se întâmplă - dar în funcție de importanța muchiei dvs., acest lucru vă poate pune într-adevăr înapoi și întârzieți inițiativa sau lansarea.

Dacă nu atingeți obiectivele de referință, faceți un pas înapoi cu echipa dvs. pentru a vă afla de ce ați pierdut piatra de hotar. A fost piatra de hotar programată incorect, sau prea ambițioasă? Uită-te la sarcinile și livrările care contribuie la piatra de hotar. A fost amânată unul dintre ei? Adesea, cu atât de multe piese în mișcare, este greu să știi exact ce se întâmplă când. Pentru a preveni aceste tipuri de greșeli în viitor, căutați un instrument de management de proiect care are o componentă vizuală, astfel încât să puteți vedea proiectele dvs. în moduri diferite, cum ar fi termenele, calendarele și panourile Kanban.

DONS: PROIECTE COMUNE PROIECTUL PROIECTULUI

Setarea etapelor este o artă, nu o știință. Nu există un mod exact exact sau greșit de făcut. Acestea fiind spuse, acestea sunt unele dintre capcanele comune pe care echipele le întâlnesc atunci când încep să stabilească repere:

Stabilind prea multe etape.Numărul de etape de care aveți nevoie va depinde de dimensiunea și domeniul de aplicare al inițiativei dvs. Evitați scopul de a stabili un anumit număr de repere "doar pentru că". În schimb, acordați atenție sarcinilor cheie pe care echipa dvs. trebuie să o realizeze pentru ca proiectul dvs. să progreseze.

Folosind repere ca sarcini.Milestone ar trebui să reprezinte un moment în timp. Pentru a urmări munca pe care trebuie să o faceți pentru a ajunge acolo, utilizați sarcini în schimb. Apoi, utilizați repere pentru a reprezenta atunci când un grup de sarcini ar trebui completat.

Păstrați etapele dvs. separate de alte lucrări.Cea mai bună modalitate de a vă atinge termenele limită și de a rula un proiect de succes este de a gestiona toată munca dvs. într-un singur loc. Asigurați-vă că ați făcut-oInstrumentul de gestionare a proiectelorVă permite să gestionați sarcinile, să setați repere și să vizualizați progresul proiectului într-un singur loc.

Du-te și setați reperele

Acum știți ce etapele de proiect sunt și modul în care acestea pot avea un impact pozitiv planificarea, execuția și raportarea proiectelor dvs. Luați în considerare un alt instrument din centura de management al proiectului dvs., sunteți sigur că veți obține o mulțime de utilizare. Odată ce începeți să planificați cu repere, nu veți dori niciodată să construiți un plan de proiect fără ei.

Sunteți gata să începeți planificarea cu etapele de proiect? Veți avea nevoie mai întâi de instrumentul de gestionare a muncii potrivite. Verifică Manager de sarcini UDN. , un lider pe piață și cel mai bun instrument de gestionare a muncii pentru echipa dvs.